文书档案卷内备考表
个人资料整理，仅供个人学习使用文书档案卷内备考表
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文书档案归档操作指引
文书档案归档操作指引 1适用围 本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团（以下简称公司）各职能部门/项目，及下属公司的文书档案整理工作。 2 定义 2.1 归档文件 立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质（电子档）文件材料。 2.2 归档文件整理 2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。 2.2.2 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 3.整理方法 3.1件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。 3.2 装订 3.2.1归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，
来文在后；批复在前，请示在后。 3.2.2装袋前去除金属物（回形针、大头针及普通订书针），可采用档案专用不锈钢钉进行装订，对超大纸进行折叠，对超小纸进行裱糊。 3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。 3.3分类 3.3.1归档文件统一采用年度—保管期限—机构·类别（类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》）分类法进行分类。 3.3.2归档文件的保管期限一般划分为永久、30年、10年三种。归档文件保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表。保管期限代号：1—永久，2—30年，3—10年。 3.3.3归档文件的年度。一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件容针对年；长远规划及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿、来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期为准。 3.3.4上级机关和企业所在省、市下发的文件及其他外来的文件材料，其容直接针对公司或公司需要贯彻执行、有保存价值的，应依照文书档案的管理办法进行分类、整理和归档。 3.4排列 3.4.1盒的排列。在一个全宗，文书档案采用“年度—保管期限”的盒排列方式。即，永久、30年、10年，排列顺序进行。 3.4.2盒归档文件的排列。应在分类方案的最低一级类目(部门)，按事由（问题）结合时间、重要程度排列。
文书档案案卷格式
文书档案案卷格式 （国家标准） 文书档案案卷格式（GB/T 9705-88） 1、适用范围 本标准适用于我国各级档案馆（室）和文书处理部门。 、案卷卷皮格式 文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 2.1硬卷皮格式 2.1.1硬卷皮外形尺寸 圭寸面尺寸规格采用300mm x220mm或280mm x210mm （长＞宽）。 封底尺寸同封面尺寸。 封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。 卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。 用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。 本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。
2.1.2案卷封面项目 封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。 2.1.3封面项目的填写方法 2.1.3 .1 全宗名称： 全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如中国共产党中央委员会”简称为中共中央”；中华人民共和国外交部”简称为外交部”河北省人民政府人事局”简称为河北省人事局”不得简称为本部”本委”本省人事局” 2.1.3 .2 类目名称： 类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 2.1.3 .3 案卷题名： 案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。 2.1.3 .4 时间：卷内文件所属的起止年月。 2.1.3 .5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。 2.1.3 .6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件 数。 2.1.3 .7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。
文书与档案管理基础期中考试卷
文书与档案管理基础期中考试卷 命题教教研室同科目教师签名使用班级开,闭卷总分为宜人。 师签名(组)审核 10、卷内备考表的结构包括( )、( )、闭卷100分( )、( )。 一、填空题，共10题，每空格1分。二、单项选择题，共20题，每小题1分。1、文书是人们在社会实践活动中为了凭证、记载、公布和传递1、我国现存最早的公务文书，是在( )安阳发现的甲骨文书。( )的需要，以( )的方式在一定书写材料上A陕西B河南C湖南D海南表达( )的一种书面记录。2、下列关于文书与档案的关系认识不正确的是( )。2、文书工作主要是文书的( )，以服务现行工作为主;档A文书是档案的基础，档案是文书的精华案工作主要是文书的( )，既要为现行工作服务，又要考B文书是档案的精华，档案是文书的基础虑( )。C 文书是档案的前身，档案是文书的归宿3、“三位一体”的模式采用( )的小卷方法，文件办毕即D文书是档案构成的要素，档案是文书的组合( )。使一个单位的文件、档案管理由原来相互独立、雷同走向3、文书经过( )转化成为档案。 ( )、统筹安排。A收集B整理C立卷归档D保管4、国家的各种法规都是以公文的形式制定和发布的，公文是各种法规赖以生4、( )地办理文书是文书工作最基本的原则之一。存的( )开式。法规文件内容包括( )、A高度保密B实事求是C及时迅速D精简优质 ( )、( )三部分，都具有法律依据作用。5、办公室的职能由办公室的( )来决定。 5、事务性公文的主要文种有( )、( )、( )、A性质和任务B人员与分工C规模和级别D性质和地位( )、( )等。 6、按照记录内容来划分，最常见的企事业单位的文书与档案有( )。6、文件标题一般由( )、( )和( )三A 7大类15种B 10大类15种C 4大类10种D 6大类10种部分构成;正文的内容一般要求做到( )，其结构通常包括 7、同级机关或不相隶属机关之间往来的公文是( )。( )、( )、( )三部分。A上行文B平行文C下行文7、公章是单位权威、责任和( )的标志，( )是证实公 8、( )是公文的基本作用，公文离开了此基本作用，也就不可能真正有文效力的一种标志。其他方面的作用。
文书与档案管理复习资料整理
