展会流程

展会流程

展会前：

一. 展会摊位确定有2种方式：

1.参观完展会后，现场预定展会摊位（这种方式比较少，如美国OFC）

2.通过第三方代理（非展览会主办机构）预定（一般是从A,B,C代理商提供的服务，随团套餐，费用等多方比较）--- 建议：选服务比较好，签证等手续办理高效，人员接送及时的商务团

二. 了解展会各种信息：

1.参展的时间，地点，展区分布等。

2.确定参展公司名单及展会摊位分布平面图了解参展公司的各种信息（可以从第三方代理和展会官网了解）

三. 具体摊位选择：

1. 是否接近东西南北门的主通道，十字路口，尽量选择人流量居多的位置

2. 是否有竞争对手---- 对于国内同行，我们要尽量避开；对于国外大型品牌，我们要尽量靠近。

四．展会摊位的细节有：

1. 摊位的面积：3m * 3m (标准摊位) ; 3m * 4m ; 64 平米（特装展位）

室内一般的标准国际摊位为：3m*3m，提供的标准配置一般包括：一桌两椅两射灯（或日光灯），一个220V5A的插座，一个纸篓。三面围板（2.45*95）。--- 要了解接待台，立柜，围板等具体尺寸，方便贴海报进行宣传，如展具不够可向主场搭建商提前预订或现场租赁（现场租赁比较贵）。

2. 如何摆放和设计展具，可以和第三方确定，如到现场不满意，可自己调整。

五．展会人员及携带物品的确定：

1.确定参展人数及每个人的任务分配（如：样品及宣传册的管理，费用的报销等），责任到人。

2.确定样品，宣传册的数量，重量以保证不会超重，阿联酋航空，托运最多30公斤，手提最多10公斤。其他一般是托运23公斤，手提8公斤（办理登记时如行李超出规定的重量，尺寸要补交钱）

六．如何去参加参会：

1. 必须确定有港澳通行证，护照等，并确保证件的有效期，签证等手续可提供各种证件资料，交由第三方代理代办

2. 确定时间（提前X天准备过去），航班等

3. 提前到达展会后，先确定展位及布置，如有不当可作出相应调整，不是特别重要的物品可放在现场。

七．参展前必须向新老客户发送邀请函，提前预约时间

1.着装：整洁；着工装；参展期间一切听从参展队长的安排；所有参展人员要有时间观念并替他人着想，避免让多人等待一人。外出统一活动时若需走开，需告知队长。

2. 参展文具，样品，宣传册等要妥善使用及保管，防止丢失！[PI用印章由参展队长保管。]

3.接待客户时应注意：

A . 展会中参展人员应积极主动，热情大方，有敏锐的观察力。看到有人朝我们产品上扫上5秒钟便去打招呼，询问客户对何种产品感兴趣，并主动邀请客户进我司展位观看。

B. 针对新老客户，对产品感兴趣的客户，逛展的客户区别对待，老客户重点维护并推荐新产品，对产品感兴趣的客户，结合样品和宣传册，重点介绍该产品的优点，性能等, 无论新老客户，都应尽量拍照加深印象。

C. 接待客户时要善用潜在顾客的名字----参观者的参观证上一般会写有客户公司名及参观者姓名。人们都喜欢别人喊自己的名字。努力记住潜在顾客的名字，在谈话中不时提到，会让他感到自己很重要。

D. 与客户交谈前最好第一时间索要客户的名片. 与客户交谈前对名片上的信息要浏览一遍, 不要急于介绍产品. 事先对客户的情况大致作些了解, 如是否是专业的进口商, 是批发商, 超市还是做工程的等等.一般可从名片清晰地看出该客人的性质，如公司名，网站，或名片中所列经营产品清单等。另对于自己对客户的性质的猜测, 可以向客户直接询问来得到验证.对于真正的买家, 一定要想办法让

客户在我们的BOOTHS内多停留一些时间, 对我们的产品的介绍要全面一些，且尽量让他们坐下来细谈。

E. 接待客人时问客人如下问题（详见《客户会谈记录表》）：

1）客人主要经营什么产品？对我们什么产品感兴趣？

2）目前是否做此类产品？

3）问清客人经营性质：批发商.经销商.零售商.做超市！

4）目前是否从中国进口？

5）目前经营量？

6）目前从中国进口量怎样？

7）了解客户自身的经营模式[客户以什么样的途径获得他的客户；与他的客户，一般采取什么样的付款方式、该国家产品需求趋势等等！

8）了解客户在中国的行程计划。

9）若知道客户的中国手机，或谈的比较深入的客户主动邀请客户来我司进行更深入洽谈。

F、无论是否能第一时间拿到客户的名片, 一定要先问清楚客户的国籍. 这点非常重要,不同国家或市场区域的客户对产品的需求差异很大, 只有知道了客户来自的市场区域才能有针对性的给客户作些

推荐.

G、一旦得知客户的国籍之后, 如果所负责其区域的业务员也在展会,及时转给其继续接待.以便展会结束之后的继续跟踪.

