秘书实务重要知识点整理

开放式办公室开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。

封闭式办公室封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。

两种办公室的优缺点

办公室环境的安全管理

（一）识别工作场所和常用设备的隐患，进行安全检查

（二）做好紧急情况的应对和事故记录

1、办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患

①办公建筑隐患（如：地、墙、天花板、门、窗中的隐患）；

②办公室物理环境方面的隐患（室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患）；

③办公家具方面的隐患；

④办公设备及操作中的隐患；

⑤工作中疏忽大意造成的隐患；

⑥消防中的隐患。

2、通常办公室中安全检查的方法

①确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；

②发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；

③如发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。

④将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中。

3、填写“隐患记录及处理表”

在安全检查中要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分的隐患，后者是记录办公设备运行中出现的故障。

秘书部门掌管的印章主要有三种：一是单位正式印章（含钢印）；单位印章代表机关、单位的正式署名，具有法定的权威和效力，多用于正式文件和介绍信、证明信等。

二是单位领导人“公用”的私章；

三是秘书部门的公章、专用章。

印章的使用印章在使用时必须十分谨慎、认真。要建立、健全完善的用印制度。原则上，每次用印都要办理批准手续，并进行登记。

印章管理人员在使用印章时应注意：

1、遵循单位用印制度，不能违章用印，擅自用印。

2、应审查盖印单位有无有关负责人的批准手续。

3、用印时应注意审阅、了解用印文书的内容，不能不看内容就盲目盖印。同时还应检查留存材料是否完全。

3、用印登记。

4、盖印。盖公章要端正、清晰，盖在署名中间，上不压正文，下要骑年盖月。

介绍信须加盖公章方有效。公章盖在开出日期处，同时在主件与存根的骑缝处也要加盖公章。

办公时间管理

NTL分类法N—Now T—Today L—Later

报告是T类；通知开会是N类；传真交给具体经办人是T类；给电视台发邮件是L类；参加档案培训也是L类工作。

接待工作前期准备工作

1、尽可能多的了解来访者的相关情况(如：姓名与职务、人数、性别与年龄、来访目的、日期、主要人物背景简历、生活习惯，兴趣、爱好、忌讳等)

2、制定接待工作计划，即拟定接待方案-

3、做好文字材料、相关资料的准备工作(如：欢迎词、祝酒词、参观地的资料、对上级的汇报材料、介绍材料、新闻稿件、谈判材料、会谈材料等)

