个人信息电子档案

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通用档案电子化综合管理解决方案

通用档案电子化综合管理解决方案一、前言随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，社会各行业的档案资料从原有单一的纸质档案发展为包括纸张、电子文件、声、像、视频等各种类型的多媒体档案。对档案资料进行数字化综合处理、电子文件网络化归档、文档密级管理、授权管理及网上安全查询利用是档案管理发展的必然趋势。我公司总结了多年以来在工商、医疗、档案馆等行业的档案管理系统开发经验，不断求实创新，同时深入分析并概括总结了各行业档案管理工作的异同，严格遵循国家档案局档案工作标准，面向社会各界档案管理部门推出了专业完善的《电子档案综合管理解决方案》。本文将从文档数字化开始，内容涵盖电子档案的存储、归档、检索等方面，为用户提供专业完善的一体化解决方案。二、文档数字化 2.1纸质档案资料数字化纸质档案数字化，就是将纸质档案(含照片)资料通过扫描、OCR识别、排序标引转化为基于文字和图像信息的数字档案，并备份到光盘或磁盘设备中，用于长期保存。 ◆文档扫描采用标准的TWAIN、ISIS编程接口，直接控制各类扫描仪，自动实现图像压缩；支持平板和连续两种扫描方式，能够扫描A3、A4等多种幅面的档案。支持黑白二值、灰度和彩色等多种图像格式，有盖章、照片的页面采用灰度或彩色图像处理。分辨率可灵活设置，一般为200DPI以上。 ◆图像压缩每卷档案作为一个图像文件，采用TIFF多页存储格式，能将任意多页的黑白二值、灰度、彩色、各种不同幅面图像压缩到一个图像文件中。 ◆黑白图像采用TIFF CCITT_GROUP4或国际最新标准JBIG格式。灰度、彩色图像采用JPEG（YUV4:4:4）或国际最新标准JPEG2000格式。200DPI，A4幅面，黑白二值图像压缩效果：TIFF。CCITT_GROUP4，平均每页大小为20K左右；JBIG平均每页10K左右。对于灰度和彩色图像，JPEG2000格式的压缩率比JPEG高30%左右。 ◆智能OCR识别对于较为规范的印刷体及表格类型的原文材料，可通过在排序索引处理过程之前进行自动的OCR标引识别和OCR全文识别。具体特点：识别字体多：识别宋体、仿宋、楷体、黑体、魏碑、隶书、圆体、行楷、行书等近百种字体。识别功能强大：支持印刷文稿、纯英文、中英文混排、较工整的手写文稿等多种类型。对印刷材料的识别率达98%以上。识别速度快：在普通配置的计算机上印刷体汉字达120字/秒以上。

档案电子化管理

档案电子化管理 Modified by JEEP on December 26th, 2020.

推行档案电子化管理的几点建议

推行档案电子化管理的几点建议当今世界已步入信息化的时代，档案文件工作也必然要进入数字化发展阶段，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为依托，向档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案的电子化管理，首先要提高认识，增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感，站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义，借鉴正式文件管理的方式和方法，全面提高电子档案管理的质量和效果。 1、建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整。 2、建立电子档案应用共享平台。要建立电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上开辟专区，以部门为单位分业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台按级次设置查访权限，以供各部门自行查询所需资料，避免各岗位人员的相互打扰，消除影响资源共享的其他因素，促进整体工作效率的全面提高。 3、积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍，如计算机专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。 4、及时做好硬件设备的更新维护。由于计算机不断地升级、更新、换代，对所有的电子档案来讲，它在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术力加以转换，防止新技术不能处理旧问题情况的发生。吴萍 2012年3月20日