H、接待时要想办法在展会上加深客户对我们的印象. 如: 客户看目录时在常规型号上面打勾, 作些说明等. 尽量要在目录上作些标记, 不要让客户拿一套干干净净的目录回去.若展位备较充足样板，应主动问客户是否需样板，样板必须有带有公司联系方式的产品标贴，以避免给了客户样板，客人却不知是哪个VENDOR的样板。

I、接待时尽可能将客户的需求信息写在客人名片上；当接待的客户走后,参展人员要根据交谈的情况给客户分级(A,B,C).并把此信息注明在名片的右上角。交谈过程中若已判断对方为VIP客户，则一定要要到对方手机[BOTH国外及中国的手机]，并在参展期间每天打电话给对方邀请对方来我司展位再

J、若为详谈的客户，需将客户名片工整地订在笔记本上，客户名片不要盖住笔记本上所记录的客户需求信息！

K、客户若无名片，要求客户将他的联系方式记录于我司提供的空白名片上

L、接待客人时，若为华人，需问清客人身份，以防间谍套信息；但也不要因为对方是华人，而忽视对方，因为确实有华人为大型公司驻华代表，而且华人也构成了我司一主要客户群！！

M、交谈时要注意客户的特殊需求，比如佣金之类，特别是对我司多部门产品感兴趣时，要确保所有接待人员都明确客户的特殊需求；

4. 展会进行中的注意事项：

A. 各部门指派专人关注产品册及样品的数量状况并及时安排人补充，前几天的样品和宣传册仅供向客户介绍和了解产品，当展会即将结束时可赠与客户。

B. 参展人员抽空拍摄展会图片[有数码相机的人员请尽量自带相机！！由于公司相机有限，参展期间公司内部亦需使用相机，尽请大家理解！]

C. 由于我司展位空间有限，但产品较多且参展成员较多，各参展人员应尽可能地向客户SHOW完展位所展产品后即邀客户到展位外洽谈或到一旁所设的谈判桌去洽谈业务。尽量避免久立于展位内洽谈，避免展位内“交通堵塞”。

D. 参展的人鱼龙混杂, 大家要注意保管好随身财产, 物品. 对我们的报价表, 收集的客户的名片等, 要妥善保存.每次在展会上都会有不少小偷及刺探价格信息的"间谍".

E. 若是在展会上直接让开PI的客户，应尽量争取让其付一部分定金。

F. 中午不要在自己的展位上用餐，影响公司形象

5.逛展：

A.可在展会的第三天后逛展，合理分配人员，2-3人坚守公司展位，1-2人逛展

B.通过拍照，询问等各种方法，取得竞争对手的目录册，宣传册，名片，了解同行。

6. 一天展会结束后：

A . 每天结束后要召开参展效果分析会议，并根据对当天参展效果的分析及时调整接待方式、报价等各方面注意事项；

B . 参展人员每晚要整理客户名片信息，并有专人统一保管当日所收集名片！按国家或客户情况整理名片，以便能有效利用每个人所搜集的展会资源。[展会结束后所整理的名片统一用活页式名片页装订！] 对于所接待的AB类客户要尽可能记住客户的公司名及联系人姓名，以便对方再访时能清晰记起对方并继续业务的深入洽谈。

C. 当天晚上可向新老客户发一个问候邮件，加深印象。

D .每天向主管或领导以邮件方式及时汇报一天的工作情况及接待客户情况的信息。

E. 每天的各项开支必须整理好发票和收据，记录在《展会费用报销表》里。

1.展会结束后，对本次的参展，每一个参展人员要针对客户信息，参展效果，展会的各个细节做出总结并提出自己的意见和建议，在一周内完成并以邮件方式向领导汇报。

2.回公司后把客户分配给业务员后，最好在3天内再次跟进客户以开发新的业务，并在7天后向主管和领导以邮件形式汇报跟进情况。

A）联系客户：给每位客户发邮件，注意不要群发。邮件中体现出上次展会的内容。对重点客户要重点联系，先联系重点客户，分清主次。附件中添加展会时的合影。

B）回复客户：邮件发出去以后，陆续会收到一些回复。对这些回复要认真阅读，掌握客户的真实的想法，针对客户的回信内容及时复信。如果客户需要就某产品的报价，那就专门为客户制作报价单。（建议：报价单名字可以是：报价单+客户名字+日期，如：

Quotation–Selina-18-7-2006，不要小看多加几个字，客户会认为你这是专门为他做的订价单，对里面的价格也会认真对待。另外一个优点是你能够快捷地找到这份报价单。

C) 再次跟进: 如果客户对你的产品及价格比较满意，你则要诱导他订购你的产品了，比如问订购的数量，时间，交易条件等，用这些来引导客户进入正题。如果你发了邮件，客户没有反应，可电话与客户联系了解客户的真正需求

3.对于本次展会期间的费用，必须整理在《展会费用报销表》，凭发票或收据在一周内交由领导和财务审核。