档案检索工具

档案检索工具集团档案编码：[YTTR-YTPT28-YTNTL98-UYTYNN08]

档案检索工具

一、档案检索工具的划分

档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆（室）藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。

（1）按检索手段

手工检索工具和机读检索工具。

手工检索工具：以人工查检的各种目录、指南、索引等。有卡片式和书本式。

机读检索工具：是借助计算机等手段形成和使用的检索工具，如机读目录、缩微目录等。

（2）按功能

查检性检索工具、介绍性检索工具和馆（室）藏性检索工具。

查找性检索工具：为查找检索档案而编制的。有分类目录、专题目录、主题目录等。

介绍性检索工具：亦称工具书。有全宗指南、档案馆指南等。

馆（室）藏性检索工具：反映馆（室）藏档案分类整理、排列体系，为管理馆（室）藏档案而编制的检索工具。有全宗目录、案卷目录等。

（3）按使用对象

公务检索工具和开放检索工具。

公务检索工具：为满足内部工作人员因档案管理和开展利用的需要而编制的各种目录和索引。有案卷目录、文件目录等。

开放检索工具：为配合档案开放的需要而编制的检索工具。有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南等。

二、常用档案检索工具

（1）全宗目录

又称全宗名册，是介绍档案馆（室）所藏全部全宗简明情况的一种检索工具。

目录项目内容：全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等。

（2）案卷目录

是以案卷为单位，依据档案整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个全宗或某一部分档案内容和成分的一种检索工具。

目录项目内容：案卷号（分档案室编、档案馆编）、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注。

（3）卷内文件目录

是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个案卷内文件内容和成分的一种检索工具。

目录项目内容：顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页号、备注。

把案卷目录和卷内文件目录结合起来，称为全引目录。

（4）归档文件目录

是依据归档文件分类方案和室编件号顺序排列组织起来，揭示一个分类方案内文件内容和成分的一种检索工具。

目录项目内容：件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、备注。

（5）专题目录

专题目录是集中、系统地揭示某一专题档案的内容和成分的检索工具。

其他检索工具还有分类目录、主题目录、人名目录、文号目录等。

安全体系建设资料全

一、加强中小化工企业安全基础管理的重要性、指导思想和工作目标（一）充分认识加强中小化工企业安全基础管理的重要性和紧迫性近年来，通过贯彻落实《安全生产法》、《危险化学品安全管理条例》和《国务院关于进一步加强安全生产工作的决定》等有关法律法规，实施危险化学品安全生产许可制度，深化安全生产专项整治活动，化工企业安全生产状况呈现总体平稳，趋向好转的态势。但是，由于我国化工行业特别是中小化工企业安全生产基础薄弱，企业安全管理机构和制度不健全，工艺技术落后、设备陈旧简陋、自动化控制水平低，从业人员安全意识淡薄、业务素质低、操作技能差，预防和应对突发事件能力不足，生产装置安全隐患较多等问题普遍存在，另外一些建设项目（新建、改建、扩建项目）安全设施“三同时”制度不落实，导致安全生产事故总量偏大，较大以上事故时有发生，中小化工企业安全生产形势严峻。二、落实企业安全生产主体责任，建立和完善安全生产管理体系 (一)建立健全安全生产管理体制机制 ⒈建立健全企业安全生产责任制。要全面落实安全生产主体责任，保证企业具备法律、行政法规和国家标准或者行业标准规定的安全生产条件；建立和完善安全生产责任体系，健全安全生产管理机构，明确职能部门、各级管理人员和全体员工的安全生产职责；建立安全生产长效机制，确保企业生产经营活动满足安全生产的各项要求。 ⒉企业主要负责人是安全生产第一责任人。要认真履行国家法律法规规定的职责，把安全生产作为企业管理的首要任务，对安全生产工作负总责。要认真全面落实国家的有关法律、法规和标准、规定，组织制定适合企业特点的安全生产责任制、安全生产规章制度和操作规程，全面加强企业安全生产管理、安全技术管理和安全教育培训工作，保证安全生产投入的有效实施，及时消除生产安全事故隐患，确保生产安全。 ⒊建立健全安全生产管理网络，配足安全管理人员。专职安全管理人员应不少于企业员工总数的2%，（不足50人的企业至少配备1人）。安全管理人员应具备化工或安全相关专业中专以上学历，有从事化工生产相关工作3年以上经历，取得安全管理资格证书。 ⒋建立安全生产责任考核制度。要明确考核内容、程序、频次、方法、标准、奖惩办法，逐级签订安全生产目标责任书，对落实安全生产责任制和履行安全职责的情况进行严格的考核，奖罚分明，客观公正。 ⒌建立健全健全生产议事制度。企业主要负责人每季度至少召集一次安全生产专题会议，研究和解决安全生产重大问题；企业分管负责人每月至少主持一次、由各部门和生产（包括辅助生产）装置负责人参加的安全生产例会，分析安全生产形势，协调、检查、布置、总结安全生产工作；企业要广泛开展车间、工

