文书学重点复习

文书学

题型：一、名词解释

二、简答题

三、论述题

四、案例分析题

五、应用题

名词解释：

文书学：是一门以文件和文书工作为研究对象的应用性科学。

文件：（狭义上说）是指国家机关、企事业单位在国家治理、政务处理活动中，表达、记载、传递统治阶级思想意图的一种信息记录。文书工作：是指围绕文件的产生、传递、管理而展开的一系列活动。命令：是具有发布权限的上级机关对下发布的带有强制性特征的指挥性公文。具有强制性和权威性。分别有：公布令、行政令和嘉奖令。决定：决定用于对重要事项作出决策和安排。具有重要性和约束力的特点。分别有：知照性决定和指挥性决定。

决议：决议用于经会议讨论通过的重压决策事项。特点是程序性和权威性。分别有：通过重要文件的决议和通过重要决策事项的决议。指示：指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。指示的特点包括指导性和灵活性。分为方针性指示、政策性指示和命令性指示。

意见：意见用于对重要问题提出见解和处理办法。具有多向性、指

导性、针对性和原则性的特点。依据发文形式可将意见分为呈转性意见和直发性意见；依据内容可将意见分为宏观指导性意见和具体实施性意见。

报告：报告用于向上级机关汇报工作、反应情况、提出建议，答复上级机关的询问。报告是一种陈述性文件。其特点主要体现在陈述性和汇报性两个方面。按照内容可将报告分为工作报告、情况报告、答复报告、报送报告和建议报告；按照性质可将报告分为：综合性报告、专题性报告。

请示：请示用于向上级机关请求指示、批准。请示是一种请求性的文件。其特点主要有：期复性和单一性。分为：请求指示和请求批准指示。（请求指示的请示是指遇到疑难问题需请求的请示和请求批准的请示；请求批准请示可根据请示内容的不同细分为以下几种：请求批示的请示。请求批示的请示、请求审核的请示、请求解决的请示和请求批转的请示。）

批复：批复用于答复下级机关的请示。主要特点是被动性、针对性、指挥性。根据请示的种类，批复可分为指示性批复和审批性批复；根据主送机关范围不同，批复可分为转发型批复和增发性批复。

议案：议案适用于各级人民政府按照法律程序想统计人们代表大会或人们代表大会常务委员会提请审议事项。主要特点有法定性和限定性。从内容上可分为法律案、预算案、任免案以及重大决议案。

通知：通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的知识、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要

求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。特点有广泛性和多样性。按照内容和作用分为指示性通知、转文性通知、事务性通知、任免通知。

通报：通报用于表彰先进。批评错误、传达重要精神、交流重要情况。也就是说通报就是上级或主管部门用以表扬、批评或向下级机关及有关人员传达重要情况的一种知照性文件。特点：知照性、典型性和及时性。分为表扬性通报、批评性通报、情况通报。

公告：公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。特点：发布事项的重要性、公布范围的广泛性、公布方式的单一性。

公报：公报用于公开发布重要决定或者重大事件。特点有重要性、公开性和新闻性。按照内容和作用分为会议公报。新闻公报和联合公报。

函：函用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属机关的有关主管部门请求批准等。函的特点主要体现在多样性和商洽性。从格式上可将函分为公函和便函；从行文时间上看，可将函分为主动发函和被动复函；从内容上可将函分为商洽函、询问函、答复函、请批函和知照函。

会议纪要：会议纪要用于记载会会议主要精神和一定事项。特点有内容的纪实性、表达的要点性、称谓的特殊性。会议纪要依据会议的目的、类型等不同而不同。根据发文形式，可将会议纪要分为单体行文会议纪要和复体行文会议纪要。根据会议类型，可将会议纪要分为专题会议纪要和工作会议纪要。

规定：规定用于对待特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。特点有：使用的广泛性、内容的规范性。

归档：归卷即指文书部门将经系统整理的档案，一教给机关档案室保存的过程。

归卷：

电子文书：是指以电子形式表现并通过网络传送的，用于政府机关相互之间联系事务的具有规范格式公文。

简答题：

文件形成的过程：P15

1.社会因素：社会需求是文件产生的必要条件。因其具有组织生产、抵御灾祸、传递信息、记载经历的生存需要。

2.政治因素：管理需求是文件工具化的前提。统治者的需要。由于统治规模的扩大，需要管理的对象变得多样化；社会分工的细化，使得管理层次多元化；社会矛盾的激化，导致管理关系的多重化。