文书与档案管理复习资料整理 绪论 第一章 1、文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一泄体式制作的具有现实效用的文字材料。广义的文书既包括公务文书也包括私人文书；狭义的文书特指公务文书。 2、档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事各方而活动直接形成的历史记录。 3、文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，有两层意思：一、文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源；二、文书有条件地转化为档案（对日后实际工作和科学研究有一泄查考利用价值的文件才有必要作为档案保存，另外要按照一左的规律集中保存起来） 4、文书和档案的作用可以概括为六个方而：规范作用、指导作用、联络作用，凭证作用、参考作用和教育作用。 5、文书、公文和文件之间的关系：广义文件〉文书〉公文〉狭义文件 6、档案的泄义包括要素：1）档案的本质属性；2）档案的来源；3）档案形式的多样性 7、公文的分类：第一，按作用可分为通用公文（可分为法左公文和非法泄公文）和专用公文：第二，按行文方向可分为下行文、平行文、上行文；第三，按来源和使用范围可以分为外发文件（发文）、收来文件（收文）和内部文件；第四，按功能性质分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、执照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文；第五，按时限要求可分为紧急公文和普通公文：第六，按机密程度可分为机密公文和普通公文 8、档案的种类：可以根据形成的历史时期、档案内容、载体形式、档案的所有者、内容体式进行分类 9、文书和档案的作用。基本功能是记载信息。具体作用：1）规范作用；2）指导作用：3）联络作用；4）凭证作用；5）参考作用：6）教冇作用 第二章 1、文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规左，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理（文书的三项基本内容或基本任务），为组织工作服务的
文书档案的整理方法和步骤
第三部分 文书档案的整理方法和步骤 文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤 一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况，设置分类方案。 复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年：…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2010年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法 永久：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法 永久：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。 二、鉴定 ◆确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年
文书档案案卷格式
文书档案案卷格式 1范围 本标准规定了文书档案案卷格式的基本内容，并对其构成和填写方法提出要求。 本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。 2 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 2.1 文书档案 反映党务、行政管理等活动的档案。 3 案卷卷皮格式 文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 3.1硬卷皮格式 3.1.1硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用310mm×220mm。 封底尺寸同封面尺寸。 封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。 卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。 用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见附录A）。 本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。 3.1.2案卷封面项目 封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸（见附录B）。 3.1.3封面项目的填写方法 3.1.3.1全宗名称 全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。 3.1.3.2类目名称 类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
3.1.3.3案卷题名 案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。 3.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。 3.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。 3.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。 3.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。 3.1.3.8档号的编制 封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 3.1.4卷脊项目 卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号，其排列格式尺寸（见附录C）。 3.2软卷皮格式 使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。 3.2.1软卷皮外形尺寸 软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为310mm×220mm的规格（见附录D）。 3.2.2软卷皮封面项目 软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置（见附录D）。 3.2.3软卷皮封二项目 软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸（见附录E）。 软卷皮封二项目的填写方法同4.4卷内文件目录填写方法。 3.2.4软卷皮封三项目 软卷皮封三项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置（见附录J）。 软卷皮封三项目的填写方法同5.3卷内备考表填写方法。 3.3卷盒格式 3.3.1卷盒外形尺寸 采用310mm×220mm(长×宽)，其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒（见附录F 图F.1、图F.2、图F.3）。 3.3.2卷盒封面和卷脊格式
文书档案整理主要标准规范