档案工作“三个体系”建设的理论基础与实践途径

档案工作“三个体系”建设的理论基础与实践途径发表时间：2019-08-30T16:48:24.463Z 来源：《基层建设》2019年第16期作者：周晓芳 [导读] 摘要：社会的快速进步不断推动各项事业的快速发展，新的历史发展时期，作为资料信息重要的管理工作，档案管理事业的发展情况对于促进社会进步有着巨大贡献。中交第三公路工程局有限公司北京 100000 摘要：社会的快速进步不断推动各项事业的快速发展，新的历史发展时期，作为资料信息重要的管理工作，档案管理事业的发展情况对于促进社会进步有着巨大贡献。“三个体系”是对档案事业发展规律的总结，对于助推档案事业如何发展以及服务社会民生的精要概述，指导着全国档案工作的开展。文章立足“三个体系”理论基础，重点论述了如何落实“三个体系”建设。关键词：档案工作；三个体系；理论基础；实践途径档案事业中，“三个体系”建设也就是档案资源体系建设、档案资源利用体系建设以及档案安全体系建设，上述三个方面的体系建设共同构成了档案事业发展的目标及方向。“三个体系”建设有着丰富的内涵，彼此间联系紧密，加快推进“三个体系”建设是档案事业在新时期发展的现实要求和必然趋势，也是助力档案事业发展的重要动力保障。一、“三个体系”的理论基础 “三个体系”建设是新的历史发展阶段档案事业发展过程中贯彻“以人为本”的思想要求，它是对我国档案工作实践的新的总结，是对过去档案工作薄弱环节的加强。只有将广大人们群众作为档案资源体系及利用体系建立的出发点和落脚点，才能更好的服务人民群众，这样档案工作才能更具生机和活力，也才能得到领导和社会的重视与支持。近年来，档案部门不断拓宽工作领域及服务范围，档案所覆盖群体愈加广泛，档案工作更加贴近民众。“三个体系”建设正是档案工作长期实践经验的总结和提炼，与现代社会发展主题契合度不断提升。二、“三个体系”的实践途径 “三个体系”建设是一项较为复杂的档案系统工程，实践过程中必须要抓住关键，重点解决突出问题和难点问题，从而推动档案事业全面、健康有序发展。（一）构建方便人民群众的档案利用体系档案的价值在于其资料数据信息的开发利用，为国家和社会发展以及广发社会民众提供优质服务是开展档案工作的核心。因此，档案管理部门应坚持“以人为本”的服务理念，切实提升档案服务能力，满足国家和社会发展所需。 1.进一步拓宽服务的范围在信息化时代，档案资料的价值和作用更加的凸显。更需要做好档案资源的管理工作和服务工作，进一步拓宽档案的服务范围。特别是围绕党以及国家工作大局时，更应该摒弃传统的思维理念，应积极向基层和群众方面倾斜，做好各项服务工作，不断拓宽服务范围。真正做到，信息资料的需求在哪个地方，档案的服务工作就应该延伸到哪个地方，真正做好服务，满足广大群众对于档案信息资源利用的需求。 2.进一步转变服务的方式档案管理工作务必要紧紧围绕在本单位的工作和重大任务的周围，对于相关需求进行主动的了解，主动上门提供相关信息，转变传统的被动式应答，逐渐朝向主动提供式服务的方向转变。