公司员工档案如何管理

公司员工档案如何管理制造型企业，员工算不上多，但也有几百人，尤其是一线员工，占了大多数，数量多，且流动性大。xx年盘点：人员离职率全年高达55%。第一次看到这个数字的时候大吃了一惊然后经理默默地说，去年比这个数还高。看了一下，只一线生产员工xx年全年入职将近600人，离职也600多人...这样高离职率的情况下，人员档案其实是比较常用到的一个东西，入职一批新员工、新员工分岗后、人员离职、人员调职...都需要对人员档案进行调整。这需要人有足够的细心，也能够充分锻炼一个人的细心。具体做起来，每个人都有每个人不同的做法。公司员工档案如何管理？跟着一起去看看吧！员工档案，随着信息时代的到来，可以分为电子档案和纸质档案两种。纸质档案，最少应该包括这么几项东西：员工入职信息登记表、员工入职须知、以及员工身份证复印件、体检表，如果有条件的还应该包括员工学位证、学历证复印件，以及其他证书复印件等等。后期，员工在工作期间有什么证书的获得等等，也可以将其复印件加到其档案里。对于一线员工来说，一般只需要几项最基本的东西即可。电子档案，其实是对员工信息的一个电子化管理，每个公司都有自己的设定，我们公司的设定包括这么几类：1、部门（车间）、岗位/ 职务、工号、上级主管等公司类信息，2、姓名、性别、民族、身份证号、年龄、地址、联系方式等个人基本信息；3、教育经历、工作经历等个人经历信息，4、入职时间、离职时间等人事管理类信息。具体的操作，主要包括这么几方面：

首先，关于电子档案的管理： 1、每年度会做一个年度总结，把截至本年度年底的在职人员，以及离职人员信息保留，并且做备份，存档； 2、每周（主要是一线员工）新入职员工入职后，及时录入人员信息；新员工培训结束分岗后，及时更新人员信息；人员离职后，及时更新档案信息； 3、每月，根据本月入职人员信息，以及离职人员信息，核对档案信息，确保档案的准确。其次，关于纸质档案的管理： 1、分部门、分车间、分班组保存人员纸质档案； 2、按入职时间顺序对人员档案进行； 3、每年度，结合电子档案信息，对人员信息进行梳理，纸质档案，确保离职人员剔除，在职人员档案完好； 4、以季度为单位，将新员工档案加入档案袋或档案盒中，同时将离职人员档案剔除。 5、以年度或者半年度为单位，对人员进行梳理，制定人员档案明细，粘贴于档案袋或者档案盒表面，方便人员查找。其实，人员档案，就是你自己要找谁的时候能够最快的找到，别人要找谁的时候也能够尽快的找到，这样就可以了。电子档案，除了正规的明确的人员信息档案文件之外，还有许多记录人员信息的电子文稿，可以作为辅助工具，比如，员工生日统计表（针对有员工生日福利的企业）、员工工号信息（新员工入职之后编撰）等等。

电子办公到信息化管理

电子办公到信息化管理一、档案信息电子化管理 1、电子化的认识所谓档案电子化，就是以档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。有以下几个特点： 1.1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用； 1.2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递； 1.3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响； 1.4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。 2、电子化的现状 2.1、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。 2.2、档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。 2.3、标准化、规范化工作有待提升。 2.4、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及相关规定已不能完全适应。 2.5、档案信息管理人员的素质有待提升。实现档案电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。

3、电子化对档案工作的影响 3.1、传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。 3.2、电子文件一方面因为制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面信息和数据可以根据需要持续地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限。此外，因为电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有很多不同之处。 4、档案信息电子化的发展趋势办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存有，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。 5、档案信息电子化的益处 5.1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提升利用率。 5.2、缩短二次文献信息的加工时间，提升档案信息的时效性。 5.3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。

员工档案管理制度

员工档案管理制度一、目的为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。二、适用范围适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。三、职责公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。四、原则分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。五、档案管理内容 1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身

份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。 2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。 3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。 4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。六、程序 1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以HR管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》。 2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职(失业)证明等。

