档案归档文件整理的基本方法

归档文件整理的基本方法

一、装订

1、件的区分

件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

2、装订方法

每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。

每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。

二、分类

1、分类方法

根据实际情况，我们选择以下分类方法

保管期限－年度分类法

这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如：长久：2001年、2002年、2003年……

定期：2001年、2002年、2003年……

2、编制分类方案

分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。

（1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。

（2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号

（3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。

采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。

3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。

三、归档文件排列

1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

2、排列原则，是在最低一级类目内件的排列。所谓最低一级类目是指分类时所确定的类目体系中设置最低一级的类目，如按管期限－年度分类时，那么年度为最低一级类目。

3、排列方法：是文件形成的时间结合级别排列

操作步骤：一是将文件按上下级（文件形成单位）分好，上级文排前，本级文排后，同一单位形成的文件按文件形成时间的先后顺序排列，形成日期在前的排列在前面，形成日期在后排在后面；二是会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。

四、编号

1、编号项目

编号项目分为必备项和选择项。必备项包括全宗号、年度、保管期限和件号。选择项主要指机构（问题）项。

（1）全宗号：是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代码。用三位阿拉伯数字表示。如：1号全宗表示为“001”。

（2）年度：指归档文件的形成年度。应用四位阿拉伯数字表示。

2、加盖归档章

归档章位置一律盖在文件首页上端的空白位置，如首页无盖章的位置或重要文件要保持原面貌也可在文件首页纸页加盖归档章，一律使用蓝色印油盖章。

归档章填写，应使用碳素墨水或蓝黑墨水。

3、保管期限，指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定文件的保管期限表。一般分为为长久、定期两种。

4、件号，指文件的排列序号，分为室编件号、馆编件号。

室编件号应在不同期限、不同年度内分别编写流水号。

馆件编号，移交进馆时，按上面有关规定再确定。

机构（问题），只填机构（问题）名称，名称太长可填写简称，如机构名称可简称，问题可写成“党群”“行政”“业务”等。

五、编目

1、目录格式包括目录表头、目录表格形式、各项目在录目中的位置等。总称为“归档文件目录”，项目包括：件号、责任者、文号、题目、日期、页数、备注等。

封面格式：设置全宗名称、年度、保管日期、机构（问题）等。

2、目录表填写方法与要求

（1）件号，按室件编写填号

（2）责任者，一般应使用全称或能用名称，联合发文的一般填写主办单位的（使用主办单位的文号）名称

（3）文号，只填写文件的序号。有字的填写字号。如“党字4”。

（4）题名，应照实填写。如有副题名时正题名能够反映文件的内容，副题名一般无须抄录；有的题名不清时，应重新拟写或补充标题并在新拟或补充标题之外加“[]”号填写在目录中。会议记录须重新拟题名时应写明会议时间和主要内容；正文不能反映副文的内容时，也可在正文题名后抄录附件题名，外加“（）”号。

（5）日期，应以8位阿拉伯数字，填写可分为上下两行。

（6）页数，计算页数以文件中有图文的页面为一页，空页不计，折叠的仍按一页计算；来文与复文、正文与底稿作为一件算应将构成该件的各文件页数相加为该文件的页数。

（7）备注，主要对密级、缺损、修改、补充、移交、销毁等情况需要说明的填写在备注上，如内容较多备注难以填写的时，可在备注栏中加“＊”将具体内容填入备考表中。

在填写时，应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等。使用计算机管理的单位，可在使用档案管理软件生成并打印目录。一般情况下印四套，其中两套装订成册，（一套档案室留

用，一套准备移交）一套做为备份或放入全宗卷内，另一套放在档案盒内。

3、目录封面的填写与装订

归档文件目录封面的格式应与目录的编制方式一致，设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中全宗名称应使用全称或通用简称填写，其他栏目根据目录编制成册的具体方式选择设置并填写。