同时深入挖掘档案资源，充分了解相关需求，不断挖掘和编研出内容丰富多样，形式新颖的档案精品资料。然后精细制作，将档案资料制作成为档案文献专题片，记录片和影视剧等各种形式，不断丰富档案的服务方式，利用丰富多彩和喜闻乐见的方式，更好的开展档案资源的服务工作。 3.进一步改进服务的手段计算机信息技术以及数字化技术的快速发展，也在一定程度上冲击着传统的档案服务手段。合理运用先进的信息化技术，完善信息系统建设，配套完备的计算机软硬件设备，构建档案信息数据库，实现档案信息服务的网络化、远程化和数字化。利用信息系统，实现档案资源的利用审批、目录的查询、全文阅览以及利用统计等功能。同时，将重点放在服务民生等方面，进一步构建医疗病案、社会保险等事关民生的档案信息数据库建设，构建覆盖区域的档案信息共享系统，更好的服务广大民众。（二）严格把控进馆的档案数量通常而言，档案馆中存放的档案数量是十分庞大的，内容也是十分丰富的。档案查询人能够在档案馆中查询到自己所需要的相关档案信息资料。同时我国的档案馆数量也十分的多，一味的接受海量的档案资源，并不能确保档案馆内部的档案资源得到合理的控制。海量的档案资源，要求档案馆提供更多的存放库房，需要容量更大的信息化系统，档案管理人员的配备也相应增加。而且海量的档案馆资源，使得查询人在进行档案资源查询时，也无法很快就查询到自己所需要的档案资料。因此，档案馆在进行档案资源接收时，需要加以甄别，按照档案馆的属性和类别，收取自己范围内的档案资源，诸如科技馆，就应该接收和科技信息方面相关的档案资源，以此来提升档案馆的专业性，更加利于档案查询人进行相关档案资源的查询。（三）强化对档案收集门类的整理工作档案馆在收集资料时，不仅仅要收集文字信息，还需要对与之相关的照片、音频等数据进行收集。因此档案馆务必要提稿收集效率，做好各类档案门类的甄别和整理归纳工作。在收集档案资源的过程中，需要结合地区的实际状况，发展进程。历史沿革，文化特色等，做好档案门类的整理工作。此外，档案资源的归类，要始终坚持服务民生，更好的满足广大群众对于档案资源的需求。（四）加强档案工作收集的安全体系建设档案安全管理事关重大，特别是一些机密档案资料，更是严禁泄露，务必要确保档案资源的安全性。同时，应避免人为因素对档案进行损坏或者破坏，切实延长档案资源的存储寿命，全面提升档案资源的利用水平。因此这就要求档案管理人员始终牢记安全准则，并采取对应的管理办法，做好档案资源的安全管理工作。 1.完善制度，提升管理人员综合素养为切实提升档案资源的安全性，就需要进一步完善档案管理制度，制定档案收集整理、存储和利用等相关制度，严格依据制度，开展档案各项工作，严禁违规操作，特别是严防随意泄漏档案资源现象的发生。构建责任制，将档案管理的责任对应到人，切实要求档案管理人员守则守规，确保档案资源的各项活动均有据可依。同时强化对档案管理人员的培训工作，一方面需要对其责任心和工作态度等进行培

