项目沟通管理规划

十一)项目沟通管理规划

11.1信息沟通方式和渠道

11.1.1项目内部沟通应包括项目经理部与组织管理层、项目经理部内部的各部门和相关成员之间的沟通与协调。内部沟通应依据项目沟通计划、规章制度、项目管理目标责任书、控制目标等进行。

11.1.2内部沟通可采用授权、会议、文件、培训、检查、项目进展报告、思想教育、考核与激励及电子媒体等方式。

11.1.3项目外部沟通应由组织与项目相关方进行沟通。外部沟通应依据项目沟通计划、有关合同和合同变更资料、相关法律法规、伦理道德、社会责任和项目具体情况等进行。

11.1.4外部沟通可采用电话、传真、召开会议、联合检查、宣传媒体和项目进展报告等方式。

11.1.5各种内外部沟通形式和内容的变更，应按照项目沟通计划的要求进行管理，并协调相关事宜。

11.1.6项目经理部应编写项目进展报告。项目进展报告应包括项目的进展情况，项目实施过程中存在的主要问题、重要风险以及解决情况，计划采取的措施，项目的变更以及项目进展预期目标等内容。

11.2 信息的发布与使用权限

11.2.1信息的发布与使用具有一定的程序，参加本建设的各有关单位应指定专人负责工程信息资料传递工作，各单位之间传递的有关工程信息资料，必须经资料员奇拿发、接收、传递，保持工程信息文件的可追溯性。

11.2.2 在工程实践过程中，由于各种障碍的存在，许多信息并不一定能从发布者传递给接收者，因此这就需要发布者在发布信息时注意一些传递方法和技巧: 11.2.3建立多种沟通渠道，当信息的一种沟通渠道发生扭曲时，其他渠道仍有11.2.4正确传递信息的可能性；

11.2.5收集信息的反馈，它是信息传递的控制过程；

11.2.6尽可能面对面的方式进行交流沟通；

11.2.7选择适当的时间适当的场合进行沟通；

11.2.8使用简单的语言，它可以避免信息的扭曲。

11.3 信息发布时间

11.3.1信息具有时效性原则，因此考虑建设项目决策过程的时效性，建设项目信息管理也应具有时效性。信息的发布应及时，尽量缩短信息在处理过程中和传递过程中的延迟。

11.3.2沟通管理计划是规定项目未来沟通管理的文件，在项目初期由项目部制

定，更新和修订过程主要从以下几个方面：

①详细说明信息收集渠道的结构；

②详细说明信息发布渠道的结构；

③说明待发信息的形式；

④制定信息发布的日程表；

⑤制定随着项目的进展而对沟通计划更新和细化的方法。

十二)施工风险管理规划

12.1项目主要风险因素预测

12.1.1 场地交接风险

这类风险的主要表现是：业主方提供的坐标点、标高无签字手续或可能有误；水、电源未接到规定距离内；地质资料与施工现场不符；临时道路不通；场地标高与招标文件不符合；基础实验检测资料不充分等。

防范这类风险：一是在进场后对坐标点、标高及三通一平等立即进行复核并请业主及监理书面签认；二是移交时必须要各种书面资料要详尽齐备；三是要查阅地勘报告，并结合现场实际开挖情况检查，并与有关人员一起核实签认来避免后期责任；四是针对场地已出现或可能存在的隐患提出合理化的处理方案，报业主、工程监理等有关方审批后实施；五是及时办理相关索赔等。

12.1.2 工程环境风险

这类风险的主要表现是：场地开挖导致山体滑坡或影响临近建筑的结构；石方爆破造成周边建筑物开裂；工程地质与水文条件异常；地下可能有重要管线及文物；夜间施工扰民等。在此情况下，项目部绝不能擅自开工，必须慎重考虑可能出现的风险。

防范这类风险：一是必须要请业主、监理各方到现场评估核定，并出具书面意见；二是针对出现的地质与水文异常条件、地下管线等情况，及时报请审批处理意见，并请业主及设计方出具设计修改方案；三是夜间施工必须经过报批，并争取周边居民谅解；四是及时办理好相关索赔。这样既保证了施工的安全，同时也能规避风险并给项目创造相应的经济效益。