装订。装订顺序：外用硬封页，内有封页，再装订归档文件目录。同一个期限的装订在一起，目录号统一一个流水号，每年沿续下去。

六、装盒

1、归档文件装盒

归档文件严格按照件号的先后顺序装入档案盒，应与归档文件目录中相应的条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应查到文件实体。具体要求：一是不同年度形成年度的归档文件不应放入同一个盒内；二是不同保管期限的归档文件不应放同一档案盒内；即是同一类档案装不满时，也不要混装，而应采取用不同厚度的档案盒来解决。

2、档案盒封面、脊背的填写

档案盒封面应填写全称或规范化简称，填写时用油印式制作规范的印章（楷体小初）

档案盒脊背项目包括：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号，各项填写要求如下：

全宗号，可用档案馆给定的全宗号，没有可暂时空着。

年度，填写盒内文件形成的年度，如“2001”

保管期限，填写盒内文件所属保管期限，填写长久、定期。

起止件号，填写盒内归档文件排列最前和最后的件号，件号之间用“－”连接。盒号，档案盒顺序号，从2001年开始编，编到4位数后为一个断号，再另起号。

3、备考表的填写

备考表放在盒内所有文件之后，用于以盒内归档文件进行必要注释说明。填写要求如下：

盒内文件情况说明，对归档文件收集齐全程度、文件本身状况（如字迹模糊、缺损）、整理情况（如修改、补充、移出、销毁等），均应加以说明。

整理人：一般由整理人填写。

检查人：一般由负责检查人员填写。

日期：按归档文件整理完毕的日期填写。

机关文件材料归档和不归档的范围

（1987年12月4日国家档案局发布，自1987年12月4日起施行）

为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和机关各项工作的需要，为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料，制定《文件材料归档和不归档的范围》。

1、归档的文件材料的范围

凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

1、1上级机关的文件材料：

1、1、1上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

1、1、2上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；

1、1、3党和国家领导人，人民代表，上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料；

1、1、4代上级机关草拟并被采用的最后草稿和印本；

1、1、5上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。

1、2本机关的文件材料：

1、2、1本级人代会、政协、顾委、党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料（由召开机关收集归档）；

1、2、2本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料；

1、2、3本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；

1、2、4本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；

1、2、5本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；

1、2、6反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料；

1、2、7本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料；

1、2、8本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；

1、2、9本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；

1、2、10本机关党委、团委、工会和内部组织结构在工作活动中形成的重要文件材料；

1、2、11内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；

1、2、12机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；

1、2、13本机关及本机关批准的有关区域变化、解决山林、地界、水利纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料；

1、2、14本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；

1、2、15本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料；

1、2、16本机关（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

1、2、17本机关（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复名、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料；

1、2、18本机关及机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；

1、2、19本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

1、2、20本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

1、2、21本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

1、2、22本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

1、2、23各种普查工作中形成的文件材料；

1、2、24按有关规定应归档的死亡干部档案材料。

1、3同级机关和非隶属机关的文件材料：

1、3、1同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；

1、3、2有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；

1、3、3同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。

1、4下级机关的文件材料：

1、4、1下级机关报送的重要的工作计划、报告总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；

1、4、2直属单位报送的重要的科技文件材料；

1、4、3下级机关报送的法规性备案文件。

2、不归档的文件材料的范围

2、1上级机关的文件材料；

2、1、1上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料；

2、1、2上级机关发来供工作参考的抄件；

2、1、3上级机关征求意见未定稿的文件。

2、2本机关的文件材料：

2、2、1重份文件；

2、2、2无查考利用价值的事务性、临时性文件；

2、2、3未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件，定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

2、2、4从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

2、2、5无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信；

2、2、6机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

2、2、7本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；

2、2、8为参考目的从各方面收集的文件材料。

2、3同级机关和非隶属机关的文件材料：

2、3、1参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

2、3、2非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

2、4下级机关的文件材料：

2、4、1下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；

2、4、2越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；

2、4、3下级机关抄报备案的一般性文件材料。

3、各机关应根据本《范围》的精神，结合实际情况，制定本机关、本系统文书材料归档和不归档的具体范围。