档案信息电子化及相关人才管理之我见

档案信息电子化及相关人才管理之我见发表时间：2012-04-10T14:31:35.560Z 来源：《赤子》2012年第4期供稿作者：殷弘[导读] 将纸质档案信息化，建立电子档案进行统一管理，在目前的档案管理工作中就显得尤为重要。殷弘（黑龙江省北安管局引龙河农场，黑龙江北安 164000）摘要：近年来，在场领导机关党委的正确领导下，农场的经济建设日新月异，快速发展。关键词：档案；电子信息；管理为了加强农场机关队伍的工作效率，农场大力引进现代化的办公设备，为农场的信息化管理奠定了夯实的基础。于此同时，档案管理的变革也随之而来，将纸质档案信息化，建立电子档案进行统一管理，在目前的档案管理工作中就显得尤为重要。为何要做到档案信息化管理？就此我有以下几点看法：（1）电子档案是实体虚拟化，方便存储，便于修改。电子档案的存储媒介是硬盘，光盘等存储工具，具有容量大，方便携带，管理等特点，占地面积小，种类齐全，方面修改管理等一系列纸质档案所不具备的优势。（2）电子档案具有电子化，网络化，多媒体化等特点。以往的档案采用纸质形式，大多采用手工手段完成，用文字表述内容。电子档案则不然，电子档案可以通过文字、图片、音乐以，视频等形式直观的表述所要表达的内容，更加的形象具体，客观生动。从而使得浏览档案时能够更快速，更准确的抓住档案所要表达的主要内容，取得所要的信息，使得工作能够更快捷有效地完成，提高了工作效率，节省了工作时间。（3）电子档案的时效性强，周期性短。档案的管理工作是一个浩大的工程，信息量大，覆盖范围广泛。在以往的工作过程中，用以往的方式少则几天，多则几月，费时费力。而电子档案则不然，通过计算机媒介，我们可以用很多的手段去完成工作，比如网络搜集，计算写作，电子邮件等形式去完成档案工作，时效性强，方便制作，可以第一时间的建立及应用，对农场机关工作的信息化管理有着很大的作用。（4）电子档案的交互性强，方便交流。电子档案都是以电子的形式存储，方便传递以及携带。我们农场是在分局领导下工作，平行单位多，互动交流工作频繁，通过电子档案的形式可以极大的方便各平行单位的沟通，交流和学习。（5）电子档案的成本低，节省资源。以往的档案多采用纸质形式，而档案的管理工作的信息量大，往往一个档案就要耗费很多纸张，浪费资源同时也不方便携带与查阅。电子档案则不然，如今的存储系统多样，容量大，成本相对较低，并且方便携带，便于查阅。以上便是我对档案信息化管理优势的看法，当然电子档案也有弊病，我们不能盲目的去全盘应用。比如：（1）计算机系统本身的安全隐患。而今的计算机网络病毒传播广泛，如不慎操作档案信息容易泄漏或丢失。（2）电子档案由于其便于携带，方便拷贝，在管理方面有很大的难度。如档案工作人员恶意复制档案，从而导致档案的流失。（3）电子档案的录入也有很大的问题，如果档案工作人员不够谨慎会导致档案的录入产生错误，从而导致档案的不可靠。（4）电子档案的管理以及制作工作需要有相关工作的知识佐助，现今农场的工作人员对计算机的应用尚不纯熟，不方便普及。以上几点就是电子档案存在的一系列问题，而简单的说就是档案人才的培养一件管理方面的问题。要减少甚至避免相关的问题就要在人员的培养以及管理方面抓手，从而确保在电子档案管理方面尽量的避免错误发生。农场最近今年加大了对人才的引进工作，很多毕业的大学生登上了农场的工作岗位，从而使得农场机关人员的个人素质有了很大的提高，这也就推动了农场的信息化管理工作。在档案管理的这块业务上，也有很多的相关专业的大学生，这也就方便了我们农场档案管理工作信息化的改革。就如何加强档案管理工作人员的素质，加快农场档案管理电子化进程我有以下几点建议：（1）开展电脑培训班，加强相关人员的办公软件操作技能。农场引进大批的电脑以及工作软件，要想早日发挥作用，提高工作效率就要尽早的普及相关办公软件的操作意识，了解工作原理，掌握相关的技术。（2）开展档案管理人员的相关工作会议，提高档案管理干部的保密意识。由于电子档案的保密性与以往的纸质档案保密工作有着根本的区别，所以开展相关的管理工作会议及其重要。会议过程中，要使相关的管理干部明确保密的重要性，同时要使他们了解到档案的泄露途径，以及相关的防范措施，使得他们层层把关，从而将档案的保密性工作做好。（3）对档案录入人员进行定期培训，并且进行抽查。电子档案的录入工作较以往的纸质档案的录入工作更为繁琐，容易使人懈怠，这就导致了档案的录入方面会有一些不必要的失误，通过提高档案录入人员的素质以及职业态度会很好的避免相关的错误发生，从而使得档案的录入工作能够正常的高效的运行。同时要对档案录入人员录入的档案要定期检查，督促其更好的完成工作，并且要订立相关的考核制度与奖惩制度，使得档案管理工作正规化，系统化。“有压力才有动力”，我们要明确这一点。当然，在档案信息化改革的进程中，我们也不能盲目的照搬和改革，要理论联系实际的进行。在档案信息化管理的过程中，对档案进行集中分类，一些机密的文件要做好保密工作，专人专项，各司其责。同时要对一些重要档案进行纸质档案的备份，从而避免档案丢失而造成的严重后果。要纸质档案与电子档案结合应用，完善我们农场的档案管理工作。综上所述，随着农场的经济建设的大幅度迈进，农场的信息化管理的日益完善，我们档案管理方面的工作也要进行有效的改革，为农场各部门调取阅读档案提供便利的条件，方便农场广大职工群众，尽早的实现农场档案管理工作的电子信息化，为农场的经济建设贡献自己的力量，为农场的管理打下坚实的档案基础。