12.1.3设计图纸风险

这类风险的主要表现是：设计内容不齐全；现场条件与设计之初有变化；设计本身有缺陷、错误及遗漏；局部设计不符合规范要求；设计未考虑施工的可行性；指定材料采购不到；原来有利润的分项工程在修改后变为没有利润或甚至可能亏损的做法等。

防范这类风险：一是项目部要加强图纸审查，在图纸会审时提出修改；二是发现问题后，应立即以书面形式向业主监理报告，及时进行变更修改；三是加强与设计方的联系，充分了解设计意图与构想，尽量给设计方提出合理化的建议，取得设计方的支持与帮助等。

12.1.4 合同风险

这类风险的主要表现是：对合同条款双方理解有异，执行过程中出现争议；合同条款不齐全或内容不详细；补充合同对施工方明显不利；业主方把设计图纸上隐含的工作笼统归在在合同范围内；业主方强行分包合同工作内容，造成责任界限不明；“形象工程”或“政绩工程”受政府干预较大，业主方经常违约；项目管理人员对合同条款不清楚，无法有效及时地合同条款进行索赔或防范风险。

防范这类风险：一是项目部必须认真分析并熟悉工程招投标文件、工程合同、设计图纸及《定额》等，预先找出合同上的缺口或有争议的地方，尽可能通过与业主及工程监理进行协商，达成有利的书面协议；二是熟悉《合同法》及相关法规，增加谈判的说服力；三是熟悉相关的合同示范文本，结合工程的具体情况，对合同上条款不齐全或内容不详细的地方进行风险识别、分析并采取应对措施；四是针对现场出现的特殊情况，尽可能进行风险测度，以便采取相应的对策来应对或规避合同风险；五是要寻找双方合同分歧中的利益共同点，确定一个双方均认可的解决办法，尽量降低损失；六是要加强与有关各方沟通，取得对方的理解、支持和帮助。

12.1.5 人员组织风险

这类风险的主要表现是：项目部匆忙建，人员不到位或缺乏凝聚力；管理人员素质差无法胜任；项目分工不明确或是执行力不够；关键人员变动频繁，部分岗位时常空缺等。

防范这类风险：一是选择工作能力强、素质好的项目经理及项目班子；二是项目班子人员配备到位，分工明确；三是给项目部明确的授权，签订项目管理目标责任书；四是建立有效的激励与约束机制；五是关键人员尽量不变动，关键人员确需变动或离开，应采取有效的措施来保证工作移交后工作的连续性。

12.1.6 资源风险

这类风险的主要表现是：工程不能及时进场；因赶工时间短，班组考虑到自身利益而不愿按计划增加人员；材料商扯皮而拖延供应或不供应材料；材料当地缺货、进场材料存在质量问题需要退货或外地采购的材料在路上耽误等导致停工待料；资金短缺，未按时支付工人工资或无钱采购材料引起工程停工、缓建或引起诉讼等。

防范这类风险：一是要实劳务、材料的公开招标，选择合格的班组和材料商；二

是签订合同时，要考虑到业主方不能全额付款及付款可能滞后的因素，对班组、材料商适当进行风险转嫁；三是要考虑到班组及材料商违约的后果，在合同中相应明确他们的违约责任；四是编制计划和实施时，要做到合理性、超前性，避免浪费或出现临时抱佛脚的情况；五是合理编制资金计划，及早做好资金的收、支部署，加强成本控制，减少资金支出；六是要合理支配资金，好钢用在刀刃上，根据合同对班组、材料商进行重点安排，实在没有办法时，应友好协商，取得他们的谅解和支持，避免因资金问题违约而给项目带来诉讼或停工缓建的风险；同时在施工过程中要及时办理好各项索赔与签证，与进度款一起申报，缓解资金压力；七是要在业主方未按合同进行工程款支付时，在预防班组、供应商索赔的同时要及时对业主方进行相关的索赔。

12.1.7 口头协议风险

这类风险的主要表现是：甲方领导现场视察时下指示，却没有书面文件；甲方口头承诺，事后不认账；

防范这类风险：一是对业主的指示、承诺或谈好的事宜要及时办理书面签字文件；二是对尚未谈妥的事项及时抓紧进行协商，及早形成书面意见；三是口头及电话通知慎重执行，最好见书面文件后才实施；四是及时办好书面索赔，特别要防止把公关时期双方亲密接触所形成的关系，幻想带进工程完工后的结算中来。