档案见证历史。 近年来，国家档案局为规范档案工作，加快了档案标准制定步伐，截至2020年3月，已颁布的档案行业标准已达85项。这些标准涉及档案工作的各个方面，对文书档案整理来说，档案整理主要会用到以下两项标准规范。 1、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015） 《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。它于2000年12月6日首次发布，国家档案局对其进行了修改完善后，2015年10月25日再次发布，新标准于2016年6月1日开始实施。新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改； （2）将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料； （3）调整归档文件分类方法； （4）增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求； （5）增加归档文件档号结构和编制要求； （6）将室编件号、馆编件号统一为件号； （6）在附录中增加归档章示例、直角装订方法。 《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）主要从组件、分
类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案管理。它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。
2、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008） 《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。它于1988年9月5日首次发布，2008年11月13日修改完善后再次发布，新标准于2009年5月1日开始实施。新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有标准主要有以下变化： （1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000 进行了修改； （2）增加了前言； （3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸； （4）增加“归档号”为硬卷脊项目； （5）调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。 《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）主要规定了文书档案案卷硬卷皮、软卷皮、文件目录、卷内备考表的规格尺寸及相关类项的填写要求，并规范了案卷各部分的排列格式。《文书档案案卷格式》是整理按“卷”归档的文书档案的规范要求，目前仍在按“卷”整理的各类档案馆（室）和文书处理部门应按此标准进行整理文书档案。
文书档案整理的步骤(新)
港口区文书档案整理步骤和方法 本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。 一、文书档案整理的步骤 1、收集--- 2、分年度--- 3、确定归档范围---- 4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。 二、文书档案整理的具体方法 1、收集。 文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。 第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。 第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。 第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。 如：“白头文件”： （1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。 （2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。 （3）、合同、协议、出版物原稿（附原本） （4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。 （5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议) （6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。 2、分年度。 按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。 3、确定归档范围。 （1）、文件材料归档范围 （2）、不归档的文件材料的范围 不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。 4、分类 (归档方法)。
文书档案案卷格式
文书档案案卷格式 Document number：WTWYT-WYWY-BTGTT-YTTYU-2018GT
文书档案案卷格式 （国家标准） 文书档案案卷格式(GB/T9705-88) 1、适用范围 本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。 2、案卷卷皮格式 文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 硬卷皮格式 2.1.1硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm(长×宽)。 封底尺寸同封面尺寸。 封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。 卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。 用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。 本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。 2.1.2案卷封面项目 封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。 2.1.3封面项目的填写方法 2.1. 3.1全宗名称：
全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。 2.1. 3.2类目名称： 类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 2.1. 3.3案卷题名： 案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。 2.1. 3.4时间：卷内文件所属的起止年月。 2.1. 3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。 2.1. 3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。 2.1. 3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。 2.1. 3.8档号的编制： 封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号. 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
文书档案整理方法
档案业务知识培训 2013.3
