文件管理细则

文件管理

党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要载体；是党中央和各级党委实施领导的重要手段。加强党委系统的公文管理，保证公文的高效运转和安全保密，是各级党委办公厅（室）的一项重要职责，也是发挥参谋助手作用的重要内容。

一、《实施细则》的主要内容

第一章：总则

（一）关于两大目标

1、文件的高效运转。

2、文件的安全保密。

（二）中央、自治区党委文件的主要形式

1、中央文件的主要形式：

《中共中央文件》、《中共中央发电》、《中国共产党中央委员会（××）》、《中共中央办公厅文件》、《中共中央办公厅发电》、《中共中央办公厅（××）》、《中办通报》。

2、自治区党委文件的主要形式：

《中共广西壮族自治区委员会文件》、

《中共广西壮族自治区委员会发电》、

《中共广西壮族自治区委员会（××）》、

《中共广西壮族自治区委员会办公厅文件》、

《中共广西壮族自治区委员会办公厅发电》、

《中共广西壮族自治区委员会办公厅（××）》、

《桂办通报》。

（三）关于第一责任人

1、自治区党委、各市党委秘书长

2、各县（市、区）党委办公室主任

3、区直、中直驻桂各单位办公室（秘书处）主任（处长）

第二章：文件发布

（一）文件的发布权限

1、中央文件的发布权限

2、自治区党委文件的发布权限

（二）文件的发布层次

1、中央文件发布层次

（1）省部级（亲启件）

（2）省军级

（3）市地师级

（4）县团级

（5）公开发布

2、自治区党委文件的发布层次

（1）市地师级

（2）县团级

（3）公开发布

（三）文件密级的划分、确定、变更及解除

1、中央、自治区党委文件的密级划分为绝密、机密、秘密三个等级。

2、中央文件密级的确定、变更和解除由中央授权中共中央办公厅审核办理。

3、自治区党委文件密级的确定、变更和解除由自治区党委授权自治区党委办公厅负责办理。

（四）文件的公开发布

1、中央文件的公开发布

中央文件的公开发布须经中央批准，由中央办公厅适时通知中央新闻单位播出。

2、自治区党委文件的公开发布

自治区党委文件的公开发布须经自治区党委批准，由自治区党委办公厅适时通知自治区新闻单位播发。

未经批准，任何单位不得擅自发布中央、自治区党委文件全文、摘要或消息稿。

（五）文件印发

1、中央文件的印发

（1）省部级（亲启件）、省军级、绝密级中央文件由中办秘书局印发。

（2）市地师级以下中央文件由自治区党委办公厅按中办秘书局提供的文件样本版式翻印分发。

2、自治区党委文件的印发

（1）密级以上和一些专属性的文件由自治区党委办公厅印发。

（2）通过网络传输的自治区党委文件，由各地各部门按文件发布层次印发。

3、邕外区直、中直驻桂单位所需文件，按属地管理原则，由所在市、县党委办公室负责代发。

4、武警广西总队所需中央、自治区党委文件，由自治区党委办公厅负责印发；广西军区、驻桂部队所需中央文件由军队系统负责，所需自治区党委文件，由自治区党委办公厅负责印发。