12.1.8 技术风险

这类风险的主要表现是：对设计图纸、施工规范等未充分理解透彻而使技术方案、措施及交底等本身存在缺陷；单纯地考虑降低成本，给工程质量、安全或进度带来隐患；为单纯保证质量、进度或安全，而使项目生产成本大幅增加；采用新技术、新设备新工艺时未掌握要点或工人技术力量不足等致使项目出现成本、质量、安全与工期等问题。项目施工的复杂性、变化性及一次性，要求施工技术的合理性、先进性及可调整性，任何疏漏均会导致风险事故的发生。

防范这类风险：一是要在充分理解设计图纸、施工规范等前提下，结合施工实际情况及可行性来编制各项施工技术方案、措施及交底；二是在编制施工技术方案及措施的时候必须结合实际权衡利弊，尽量考虑周到全面；三是要在采用新技术、新设备、新工艺时必须谨慎出发；四是要严格审批制度；五是要适应现场实际施工条件的变化而调整；六是要选择胜任的技术工人；七是要在业主方提出赶工的条件下修改方案时，一定要收集好资料并进行相应索赔。

12.1.9 外部协调风险

这类风险的主要表现是，各类检查监督部门检查次数频繁，因小问题就要求整改重验，造成工期耽误、人员窝工、机械闲臵等；工程监理履行监督，消极于工作协调与支持帮助；在工程验收、设计修改、工程索赔、工程款支付等工作中，业

主方与工程监理故意找茬，消极办理；

防范这类风险，一是搞好项目自身的管理，严格按设计及规范要求进行施工，以保证工程的质量、安全及进度来赢得各方的赞同与支持；二是在建筑施工工程中，经常会出现这样或那样的问题，在解决问题的过程中，一定要按法律、法规、标准办事，积极与业主、工程监理等进行协商，让他们放心；三是在工程项目管理中加强协作，积极支持业主、监理等各方的工作；四是要与上级密切配合妥善处理项目上可能出现的质量安全事故、媒体曝光、劳工纠纷等危机事件；五是要树立“干一个工程，交一方朋友”的思想，理解、尊重对方，经常沟通，用实际行动来取得他们的支持和帮助，达到搞好工程建设的共同目标。

12.1.10 工程索赔风险

这类风险的主要表现是：对可索赔事件视而不见，直接放弃了索赔的机会；片面理解有索赔权利的只是业主方；未及时办理、收集和整理索赔的依据与相关证据，导致索赔难度加大或索赔不成立；没有预防反索赔的危机意识；未及时进行办理索赔，引发超过索赔的合同期限或可能造成后期一揽子索赔的损失之风险。

索赔是相互的、双向的，防范及控制这类风险，一是要熟悉建筑工程索赔的主要内容：二是始终保持索赔的意识，及时办理已发生或将要发生的索赔事项；三是要及时办理、收集和整理索赔的依据与相关证据；四是要熟悉索赔的程序、掌握好索赔方法与技巧，及时进行索赔，办好经济、工期签证；五是要重视工期索赔工作，须注意工期索赔往往又是经济索赔的依据；六是要有预防业主方反索赔的警觉，防止因工程质量缺陷、工期延误及违背合同等引起业主方的反索赔。

12.1.11 竣工结算风险

这类风险的主要表现是：结算资料不齐全，导致工程结算难办甚至造成重大损失；业主以故意拖延竣工的方式，来拒绝最终结算，为拖欠工程款制造理由；业主方不确定交工时间，为拖延竣工制造根据；业主方反复进行工程造价审计，特别是委托中介机构进行按比例提成性质的审计使合同价款不断缩水，尾款越审越少，甚至出现所谓“超时”现象；业主方付款时以物顶帐或以工期和质量问题为借口进行反索赔，使工程尾款出现缩水和难以回收的风险。

防范这类风险：一是要在前期合同谈判中，力争把后期可能遇到的问题及其化解途径思考周全，并在合同条款中加以确定，以防日后变故；二是要在履约过程中，加强二次经营，收集和整理各种相关资料，包括合同、补充合同、各种签证、变更方案、会议纪要、索赔文件及各种往来函件等，为日后结算做充分准备；三是在企业内部管理上，要配备素质高、能力强的项目班子，实行项目经理承包责任制和经营风险抵押制，从内部消除问题滋生的土壤；四是要注意使用法律武器，反对业主单方面进行的工程价款审计、缩水和罚款，并适当提出违约赔偿要

