合同归档制度

北京X X H I有限公司文件号：BJZJ-FK-001 版本：V1.0 密级：机密

合同档案管理制度

第一章总则

第一条为了规范公司合同管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。

第二章归档范围

第二条合经营同：公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议，文件等。

第三条其他合同：与业务有关的协议，文件等。

第三章归档制度

第四条凡属归档范围的文件资料，均由合同归口部门统一管理，合同应至少保留两份原件外加审批单，归口部门且把一份原件转移至财务部，任何个人不得擅自留存。

第五条财务部门无文件资料出借权，原件不得向外借出。

第六条原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的，行政部保存复印件，并备注原件的保留部门，以备查阅.。

第七条所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号，留存电子版。

第四章合同保管制度

第八条行政部设专门存放合同的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

第九条归档资料要进行登记，编制归档目录。

第十条部门设兼职合同管理人员，合同管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

第十一条合同分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

第十二条合同管理人员要熟悉所管理的合同资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

第十三条严格遵守合同安全保密制度，做好合同流失的防护工作。

第五章合同管理员的职责

第十四条部门设兼职合同管理人员，统一收集管理公司全部应归档资料。

第十五条具体负责工作：负责部门合同资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。

第十七条合同管理人员要严格执行部门管理规定，认真细致地做好保管以及利用工作，充分发挥合同资料的作用。

第六章合同查阅和借阅要求

第十六条只供集团内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写《借阅登记表》。

第十七条合同借阅的最长期限为两周;对借出合同管理人员要定期催还。

第十八条不准转借,必须专人专用。

第十九条必须爱护合同不得抽换合同内文件，保持整洁,不准在合同材料中写字、划线或作记号等，在合同材料右上角写合同编号除外。

第二十条用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知合同管理人员另行办理续借手续并说明理由。

第七章合同保管期限及销毁

第二十一条正式形成的合同以合同签订之日起开始计算合同保管期限。

第二十二条合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；

合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；

合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；

合同金额在5000万元以上的永久保存。

电子合同永久保存。

第八章合同销毁

第二十三条任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司合同材料。

第二十四条合同管理人员应定期对合同进行检查。

第二十五条合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

第二十六条凡是超过保管期限又确无保存价值的合同应在《合同销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由合同管理专员销毁，并由《合同销毁清单》立卷永久保存。

第九章责罚制度

第二十七条公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，并予以通报批评。

第二十八条公司所有员工凡违反合同管理制度，泄露公司合同机密的，涂改、拆散或未经批准转借、复印或携带合同外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人进行处罚，并予以通报批评；

第二十九条公司所有员工违反第六章第十九条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查；

第三十条一般合同资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告合同归档部门并办好

补办手续；如因遗失合同，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。

第三十一条不按规定存放电脑合同，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。

第三十二条对借阅公司合同用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。

第十章附则

第三十三条本制度由内控部负责解释及修改，由总经理批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。

第三十四条本制度自下发之日起执行。