第三章：文件阅读

中央、自治区党委文件的阅读、传达严格按照文件发布层次和有关规定执行，任何单位不得擅自扩大或缩小阅读传达范围。

1、省部级（亲启件）文件的阅读传达范围。

2、省军级文件的阅读传达范围。

3、市地师级文件的阅读传达范围。

4、县团级文件的阅读传达范围。

5、企事业单位的阅文问题。

6、离退休干部的阅文问题。

7、党外人士的阅文问题。

8、公文办理人员的阅文问题。

第四章：文件管理

（一）机要保密室的建立和机要人员的配备

1、设立党委（党组）的县团级以上单位应建立机要保密室，保密室要求配备“三铁一器”（铁门、铁窗、铁柜、报警器）。

2、设立党委（党组）的县团级以上单位应配备专职机要员。

3、机要员必须是单位的正式干部职工，中共党员。

4、各市、县、区直、中直驻桂副厅级以上单位的机要员须报自治区党委办公厅备案。

（二）发文管理

1、登记编号

收到要印发的文件要进行详细登记，内容包括：收文日期、发文字号、密级、发布层次、文件标题、印发数量、送印人、留存数量。

2、制作发文方案

每印发一个文件，都要制作一个详细的发文方案，内容包括：发文字号、密级、印发数量、发布层次、文件标题、发出日期、信封号、经发人。

3、送印

文件制作应当在本单位内部文印室或保密部门审查批准

的定点单位进行，密级文件绝不允许到普通印刷部门印制。

4、填写发文通知单

通知单随同文件装入信封寄出，内容包括：收文单位、发文日期、文号、密级、发布层次、份数、份号。

5、封装

封装文件要进行“三对照”（即文件份号、发文通知单、信封），确认无误后装袋密封。

6、交寄

将封装好的密件清点登记，然后交机要交通部门或收发室发出。

（三）收文管理

1、清点签收

检查密件外包装是否完好无损，清点文件是否与签收单上相符，接收人在签收单上签名，并注明接收日期，加盖密件收发专用章。

2、拆封检查

密件应由专人拆封（绝密件要二人拆封，检查文件是否与同时寄来的发文通知单相符）。

3、登记造册

及时在收文登记簿上登记，内容包括：收文日期、来文机关、文号、密级、发布层次、份数、份号、标题、承办单位等。（四）使用管理

1、确定知悉范围。文件管理人员根据文件的密级，发布层次，确定本机关单位可阅读人员的具体范围。任何机关、单位和个人不得擅自扩大国家秘密的知悉范围。

2、使用场所要求。传达、阅读和使用秘密文件，应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所以外阅读和使用的，应当遵守有关保密规定。不准将密件带回家中或带到公共场所阅办。

3、绝密级文件的管理要求。

（1）文件实行专人专柜管理。

（2）文件传达要在符合保密要求的会议室集中传达，并对参加人员进行详细登记。

（3）文件不得抄录和借阅，其内容不得公开引用。

4、阅读和使用要求。阅读和使用秘密文件，应当办理登记、签收手续。文件管理人员要随时掌握文件载体的去向。

（1）传阅。传阅秘密文件、资料，由机要员负责，专夹传阅，阅件人不能擅自抽出、留存或抄录内容，更不能私自复印。阅件人不能横传，应由机要员清点收回后再送他人传阅。

（2）借阅、借用。借阅、借用密件，要经借出单位主管领导批准。借阅（用）人要持本单位介绍信，办理登记手续。归还所借密件时，要当面清点、销号、签名。逾期不还的，要及时催促归还。

（3）传达。传达密件时，凡不准记录、录音、录像的，传达者应当事先申明；需要录音、录像的，应当经过审查批准；不准使用无线话筒等无保密保障的设备。

（五）文件的复制、汇编

1、绝密级的中央、自治区党委文件不得复制汇编。

2、省军级中央文件的复制汇编，要经自治区党委办公厅报中央办公厅批准。

3、市地师级、县团级中央文件、市地师级的自治区党委文件的复制汇编，要报自治区党委办公厅批准。

4、县团级以下的自治区党委文件的复制、汇编由各市党委办公室，区直、中直驻桂副厅级以上单位批准。

文件汇编本的密级按编入文件的最高密级标注，发送范围按文件的最高发布层次确定。

（六）文件的清退、销毁

1、省部级（亲启件）、绝密级的中央文件，退中办秘书局。

2、省军级、机密级中央文件，绝密级的自治区党委文件，退自治区党委办公厅销毁。

3、秘密级中央文件、机密级以下自治区党委文件由各市、县，区直、中直驻桂副厅级以上单位自行组织清退销毁。

4、电报的清退销毁工作按机要部门的有关规定办理。

5、销毁文件必须严格履行审批登记手续，经本部门本单位文件管理第一责任人批准，二名以上机要人员到保密部门指定的单位监督销毁。

6、每年5月底前完成上年度文件的清退销毁工作，同时要将文件清退和销毁情况写出书面报告报自治区党委办公厅。

（七）文件留存

省部级（亲启件）、省军级、绝密级的中央文件，绝密级的自治区党委文件各单位不得留存。其他文件各市、县党委办公室可留存二套，区直、中直驻桂副厅级以上单位可留存一套备查。

未经批准，任何个人不得私自留存和销毁中央和自治区党委文件。

未经批准，任何个人不得私自携带文件外出。

未经批准，任何单位和个人不得将中央、自治区党委文件在计算机系统中存储、传输。

二、《实施细则》的主要特点

（一）针对性强，适用性好

（二）表述严谨，内容具体

（三）与时俱进，有前瞻性

三、我区文件管理工作存在的

主要问题

（一）一些单位的领导对文件管理工作不够重视。

（二）一些单位保密设施不完善，保密制度不健全。

（三）一些单位有随意扩大和缩小文件阅读传达范围，擅自复制、汇编中央、自治区党委文件的现象。

（四）一些单位上网收文不及时，个别市、县没有按文件发布层次将从网上传发的自治区党委文件印发到各受文单位。

（五）一些单位清退文件不及时，有的私自留存、销毁中央和自治区党委文件。

（六）个别机要员、保密员存在着保密意识不强，保密观念淡薄，个人素质不高的问题。

四、改进我区文件管理工作的

几点建议

（一）各级领导，特别是各级党委办公厅（室）的领导，要高度重视文件管理工作。

（二）公文处理人员要认真学习《暂行规定》、《实施细则》和相关的保密法律法规，进一步强化保密意识，不断提高自己的综合素质。

（三）各单位的机要室、保密室要配齐安全保密设施，建立健全保密规章制度。

（四）各单位要及时上网收取文件，各市、县要严格按照文件的发布层次，将从网上传发的自治区党委文件及时印发到各受文单位。

（五）严格按照文件发布层次阅读传达文件，任何单位不得擅自扩大和缩小阅读传达范围。

（六）按规定要求清退销毁中央和自治区党委文件。