求。

13.2风险管理的重点

13.2.1辨识企业或经营活动所面临的各种风险之后，应分别对各种风险进行衡量，从而进行比较，以确定各种风险的相对重要性。

13.2.2衡量风险时应考虑两个方面：损失发生的频率或发生的次数和这些损失的严重性，而损失的严重性比其发生的频率或次数更为重要。例如工程完全毁损虽然只有一次，但这一次足可造成致命损伤；而局部塌方虽有多处或发生较为频繁，却不致使工程全部毁损。

13.2.3衡量风险的潜在损失的最重要的方法是研究风险的概率分布。这也是当前国际工程风险管理最常用的方法之一。概率分布不仅能使人们能比较准确地衡量风险，还可能有助于选定风险管理决策。

13.2.4风险分析是指应用各种风险分析技术，用定性、定量或两者相结合的方式处理不确定性的过程，其目的是评价风险的可能影响。风险分析和评估是风险辨识和管理之间联系的纽带，是决策的基础。

在项目生命周期的全过程中，会出现各种不确定性，这些不确定性将对项目目标的实现产生积极或消极影响。项目风险分析就是对将会出现的各种不确定性及其可能造成的各种影响和影响程度进行恰如其分的分析和评估。通过对那些不太明显的不确定性的关注，对风险影响的揭示，对潜在风险的分析和对自身能力的评估，采取相应的对策，从而达到降低风险的不利影响或减少其发生的可能性之目的。

13.2.5风险分析包括以下三个必不可少的主要步骤：

13.2.5.1采集数据

首先必须采集与所要分析的风险相关的各种数据。这些数据可以从投资者或者承包商过去类似项目经验的历史记录中获得。所采集的数据必须是客观的、可统计的。

某些情况下，直接的历史数据资料还不够充分，尚需主观评价，特别是哪些对投资者来讲在技术、商务和环境方面都比较新的项目，需要通过专家调查方法获得具有经验性和专业知识的主观评价。

13.2.5.2完成不确定性模型

以已经得到的有关风险的信息为基础，对风险发生的可能性和可能的结果给以明确的定量化。通常用概率来表示风险发生的可能性，可能的结果体现在项目现金流表上，用货币表示。

13.2.5.3对风险影响进行评价

在不同风险事件的不确定性已经模型化后，紧接着就要评价这些风险的全面

影响。通过评价把不确定性与可能结果结合起来。

常见的风险分析方法有八种：即调查和专家打分法、层次分析法、模糊数学法、统计和概率法、敏感性分析法、蒙特卡罗模拟、CIM模型、影响图。其中前两种方法侧重于定性分析，中间三种侧重于定量分析，而后三种则侧重综合分析。

通过对本项目风险分析，本项目的风险管理的重点应是施工中面临的主要风险，包括火灾风险、工程建设过程中人员事故风险和第三者责任风险等。12.3应对风险措施及对策

12.3.1施工企业防范风险可以采取三种方式，即控制风险、转移风险和保留风险。

12.3.1.1控制风险。

这是使风险发生的概率和导致的经济损失降到最低程度，它包括避免风险、消灭风险和减少风险三种。控制工程项目风险的主要措施如下：

①熟悉和掌握工程施工阶段的有关法律法规；

②深入研究和全面分析招标文件；

③签订完善的施工合同；

④掌握资源市场价格动态；

⑤加强履约管理，分析工程风险。

12.3.1.2转移风险。

包括向对方转移风险和向第三方转移风险。

转移工程风险主要有如下措施：

①推行索赔制度；

②向第三方转移风险，包括推行担保制度和进行工程保险。

12.3.1.3保留风险。

或称自留风险，是指当风险不能避免或因风险有可能获利时，由自己承担风险的一种作法。在建筑工程固定价格合同中考虑一定比例的风险金，以前通常称为不可预见费，就是对合同中明确的潜在风险的处理基金。风险基金的比例取决于合同风险范围和对风险分析的结果，一旦出现风险，发生经济损失，由风险基金支付。在实际施工中不可预见费是用设计变更的形式支付给施工单位的。