论档案信息的电子化管理推进

论档案信息的电子化管理推进档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。但是，从我国目前的情况来看，由于档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性，标准化、规范化工作有待提高，档案信息管理人员的素质有待提高等原因，档案信息电子化的推进有待深入。推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平，自动化建设要着眼于提高系统的整体水平，要有重点地抓好数据库建设，实事求是地改进管理体制，重视人才管理。标签：档案信息电子化；管理推进；改革一、档案信息电子化的发展办公自动化、无纸化等的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通信线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在。这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式和以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不先时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。档案信息电子化，可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率；可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性；可一次投入，多次产出，改变信息加工工作受经费限制的局面；可拓宽服务范围，提高档案部门的地位。档案信息电子化，还使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚处于起步阶段，但档案工作者要注意这方面的发展动向，提前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。但是，从我国目前的情况来看，档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一、规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，这制约了档案信息电子化的进程。同时，在我国至今还没有建立一个能达到数据交换要求的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。另外，标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆(室)藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。最后，档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏

个人电子文档管理软件的设计与实现

个人电子文档管理软件的设计与实现张芳摘要：个人电子文档管理软件是采用Visual Basic 6.0开发的一个能够有效实现文档管理的管理软件。本文主要以该系统为例，在系统的总体设计中，详细的介绍了系统的各个功能模块,所需的数据库表及开发所涉及的关键技术等。文章的最后则给出了开发本系统时遇到的一些问题与体会。关键词：文档；VB；数据库前言个人电子文档管理系统(单机版)主要方便用户管理个人电脑中的电子文档。当我们的电脑里的各类重要的文件达到一定的数量后，这些文件的管理就是一个比较麻烦的事。个人电子文档管理系统就是为解决这些问题专门开发的一个软件，它把您的重要文件分类管理，成功地实现了对存贮在个人计算机中的信息资源显性知识的有效组织与管理，满足您的重要文件的安全管理需要。 1系统总体设计 1.1 系统功能设计图1-1 系统功能结构图 1.2系统数据库设计根据文档管理的功能要求，设计系统的表是t_treeview，主要用于存放文档分类信息。它的结构如表3-1所示。表1-1 t_treeview表的结构字段名数据类型说明 id 自动编号主键 pid 文本父节点KEY id 文本子节点KEY txt 文本子节点TEXT 2 系统中关键技术分析 2.1 Visual Basic数据库连接技术 2.1.1 Visual Basic数据库访问技术综述 VB在开发数据库方面具有一些得天独厚的优势，它直接编码访问数据库的技术主要包含有DAO、RDO、ADO及ODBC等。DAO一般仅用于桌面数据库开发；RDO则是构建于ODBC API之上的一个模型层，现在已完全由ADO所取代。 2.1.2 ADO数据库访问技术 ADO是基于COM的数据库访问接口，它已成为事实上最流行的Windows 平台下的数据库连接技术。ADO最主要的优点是易于使用、速度快、内存支出少和磁盘遗迹小。ADO支持建立客户端/服务器和基于Web的应用程序的关键功能。 2.2 ShellExecute函数当我们想要通过文件的关联程序打开这个文件时，我们可以调用shellexecute函数。ShellExecute函数可实现：如果打开的是文档，则自动查找与指定文档相关联的程序打开这个文档；如果打开的是可执行文件，则执行这个程序；如果打开的是一个超链接，则用默认的浏览器打开这个超链接。