3.文化因素：文字的出现是文件运行的基本保障。记录载体的进步。体现在从口语实物的传播到结绳刻契的记载，再到涂画文字的表达，最后发展到胶片数码的应用。

文件的特点：

1.严格的规范性：表现为对公务活动的严格界定，对作者资质的严格限定，对文件内容的严格限定，对文件运行的严格限定，对行文格式严格限定以及对制文程序的严格限定。

2.法定的权威性：文件的法定权威性，是由法定作者的合法地位决定

的。体现在行政职权上，工作威信上以及执行效用上。

3.鲜明的政策性：由其文件制作主体的政治目的和管理需要决定的，体现制作主体的意志和利益。

文件的功能：

一、文件的基本功能

1.社会管理的功能

2.上传下达的功能

3.公务联系的功能

二、文件的其他功能

1.法规规范功能

2.凭证参考功能

3.宣传教育功能

文书工作的行文规则：行文规则是指文件在撰写和处理过程中必须遵守的规定和准则，是使文书工作规范化、科学化，确保国家机构指挥的权威性、灵敏性和有效性的重要原则。

一、行文时要尊重组织系统的隶属关系

1.费隶属关系的机构不得以隶属关系行文，既不能以下行文方式发出命令、指示、决定等领导型文件和以上行文方式发出请示、报告等文件。

2.党政机构要分别行文，即在各自的系统内发布文件。

3.上级机构的业务部门和下级机构的业务部门，指示在业务上有指导关系，而没有直接隶属或领导关系。

二、行文时要尊重机关职权

1.不要越级行文。对于属于直接的上级或下级机构职权范围内的事情，行文时不要越级；因有特殊情况必须越级行文时，须抄送所越过的直接上级或下级机构。

2.行文时要分清主送机关和抄送机关。一般请示或要求办理、答复的文件，应主送一个机关；受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

3.要严格控制抄送范围。抄送机关是需要了解文件内容并协助文件办理的机关，否则不予抄送；向上级机关领导机构的请示，不必同时抄送下级机构；向下级机构的重要行文，可以抄送直接的上级机构；转发上级机构的文件，不需抄送。

三、行文时要考虑是否需服从工作需要

具体应做到：凡是不该发浊可发可不发的文件，一律不发；不该转发或可转可不转的文件，一律不转；不该抄送或可抄送的文件，一律不抄；能综合处理的问题，不要零星发文；凡是以公报形式公开发布的文件，不要另外行文；业务部门尽量对口发文，减少中间转递环节。

四、行文时要明确发文权限

机构内部应该明确发文权限。凡属于涉及国家方针、政策和机构全局工作的重要文件，一机构名义发文；属于既定方针、政策范围内的业务性文件，以业务部门的名义行文；属于行政事务方面的文件，以综合办公部门的名义发文。