12.4安全目标责任及安全组织计划

12.4.1安全目标责任

12.4.1.1为认真贯彻“安全第一，预防为主”的方针，做好公司2014年度安全生产工作，强化企业内部安全管理，落实单位负责人安全生产责任制，保证完成上级下达的安全控制指标，确保公司及全体职工的生命财产安全，减少事故和职业病的发生，依据《中华人民共和国安全生产法》及其他有关安全生产的法律法规，按照“管生产必须管安全”和“谁主管、谁负责”的原则，特制订2014年安全生产目标责任书。

12.4.1.2 工作目标如下：

①安全事故为“0”；

②职业病事故为“0”；

③伤害事故为“0”；

④安全隐患的整改率达100%；

⑤职工工作、生活环境符合国家法律；

⑥“三废”排放符合国家标准，污染事故为零；

⑦法规规定的各项卫生标准。

12.4.1.3工作任务：

①认真贯彻执行国家和上级的安全生产的方针、政策、法律、法规和制度。在厂长（公司经理）和安全生产领导小组的领导下负责本单位的安全管理、监督工作，是企业安全领导小组的常设办事机构。

②负责组织制订、修订本企业安全卫生管理制度和安全技术规程，编制安全技术措施计划，并监督检查执行情况。

③参与新建、改建、扩建工程的“三同时”审查和监督，使其符合职业安全卫生技术要求。

④负责锅炉、压力容器和特种设备的日常管理和大修工作。

⑤负责组织安全生产大检查，督促解决有关安全方面存在的问题，纠正违章指挥和违章作业现象、遇有危及安全生产的紧急情况，有权令其停止作业，并立即报告有关领导。

⑥会同有关部门，对职工进行安全知识教育和培训，组织新入厂工人的三级安全教育，配合上级部门搞好特种作业人员的安全技术培训和考核，组织开展各种安全活动。

⑦负责抓好劳动保护用品、保健食品和防暑降温饮料的计划采购、管理、发放和使用的检查工作。

⑧负责生产、火灾、爆炸等伤亡事故的汇总、统计上报工作，参与事故的调查分析和处理。

⑨会同有关部门搞好企业职工安全卫生、健康和劳动保护工作，不断改善劳动条件。

⑩建立健全安全管理网络，指导基层安全工作，定期召开安全专业人员会议，加强安全基础建设。

12.4.2安全组织计划

12.4.2.1在项目的建设过程中，切实做到对不同性质风险采取相应的风险对策，才能有效地进行风险控制，尽可能减小风险可能产生的危害，以确保项目目标。权衡利弊后，回避风险大的工作计划，选择风险小或适中的计划。这在项目计划和组织安排时就应该引起注意，对于那些可行性不高的计划就应该放弃，而对于某些风险超过管理者承受能力，并且成功把握不大的计划也应该尽量回避。采取先进的技术措施和完善的组织措施，以减小风险产生的可能性和可能产生的影响。由于项目合作单位众多，必然涉及风险的分担，因此选择时要考虑抗风险能力强、信誉好的合作伙伴，并且通过合同形式合理明确风险的分配。

12.4.2.2项目经理部必须建立安全生产责任制，把安全责任目标分解到岗、落实到人

12.4.2.3项目经理安全职责

12.4.2.4 作业队长安全职责

12.4.2.5班组长安全职责

12.4.2.6 操作工人安全职责

12.4.2.7承包人对分包人的安全生产责任

12.4.2.8分包人安全生产责任

12.4.3安全生产教育培训

12.4.3.1《安全生产法》明确要求，生产经营单位应对从业人员进行安全生产教育和培训，保证从业人员具备必要的安全生产知识，熟悉有关的安全规章制度和安全操作规程，掌握本岗位的安全操作技能。