档案电子化管理

档案电子化管理随着公司的不断发展，档案的存储量也在不断增加，庞大的档案库冰河旧的管理模式已不能适应当前档案管理工作发展，所以建议建立数字化档案管理。房地产档案管理是房地局等房屋管理部门对房地产的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。是一个城市的房地产管理部门的平时工作的总结和真实的写照。房地产档案的特点是专业性、动态性和广泛性，是房地产管理部门在平时的工作中直接形成的，具有校对存档利用价值的用图表、文字、数据保存的档案材料。现在，这种档案材料已经成为城市规划、小区建设、财产清查、查找房屋、解决纠纷、化解争议的重要法律依据。房地产档案作为房地产管理部门形成的一种专业档案。合理的利用房屋档案才能跟高的发挥他们的作用，不要重保护，而疏忽于利用，避免造成资源浪费。因此，如何正确的认识到这个问题，如何加强和规范档案的管理制度，对房地产档案的作用与发展具有很重要的意义。随着社会的不断的发展和进步，房地产档案的规范和管理制度也有多不同，因此，对档案管理人员的素质和专业性的要求也各不相同。由于对房地产档案的认识上的不同，造成了在房地产档案管理的工作中，存在着很多问题。 1.房地产档案是各个时代的工作人员收集总结的，因此房地产档案里的内容和质量各不相同。随着社会的不断发展和进步，人们对于房地产档案的认识也有了变化。由于各个时期的档案管理人员的素质和专业水平各不相同，对于房地产档案里错误的、有问题的、不完全的材料部能及时发现和校正，还有对于一些不规范的文字或图片没有把好关，一同放进房地产档案中，对以后的查阅和利用起到了很大的阻碍作用，也有可能因此给利用资料的人造成很大的麻烦甚至是巨大的损失。 2.关于房地产档案的抗风险能力有待于加强。房地产档案是一个城市非常宝贵的文件材料，因此加强房地产档案的抗风险能力是有必要的。由于档案管理员的认识和观念的问题，使得房地产档案的抗风险能力很低。虽然在房地产档案的保存过程中加强了火灾、水灾、虫灾等管理措施，但是一旦遇上地震、洪水等自