目录 第一章什么是档案 一、什么是档案 二、档案的形成者是谁 三、档案的本质属性 四、档案的形式多种多样 五、档案的作用 第二章归档文件整理规则 一、需要明确的几个基本概念 1、什么是归档文件 2、什么是归档文件整理 3、什么是“件” 二、文件的收集工作 1、确立文件的收集（归档）工作 2、归档文件的收集要求与方法 三、归档文件整理需要把握的四点要素 1、归档文件整理要做到四个分开 四、归档文件的装订 1、文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、装订要以“件”为单位
3、确定装订顺序 4、装订方式和要求 五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、文件实体分类六、归档文件的排列 七、归档文件的编号 1、盖印文件归档章 2、填写归档章 八、归档文件的编目 1、编制《文书档案归档文件目录》 2、装订《文书档案归档文件目录》 九、装盒 1、文件装盒要求 2、填写备考表、盒脊、封面 3、档案盒盒脊填写要求 第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则
什么是档案 一、什么是档案？ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 二、档案的形成者是谁？ 档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 三、档案的本质属性是什么? 档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。四、档案的形式多种多样。 档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。 1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；
文书档案归档制度
文书档案归档制度 一、文书档案归档原则 本处在各项工作活动中，凡是已办理完毕的、具有保存价值的各种文件、材料，以及获得的各类证书、奖物等，均应及时按规定移交处综合档案室，归档保存。 二、文书档案归档范围 1、凡是本处形成的正式文件（包括：正文、附件、底稿）和合同契约均应归档保存。 2、本处及各基层单位、机关科室的各项工作安排、计划、总结、规定、制度、调查研究材料等。 3、本处会议（包括：党委会、处务会、安全办公会、党政联席会；以及党代会、职代会、工会会员代表会、团代会等）材料（包括：会议记录、会议纪要、工作报告、领导讲话、各类材料和决议等）。 4、干部、党员、职工花名册及年报、工资年报、财务预决算等。 5、具有保存价值的收电和发电。 6、具有保存价值的上级来文（包括针对我处的或我处需要参照执行的）。 7、参加上级机关召开的会议人员带回的材料。 8、未经办公室收发文登记的其他具有保存价值的文件。
9、凡我处获得的上级颁发的各种证书和奖状、奖杯、锦旗等及外单位赠送的贵重礼物均应归档保存。 10、组织机构变更后作废的旧印章，也应归档保存。 11、在工作中形成的特殊载体（包括：录像带、录音带、底片、照片、磁盘、缩微胶片、光盘等）也应归档保存。 三、归档时间 一般在第二年1~3月份，由有关部门向处综合档案室办理归档移交手续，特殊情况可适当延期。 四、归档要求 1、凡本处形成的文件，必须一式两份连同底稿一并归档。 2、凡需要归档的文件材料的底稿和签批一律用碳素墨水或黑墨水书写。 3、凡属于归档范围内的文件材料或实物，由承办人员书列清单送交综合档案室，经档案人员当面核对无误后，双方签字或盖章，各存一份清单。 4、档案管理人员要根据档案整理工作的原则和分类方法，对接收的文件材料或实物进行整理立卷归档，一般情况要在六月底前完成此项工作。
30462文书档案管理复习题整理高纲1405
30462 文书档案管理 绪论 1．识记： （1）文档管理：社会组织的文书部门或业务部门，依据一定的原则和规范，通过一系列科学有效的方法对文书和档案实施的管理，包括文书的拟制、 办理和管理，档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、 编研、统计等内容的环节，大致相当于秘书实务课程中的办文工作 和档案管理工作。 2．领会： （1）秘书文档管理的研究对象 文书、文书工作、档案、档案工作 （2）秘书文档管理的主要内容 基础知识和工作流程 （3）“秘书文档管理”与相关课程的关系 3．掌握： （1）文档管理工作的重要性 文书、档案工作是国家管理的重要手段 文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分 文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段 第一章文书和档案 1．识记：文书、档案、文件、科技档案、专门档案、人物档案的概念。 2．领会： （1）文书、公文和文件三个概念的外延大小 广义文件>文书>公文>狭义文件 （2）文书转化为档案需要具备的条件 办理完毕的文书才能作为档案保存 对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存 按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案 （3）公文的种类 按作用可将公文分为通用公文和专用公文两类。 按行文方向可分为下行文、平行文、上行文三类。 按来源和使用范围可分为外发文件、收来文件和内部文件三类。 按功能性质可分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文。 按时限要求可分为紧急公文和普通公文。 按机密程度可分为机密公文和普通公文。 （4）档案的种类 根据档案形成的历史时期，可将档案分为古代档案、近代档案和现代档案。 根据档案内容，可分为文书档案、科技档案、专门档案和人物档案。 按档案的载体形式分，有甲骨、金文、石刻、胶片、磁带等。 按档案的所有者分，有国有档案、集体档案和个人档案。 按档案的内容体式分，有公文、图纸、账簿、家谱、日记、电稿、照片、磁带、胶片、光盘等。 3．掌握：
文书档案管理考试试题
文书档案管理考试试题 一、名词解释（每小题 4分，共16分） 1、科研档案 2、会计帐簿 3、备考表 4、档案的销毁 二、填空题（每空1分，共20分） 1、档案的本质属性是。 2、公文处理分为，和三大部分。 3、党、政档案归档的主要内容包括、、 和四个系统的内容。 4、人事档案一般有和两种形式。 5、会计报表中的年报，即，是年度国家预算、单位预算和企业财务收支计划和 。 6、研究课题在鉴定验收后内归档。 7、档案检索工具的基本职能是和。 8、复制档案的方法有、和。 9、审计档案是在专业活动中形成的。三、判断题（每小题 2分，共20分）正确的在括号中打√，错误的在括号内打╳ １、档案是由公文的精华转化而来的。（） ２、经批准公开发布的公文，同发文机关印发的公文不具有同等效力。（）３、党、政档案在分年度立卷时，跨年度的请示和批复，归入批复年度。（）４、干部、工人、学生三类档案之间，在内容、管理部门、管理方法上，是可以随时互相转化的。（） 5、每年形成的会计档案都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷、装订成册。 （） 6、各级审计机关的审计档案工作受同级档案行政管理机关和上级审计机关的指导和监督。 （） 7、取得负结果或应故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。（） 8、档案鉴定工作是指档案价值的鉴定。（） 9、从长远利用的观点考虑，保存期限采用“就低不就高”的原则。（） 10、档案检索工具主要是指三次文献的目录、索引。（） 四、简答题（每小题5分，共20分） １、档案与资料的区别。
