秘书学案例分析题答题要点

案例分析题（课堂教学使用）

【案例题1】在某厂的一次领导办公会上，管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。管财务、管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，办公室卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。

“我先说几条信息请领导们参考：一是供应我厂工业粮食原料产区今年都遭到严重的水灾；二是国际上几个粮食出口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性粮食欠收趋势已定；三是我国粮食市场的粮价呈现上调的趋势。根据以上情况，我预计，近期工业粮食原料的价格必定上涨，而且上涨幅度相对较大。因此，我建议当务之急是在粮食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造；由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些……”

经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。

上面的案例对秘书信息工作有何启示？请加以分析。

〖参考答案要点〗

信息工作是行政工作的基础，及时、准确的信息是领导正确决策的依据。在企业领导讨论如何提升竞争力问题时，办公室卢主任将自己新近收集和分析所形成的信息及时提供给领导。最终领导采纳了卢主任的建议：先购进粮食原料，再进行技术改造。可见，企业领导的正确决策主要得力于卢主任的卓有成效的信息工作。

秘书做好信息工作的关键在于：注重调查研究，敏于感受信息，时时处处关注各方面的相关信息及最新动态，并且善于鉴别、分析和预测信息，积极向领导提供有参考价值的信息，从而发挥秘书辅佐决策的参谋作用。本案例中卢主任的经验值得借鉴。

【案例题2】请从秘书信息工作的角度对以下两个案例进行综合分析

（一）江西省抚州市一个信息员在本地报纸的一篇报道中看到有关福建、广东等地客商以高于本地1倍多的价格大量收购早稻的消息。于是，在没有经过核实的情况下，对本情况进行了编报。领导看到信息后指示有关部门核实情况，才发现是因为报纸在编排的时候误将80元写成了180元。

——摘自熊志峰《信息工作成就人生》（《秘书工作》2008年第10期）（二）福建省委有一位领导曾在全省党委办公厅（室）信息理论研讨班上，特地向大家深情致谢，他说，上年的六、七月间，省里出现大面积的稻飞虱，他看到灾情报告后，深感此条信息很重要，立即与有关部门研究决定狠抓病虫害治理工作。他深有感触地说，若不是信息来得及时，及早防治，就可能会酿成爆发性、毁灭性的灾害，要损失四五亿斤粮食！

——摘自张广敏《一把锋利的“双刃剑”——兼论“信息工作无小事”》

（《秘书工作》2005年第10期）

〖答题要点〗

（1）信息工作是领导决策的基础和依据，案例一中，信息员对新闻信息不加核实就匆忙上报是错误的，幸亏领导看到信息后指示有关部门核实情况，没有酿成严重的后果。可见信息的真实性是信息工作的第一生命。

（2）信息的及时有效性对信息工作具有重大意义，案例二中，福建省委领导在收到6月份出现的稻飞虱的信息后，立即采取了相关措施，狠抓病虫害的治理工作，避免了粮食减产的毁灭性灾害。

以上两个案例从正反两个方面说明秘书信息工作必须求真求实、及时有效。

[不拘泥于答案，鼓励独立思考。]

【案例题3】明代正徳年间，秦藩要求加封陕边地，江彬等人因受其贿赂替他向皇上请求。皇上力排群议同意封地，命大学士起草一份加封诏令，杨廷和、蒋冕知道加封将带来后患，感到十分为难，便称病不去上朝。唯有梁文康承命起草诏令，诏书写道：过去皇太祖曾诏令说，这块土地地广富饶,藩王得到后一定会多养士卒马匹，也一定会因富庶而变得骄纵，一旦有奸人挑拨引诱，就会行为不轨，不利于国家，因此，不能封给藩王。现在藩王既然恳请得到这块土地，那就加封给他吧！但得到此地后，不要在此收聚奸人，不要在此多养士卒马匹，不要听信坏人挑拨，图谋不轨，扰乱边境，危及国家。否则，要想保全自己的妻子儿女是不可能的。皇上看到诏令，吃惊地说：若结果是如此，那是令人忧虑的，还是不给藩王加封边地为好。于是事情就作罢了。

请对上面案例中梁文康起草诏令的表现进行评析。

〖答题要点〗

(1)杨廷和、蒋冕称病不去上朝,而梁文康却能承命起草诏令,履行自己的职责，这符合秘书工作的服从原则。

(2)梁文康深知秦藩加封陕边地将会带来的不良后果,于是在诏书中写明过去皇太祖所下诏令的意思,为皇上的最后决策提供信息，起到了参谋作用。

(3)由于梁文康的机智和巧妙,所写诏令启发了皇上,使其不给藩王加封,取得了良好的进谏效果，起到了辅佐决策的作用。

【案例题4】据《成都商报》2008年9月17日报道，因将放假通知的“中秋节”错写成“端午节”，四川省巴中市政府有关科室的4人被问责，其中3人被免职。这是记者前日从巴中市机关行政效能建设办公室获悉的。

9月9日，《巴中市人民政府办公室关于2008年中秋节放假安排的通知》这份内部传真明电引起一片哗然。

这份由巴中市人民政府办公室主任何政签批的中秋节放假通知竟出现了如下内容：

“各县（区）人民政府，市级各部门，市经济开发区商贸园、工业园管委会：

根据《四川省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于2008年部分节假日安排通知的通知》（川机2864号）安排，2008年中秋节放假三天……节假日期间，各地各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇有重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置，确保人民群众度过一个祥和平安的端午节。”

“明明是中秋节的放假通知，咋个还确保人民群众度过一个祥和平安的端午节？”收到此通知的巴中一办公室工作人员称，他打电话一问，才知道通知出错了。

9月11日，巴中市机关行政效能建设办公室下发问责通报。据了解，经巴中市委常委会研究决定，对该市政府办公室主任何政停职反省。市政府办公室及时召开会议，对综合科科长王怡丹，副科长王平、何源作出免职的处理决定。