信息检索复习资料

文献的定义最简明的定义：记录有知识的一切载体。定义：记录知识的一切载体，即用文字、图形、符号或声频等技术手段记录知识的物质载体，或固化在物质载体上的知识。二次文献将大量分散、无序的一次文献经过筛选、分析、整理，按其内容特征和外部特征进行提炼、浓缩，并按照一定的逻辑顺序和科学体系编制而成的系统化的文献。特种文献会议文献、学位论文、专利文献、标准文献、科技报告、政府出版物、产品资料、档案8种类型文献是一种介于图书与期刊之间的文献类型，通常在出版发行方面或获取途径方面比较特殊，因而也被称为特种文献或灰色文献。文献检索式或：A or B 或 A + B；用于扩大检索范围，增加命中文献数量，有利于提高检索结果的查全率。与：A and B 或 A * B; 用于对检索词进行限定，从而缩小检索范围，有利于提高检索结果的查全率。非：A not B 或 A – B；表示检索记录中凡含有A不含B的记

录被检出。能够缩小命中文献的范围，增强检索的准确性。网上的文献格式期刊、专著、论文集、学位论文、报告、专利论文、[国际、国家标准]、报纸文章、电子文献。文献信息源用一定的记录手段将系统化的信息内容存储在各类载体上而形成的一类信息源。文献信息源是信息源的主体部分，是信息搜集、存储、检索和利用的主要对象。 CA美国化学文摘数据库收录文献期刊论文、会议论文、图书、学位论文、专利、技术报告。什么数据库能检索会议文献国外：ISI会议录数据库、会议论文索引数据库、OCLC PapersFirst 与ProceedingsFirst、STN联机系统中的CONF会议论文数据库、美国物理所电子会议录数据库、美国光学工程师学会会议文献数据库、美国航空航天协会电子图书馆。国内：中国重要会议论文全文数据库、万方数据知识服务平台会议论文数据库、中国国家科技图书文献中心会议论文数据库、中国学术会议文献通报、上海图书馆会议资料数据库。

档案文献检索系统

第一章档案文献检索系统概述 1．广义的档案文献检索包括存储和查找两个具体过程。前者是指将档案中具有检索意义的特征标识出来，通过编制检索工具、建立数据库等方法使之成为有序的档案信息集合的过程；后者则是指在档案信息集合中选择、获取特定档案信息的过程。 2．简答档案文献检索的基本原理：是实现档案需求与相关档案信息的匹配，即将特定的档案需求与存储在检索系统中的档案信息进行相符性比较，根据一定标准从中选择出符合需求的档案信息。匹配的实现是存储和查找互相作用的结果。 3．存储阶段的目的是：使档案信息达到高度的组织化。主要采取对档案文献进行标识化压缩处理的方法，即把档案文献中具有检索意义的特征用语词、代码等符号表示出来，通过编目、编写提要等方式将档案原件转换成一种篇幅较短的特殊文献形式，一般成为简短记录档案文献特征的一个条目，并按照一定的规则把这些条目组织起来，形成有序的档案信息集合，供查找之用。 4．查找阶段的目的：是获取所需档案信息，主要方法是对档案需求课题进行标识化处理，形成检索提问，再将提问标识与档案信息集合中的标识进行相符性比较，选择出所需要的档案信息，也就是说，在存储的逆过程中把所需档案查找出来。（3、4题可合并一题） 5．档案文献检索同其他文献检索一样，可以采取三种形式：（1）数据检索。这种检索是直接回答利用者所需要的有关特定主题的查询，检索出的结果是数据、公式、图表等。（2）事实检索。这种检索也是直接回答利用者所需特定主题的确定性检索，检索出的结果是某种事实。（3）文献检索。这种检索是要查出记载所需信息的档案文献，但检索结果所提供的并不是文献本身，而是文献线索，检索人员借助文献线索中提供的存址提取档案文献，再从文献中获得所需信息。 6．试述档案文献检索系统的构成与功能？从检索系统的整体功能出发，去设计规划各个因素或环节的构成方式及其相互关系，可以使整个检索系统的功能得到改善，从而获得较好的检索效果。档案文献检索系统包括两大部分：存储部分和检索部分。存储部分的主要功能是通过著录标引、编制检索工具、建立数据库等手段使档案信息有序化；档案部分的主要功能是通过编制检索策略实现利用者提问与档案信息的有效匹配。在存储档案时，档案标引人员首先要对档案文献的内容进行主题分析，形成若干能反映其主题的概念，并借助于检索语言把这些概念转换成规范化的检索标识，这一段工作就是档案的著录标引。在检索（查找）档案文献时，档案检索人员首先要根据利用者的提问确定其所需档案的实质内容，形成概念，然后同样借助于检索语言，把表示检索课题的概念转换成规范化的检索标识，并按实际需求把这些标识之间的逻辑关系表达出来，形成检索表达式。 7．档案文献单元方式按照目录构成或计算机文档中数据排列方式的不同，可区分为文献单元方式和标识单元方式。 8．文献单元方式：在计算机检索中又称为顺检方式、顺序文档。它以一份文献为一个条目，指明该文献的各种特征，即以文献为单元进行检索。 9．标识单元方式：在计算机检索中又称为逆检方式、倒排文档。它以文献的一个属性标识为单元，指明含有该属性的全部文献，一般只有标识和文献号（档号）两个项目。 10．检索效率是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性程度，它是衡量检索系统性

