EBS月结与年结流程

Oracle ERP系统月结与年结流程探讨

月结与年结处理，是企业财务比较特殊而重要的业务操作。在实施与推广Oracle ERP系统过程中，如何结合现行的会计制度与惯例，充分利用软件功能，做好相应的关账、开账工作，是困扰许多企业财务人员乃至实施顾问的一个热点问题。为此，笔者提出自己一些解决思路，供同仁参考。由于时间紧迫，错漏之处在所难免，欢迎商讨及指正。

一、什么是月结处理

通常，企业财务部门每月末终了都要对该月账务进行检查，进行结算处理。例如将当月的制造费用结转为生产成本，在部门间分摊公共费用等等；并制作、打印相关的报表与分析报告。最后才关闭本期期间打开下月期间，开始下个月的账务处理。

Oracle ERP是一个由多功能模块共同组成的电子商务系统，包括账户处理及事务处理两大部分，其中总账称为账务处理系统，而其他模块，例如：应收、应付、资产、库存，称之为业务处理系统，习惯上叫：子系统。由于大量业务数据在子系统中完成，Oracle月结的流程已不仅仅停留在总账系统层次上，因此要按一定的顺序依次核对子系统的账务，并关闭子系统会计期间，最后才关闭总账期间。通常建议按如下顺序进行月结关账流程：

关闭采购期间>>关闭库存期间>>关闭应付期间>>关闭资产期间>>关闭应收期间>>关闭总账期间

二、月结处理与期间关闭

子模块的月结业务，通常就是确保所有的当月业务已经完成，在子模块中运行相应的报表，并与总账中所对应的科目进行对账。对有差异的部分查找原因，合理的在总账中加以调整，做到账账相符。

下面来看看如何按顺序关闭子系统的期间：

一) 关闭采购会计期间

1、运行“采购订单明细报表”、“采购订单和发放明细报表”、“未结采购订报表（按采购员）”“打开采购订单报表（按成本中心）”等报表，显示出订购的数量和实收数量，并对其进行核对(路径：报表>>运行)；

2、运行“未开票接收报表”，查看并核对其中的数据(路径：报表>>运行)；

3、对于费用采购类的期末应计会计，运行“接收应计- 期末”流程，将采购日记账导入总账(路径：报表>>运行)；

4、及关闭采购期间(路径：设置>>财务系统>>会计>>控制采购期间)。

二）关闭库存会计期间

1、确保当月所有事务处理已经完成，并且导入总账；

2、查看当月是否存在待定事务处理，要求有关人员处理（路径：查看事务处理>>待定物料事务处理）；

3、关闭库存会计期间（路径：会计关闭期间>>库存会计期）。

三）关闭应收会计期间

应收模块的多数业务基于订单管理模块和库存模块的操作，因此应收模块的月结应该在订单管理模块和库存模块月结后才能关闭会计期。

1、提交“未完成发票报表”、“未核销收款登记表”等程序，检查是否存在未完成状态的发票、贷项通知单及“记账”状态的收款等(路径：报表>>会计)；

2、运行自动开票，确保当月发票已经完全从订单系统导入（路径：接口>>自动开票）；

3、运行导入总账系统的程序，确保当月发票、收款等已经完全导入总账系统（路径：接口>>总账管理系统）；

4、关闭应收会计期间（路径：控制>>会计>>打开/关闭期间）。

四）关闭应付会计期间

应付模块的多数业务基于采购模块和库存模块的操作，因此应付模块的月结应该在采购模块和库存模块月结后才能关闭会计期。

1、运行“发票登记”程序，检查是否存在未审批、需要重新审批的发票、贷项通知单等(路径：其它>>请求>>运行)；

2、运行“应付账款管理系统会计核算流程”、“将应付账款传送至总账”，确保当月事务处理完全传送到总账（路径：其它>>请求>>运行）；

3、运行“创建成批增加”，确保采购固定资产、在建工程发票信息传送到了固定资产模块（路径：其它>>请求>>运行）；

4、关闭应付会计期间（路径：会计>>控制应付款期间）。

五）关闭固定资产会计期间

资产模块期间一般在应付期间关闭后才进行关闭，以防止有当期固定资产采购未创建资本化。

1、请检查是否存在新增固定资产或者在建工程未导入（路径：成批增加>>准备成批增加）；

2、确认所有资产被指定分配行，如果资产未被指定到分配行，则期末的折旧程序不能完成，期间也不能关闭。运行“未分配给任何成本中心的资产列表报表”可确定哪些资产未被指定到分配行。针对这些资产，指定其分配行信息。(路径：其它>>请求>>运行)