试论档案管理的信息电子化

试论档案管理的信息电子化发表时间：2018-08-13T14:06:53.103Z 来源：《基层建设》2018年第19期作者：彭良才 [导读] 摘要：在互联网时代的背景下，档案管理电子化的建设以及发展越来越迅速，档案管理水平有了很大提高，但由于固有模式的束缚和单位性质等各种因素，有的单位档案管理仍然存在很多不足之处，需要一些有效的措施来加以改善。档案管理根据它的基本性质及其主要作用来讲，是一项具有管理性、服务性的工作。提高档案管理水平不仅重要而且急迫，要想适应当今社会发展的大趋势和大潮流，必须加快建设档案管理的电子化进程，以电子化的档案处广东科源智能科技股份有限公司摘要：在互联网时代的背景下，档案管理电子化的建设以及发展越来越迅速，档案管理水平有了很大提高，但由于固有模式的束缚和单位性质等各种因素，有的单位档案管理仍然存在很多不足之处，需要一些有效的措施来加以改善。档案管理根据它的基本性质及其主要作用来讲，是一项具有管理性、服务性的工作。提高档案管理水平不仅重要而且急迫，要想适应当今社会发展的大趋势和大潮流，必须加快建设档案管理的电子化进程，以电子化的档案处理日常档案工作，能够为社会的发展提供更多的便利。关键词：文书档案管理电子化随着当前社会中计算机技术和信息技术不断的开发和利用，人们对网络技术和信息技术的不断加快，文书档案管理工作也逐步的出现了高水准，高系统化的工作流程。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。为了能够满足当前人们对档案管理过程中的系统化，精确化，各种先进的技术在档案管理工作中的应用不断的加快，成为当前为人们提供准确信息的前提，用以满足当前人们对信息的需求。一、文书档案管理信息的电子化的优点电子档案管理是文书档案工作中重要的环节，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通过各种先进技术进行工作的前提和基础，其主要作用是通过电子化手段将文书档案标准化和规范化。 1，电子档案的便于检索，使用方便，提高了办公效率。电子档案是将信息储存在光盘或磁盘上，应用计算机来查询。计算机拥有强大的信息处理能力，使得文书档案管理更快捷，更方便。 2，信息易于保管。电子档案是存储在光盘和磁盘上的信息。比传统的纸质载体更易保存，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，符合国家提倡的建立节约型社会的理念。第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力来完成，时间较长，给传输带来安全隐患，比如会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力等，安全性也随之降低。电子传输的出现解决了这一问题，只要有互联网，便可方便的传输，保证了档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象，绿色节能，大大节省了人力、物力和财力。二、文书档案管理信息的电子化的缺点首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。 2、电子档案的安全问题随着网络的普及而变得更为严峻：现在，通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，或者使用计算机病毒，病毒的入侵会让档案管理人员的电脑瘫痪、信息丢失，而且假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题都对电子档案的安全性构成了威胁。人们通过安装杀毒软件等方式来减少病毒的入侵，设置专门人员维护计算机和局域网，这就为管理带来了另一笔费用，购买杀毒软件，增加人员开支。第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。第四，电子文件兼容问题。电子文件的通用问题比较严重，现在全世界各大软件开发公司都相对独立，为了获得更多经济效益，电子文件之间都是不兼容的，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，相互不能通用，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这也为档案管理人员增加了工作量，在电子文件之间进行转换格式。同时也增加了经费的支出，要同时购买多种格式的软件，以便使用。三、加快推进档案信息化技术的基本原则 1、科学化规范化和精细化原则。标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。 2、快捷与安全同步的原则。信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。 3、效益与质量兼顾的原则。因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。四、改革措施和解决办法探讨针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，本人结合相关资料总结以下方案：第一，针对安全性问题，使用局域网，让文书档案只能在局域网的范围内传输，给文书档案的传输控制在一个ip地址范围内，防止文件流向外网。比较常用的办法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的ip地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。第二，加强人员管理，针对人员素质低的现象，定期进行教育培训。经过定期的教育培训，让档案管理人员能够掌握较全面的电子化档案管理方法，树立较强的责任心，同时，提法他们的综合文化水平，比如外语水平、计算机操作水平等，

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浅谈档案信息电子化管理的重要性- 随着经济的日益进步，以纸质形式为主的档案资料无论从其形成、保存和查阅利用等各个方面都有很多局限。首先在以往的档案管理工作中，工作人员过多的依赖于手工操作，要求手工完整、齐全;避免漏写、漏抄;用笔规范、字迹工整、清楚;分类、统计准确无误，结果是费时费力。纸质的文件和图纸受温度湿度环境等影响较大，纸质档案的耐久性取决于纸张纤维素的性质，纤维素在高温、高湿、酶、氧化剂等情况下容易发生氧化和水解反应，易遭到破损。在档案保存过程中，稍不留意就可能造成不可挽回的损失，并且纸质文档原始件只有一份，借出后容易造成丢失和损坏，只能复制原件，期间要耗费时间和精力，特别是对于比较紧急的境况，很不方便。要打破这些局限，就要运用计算机技术，实现档案信息电子化管理。一、档案信息电子化管理的发展趋势及现状 21世纪是网络的时代，网络信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。这使档案电子化建设提上了日程，为档案工作带来了新的研究课题。与此同时，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大的变化，诸如文件的起草，签发，催办，归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样的前身必须以机读文件为主要形态，这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。由此看来，档案电子信息化是档案利用工作发展的必然趋势。 (一)使用的档案管理软件缺乏通用性。目前我国各档案部门开发的软件不能互用，还没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，这对于快捷地出版信息编辑

