[实用参考]关于学校公文格式规范的要求

卓藏中字〔2015〕30号

关于学校公文格式规范的要求

各处室、年级组、教研组：

为进一步规范学校各类文件材料编辑格式，提高材料质量，参照上级有关文件要求，现将我校各类文件、制度、计划、总结、制度、条例、通知、教师文档相关材料的电子版材料和档案材料编辑作如下规范，请遵照执行：

一、标题

二号方正小标宋简体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；多行标题排列应使用正梯形、倒梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。

第一层标题黑体，第二层标题楷体，第三层和第四层用仿宋体。

学校各类公文不准出现错别字、繁体字、已淘汰的异体字、不合规范的简化字。

二、页面设置

正文用三号仿宋GB2312体字，一般每页排22行，每行排28个字。（如使用word编辑，可设置为行距为固定值28磅，页面设置为上：3.7厘米,下:3.5厘米,左:2.8厘米,右:2.6厘米)

三、标点符号

（一）采用规范全角标点，符合中文排版规范（每行开头不能是标点符号）。

1.标题中一般不用符号，需要停顿的用空格表示。

2.连续使用引号、书名号时中间不加顿号。

3.小标题后无文字内容时不加标点。

（二）文字材料中要正确使用序号、标点。

1．“第一”、“第二”或“首先”、“其次”等表序号的词语后，应该用逗号。

2．“一”、“二”、“三”等序号后应该用顿号。

3．“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”等序号后应该使用齐线墨点（实心小圆点）。

4．序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号。

5．文章的层次顺序应依次是：一、二、三、（一）（二）（三）

1.2.3.(1)(2)(3)。

四、序号

第一层用一、二、三……加顿号，第二层用（一）（二）（三）……不加符号，第三层用1.2.3.……后加圆点，第四层（1）（2）（3）……不加符号。

五、要正确使用公文文号中的“括号”

印发公文时，年份外的括号应该用中括号“〔〕”（也叫六角括号），而不应该用小括号“（）”或方括号“[]”或英文中使用的“【】”。

六、称谓

（一）名称要恰当明确，不能含混不清。具体到办公室的，名称要统一。

（二）各种名称要用全称，如名称过长且重复出现，第一次

用全称，之后可用简称，但第一次用全称时必须加括号注明（以下简称……）简称必须是约定俗成、社会认可的。

（三）区域和单位一律用第三人称，不用“我县”“我市”，可使用“全县”“全市”或“卓尼县”“兰州市”，应根据前后文的语义确定。

（四）引用文件时应先点出文件的名称，名称号用括号注明发文号。如：《卓尼县教育局关于公布20RR年名师名校长评选结果的通知》（卓教字〔20RR〕4号）。

七、时间表述

（一）文档中时间表述要明确，不用“今年”“去年”，应该使用“20RR年”“20RR年”。

（二）文档中年、月、日均应用阿拉伯数字表示，如20RR 年3月15日。年份一般用全称，如“20RR年”不能写成“11年”。

八、数字使用

（一）记数和记量（包括正负数、分数、小数、成分比、倍数等）要用阿拉伯数字。例如：2122、1/3、4.5倍、5%等。

（二）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中要使用汉字。如：一律、二万五千里长征、“一二·九”运动等。

（三）表示用阿拉伯数字书写的数值范围，使用“～”。如“30～50人”“20RR～20RR年”。

1．凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使“—”或“─

─”。如：20RR年9月～10月中的“～”。

2．凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“──”，而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。

九、正文、落款

（一）与标题之间空一行。

（二）正文每段首行要注意空两格（建议用段落设置“首行空2格或首行缩进，文件希望传达对象的称呼，如“各镇办教委”）要顶格。

（三）数字、年份不拆行。

（四）材料打印要双面打印，在“页面设置”一栏的“页边距”设置成对称页边距，先打印奇数页，再将材料翻转，打印偶数页。

（五）附件

如果行文需要有附件，应该在正文主要内容结束后（位置在正文与落款之间），在正文间下空一行，左空两格，注明“附件：”（全角冒号），冒号后面是附件名称，附件名称后不加任何符号。如有多个附件，用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.RRR”）;附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件应与正文一起装订，应当另页编排，“附件”二字及附件顺序号用黑体字顶格编排在左上角第一行，附件标题居中在第三行，附件的序号和名称前后应一致。应如以下方式注明：附件：1.…………

2.…………

（六）段首要空两格

凡是独立成段的地方（包括小标题）都应空两格。注意：文中的小标题也应空两格。特别注意学校的规章制度，其中的每一条开头都应空两格。

（七）署名、成文日期、印章

1.加盖公章的公文日期，一般下空四行、右空四字编排。

（1）单一机关行文时，落款在成文日期之上、以文日期为准居中署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上局正文（或附件说明）一行之内。

（2）联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

2.不加盖公章的成文日期，一般下空四行。

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如行文日期长于发文机关署名，

应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名一次向下编排。

3.成文中的日期为数字。

（1）要正确使用年份中的“零”。成文时间应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”。如“二〇一〇年四月一日”。

（2）各类通知、告示、奖牌、证书等日期的书写，要做到汉字和阿拉伯数字不混用。年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“20RR年10月”。

（3）用阿拉布数字将年、月、日标全（具体到日），月、日不编虚位（即1不编为01）。

4.特殊情况的说明。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，应采取调整行距、字距的措施加以解决。

（七）页码

用4号半角数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线。单页码居右空l字，双页码居左空1字。

（八）印刷

双面印刷，页码套正，两页误差不超过2毫米。

（九）装订

左侧装订，两钉外订眼居版面上下边缘各7厘米处，允许误差不超过4毫米。

卓尼县藏族中学

2015年4月15日抄送：卓尼县语委办，各处室，年级组，教研组。

卓尼县藏族中学2015年4月15日印发