3、运行未关闭期间的折旧，确保折旧的日记账账务正确，并且已经导入到了总账（路径：折旧>>运行折旧）；

4、运行折旧关闭期间（路径：折旧>>运行折旧）。

六）采用每月结转损益的处理（可选）

如果企业月末需要结转损益的，还要根据需要将收入、费用结转到本年利润科目。通常我们采用手工日记账或者经常性日记账的方式来完成。注意，由于需要保留每个科目的余额供生成报表，因此通常采用定义一个虚拟收入科目、一个虚拟费用科目方式，并在总账模块生成如下分录：

借：虚拟收入科目本月总收入

贷：虚拟费用科目本月总费用

借/贷：本年利润科目本月总收入-本月总费用|

七）成本差异分摊

前提：请确保子模块账务都已经导入总账，所有的人工/导入日记账已经过账。

以下以标准成本法下的成本差异分摊为例，给出一个通常的做法：

对于采购价格差异、发票价格差异，每月末按原材料、自制品、库存商品、销售成本的月末价值权数分摊，在总账作如下分摊处理：

借：销售成本- 产品

产成品- 差异

半成品- 差异

原材料－差异

贷：成本差异- 材料价差

成本差异- 发票价差

对于WIP物料用量、资源效率、制造费用差异，每月末按当月完工的产品价值分摊，在总账作如下分摊处理：

借：销售成本-产品

产成品- 差异

半成品- 差异

贷：成本差异–材料量差

成本差异–资源效率差异

成本差异–制造费用差异

对于标准成本调整差异，在原材料、自制件、产成品、销售成本月末价值权数分摊，在总账作如下分摊处理：

借：销售成本-产品

产成品- 差异

半成品- 差异

原材料－差异

贷：成本差异–成本调整差异

使用平均成本方法，一般来说差异都比较小，可以直接结转到当月的销售成本中去。如果确实需要分摊，也可以按标准成本差异类似的原则进行分摊。

八）关闭总账会计期间

1、确保所有日记账过账后，运行“试算表- 明细”，核对余额，确保正确(路径：其他>>请求)；

2、关闭总账会计期间（路径：设置>>打开/关闭）。

三、什么是年结处理

通常，企业月末采用表结法（即只出报表而不实际进行损益结转）进行结账工作，年末才将所有收入和费用结转到本年利润科目。

如果我们不需要任何年结分录的出现，我们就直接打开新会计年度的第一期，以启动并发进程来更新账户余额。在打开新会计年度的第一期时，系统会自动结算损益表，并将差额过账至在会计账套中指定的留存收益账户。

如果我们需要产生年结分录，请参考如下做法：

为了方便年结处理后的期间余额不至于受到年结分录的影响，我们通常将会计期间设置为每年13期（年末设置1个调整期间）、14期（年初、年末各设置1个调整期间）。年结分录均在调整期间内完成。

到了年末12月期间，所有账务处理完成后，关闭12月期间，打开年末调整期

间。如果需要创建实际结算日记账分录，以显示将损益表账户结转至留存收益的记录，请提交“关闭流程 - 创建损益表以关闭日记账”程序，此程序会创建可审核的结算日记账分录。如果当地会计规则要求您结算资产负债表，请提交“关闭流程 - 创建资产负债表以关闭日记账”程序。

此外，还可以执行年终保留处理来标识未清采购订单和申请保留款，取消某些或全部保留款，并将保留、预算和可用资金余额结转至新的会计年度。如果不结转保留款，则可能需要取消包含保留款的现有申请和采购订单。

四、年结处理的三种余结转额

一) 如何进行年终损益结转

当我们打开新会计年度的第一期后，系统会自动将所有收入和费用账户的余额结转至留存收益账户。这个是不会生成任何凭证的。

如果需要生成相应的结转凭证，就需要去提交“关闭流程- 创建损益表以关闭日记账”程序来自动创建需要的凭证。

路径：（GL）其它>>请求>>标准

图1 运行损益表结算日记账程序

程序会生成日记账，以结算某个收入和费用账户范围内的年初至今(YTD)实际余额。可以为任何打开的期间提交此程序，换句话说，就是也可以这个程序来做损益月结处理。

1、期间：默认为最近打开的期间，通常指定为表示会计年度最后一天的调整期。

2、账户自、至：此范围可覆盖多个平衡段，并可以包括完整的科目表列表。系统只提取指定范围内收入和费用账户的余额。

3、结算账户：通常为资产负债表中的留存收益账户。如果要结算多个平衡段，系统会为每个平衡段创建单独的结算账户。

4、收入抵消账户（可选）：可输入损益表账户。

5、类别：如果不输入收入抵消账户，系统默认为“关闭损益表”；如果输入收入抵消账户，系统默认为“收入抵销”。

如果损益表余额同时使用本位币和外币，则结算流程会生成一个日记账批，该批将包含每个处理币种的单独日记账。对于本位币，由于未应用折换额，因此日记账将仅具有输入额。对于外币，则日记账将同时具有输入额和折换额。