浅谈如何加强企业档案安全体系建设

浅谈如何加强企业档案安全体系建设文章阐释了企业档案安全体系的内涵，针对档案安全体系建设面临的问题，提出了加强企业档案安全体系建设的策略。标签：企业；档案；安全；体系 1 概述档案安全是档案工作的底线和红线，事关党和国家的根据利益。档案安全体系是“三个体系”建设的根本保障，是顺应党和国家的方针政策和档案事业发展规律而产生的实践体系，是我国档案事业的重要组成部分。加强档案安全体系建设，对于维护党和国家的历史记忆、推动档案事业发展、服务全面建成小康社会具有十分重要的意义。 2 企业档案安全体系的内涵企业档案安全体系是确保档案实体和信息安全的基础设施齐备、各项制度完善、整理操作规范的系统工程。企业档案安全体系建设包含三个层面：一是确保档案实体的安全，不损毁、不丢失；二是确保档案信息的安全，不失密、不泄密；三是确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。 3 企业档案安全体系建设存在的问题 3.1 人员安全意识薄弱档案安全往往被当作仅是办公室或档案室的责任，忽视各部门的主体责任。部分人员对档案安全工作的重要性和必要性认识不足，在收集、整理、利用环节，归档不全、把关不严、传输随意，对档案实体的保护、信息的保密意识欠强。 3.2 建设缺乏整体规划顶层设计时没有系统化、统筹安排，没有纳入到企业的信息化系统建设，制定单项制度或系统时，缺乏一定的操作性和其他系统的兼容性，换版或升级未综合考虑各方因素，档案安全系统建设缺乏前瞻性。 3.3 防护设施欠完备档案库房设计欠规范，档案室选址欠科学，室内设施设备欠完整。基础设施投入不足，部分单位没有专门设备存放特种载体档案、实物档案，没有温度湿度控制、火灾报警、监控等系统。 3.4 安全技术措施简单

档案检索工具

档案检索工具 The latest revision on November 22, 2020

档案检索工具一、档案检索工具的划分档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆（室）藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。（1）按检索手段手工检索工具和机读检索工具。手工检索工具：以人工查检的各种目录、指南、索引等。有卡片式和书本式。机读检索工具：是借助计算机等手段形成和使用的检索工具，如机读目录、缩微目录等。（2）按功能查检性检索工具、介绍性检索工具和馆（室）藏性检索工具。查找性检索工具：为查找检索档案而编制的。有分类目录、专题目录、主题目录等。介绍性检索工具：亦称工具书。有全宗指南、档案馆指南等。馆（室）藏性检索工具：反映馆（室）藏档案分类整理、排列体系，为管理馆（室）藏档案而编制的检索工具。有全宗目录、案卷目录等。（3）按使用对象公务检索工具和开放检索工具。公务检索工具：为满足内部工作人员因档案管理和开展利用的需要而编制的各种目录和索引。有案卷目录、文件目录等。开放检索工具：为配合档案开放的需要而编制的检索工具。有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南等。