２、人事档案工作的基本原则。 ３、档案的保护工作的内容。 4、档案编研的主要内容。 五、论述题（每小题12分，共24分） 1、试分析“利用档案”和“档案利用工作”的联系与区别。如何做好档案利用工作？ 2、科研档案的作用是什么？它是如何转化为生产力的？
备考表填写要点
公示稿之三：备考表问题 zzia050406220：卷内备考表是为了说明卷内文件的整体状况的，新的整理规则施行以后，文书档案以件为单位进行整理，不再组卷。那么，卷内备考表是不是也随着卷的结束而不再存在了呢？那么它原来发挥的作用如今又通过什么来发挥呢？是不是有新的替代？ 临溪羡鱼：《归档文件整理规则》要求：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明（填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人（填写负责整理归档文件的人员姓名）、检查人（填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名）和日期（填写归档文件整理完毕的日期）。在实践中，有的地方直接将备考表印在档案盒上的也有。 80新手：我认为盒内文件情况说明还包括对盒内所缺件号、两件合为一件（如转发文与被转发文、请示与批示等若组成一件）的情况进行说明备注。填写整理人是为了明确责任，在机关档案室进行集中整理的机关，此项一般由档案人员填写。检查人项目一般由机关档案人员填写，也可与机关内部负责人联署。日期可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。但是据我了解由于有些档案员对备考表的作用认识的不够，个别档案员不放备考表或填写备考表时填写的不全，造成档案利用不便。 一井水：在归档文件整理系统中，选择打印备考表一项，对于有情况需要说明的，需要在打印之前，输入微机，然后选择打印备考表；如果没有需要说明的情况，填写上本盒共几件，从xxxx件至xxxx件，保管期限为xx，整理人xxx、检查人xxx、归档时间某年某月某日（用阿拉伯数字表示），选择打印，既可打印出备考表。 zzia050406220：在原来规则指导下整理的时候，组卷后要进行装订，卷内文件的次序是被固定的，或者说不容易被抽出或者替换。而在新规则指导下，不要装订，那么盒内文件的次序就很难保证，遗失或者其他情况的发生不会像以前那么容易发现。那么跟踪卷内或盒内文件的备考表的作用还能够继续起到其本身存在的作用么？备考表与文件的分离是不是还能够起到作用？ Longzhengyi：要解答备考表问题，我觉得要先回答这四个问题：其一，什么是备考表？备考表指放在每一盒所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明的文件材料。其二，备考表是否只存在于“卷”中？备考表实际上是放在“盒”中的，由于传统做法是将一卷装一盒，因此也称作卷内备考表。其三，备考表的作用是什么？备考表是机关档案室对归档文件进行动态管理的有效措施。其四，备考表是不是可有可无的？由于备考表对归档文件的管理有重要的作用，故不是可有可无的。从以上的问题回答中，我想大家基本上对备考表有了一个比较大概的了解。备考表在归档文件管理中有着重要的作用，如果没有备考表，可能导致档案的统计困难甚至丢失。由于备考表是在“盒”中的，跟“卷”没什么关系，所以一盒中放若干份文件，还是需要一个备考表来注明盒内文件的情况、整理人、检查人及日期等信息。这对档案的规范管理有着重要意义。 追梦人：档案的统计我们还有归档文件目录呀，因为每个盒中都有归档文件目录，一看就知道有多少份档案，不知道是不是这个意思。 Longzhengyi：备考表的盒内文件情况说明部分，要填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（字迹模糊、缺损等）。整理工作完成后归档文件如果有修改、补充、
文书档案案卷格式
文书档案案卷格式 Document serial number【KK89K-LLS98YT-SS8CB-SSUT-SST108】
文书档案案卷格式 （国家标准） 文书档案案卷格式(GB/T9705-88) 1、适用范围 本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。 2、案卷卷皮格式 文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 2.1硬卷皮格式 2.1.1硬卷皮外形尺寸 封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm(长×宽)。 封底尺寸同封面尺寸。 封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。 卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。 用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。 本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。 2.1.2案卷封面项目 封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。 2.1.3封面项目的填写方法 2.1. 3.1 全宗名称： 全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。 2.1. 3.2 类目名称： 类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 2.1. 3.3 案卷题名：
案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。 2.1. 3.4 时间：卷内文件所属的起止年月。 2.1. 3.5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。 2.1. 3.6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。 2.1. 3.7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。 2.1. 3.8 档号的编制： 封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号. 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 2.1.4卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸。 2.2软卷皮格式 使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。 2.2.1软卷皮外形尺寸： 软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格。 2.2.2软卷皮封面项目： 软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置。 2.2.3软卷皮封二项目： 软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、心寸。 软卷皮封二项目的填写方法同3.4卷内文件目录填写方法。 2.2.4软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置软卷皮封三项目的填写方法同4.3卷内备考表填写方法。 2.3卷盒格式
