秘书四级实操题答案范文

一、钟苗：刘明副总经理下个月要接待福建翔远公司考察团。请你将制定接待计划的工作程序以及注意事项用电子邮件发给我。另外，王钢总经理将要到美国考察，还请你把商务旅行计划应包括的内容列出来，于周五前与上述邮件一起发给我。谢谢！

答：

1．电子邮件格式正确

2．接待计划的工作程序（1）了解掌握背景资料（2）草拟接待计划（3）与本单位相关部门沟通情况（4）与来访者沟通情况（5）报请上司审批

3．制定接待计划的注意事项（1）遵守本单位接待的规章制度（2）了解来宾的饮食习惯（3）做好保密工作

4．商务旅行计划的内容（1）出差时间、启程和返回日期，接站安排；（2）出差线路，住宿安排；（3）会晤计划；（4）交通工具的选择；（5）携带的文件；（6）上司和接待人的特别要求；（7）上司旅行区域的天气状况；（8）行程安排、会晤计划、会晤人员名单等等；（9）差旅费用；（10）上司住宅电话号码。

二、钟苗：公司正在××宾馆召开新产品质量鉴定会上出现了，值班秘书擅自脱岗现象，请你立即从网上给每位值班人员加发一份有关值班工作内容和相关制度的邮件，以提示做好值班工作。

答：

一、值班工作内容

1．在会议中协助搜集、传递各种信息。2．控制与会无关人员出入会场。 3．手边备有公司和各部门领导的联络方式。4．备设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录，5．人不离岗，保证会议信息的畅通。6．督导和协助专职会议服务人员为与会者做好服务。7．做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。 8．必要时，建立主管领导带班制度。

二、值班工作制度。值班时，手边要有相关的人员通讯录。

1．岗位责任制度,坚守岗位，无论发生什么事情也不能擅离职守。

2．交接班制度,由前一天的值班员将所接收的信息及处理情况逐一交代给下一班值班员。对尚未办完的事项要详细讲明处理情况，以便保证工作的连续性。

三、钟苗:公司文件在传阅过程中存在传阅方式单一及管理不当的现象，影响了工作的正常进行。请你说明文件传阅的方式及要求。

答：

1．传阅方式（1）阅览室阅文（2）会议传达（3）利用副本（4）利用刊物公布文书（5）利用现代化技术手段

2.传阅要求（1）严格传阅范围（2）不能阅文人之间随意传递（3）合理安排传阅顺序（4）履行传阅手续（5）选择合适的阅文方式

四、钟秘书：定于下周一上午9：00召开的2月份的总经理办公会，目前决定上会的事项有：研究总经理助理的人选问题、3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施问题、春节慰问老职工的费用额度问题、生产部主管人员调整问题以及春节后如何开展2007年第一次的春季商品促销活动。请你将拟写的会议议程于明天一早交给我（注：请考生在备注中说明自己安排事项先后的原因）。另外，我正在修订公司的会议管理规定，请你就会议时间的长短问题谈谈你的看法。

答：一、会议议程表

宏远公司2007年第二次总经理办公会议程表

宏远公司2007年第二次总经理办公会定于2007年2月5日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。

1．如何开展公司2007年第一次春季商品的促销活动。

2．春节慰问老职工的费用额度问题。

3．3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的费用和实施问题。

4．生产部主管人员调整问题。

第一项议程的讨论时间为40分钟，其他每项议程的讨论时间为20分钟。

总经理办公室

2007年1月30日

（备注：按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序。第一个事项比较重要，而且放在前面，这有利于大家开展头脑风暴。应把每一个事项所需的处理时间清楚地标示出来。这样，会议主席可以让某些人晚到，也可以让某些人提早离开。第二和第三个问题都有关费用，有一定联系，所以安排在一起。一般会将涉及秘密事项的议程安排在最后。）二、有关会议时间问题的建议

1．会议时间超过两小时或者涉及的问题太多，会议效果都会下降。

2．如果议程要求的时间很长，应安排一系列的短时间会议。

3．报告内容较长，应要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，口头报告只涉及最重要的项目或需要集体讨论的事项。

五、阅读下文，并按要求完成试题。

1）下文有多处错误，请至少找出六处。

2）另写一份格式规范的公文。

××分公司关于更换办公设备的请示报告

（2006）年×字第20号

我公司成立三年来，在总公司的正确领导下，在公司全体员工的积极努力下，取得了很大的成绩，为总公司的发展作出了重要的贡献。但近年来由于办公设备陈旧，既影响了工作效率，也影响了公司的形象。所以我公司申请更换办公设备。妥否，请务必批准。