二、常用档案检索工具（1）全宗目录又称全宗名册，是介绍档案馆（室）所藏全部全宗简明情况的一种检索工具。目录项目内容：全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等。（2）案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个全宗或某一部分档案内容和成分的一种检索工具。目录项目内容：案卷号（分档案室编、档案馆编）、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注。（3）卷内文件目录是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个案卷内文件内容和成分的一种检索工具。目录项目内容：顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页号、备注。把案卷目录和卷内文件目录结合起来，称为全引目录。（4）归档文件目录是依据归档文件分类方案和室编件号顺序排列组织起来，揭示一个分类方案内文件内容和成分的一种检索工具。目录项目内容：件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、备注。（5）专题目录专题目录是集中、系统地揭示某一专题档案的内容和成分的检索工具。

数字档案室及档案数字化建设方案

《数字档案室》建设方案适用于机关单位、团体及其他社会组织

目录一、背景 (1) 二、建设原则 (1) 三、建设目标及内容 (2) （一）建设目标 (2) （二）建设内容 (2) 四、建设方案 (3) （一）数字档案室系统建设方案 (3) （二）档案数据资源建设方案 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)

一、背景机关档案工作是国家档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。 2015年国家档案局针对机关档案室发布了《数字档案室建设指南》要求逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。国家档案局局长李明华在部署工作中强调各地区各部门要依据数字档案馆（室）的建设标准继续推进国家级数字档案馆（室）示范点建设。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。2017年，我公司多次协同各机关档案室建立数字档案室示范单位且赢得了上级主管单位的一致好评。建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。二、建设原则数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。 1.1资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。

《档案管理》之档案检索工作试题

《档案管理》之档案检索工作试题一、单项选择题 1、档案检索主要包括档案（）和查检两个阶段。 A、开发 B、搜索 C、存储 D、排列 2、《中国档案分类法》属于档案检索语言中的（）。 A、分类语言 B、专题语言 C、著录语言 D、主题语言 3、《中国档案主题词表》属于档案检索语言中的（）。 A、分类语言 B、专题语言 C、著录语言 D、主题语言 4、在档案主题因素中，（）是体现主题的最关键因素。 A、主体因素 B、通用因素 C、位置因素 D、文种因素 5、《国务院关于信息产业部部长的任命通知》中的“信息产业部”是（）。 A、主体因素 B、通用因素 C、位置因素 D、文种因素 6、现阶段实现档案信息化的主要标志和手段是（）建设。 A、档案目录中心 B、档案寄存中心 C、文件中心 D、档案网站 7、档案目录中心运行的前提条件是实现档案目录的（） A、法制化 B、现代化 C、信息化 D、多样化 8、档案目录中心的主要功能是（） A、录入汇集 B、检索利用 C汇编出版 D、传输出版 9、目前，全国已经建立了中央、省和地市级档案目录中心，其中，应以（）为主要层次。 A、中央级 B、省级 C、地市级 D、所有级别二、多项选择题 1、存储是查检的（）。

A、应用 B、基础 C、前提 D、反馈 E、结果 2、档案的检索手段通常有（）两种。 A、手工检索 B、高级检索 C、低级检索 D、常规检索 E、计算机检索 3、迄今为止用来描述档案检索效率之最好也是最常用的两个指标为（）。 A、查全率 B、漏检率 C、查准率 D、误检率 E、准确率 4、与日常使用的自然语言相比，档案检索语言的基本特点有（）。 A、多义性 B、单义性 C、专业性 D、规范性 E、时效性 5、档案标引的步骤主要包括（）两个方面。 A、主题标引 B、分类标引 C、审校 D、主题分析 E、概念转换 6、档案的主题因素是档案主题的关键性词语，主要有：（）。 A、主体因素 B、通用因素 C、位置因素 D、时间因素 E、文种因素 7、档案目录中心应当具有四种功能，即（）。 A、录入汇集 B、检索利用 C汇编出版 D、传输出版 E、协调管理三、是非题 1、档案检索语言是根据检索的需要而编制的一种专门语言，它又称为“标引语言”。 2、档案标引的最后一步是概念转换，这是确保标引质量的最后关口。 3、目录是根据若干个著录条目著录成项目并按一定规则组成的检索工具。 4、专题指南与专题目录的类目体系相同，而专题指南一般是在专题目录的基础上进行。 5、每个单位的档案检索工具种类愈多愈好。