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 三、文件材料归档整理的具体操作方法 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 （二）确定“件” 归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。 具体情况作如下规定： 1、文件正本与定稿为一件； 2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件； 3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。 4、原件与复制件为一件；
5、转发文与被转发文为一件； 6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等； 7、成套的会议材料分别为件； 8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件； 9、正文与文件处理单（办文单）为一件； 10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件； 11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件； 12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等； 13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件； （三）件的装订 件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。 在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 1、件的修整： （1）对破损文件进行修裱； （2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； （3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。 （4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
文书档案立卷归档规定
文书档案立卷归档规定 文书档案立卷归档规定 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本规定。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集.管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件.批复请示.转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集
归卷。 1.公司工作人员外出学习.考察.调查研究.参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续.档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料.声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 (三)归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料，包括会议的通知.报告.决议.总结.领导人讲话.典型发言.会议简报.会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定.决议.指示.命令.条例.规定.计划等文件材料。 第条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第一条本公司的请示与上级机关的批复。 第二条本公司反映主要职能活动的报告.总结。
文书档案管理
[单选]1、（）是公文办理过程中的中心环节。(2分) 拟办 批办 承办 催办 [单选]2、（）年，国家档案局令第8号发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。(2分) 2000年 2002年 2003年 2006年 [单选]3、下面所列材料中属于归档范围的是( )。(2分) 收文中，上级机关普发性不需本单位办理的文件。 一般文件的历次修改稿。
对本机关工作具有查考利用价值的文件材料。 同级机关发来的不需贯彻执行的文件。 [单选]4、以下哪个不是收文登记的形式？(2分) 簿册式登记 签印式登记 卡片式登记 [单选]5、催办分为（）两个方面。(2分) 向上、向下 对内、对外 发函、电联 [单选]6、以件为单位进行装订时，应在（）位置用不锈钢钉或线装订。(2分) 上侧 右上侧 左侧
[单选]7、编制页码时，凡没有页码（单页除外）的，需要补充编制页码，再（）计算页数。(2分) 继续 合并 重新 [单选]8、以下哪个不是文件的载体？(2分) 竹简 纸张 光盘 [单选]9、单份文件归档中，哪一项不是必须著录的内容：(2分) 归档年度 保管期限 作者 [单选]10、著录时应注意(2分) 题名中的关键词不能准确反映文件内容时，要将主题词录入；
文件题名应根据文件实际内容和成分重新拟写； “任免”通知等公文的标题要把所有人员录入进去。 [单选]11、使用单件整理方法的单位必须使用（）。(2分) 档案管理软件 密集柜 专用库房 [单选]12、单份文件归档中，装盒排架不包括：(2分) 装盒 填写备考表 编号 [单选]13、《档案目录》封面项目不包括：(2分) 全宗名称 责任者 全宗号
文书档案归档流程
文书档案归档流程 一、基本定义 (一)归档文件 检察机关在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。 (二)归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 (三)事由 指一件具体的事、一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等。如职务任免、晋升检察官等级或召开一次会议。 (四)件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。 文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件；文件处理单有实质内容的有批示或办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件；会议记录一份为一件，可装订成册保存。 二、整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分
不同价值，便于保管和利用。 三、整理要求 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制；归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 四、整理方法 (一)装订 归档文件材料要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或专用包角粘连装订。专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。文件材料过厚可采用“三孔一线”左侧装订方法。 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序依次在后。 (二)分类、排列 归档文件采用年度—保管期限方法分类。即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。在分类方案的最低一级类目保管期限内，根据机关文件材料归档范围，按文件性质、事由、办结时间先后顺