此致

××总公司

××分公司

2006年7月8日

答：

1. 标题错（文种使用混乱）。

2. 字号错（机关代字、年份、序号均错）。

3. 主送单位位置错。

4. 所申请更换的设备不具体。

5. 请示的结语不符合要求。

6. 发文日期错，应该用汉字书写。

××分公司关于更换办公设备的请示

×发〔2006〕20号签发人: ×××××总公司：

我公司成立三年来，在总公司的正确领导下，在公司全体员工的积极努力下，取得了很大的成绩，为总公司的发展作出了重要的贡献。但近年来由于办公设备陈旧，既影响了工作效率，也影响了公司的形象。所以我公司申请更换办公设备。

妥否，请批准。

附件：更换设备清单

××分公司

二○○六年七月八日

六、钟苗：公司决定为办公室新聘人员进行上岗前的培训，主题为“值班工作”，由我主讲。请你就值班工作的相关要点为我提供一份讲课提纲。

3. 答：我为您准备的讲课要点说明如下：

1．值班工作的主要内容

（1）做好值班电话记录：应包括来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。（2）做好值班接待记录：应包括来访人姓名、单位、来访事由、联系方法等内容。（3）做好值班日记：应收到的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真记录，并保持工作的连续性。

（4）做好信息传递：及时将重要或需紧急处理的信息向有关人员通报。

2．值班工作任务

（1）接受、传达上级机关和单位领导的指示；（2）处理内部的突发性事件；

（3）完成领导临时交办的事项；（4）接待未预约的来访者。

3．值班管理制度

（1）信息处理制度（2）岗位责任制度（3）保密制度（4）交接班制度

4．值班工作注意事项

（1）保持值班工作的连续性。

（2）值班表编制完成后应与相应值班人员协商并报主管领导审定后执行。

（3）提高值班人员的素质。

七、钟苗:现公司的档案分类采用年度分类法，其中所要求的判定档案文件所属年度内容

有些文员还不掌握。请你以文字形式向他们介绍年度分类法的特点，说明如何正确判定

档案文件所属年度。

答：

1．特点

（1）简单（2）运用广泛（3）用于档案数量少的单位

2．文件所属年度确定

（1）文件上有属于不同年度的几种日期，以最能说明该文件特点的日期作为分类根据。（2）法规性文件以批准日期为根据。

（3）领导性文件以签署日期为根据。

（4）会议记录以开会日期为根据。

（5）计划、总结以内容针对时间为根据。

（6）文件上没有注明日期，判定和考证文件的准确日期或接近日期。

（7）通过分析文件内容来判定日期。

八、根据下面提供的材料写一份格式规范的意向书。

某省对外贸易办公室（甲方）与深圳?

?贸易有限公司（乙方），经双方协商同意，

?

确定技术经济合作关系。主要合作内容有高科技产品开发，农副产品深加工与综合利用，外贸出口技术咨询，高新技术以及资金等方面的引进合作。合作方式是双方本着互惠互利，共享利益，共担风险的原则，根据具体项目协商，采用具体的多种合作方式。合作程序为由双发商定在适当时间，组团考察，根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。

甲、乙双方的义务是甲方负责提供其资源、项目、资料和项目的落实。乙方负责提供合作开发项目的技术资料，组织有关技术力量，以及协调开发合作项目的有关关系。协助或代理甲方的产品出口，合作项目产品的出口，甲方所需或双方合作项目所需设备、技术的引进。双方确定具体的联络人员，进行经常的联络工作。此意向书一式四份，各执两份。

答：

意向书

某省对外贸易办公室（甲方）与深圳××贸易有限公司（乙方），经双方协商同意，确定如下技术经济合作关系：

一、双方就以下范围进行长期的技术经济合作。 1．高科技产品开发；2．农副产品深加工与综合利用； 3．外贸出口； 4. 技术咨询； 5.高新技术以及资金等方面的引进合作。

二、合作方式：

双方本着互惠互利共享利益，共担风险的原则，根据具体项目协商，采用具体的多种合作方式。

三、合作程序：

由双发商定在适当时间，组团考察，根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。

四、甲、乙双方义务：

1．甲方负责提供其资源.项目.资料和项目的落实。

2．乙方负责提供合作开发项目的技术资料，组织有关技术力量，以及协调开发合作项目的有关关系。协助或代理甲方的产品出口，合作项目产品的出口，甲方所需或双方合作项目所需设备.技术的引进。

