人事行政部文员作业指导书

第一章职位说明书

第一节岗位职责

职位名称：人事行政部文员

直接隶属：人事行政部经理

直接下属：无

协调部门：采购部、生产部、品控部、储运部、财务部

岗位描述：在人事行政部经理的领导下，负责人事行政部的文书管理工作；负责文件的打字、复印、下发，报刊（邮件）的收发工作；负责文件、档案等有关资料的保管与存档工作。

岗位职责：

一、负责文件材料的打字、校对工作。

二、负责集团及分公司下发文件、资料的存档、借阅、归档的管理工作。

三、负责分公司报刊、信件、电子邮件及传真的接收和发送工作。

四、负责人事行政部人员的日常考核管理及月末考核上报工作。

五、负责集团董事长、副董事长手机话费查询及续缴工作，确保手机不停机，并每月向财务报表。

六、负责分公司文件资料的复印、登记管理工作。

七、负责分公司文件的下发工作。

八、负责分公司图书借阅的管理工作。

九、负责对人事行政部复印机、传真机、电脑的清洁管理工作。

第二节主要权力

一、有对人事行政部文件、图书、资料、档案及各类的物品的保管权。

二、对接收到的传真件、报刊、邮件有及时下发权。

第二章常规工作内容

第一节常规工作

一、日工作待办单

1、待办单要放在办公桌上的明显位置，便于提醒自己。

2、随时记录待办事项，经常查看待办事项，排列好各事项工作顺序，一个工作日的工作完成后，要认真进行总结，并制定次日工作计划，填写待办单。上一个工作日的待办事项未完成，应誊写到次日待办单上。

3、将当日工作项目记录，做出总结。

二、周部务会议

1、每周一参加由采购部经理召集采购部全体人员参加的部务会议，并做

会议记录。

2、对一周内的工作向部门经理做出汇报。

3、做好会议记录，存档备查。

4、建立签到簿。

三、考勤管理

1、对人行部全体员工的出勤情况进行记录，员工病事假应履行公司规定的手续。

2、每月月末，将考勤表交本部门经理签字后，分公司总经理签字后，送财务部成本会计处。

3、协助部门经理对驻分公司各部门出勤情况及月末考勤核对。

四、月工作总结

1、月30日16：00时前做出个人工作总结。

2、对分公司各部门、各级管理人员的月工作总结进行收集整理后，上报分公司总经理。

3、工作总结应按公司规定的模式书写，内容真实全面、不漏项。