成果，具有明显的负面影响，也制约了档案信息电子化的进程。 (二)标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化其中首要的档案业务要规范，档案标准要健全并真正实施。 (三)档案信息电子化管理人员的素质有待提高。同时，档案工作也要改变传统的工作方式和管理手段。利用计算机管理、开发档案信息资源，迅速准确地提供档案信息的查询、检索，是档案管理的发展方向。二、档案信息电子化管理的特点档案信息电子化管理是管理现代化的必然要求，所谓档案信息电子化，就是用微机对档案文献进行筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形成的二次文献供人们利用的过程。它主要包括电子文书、电子报表、电子信件等。与纸质文件比较，电子文件具有以下特点： (一)充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。电子档案能为档案部门提高工作效率、减少人力、物力、财力、时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用，从而提高档案信息的时效性，大幅度提高了工作效率。 (二)档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。 (三)档案信息电子化管理使电子文件的保存更加稳定，电子文件的保存载体如DVD、U盘、移动硬盘等，这些载体的普遍特点为存、读方便快捷、便于传递、储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有较高的稳定性。三、档案信息电子化管理的意义在非信息化的时代，众多档案文件以纸质形式存在，作为

档案电子化管理

一、对于档案（电子化）管理的认识网络资料：档案信息化（电子化）是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政管理部门的要求、开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。以上是网络资料，我根据从档案信息资料收集、整理、保管、开发和利用的管理过程说一些个人认识。以我局为例，我局档案室信息来源主要以纸质为主（纳税人信息资料、申报资料、其他涉税资料等），人工传递核对资料是否齐全，再手工录入系统，仅做编制序号存档用，不做信息资料查询和利用。因此我觉得这样的档案管理模式只是简单收集、简单装订整理、简单保管的简单模式，缺少档案信息化（电子化）管理的内涵。在我的理解中，传递收集资料电子信息，可以和纸质办理审批等环节一起传递。纸质流转完毕归档，电子信息统一归档，工作人员在归档环节只要对纸质和电子信息目录做简单核对就可归档，电子信息也要作为资料归档。整理环节要以计算机信息网络为依托，以档案电子信息为标签，表明柜号、编号、序列号等信息，建立数据库信息系统。通过管理软件，可以图形化管理。例如，查找整理档案时可以关键词搜索引擎，系统图形化提示在那个位置，提供工作者查询、整理。方便快捷，管理一目了然。保管环节沿用常规保存，如碰到搬运，移送资料等情况，电子信息要登记，做好备注，同时变动信息可以作为日后跟踪查询。目前一般的档案管理模式基本缺少开发和利用的内容。以我的理解，开发和利用本应该属于同一环节，根据应用内容而开发。这里不是单纯的说是管理系统的开发，而是档案资料能够向谁提供什么内容，为纳些用户提供查询，查询等级如何等勾稽关系的协调，可以通过信息管理系统搭建勾稽关系。目前，应用功能比较强大的管理系统为杭州文博图书城信息系统，基本能实现以上几个功能和服务应用，可以借鉴到档案管理模式中来。二、档案电子化管理模式和系统应具有的功能（网络资料） 1电子档案信息的采集档案信息资源的来源主要有三种：传统档案的电子化、从业务系统直接接收的电子文件以及网络上具有档案价值的信息资源等。信息数据构成形式包括：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件及其他文件如命令文件，亦称计算机程序等。对馆藏进行电子化的时候，要根据电子化的不同原因（利用、复制或保存等）选择不同的技术要求。至于电子文件，电子档案馆要和信息形成者之间签订协议，对移交信息的格式、范围等做出规定。 2电子档案信息的处理电子档馆必须面对大量的、多样的、异构的甚至是复合的文件，对这些信息进行鉴定、保管是其重要功能。不但要保障信息的真实性、完整性，还要对信息进行长期的保存，保证信息可访问、可理解。 3电子档案信息的查询电子档案具有多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅管理和调用控制功能。能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索；能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理；档案馆数据库的各地孤本、珍品档案资料经过电子化处理后，也能在网上查阅。 4电子档案信息的发布与传递电子档案信息的发布是基于面向对象机制的。电子档案馆可以选择多种方式进行信息发