五、两个以上的同级机构可以联合发文

联合发文应当确有必要，单位不宜过多。

六、经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，同样具有法律效用，可不再行文。

文书工作的内容：

包括发文出来、收文处理和文件整理归档。

一、发文处理

发文处理由把握文件的需求开始，到文件被发送给接收方结束，主要任务包括：

1.文件需求的把握

文件需求的把握主要是能够根据领导者的指示、授意或根据机关工作的需要确定文件制发的主要目的、宗旨，根据发文目的和文件撰写的相关要去酝酿文件内容。

2.撰写文稿

根据文件撰写规范和文种、格式、用语要求草拟文件的主要内容。

3.审核文稿

将撰拟的初稿交由文件主管进行审核。文件主管领导将围绕文件内容与发文目的的一致性、文件内容格式的标准性和文件语言、用词的准确性三个方面对文件进行审核。

4.修改文稿

文件撰拟人员根据审核的结果，对文件初稿进行修改，交由文件主管领导复核，然后再修改，直至主管领导通过后定稿。

将文件最后修改稿交由机关领导人签发，使文件成定稿。

6.缮印

将签发后的文件打字排版、校对、复印、装订。

7.用印

在文件正本上加盖机关印章或领导人的签名章，是文件正式生效。

8.登记

将要发出的文件在发文登记簿中进行登记。

9.装封传递

将文件装进信封，写清地址，封口后发送给收发方。

二、收文处理

收文处理是文件开始发挥现实效用的重要阶段。其任务主要包括：1.签收

对有机到本机关的文件进行收到确认，并根据文件清单内容对文件数量和质量进行清点和检查。

2.拆封登记

在保持封内文件完好的前提下，拆开信封，将文件的相关信息登记到收文登记簿中。

3.拟办

文书工作主管领导根据文件内容提出文件初步办理意见。

4.批办

机关主管领导依据文件内容和你班意见对文件如何处理作出批示意

5.承办

文件内容涉及的业务部门或相关人员根据领导拟办、批办意见，对文件进行传阅、表达、办理等，使文件的现实执行效用得以发挥。6.催办

根据文件办理时限的要求，对承办单位和承办人的文件承办情况进行督促检查，以防止文件积压和延误。

7.注办

对文件办理结果加以注明。

三、文件整理归档

四、文件整理归档是将办理完毕的文件依据科学的方法进行整理，并向机关档案室移交的过程。其任务主要包括：

1.整理

对已经办理完毕且有查考保存价值的文件（包括发文、收文、内部文件等），按照科学的方法进行整理。

2.移交归档

将整理好的档案，按照归档制度要求向机关档案室移交归档。

3.销毁

将无查考和保存价值的文件按照要求进行销毁。

立卷六特征：

文件都有其自身的基本特征，即都有标题、主送机关、正文、发文时间、签署等要素。其中，最基本、最能说明文件面貌的是作者、通讯

者、内容、文种、时间、地点等特征，人们常常把这些特征称为作者特征、通讯者特征、问题特征、名称特征、时间特征和地区特征，简称为“六个特征”。

1.作者特征

作者特征指的是文件制发机关的特征。每份文件都有其制发机关，如国务院文件，制发机关就是国务院。按作者特征立卷就是将同一作者制发的文件集中在一起组成案卷。按作者特征立卷，有利于反映本机关的决策及与其他机关的联系，反应同一作者的活动；便于利用者了解文件的来源、行文关系、重要程度；也便于利用者按作者特征查找文件。

2.通讯者特征

通讯者特征是指文件收发文双方共同构成的特征，是作者特征的另一种表现形式。按通讯者特征立卷，就是把本机关与某一机关之间就某一问题或某些问题的往复文件，集中立为一卷。按通讯者特征立卷，可以反映机关之间对有关问题的协商，或上下级机关之间的领导、指导关系；便于了解意见事情的起因与结果。它是事物之间联系性和因果关系在文书立卷中的具体体现。

3.问题特征

问题特征是指文件内容所反映的主题特征。按问题特征立卷就是反映同一主题（包括统一问题、事件、人物、工作等）的文件组成案卷。按问题特征立卷，能够反映事物之间内在的、本质的、必然的联系，反映出一个问题处理的全貌，也便于按照问题特征来查找文件。

4.名称特征

名称特征是指文件的名称特征。每个文件都有自己的名称，如命令、指示、通知等，把同一名称的文件放在一起，就体现出名称特征。按名称特征立卷就是将同一文种的文件集中在一起组成案卷。按名称特征立卷，可以反映不同文件的性质和作用，便于区分文件的重要程度和保存价值。

5.时间特征

时间特征是指文件内容所针对的时间和文件形成的时间共同构成的特征。按时间特征立卷就是将形成于同一时间或内容针对同一时间的文件集中在一起组成案卷。现行机关的文书立卷都是分年度进行的。按时间特征立卷，可以反映出一个机关在不同时期的工作内容和特点，便于查考机关在不同发展阶段的工作面貌。

6.地区特征

地区特征是指文件内容所针对、涉及的地区或文件作者所在的地区共同构成的特征。按地区特征立卷就是将来自同一地区或内容针对同一地区的文件集中起来组成案卷。按地区特征组卷，便于反映一个地区的工作情况，或对一个地区问题的处理情况；也便于按地区特征查找文件。