3．双方确定具体的联络人员，进行经常的联络工作。

五、此意向书一式四份，各执两份。

甲方：某某省对外贸易办公室乙方：深圳××有限有限公司

法人代表：赵××法人代表：李××

时间：2006年11月21日时间：2006年11月21日

甲方联系人：黄××乙方联系人：李××

电话：（0771）电话：（0755）

电挂：2083 电挂：3809

传真：（0771）传真：（0755）

邮编：邮编：

联系地址：××省××市××路135号联系地址：深圳市××路××大厦206室九、钟苗：为促使会议精神落到实处，公司定于下周二召开一次部门经理会议。请将如

十、

答案：

1．此项工作的意义

（1）可减轻上司工作负担，提高上司工作效率；（2）可解除上司后顾之忧，保证上司集中精力抓大事、重要的事。

2．此项工作的特点（1）广泛性（2）临时性（3）具体性（4）紧迫性

3．上司临时交办事项的范围（1）文书工作事项。如上司让秘书查阅文件、递送文件等。（2）会务工作事项。如上司让秘书通知开会、收集议题等。（3）信访工作事项。如上司让秘书代写回信、代为接谈、代上司看望友人等。（4）信息工作事项。如上司让秘书搜集某一信息、核实某一信息等。（5）调研工作事项。如上司让秘书临时做一个市场调查，了解一个情况，查阅一个资料等。（6）督查工作事项。如上司让秘书通过电话、信函等多种途径，督促和检查上司某一批示的落实情况等。（7）联络工作事项。如上司让秘书

通过各种途径与有关部门和人员取得联系，建立密切关系，为开展工作奠定良好基础。（8）协调工作事项。如上司让秘书代为召开协调会议，协商解决某个问题等。（9）接待工作事项。如上司让秘书去接站、安排客人食宿等。（10）其他交办事项。

十一、什什么什么什么请示

参考答案：

腾达公司关于实施员工持股计划的请示

市国有资产管理局：

根据政策规定，本公司作为改制重组的国有公司，拟实行员工持股计划，现将有关事项请示如下：

一、本公司拟实行全员持股计划，员工持股占公司总股本的50%。

二、本公司工会作为独立的社团法人，成为员工持股主体。工会下设员工持股会作为员工持股管理机构，负责员工持股的管理和运作。

三、员工持股会由全体持股员工组成，持股员工将其股份书面委托工会代管，工会领导下的员工持股会代表持股员工行使股东权利和股东义务。

四、按政策规定，员工持股一次性付款七折优惠，本公司付款期限为持股方案获得批准后一个月，在此期限内付款视为一次性付款。

五、按照政策规定，公司改制及员工持股所涉及的产权转让可免办理产权交易手续。

以上请示妥否，请批示。

××××年×月×日（印章）十二、钟苗：公司业务不断发展,形成的档案越来越多。为了使真正有价值的文件材料保存下来,公司打算进行一次档案鉴定工作培训。请你准备一份关于分析档案价值方法及档案鉴定工作要求的材料，在培训中进行交流。

答：

1.分析档案价值方法（1）分析档案内容，看档案内容的重要性（2）分析档案来源，看档案的形成者（3）分析档案产生时间，文件产生的时间越早，越珍贵（4）分析档案的形式特征，看文件名称和外形特征（5）分析档案的技术因素，看档案内容的技术水平

2.档案鉴定要求（1）仔细阅读档案（2）综合分析文件（3）结合需求

十三、指出下面文稿中错误和不妥之处，并提出修改意见。

XX厂关于请求总公司增拨工厂厂房基建费的请示

XX总公司、XX总经理：

2003年2月，我们到X市同行企业参观学习，发现他们不仅机器先进，而且厂房建设也很讲究。回来之后，我们增添了一批新型设备，同时也向总公司申请盖一个现代化

厂房。总公司批准了我们，拨给我们150万元，此项经费专款专用，已收到明显效果。人家赞我们：“一座大楼平地起，工厂腾飞在眼前。”

但由于建筑材料涨价，这预算资金缺口较大，恳请总公司拨给不足部分，否则将影响厂房的竣工及我厂生产任务的完成。

特此请示报告。

XX厂（印）

二〇〇四年一月二日

参考答案

这份请示的主要错误和不妥之处是：（1）标题不够简洁。“请求总公司”、“工厂”这些字都可以删去。（2）主送机关标识错误。应改成：XX总公司。（3）缘由部分没有把理由说清楚。应把增拨的理由、根据作为重点，要说充分。（4）文中废话较多。开头到外地学习参观，回来申请盖厂房，总公司给了多少钱等，都市第一次请示盖厂房时说过的，现在没有必要再说一遍，人家“赞”我们的话，也没有必要写上去。（5）请示事项不明确。基建费缺口较大，到底缺多少，不足部分是多少，都没有写明确。（6）结束语不当，没有表达出请求的意思，应该为“以上请示，请批示”或者“以上请求，请批准”。