电子档案袋简单介绍

“电子档案袋”简介一、“电子档案袋”潜在功能演示 1．演示说明现，有的还是设想。这些例子并不能说是详尽的，但有助于我们了解电子档案袋是怎样使用的以及它的一些潜在作用。 2．学生篇这一篇讲述了一个假想的大学生John Smith的故事。他可能中途转学；也可能在结束大学学业之后继续深造；也可能参加工作，开始自己的事业。 1）John Smith开始大学生活 2005年的秋天，John Smith兴奋地开始了他在某所大学的生活。在面向新生的活动中，他收到了一张信息表，其中包括了校园信息服务和他的学生信息。学生信息包括以下细节：为了得到有关课程和邮件的信息，John只需要到学校网站输入用户名和密码后登陆即可。 2）John建立了自己的档案主页学校的电子档案管理系统会自动动态地根据学生ID为每一个学生生成一个电子档案地址。他可以加入个人信息、上载数字图片、插入介绍自己和描述自己学业目标的简要陈述。他对因特网的基本知识和经验足以让他很容易地创建、发表他的个人档案站点。John可以将他的站点地址发送给父母、朋友和高中同学。John的个人档案站点还包括他的个人简历、书签、重要成绩和一个用来记录、管理学习结果的学习包。随着时间的推移，个人电子档案袋代替了个人网页。 3）John了解学校的关于本科生学习的标准 John的学校最近采纳了本科生学习的六项标准，学生可使用它来展示自己的学习结果。 ?核心交流和定量的技巧?判断思维 ?知识的整合和应用?智力的深度、广度和适应性

?对社会和文化的理解?价值观和道德观 4）John开始收集和反思他的学习成绩 John把他撰写的论文和进行的项目保存在电子档案管理系统中。他每保存一份文件都会记一些与之相关反思的笔记以说明自己在完成作业的过程中学到了什么、是如何进步的。档案管理系统中的每一份文档与学生的反思、课程、项目成绩和教师是相联系的，与本科生学习的标准和学习结果是相关的。除手动收集文档外，档案管理系统还可以通过“课程管理系统”自动对专业项目进行评价，并提出改进的建议。 5）John会见他的大学指导老师 John决定去会见他的指导老师，以确保自己能够更快地进步。见到指导老师时，John谈及他对现在所学的工商管理不感兴趣，他们两个一致认为再重新选一次课能够更好地满足John的学习需要以及他的工作需要。老师进入电子档案管理系统，根据John的学习模式为他替换了两门需要的课程。同时，老师通过浏览John的学习成果可以核实他的学习进步是否符合大学研究生学习的标准。 6）John充实履历 John目前的个人档案袋中只是包含一些他的联系方式、数字图片、简单的自我介绍和他的一些学习目标和学习成绩。他意识到自己需要找一份兼职来交纳学费，所以他决定写一份履历，并且在其中链接一些相关的论文、报告、项目以及过去的一些工作经验。这样，有意向的招聘单位 7）John新建一个多媒体展示窗虽然他的履历包含了几乎所有他的一些学术的和工作的经历，但是目前的表现形式只是基于一些可打印的文本文件。所以，John决定新建一个更全面的展示页面，在那里他可以多媒体的形式展示自己的重大成就。这个页面通过简短的脚本和个人制作可展示课程视频流、PowerPoint 文件等。这个多媒体展示页面可以全方位展示他的才能，这是传统的文本文件和简历所不能及的。 8）John转学就像很多人一样，John转到另外一所大学去完成他的学业。很幸运，这所大学也有电子档案袋系统。John进入新的电子档案袋管理系统，并可引用以前的档案袋的所有内容，包括简介信息、课程和个人文件、履历、展示台和学习模式。John现在要去见他的大学老师，让老师帮助他决定需要学习哪些科目以便获得新的大学的学位。 9）John毕业