以上案例给秘书人员以怎样的警示？请具体分析。

〖答题要点〗

1、从公文撰拟的规范要求看，由于公文具有法定效力，秘书起草公文是一项严肃性的工作，案例中的巴中市政府办公室综合科科长王怡丹，副科长王平承担了起草中秋节放假通知的任务，按规范要求，他们应当在完成草稿之后仔细地进行修改完善，但文稿中仍留有将“中秋节”写成“端午节”的错误，可见他们对公文写作规范的忽略。这给秘书以警示：公文写作必须符合规范要求。

2、从公文签发的程序看，巴中市政府办公室主任何政在签批中秋节放假通知时，并未认真审核综合科起草的文稿，尽管行使了签批的手续，符合发文的程序要求，但没有履行“把关”的职责，导致公文中的错误未能得到纠正。

以上两点给秘书以警示：每一份公文从起草、修改、审核到签批、发文整个过程都必须符合规范要求。

3、从秘书职业道德看，案例中的三个人虽然职位不同，但他们都是秘书从业人员，并且是公务员，他们应当模范遵守秘书职业道德规范，可是从他们撰拟通知、签批发文的行为看，工作不严谨、不细致，没有做到秘书职业道德规范第一条所要求的“忠于职守”，造成了文件出错，损害了巴中市政府的形象。所以，作为秘书应当以职业道德规范严格要求自己，增强工作责任心，一丝不苟地对待工作中的每个细节。

【案例题5】

小李：我们领导今天对我发了一通脾气，说我目无领导，让他难堪。

小张：什么事你让他下不来台？

小李：他刚进外事处工作，没有谈判经验，但又不虚心向即将离任的老处长学习，撇开老处长自己另搞一套，结果外方不想跟我们合作了。老外希望跟原来的处长谈。我把外方意见

翻译给他听了，他说，不谈拉倒，抬起腿就要走。我提醒他这次谈判是在前两次谈判基

础上进行的，要珍惜前两次谈判成果，要注意自己的社交礼貌。他马上说我目无领导……。

连ABC都不懂，还当外事处领导？

小张：你很傻，不管他有没有本事，懂不懂ABC，他是领导，你就听他的，你是秘书，领导怎么说，你就怎么干，这样能讨领导喜欢，不会下岗……。

请问秘书小李应如何处理协助领导谈判这件事？作为秘书应如何正确处理与领导的关系？

〖答题要点〗

尽管此案例中的外事处新领导在与外方的谈判中暴露出自身的缺点与不足，但小李作为秘书在谈判的整个过程中也存在明显的问题。

小李当着外方谈判对手的面提醒新处长：这次谈判是在前两次谈判基础上进行的，要珍惜前两次谈判的成果，要注意社交礼貌。虽然小李的“提醒”出发点是好的，但作为秘书，如此“提醒”显然是越位了。小李应当在新处长与外方谈判前，详细汇报前两次谈判的情况与成果，提出自己的建议，协助领导做好这次谈判工作。

小张对小李的劝导，在秘书应当服从领导这一点上虽然是正确的，但让秘书为了自身利益而唯唯诺诺、放弃原则的观点是不可取的。

【案例题6】

英特尔怎样开会

2004年夏天，英特尔（Intel）公司的首席执行官（CEO）贝瑞特（Craig R. Berrett）夫妇到我的办公室访问，对我们的全国办公网的系统设计十分赞赏。谈话间，我向他们指了指墙上的中英文的《会议规则》，他们一见便高兴地跳了起来，要在《会议规则》牌子下合影。原来这个《会议规则》也是Intel的“产品”。

1996年秋天，我率团访问了Intel。在他们的会议室墙上，看到了这张《会议规则》，内容是对召集会议的人和参加会议的人的提醒，其标题是《问问你自己》。对被召集者提出的问题有：“你知道本次会议的目的吗？”“你是否拿到了会议议程？”“你参加会议的任务什么？做准备了吗？”“你知道要把会议结果向谁传达和怎样传达吗？”还要求参加会议的人，会后要自己问自己：这是不是一次有成效的会议。

对召集者提出的问题则有：“会议需要做什么决定？”“决定前要找谁商量？”“谁会赞成或否定这一决定？”“会后谁需要知道这项决定？”召集者只有思考或回答了这些问题才能使会议成功，也要自己问自己：这次会议是否富有成效？

我对接待我的科荷（Greorge Coelho）和波曼（Bob Perman）两位副总裁说，我要给这张《会议规则》拍张照片，他俩立即把这块《会议规则》的牌子由墙上取下来，并在背面签上了字，说这是送给我的礼物。牌子很大，放不进行李箱，我们便抱了回来。我们的计算机上都写着“intel inside”，Intel是世界上最成功的计算机芯片公司。

他们保持着世界领先地位有诸多原因，而其先进的开会文化就是其中之一。

——摘自赵启正《在同一世界》（辽宁教育出版社2007年版）以上案例给秘书做好会务工作以怎样的启示？请具体分析。

〖参考答案要点〗

1.秘书作为会务工作的承担者，应借鉴英特尔公司先进的开会文化，通过优化会务工作来提高会议的效率。

2.“你知道本次会议的目的吗？…”“参加会议的任务是什么？”“会议需要做什么决定？”启示我们重视会议的内容控制，做到目的不明确的会不开。

3.会前的准备，与会人员范围的确定，会议议程的编排与实施等，都要注重会议的成效。

4．“你知道要把会议结果向谁传达和怎样传达吗？”说明传达会议结果的重要性，秘书在会务工作中还要做好传达会议结果的材料工作，以保证会议决议传达到位。