十四、钟苗：公司刚刚招聘来一位高级技工，名叫丁小强，将安排他专门负责公司技术监察工作，但公司对他的工作履历一无所知。请你分别以我单位人力资源部负责人和丁小强原公司人力资源部负责人的身份，拟写询问函和答复函（注：答复函针对询问函的内容）各一份。具体内容是：该同志的工作经历、主要工作业绩、获奖项目及原领导对其的综合鉴定。

询问函与答复函的结构是：标题+主送机关+正文+落款+成文曰期

1．标题询问函与答复函的标题有两种形式：（1）发文机关+事由+文种（2）事由+文种

2．正文询问函与答复函的正文结构是：发文缘由+事项十尾语

（1）发文缘由。（2）事项。询问函应说明要求主送机关协办办的事项，或通报的信息，或要求解决的问题等；答复函应问复发函机关提出的问题，如不能满足要求时，应加以解释。书写事项时，如事项单一，就单独列段；如事项复杂，或要求较多，就需提行分段，或分条列项书写。（3）尾语。尾语是礼节性用语，询问函的尾语常用：“请速回复”、“盼复”、“请予复函”、“即请函复”等；答复函的尾语常用：“此复”、“特此专复”、“特此函复”、“专此函告”等。

例文：

华荣公司人力资源部关于丁小强人事调查的函

××公司人事部：

我公司正在进行人事调整工作，根据工作需要，我公司拟聘丁小强同志担任某部门负责人工作。为查实丁小强同志的情况，烦请贵部协助我公司调查以下问题：

一、丁小强同志在贵公司工作的起止期。

二、丁小强同志在贵公司的工作业绩、获奖状况。

三、贵公司对丁小强同志表现的评价。

特此函达，请予复函。

华荣公司人力资源部

二〇〇九年五月三十日

××公司人事部关于丁小强同志情况的复函

华荣公司人力资源部：

你部《关于人事调查的函》（华荣人函[2009]69号）收悉。

关于丁小强同志的情况，经我部与相关部门研究答复如下：

一、丁小强同志在我公司的工作起止期为2001年9月4日至2003年3月8日。

二、丁小强同志在我公司工作期间两次获奖，一次为公司2001年先进工作者；一次

为销售部2002年业绩突出奖。

三、我公司认为，丁小强同志是个很好的管理人才．其业务熟练，能够独当一面；严以律己，能够以身作则；锐意进取，敢于挑战。不足之处是偶有急躁情绪，有时欠缺合作精神。

特此函复。

××公司人事部

二〇〇九年六月十日

十五、背景材料：

××年7月15日，××市组团参加了在广州召开的“泛珠三角贸易洽谈会”。会上，该市一老牌中型国有企业——星城汽车制造厂引起了一家台商——宏远汽车股份有限公司的投资兴趣。当日下午，双方在广州市天地宾馆举行了洽谈。

以下是参加会议的××市星城汽车制造厂秘书钟苗记录的双方达成的初步合作意向的主要内容。

甲、乙两方愿以合资或合作的形式建立合资企业，暂定名为宏远（××）汽车制造有限公司。

工程建设期为1年，即从××××年9月—××××年9月全部建成。双方意向书签订后，即向各自上级申请批准，批准的时限为1个月，即××××年8月15日前完成，然后由星城汽车制造厂办理合资企业开业申请和各项报建手续。项目总投资9000万元（人民币），其中土建施工部分投资5000万；设备部分投资4000万。甲方投资3000万（以工厂

现有厂房、水电设施现有设备等折款投入）；乙方投资6000万（以现金投入，购买设备）。合资企业生产能力及利润分配：新项目建设完工后，形成年产各类专用汽车3000辆的生产能力，实现产值收入10亿元，创利税1亿元。各方按投资比例或协商比例分配利润。合资企业自营出口或委托有关进出口公司代理出口，价格由合资企业定。合资年限为20年，即××××年9月—××××年9月。合资企业其他事宜按《外商投资企业法》有关规定执行。双方将在各方上级批准后，再行具体协商有关合资事宜。