4、做好后勤准备工作

会见（会谈）的准备

1、提前通知对方，以便对方及早安排。（时间、地点、客人抵达方式、是否派车接送及我方出席人员等）

2、着手场所、资料等各方面的准备。

3、不管是做为主方还是客方，会见（会谈）时均应了解对方的背景资料及其习俗、禁忌、礼仪特征等。

场所的布置及座席安排会见或会谈一般安排在会客室或会议室。

1、安排座次

2、准备文具及扩音器、麦克风等音响设备和灯光设备。

3、准备一定的茶具、茶水和饮料、点心等。

4、有时需放置双方标志旗帜

会见时，座位安排通常为半圆形。会谈时一般用长方桌子，宾主相对而坐。

常用会议用语

议案：为了在会议中审议而提出的方案。

提案：为了在会议中决定而提出的方案。

表决：主持人请参加会议的每个人以举手、起立或投票等方式表示态度，决定对方案的赞成与否。

议决：对议案以表决方式来决定赞成者为多数或少数。表决是议决的手段和程序。

票决：以投票方式表决。

例行会议：按规定或习惯，以固定的日期和场所审议事项的会议。除非所决定的事项有特别变更外，通常不会另行通知。

最低出席数：举行会议时，为决议所必要的最低出席人数。如半数、2/3数。

临时动议：临场提出意见要求议决。提出预定议案以外的议案。

大中型会议的前期准备工作

（一）成立会务工作机构

（二）草拟会议筹备方案（会议预案，即会议计划）

（三）报批手续

（四）明确分工，落实会议方案（重点是：文件、物品、食宿的落实）

（五）布置会场

（六）发会议通知

（七）会前检查

会议经费预算一般包括以下几项支出内容：

（1）场地租金；（2）设备和用品费；（3）资料费；（4）食宿费；（5）交通、通讯费；

（6）培训费，请专家、学者讲课的酬金等；（7）宣传交际费；（8）其他。

制定会议经费预算一方面要本着勤俭办会、节俭办会的原则，尽量降低会议的成本，另一方面要有一定的弹性，注意留有余地。

布置会场会场形式、会场装饰、座次排列、附属性设施

主席台的装饰：会标、徽记、红旗等装饰物、花卉、台布等

座位排列

主席台座次：一般应按台上就座者职务的高低、对会议的重要程度排列。（座次排列方案要送有关领导审定，确定后制成姓名台签放在座位前）

主席台第一排居中为首席，然后依先左后右向两边顺序排开

会场人员座次：依需要而定，可排可不排。

会议通知形式

书面通知形式：正式文件（会议通知）请柬、邀请信、公告等

口头通知形式

根据2000年的《国家行政机关公文处理办法》及《中国共产党机关公文处理条例》的规定，通用的文种有18种，行政公文与党内公文有九种相同文种，不同的共有九种。

相同的：决定、请示、批复、函、通知、通报、报告、会议纪要、意见

不同的：行政公文有：通告、公告、议案、命令（令）

党内公文有：决议、公报、条例、规定、指示

常见公文格式类型

1、文件式格式（通用的平行或下行文、上行文格式）

2、信函式

3、命令（令）式（特定格式）

4、会议纪要式

国家质量技术监督局于1999年12月27日发布了新的国家标准《国家行政机关公文格式》（以下简称《新标准》），把“公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分”。

公文标题

完整的标题包括：发文机关名称、公文事由、文种。如《××市人民政府关于开展财务大检查的通知》。

标题错误举例：转发全总党组《关于传达工会“十大”精神情况及1984年工作的请示报告》（中办发［1984］7号）

改为：中共中央办公厅转发全总党组关于传达工会“十大”精神情况及1984年工作安排的报告的通知

公文标题中法规、规章等名称要加书名。

公文标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字；

可分一行或多行居中排布；

回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

行文关系，是发文机关与收文机关之间依据组织辖属和职权范围而形成的关系。

根据系统和级别两个因素可以把社会各机关间形形色色的行文关系归结为三类：

1、隶属：领导与被领导，指导与被指导，决定因素就是同一系统的不同级别。

2、平级：同一系统相同级别；不同系统的相同级别。

3、不相隶属：不同系统的不同级别机关之间的关系。

行文制度的基本规则

1、分清隶属关系，领导与被领导关系。党、政、工、青、妇等不同系统机关之间，无论级别如何悬殊，

都是不相隶属关系。

2、党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的机关部门行文。

3、政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。

4、政府部门对自身职能范围之内而超越自身权限事项所拟指导性意见，可上报政府请求批转有关范围贯

彻执行。如：国务院批转建设部、国家文物局关于审批第三批国家历史文化名城和加强保护管理请示的通知（发给：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构）

5、除非有必要，间接上下级之间一般以不越级行文为原则，以免打乱正常的领导关系。

6、同级机关部门间相互行文和对下协调行文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

7、必要时两个以上的机关、部门可以联合行文，本着审慎、确有必要、单位不宜过多的原则、不同机关

及其部门可以联合行文。

8、受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关

向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关。

9、“请示”应一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄

送下级机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

商业机密是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。《反不正当竞争法》

如何做好保密工作：保密意识和保密观念、保密制度如：《党和国家工作人员保密守则》、保密措施、方法、技术

如何做好计算机保密工作？

1、计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速流动页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器；

2、计算机打印保密材料要人不离机，负责保存和传递；

3、在提交电子信息给他人之前，应向上级核对，不能给未被授权的人；

4、应该使用密码来保护计算机数据，并经常更换；

5、采用电脑屏蔽技术，防止电磁波辐射泄密；

6、计算机必须经常进行查毒、杀毒，并为了安全，不要安装借来的程序，维修时要时时监管；

7、重要的文件要做备份，并存储在安全、加锁的地方，但要记住磁盘不能保存在过热和过冷的地方；

8、加强存有保密信息的存储介质的管理，以防止数据落到不应得到这些信息的人手上；

9、使用网络身份识别与验证技术、网络防病毒技术、加密技术、监控技术等，以加强网络安全，处理核心机密的计算机最好不要上网。