如果不输入收入抵消账户，系统将账户范围内的每个收入和费用账户YTD余额调整为零，过账至留存收益账户的金额将成为收入和费用账户YTD余额的合计净额。产生的结算分录如下

借：收入明细科目

贷：费用明细科目

贷：留成收益

注意，实际上产生的分录，留成收益行是借贷方都有数字的，没有轧差为净额；而且如果收入、费用科目借贷方都有余额，系统生成的同一分录行也是借贷方都有数字的。系统生成的日记账如图2所示：

图2 损益表结算日记账——关闭损益表类型

如果输入收入抵消账户，系统不会将指定账户范围内的收入和费用账户调整为零。但程序会计算收入和费用账户的合计净额（此合计额包括抵销账户中的余额）。然后它会将合计净额的过账至收入抵销账户的相应贷项列，如果收入大于费用的话。

产生的结算分录如下

借：收入抵消科目

贷：留成收益

系统生成的日记账如图3所示：

图3 损益表结算日记账——收入抵消类型

结算日记账分录的有效日期是您在参数窗口中指定期间的最后一天，通常为会计年度的最后一天，即调整期。我们对系统生成的这个日记账复核无误后过账，转入留存收益账户的收入和费用账户余额就为零了。

当我们打开新会计年度的第一期后，系统会自动将所有收入和费用账户的余额结转至留存收益账户。但是，由于在过账结算日记账之后，转入留存收益账户的收入和费用账户余额已为零，因此此打开新会计年度期间的过程不会传送余额，也不会对留存收益产生其它影响。

如果需要在打开新的会计年度后进行收入和费用调整，则过账追溯调整会为新会计年度的所有打开会计期自动更新留存收益账户的期初余额。但是，结算日记账中的金额不会反映该调整。为准确起见，您必须先冲销结算日记账，进行过账，输入调整，然后运行创建损益表结算日记账程序并过账。

二) 如何进行资产负债表的年终结转（不推荐）

如果当地会计规则要求结算资产负债表，最好定义会计日历包括两个调整期：一个是要结算会计年度的最后一天；另一个是新会计年度的第一天。在要结算会计年度的最后调整期内运行并过账，在新会计年度的第一个调整期内，冲销资产负债表的结算日记账以重新填写资产负债表账户。这样就不会影响报告期间内的账户余额。

注意：系统只结算本位币余额及外币折算额，外币余额将被忽略。

路径：（GL）报表>>请求>>标准

图4 运行资产负债表结算日记账程序

1、期间：默认最近打开的期间，通常指定表示会计年度最后一天的调整期。

2、账户自、至：可覆盖多个平衡段，并可以包括完整的科目表列表。系统只提取指定范围内的资产负债表账户余额。

3、结算账户：资产负债表结算账户。

4、类别：默认“关闭资产负债表”。

生成的会计分录如下：

图5 资产负债表结算日记账

如果不需要结算资产负债表，通常就是直接关闭本期并打开新的会计年度。

三) 年终保留款结转处理

首先在采购模块，运行成批取消以取消选定的未结采购订单和申请保留款。

然后，在总账中过账所有保留、预算和实际日记账分录，可通过保留款试算表报表在年终结

转之前详细复查总账账户的保留余额和活动。

核实无误后，关闭本年度最后期间，打开下一会计年度的第一期，打开下一保留年度，打开下一预算年度。然后执行保留款结转（否则所有保留款均会自动变为零）：

路径：（GL）日记账>>生成>>结转

图6 年终结转保留款

1、结转规则：仅限于保留款——系统会计算截至年终的年初至今保留余额，并将余额结转至下一会计年度第一期的期初余额；保留款和保留预算——系统会计算截至年终的年初至今保留余额，并将保留余额与预算余额相加，然后将总额结转至下一会计年度第一期的期初余额；可用资金——系统通过将年初至今预算余额减去年初至今实际和保留余额来计算可用资金。然后将计算出来的金额结转至下一会计年度第一期的期初余额。

2、保留款类型：请输入要结转的保留款类型。选择“全部”以结转所有保留款类型的金额。

3、预算：输入预算名称以及预算组织。

4、期间自、至：系统会根据起始期间来计算年初至今金额，但不会更新现有起始期间的余额。

5、结转范围：系统只为输入范围内的账户以及分配给指定预算组织的账户结转余额。