会议接待标准

附件19：

接待会议标准说明

根据总部不同的接待标准，将接待分为董事长、总裁级、部门级三个级别；按照不同的接待对象，将接待分为政府领导、重要合作企业以及一般企业来访、部门负责的业务交流等两类等级，具体如下：

一、接待级别

1.董事长接待：董事长亲自接待，或者总裁代表董事长接待。

2.总裁级别接待：总裁级别组织的接待。

3.部门级别接待：部门级别组织的接待。

二、接待对象等级

1.A类：政府领导、重要合作企业

2.B类：一般企业来访、部门负责的业务交流等

三、接待服务标准

四、接待费用超标处理流程

1.超过以上服务接待标准，会议组织部门需提交相应情况说明，报财务部负责人同意后，行政部进行相关物品采买。

2.超出接待标准产生的费用，由各部门自行承担。

五、接待标准及操作流程

1.一级接待

一级接待是指董事长、总裁级别接待的A类人员。一般在董事长会议室进行。

2.一级接待服务标准

2.1明确会议要求

根据接待通知提前与本次接待负责人做好对接，明确会议时间、地点、人数、要求。

2.2预定鲜花水果

根据各会议特点，定制不同花型、花色。可以是花圃，也可以是瓶花两至三瓶，颜色要求素雅、高贵。（如下图）

2.3预定水牌

根据会议内容，定做水牌，提前2小时摆放到一楼疏通门前。（如下图）

2.4会前准备

2.4.1开窗通风

2.4.2提前1小时摆桌

摆放好纸抽盒（logo朝向客人）、杯垫、信纸垫板、鲜花、水果、湿巾及接碟、矿泉水、桌牌、激光笔、铅笔各一个；投影、电脑设备调试好等（见下图）。

1）董事长及对方1号领导单独摆桌。

2）双方1号领导多摆一只铅笔在垫板上。

3）1号摆位纸抽盒与杯垫不留空隙，其他摆位纸抽盒与杯垫约留四指空隙。

4）其他座位领导两人一组，纸抽盒及壶垫摆放在两人中间位置，果盘分别摆放在壶垫两侧，湿巾及接碟摆放在壶垫正下方。

5）提前15分钟冲泡茶水：

洗茶叶，先将茶叶装入大茶壶中，倒掉第一壶热水。 分茶水，用大茶壶冲好茶叶分别倒入每个小茶壶中。 摆茶壶，客人到前15分钟将茶水摆放到会议桌上。

2.4.3座次安排

按照国际惯例“面门为上”原则，A 为客方面门，B 为主方背门。具体操作中，按照总部领导习惯，董事长及总裁在接见一般客人时，列席A 位置面门，外部来访人员在B 位置背朝门（如下图）。

如果来访为外宾或政府级客人，总部领导列席B 位置背朝门，访客在A 位置面门（如下图）。

如果领导是单数

“居中为上”

原则，1

号领导坐在中间。按照

“以左为上”原则，2号领导和

3号领导依次列席在1号领导的左右手位置。

如果领导为双数

1

号2号领导并列坐在中间（

1号在2号的右边）

,3号领导在1

号的右边。

2.4.4物业需要配合的工作

1）预留足够数量的车位，必要时清空门前停放车辆。

2）安排专人开启速通门，负责电梯梯控，保证客人顺利进入电梯抵达指定楼层。

2.5会议服务

2.5.1

客人抵达时，应起立，身体前倾约30°，微笑，问好。引导客人时，注意礼貌用语及手势。如果客人较多要提前打开玻璃门。

2.5.2待客人落座后提供咖啡，10分钟后将咖啡杯撤掉。每30分钟续水一次。续水要从客人的右后方向取茶壶。客人离开时，再次起立，面带微笑，目送客人。

2.6会后整理

整理会议室，将会议室用品归位，关闭设备、空调、照明等。

3.二级接待

二级接待是指总裁、部门级别接待的B类人员。一般在总裁及部门会议室进行。

3.1接待服务标准

与一级接待相同，但如无特殊要求不需要物业相关配合工作。摆台要求与一级接待相同。水果、鲜花等标准按照《接待服务标准》规定执行。

4.三级接待

三级接待是指一般外来人员来访，会见地点可能是领导办公室、会议室或接待室

4.1接待服务标准

有人进入前台区域，应用目光迎送，保持温和表情，起立问好，询问了解来访人需求后，将客人引导至接待室内，视情况判断是否需要倒水。然后第一时间告知相关人员，避免让客人长时间等候。