12.4.3.2未经安全教育和培训合格的从业人员，不得上岗作业。

十三)项目收尾管理规划

13.1项目竣工验收阶段管理

项目收尾阶段是项目管理全过程的最后阶段，包括竣工收尾、验收、结算、决算、回访保修、管理考核评价等方面的管理。

项目收尾阶段应制定工作计划，提出各项管理要求。

13.1.1项目经理部应全面负责项目竣工收尾工作，组织编制项目竣工计划，报上级主管部门批准后按期完成。

13.1.2竣工计划应包括下列内容：

13.1.2.1竣工项目名称。

13.1.2.2竣工项目收尾具体内容。

13.1.2.3竣工项目质量要求。

13.1.2.4竣工项目进度计划安排。

14.1.2.5竣工项目文件档案资料整理要求。

13.1.3项目经理应及时组织项目竣工收尾工作，并与项目相关方联系，按有关规定协助验收。

13.1.2项目竣工验收

13.1.2.1 项目完工后，承包人应自行组织有关人员进行检查评定，合格后向发包人提交工程竣工报告。

13.1.2.2规模较小且比较简单的项目，可进行一次性项目竣工验收。规模较大且比较复杂的项目，可以分阶段验收。

13.1.2.3项目竣工验收应依据有关法规，必须符合国家规定的竣工条件和竣工验收要求。

13.1.2.4文件的归档整理应符合国家有关标准、法规的规定，移交工程档案应符合有关规定。

13.1.3项目竣工结算

13.1.3.1 项目竣工结算应由承包人编制，发包人审查，双方最终确定。

13.1.3.2 编制项目竣工结算可依据下列资料：

13.1.3.2.1合同文件。

13.1.3.2.2 竣工图纸和工程变更文件。

13.1.3.2.3 有关技术核准资料和材料代用核准资料。

13.1.3.2.4 工程计价文件、工程量清单、取费标准及有关调价规定。

13.1.3.2.5双方确认的有关签证和工程索赔资料。

13.1.3.3项目竣工验收后，承包人应在约定的期限内向发包人递交项目竣工结算报告及完整的结算资料，经双方确认并按规定进行竣工结算。

13.1.3.4承包人应按照项目竣工验收程序办理项目竣工结算并在合同约定的期限内进行项目移交。

13.2 项目移交内容

13.2.1根据合同规定的质量标准、工期要求，在项目竣工验收阶段，本公司秉着及时办理各单项、单位工程或总承包工程的验收和移交手续的宗旨，满足业主对工程的使用要求。

13.2.2参照《GB50300-2001建筑工程施工质量验收统一标准》以及《GB/T50328－2001建设工程文件归档整理规范》。本公司项目部成立竣工验收及工程移交领导小组，在业主指示下，分部分项，专项完成工程的移交工作。

13.3 项目移交时的状态

13.3.1项目要完成工程的竣工移交，就必须具备以下条件：

13.3.1.1 完成工程设计文件和合同约定的各项工作内容；

13.3.1.2单位(子单位)工程所含分部(子分部)工程的质量验收合格；

13.3.1.3单位(子单位)工程质量控制资料应完整且符合有关标准的要求；

13.3.1.4单位(子单位)工程所含分部工程有关安全和功能的检测资料应完整并符合相关专业质量验收规范的规定；

13.3.1.5 观感质量应符合要求；

13.3.1.6 施工单位出具工程竣工报告；

13.3.1.7 勘察、设计单位出具相应的工程质量检查报告，并对设计变更进行了书面确认；

13.3.1.8 监理单位出具工程质量评估报告；

13.3.1.9 建设行政主管部门及其委托的工程质量监督机构等有关部门责令整改的问题全部整改完毕；

13.3.1.10 施工单位已签署工程质量保修书；

13.3.1.11 有公安、消防、环保、规划等部门出具的认可文件或准许使用文件；

13.3.1.12 市政基础设施的有关质量检测和功能性试验资料。

13.4项目回访与保修管理

13.4.1承包人应制定项目回访和保修制度并纳入质量管理体系。

13.4.2承包人应根据合同和有关规定编制回访保修工作计划，回访保修工作计划应包括下列内容：

13.4.2.1主管回访与保修的部门。

13.4.2.2执行回访保修工作的单位。

13.4.2.3回访时间及主要内容和方式。

13.4.3回访可采取电话询问、登门座谈、例行回访等方式。回访应以业主对竣

工项目质量的反馈及特殊工程采用的新技术、新材料、新设备、新工艺等的应用情况为重点，并根据需要及时采取改进措施。

13.4.4签发工程质量保修书应确定质量保修范围、期限、责任和费用的承担等内容。