根据以上材料，请你以秘书钟苗的身份拟写一份××市星城汽车制造厂与宏远汽车股份有限公司双方合作的意向书。

要求：一、分条列项、材料组织有序；

二、正文结构符合要求。

参考答案：

意向书

××市星城汽车制造厂（以下简称甲方）与宏远汽车股份有限公司（台商，以下简称乙方），经过友好协商，双方本着平等互利的原则，达成初步合作意向，主要内容如下：

一、甲、乙双方愿以合资或合作的形式建立合资企业，暂定名为宏远（长沙）汽车制造有限公司。

二、工程建设期为1年，即从××××年9月—××××年9月全部建成。

三、双方意向书签订后，即向各自上级申请批准，批准的时限为1个月，即××××年8月15日前完成，然后由星城汽车制造厂办理合资企业开业申请和各项报建手续。

四、项目总投资9000万元（人民币），其中土建施工部分投资5000万；设备部分投资4000万。

五、甲方投资3000万（以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入）；乙方投资6000万（以现金投入，购买设备）。

六、合资企业生产能力及利润分配：新项目建设完工后，形成年产各类专用汽车3000辆的生产能力，实现产值收入10亿元，创利税1亿元。各方按投资比例或协商比例分配利润。

七、合资企业自营出口或委托有关进出口公司代理出口，价格由合资企业定。

八、合资年限为20年，即××××年9月—××××年9月。

九、合资企业其他事宜按《外商投资企业法》有关规定执行。

十、未尽事宜，双方将在各方上级批准后，再行具体协商。

甲方乙方

××市星城汽车制造厂宏远汽车股份有限公司

（印章）（印章）

代表：×××（签名）代表：×××（签名）

代表：×××（签名）代表：×××（签名）

××××年×月×日××××年×月×日

5、××分公司关于更换办公设备的请示报告

（2006）年×字第20号

8、以题纲式说明要保证文书质量？，应对文书哪些方面校对。遵循的要求是？

1、文书校对的要求（1）、把握原则，仔细校对（2）、认真仔细、一丝不苟。对易于忽略或易于出现错误的地方，如数据、计量单位、专业术语等，注意反复仔细校对。（3）、校对文稿时正确使用校对符号。（4）、校对一般要进行一校、二校、三校3个校次。

2、文书校对的注意事项（1）、注意对同音异体、字形相近的字的核查，（2）、注意对数字、人名、地名的核查。（3）、校出的错漏，要以规定的符号标明。

3、文书校对的内容（1）、校订清样上的错字、漏字、多字。（2）、规范字体、字号。（3）、检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、字距离是否匀称，版面是否美观。（4）、检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。（5）、检查版式是否于文种格式统一，有无需调整和改版之处。

9、为配合本市安全宣传周活动，公司决定向每位员工发放“健康安全办公宣传卡”，请你以形式提供简单宣传内容给我，以便及时设计、完成此项工作。

1）接受任务沟通用语规范2）邮件格式正确3）宣传卡内容：办公建筑安全；光线充足、温度适宜；布局有良好通风、禁止吸烟；坐位空间舒适、低噪音；办公家具设备放置安全合理、操作要求明晰；设置有消防装置、急救包；完善的人员进出和管理制度等。10、

1.邮件格式正确

2.反馈会议信息的要求①会议的信息反馈要注意点面结合，正负反馈结合，不仅要看到成就，更要收集会议未能有效解决的问题和议而未决的事项。②会议信息反馈的目的要明确，要看服务对象。③充分重视会议的反馈信息沟通，正、负反馈都要力求做到适时、适量、适度。

3.会议信息的反馈程序①会议信息收集的布置：在会议的筹备之初，就要对会议的有关工作人员进行会议反馈信息的布置，并建立起有效的沟通渠道。②会议信息的搜集渠道的选择和建设。③建立定期的会议信息反馈制度。④做好会议信息的反馈汇报工作。⑤抓好会议反馈信息的落实工作。

11、

1．此项工作的意义（1）可减轻上司工作负担，提高上司工作效率；（2）可解除上司后顾之忧，保证上司集中精力抓大事、重要的事。

2．此项工作的特点（1）广泛性（2）临时性（3）具体性（4）紧迫性

3．上司临时交办事项的范围（1）文书工作事项。如上司让秘书查阅文件、递送文件等。（2）会务工作事项。如上司让秘书通知开会、收集议题等。（3）信访工作事项。如上司让秘书代写回信、代为接谈、代上司看望友人等。（4）信息工作事项。如上司让秘书搜集某一信息、核实某一信息等。（5）调研工作事项。如上司让秘书临时做一个市场调查，了解一个情况，查阅一个资料等。（6）督查工作事项。如上司让秘书通过电话、信函等多种途径，督促和检查上司某一批示的落实情况等。（7）联络工作事项。如上司让秘书通过各种途径与有关部门和人员取得联系，建立密切关系，为开展工作奠定良好基础。（8）协调工作事项。如上司让秘书代为召开协调会议，协商解决某个问题等。（9）接待工作

事项。如上司让秘书去接站、安排客人食宿等。（10）其他交办事项。

12、

答案：