接待团队入住流程

接待团队入住流程

1．团队到店之前

a) 在团队确切的到店时间之前，认真阅读团队入住通知书等有关资料（由销售部下发），

并记下所有的特殊要求。

b) 预先排房并准备好所有的钥匙，早班员工将在团队到达之前分配房，根据旅行社的要

求，接待员要把全部的钥匙及欢迎卡和早餐券放在一起，如早餐券，它应当包括客人姓名、团号、用餐号、人数、地点、日期及员工姓名和相应的用餐的印章以上所有的东西需放在一个篮子里（包括钥匙）。

c) 在团队房间安排表书上填写房号及到店的细节，（五联单可复印）尽快地送到管家部以

便于协调房间。

d) 前厅主管通知团队销售代表关于房间安排。

e) 确定团队的接待地点。

2. 团队到店

a) 行李生问候客人、欢迎客人的到来，并带领团队到接待地点。

b) 行李生带领领队和导游到接待处。

c) 接待员要询问团队的名称和团号。

d) 知道了团队名称和团号后，找到有交团队资料和房间钥匙。同时，通知团队销售代表。

e) 在销售代表时，接待员要与团队领队及导游做一些公关工作，这些公关工作的内容可

以涉及团队的行程和酒店方面的信息。收集客人的身份证加以复印留档。

f) 团队销售员、接待员欢迎领队和导游，由销售代表带领去团队入住层。

g) 团队销售员将向领队要求一份最终的客人名单：

i. 与领队核查最终的客人名单是否有所变动。

ii. 把排房表给领队，让他为客人分配房间。

h) 要求团队的签证（限外宾、超出六人同行的）。

i) 当给客人办理登记入住时，要向客人介绍酒店的设施和最新的计划：

i. 向领队介绍关于餐饮方面的食品新推出。

ii. 特别注意向客人介绍如何使用“IDD”电话。房间基本设施如吹风筒的位置等。j) 给团队发放钥匙：

i. 必须保证通知到每一位客人离店时退还钥匙。

ii. 客人入住名单要尽快给礼宾部以便于行李的运送。

k) 获得叫醒服务时间，出行李的时间和离开酒店的时间及用餐安排等：

i. 对以上安排，必须由领队亲自确认。

ii. 在领队的见证下，填写团队行程表并送到各有关部门。

l) 从领队处得到团队的行程安排及相应的联系方式，并把它保存在前台供参考。

m) 把所有资料输入电脑。

n) 确保复印最终入住客人名单，连同《团队通知单》一起，派送到各有关部门。

o) 把所有资料转到前厅接待处。

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