档案资源体系建设中的问题及对策

档案资源体系建设中的问题及对策、档案资源体系建设的意义档案工作是一项重要的基础性工作，它为各个行业的发展提供必要的信息支持和决策参考，对社会、经济的进步具有重大意义。《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》明五'期间全国档案工作要全面推进和完善覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系和确保档案安全保密的档案安全体系建设” 。“三个体系”的建设思想对档案工作进行了全面的概括，也?榈蛋甘乱档姆(17) 固岢隽艘?求、指明了方向。“三个体系”相互作用、有机联系，构成一个整体，又具有不同的工作任务和发展方向，其中档案资源体系的建设处于核心地位。《全国档案事业发展三五”规划纲要》又提出，“继续实施‘以人为本、服务为先、安全第一'战略，深入推进‘三个体系'建设，加快完善档案治理体系、提升档案治理能力，为夺取全面建成小康社会决胜阶段的伟大胜利作出积极贡献”。并提出档案资源的发展目标是“档案资源多样化。依法管理档案资源，各级国家机关、团体、企业事业单位档案实现应归尽归、应收尽收；档案资源更加齐全完整、丰富多元，覆盖人民群众的档案资源体系更加完善。”有效推进档案资源体系建设” 是全国档案事业发展“十三五”的主要任务之一。

档案资源建设是指档案部门对本区域、本部门的档案信息资源进行合理配置、分工协调，形成档案信息资源库而开展的一系列创造性工作，它是一项需要长期坚持实施的系统工程。建立一个种类齐全、结构优化、管理有序，能为社会各行各业提供有效服务的档案资源体系，是信息化建设的基本要求。档案资源体系建设在档案工作中处于基础性的地位，决定着档案信息资源收集的广度和利用的深度，决定了档案工作在社会现代化建设中发挥的作用，是信息化建设工作的起始点，对社会的发展进步有着重大意义。二、档案资源体系建设存在的问题（一）档案资源收集上存在的问题在多数人心里，个人档案体现了他们在工作上的价值，代表了自身的荣誉，是比较珍贵的，不能放心地将其交给档案部门，而且，在移交档案的过程中以及在后续使用时，需要办理很多相关手续，给自己增加了不必要的麻烦，以至于大多数人不积极、不情愿提供自己的材料。给档案资源的收集工作带来了很多的困难，致使档案收集不全面、收集效率不咼。因档案资料自身的庞大数量，文件遗漏或重复，缺乏价值鉴定等，这也增加了档案人员的工作量，造成了收集上的困难。一方面，档案资料收集的工作量非常大，有时需要进行严格排查防止遗漏，还需要对收来的资料做好整理，防止重复归档。另一方面，缺乏鉴定机制，文件归档时的取舍问题就需要对其进行价值鉴定，按照规定保存有价值的档案。有的档案机构在归档时，一味追求工作效率，把一些看似不重要的文件丢弃，或者将一系列文件全部收集，造成档案资源的缺失或重复存储，影响档案资源的整体质量。在计算机高速发展的今天，功能性软件越来越多，为各行各业提供了便利。从归档的角度来说，电子档案的确显现了操作的高效和便捷，是档案工作者的一大幸事。但总的来说，电子档案的发展还缺乏相关标准的指导和有力制度的约束，各地区电子档案归档标准不一，各自为政，有的地区已经完全实行电子档案制，有的仍以传

《档案安全体系建设问题及对策》

《档案安全体系建设问题及对策》摘要：档案管理工作作为一项重要的信息保存工作，其重要性不言而喻。因此，做好其安全体系建设工作对于保证档案的安全性具有非常重要的作用。通过做好档案安全管理工作，可以保证档案实体和信息安全，保证基础设施及制度的完善。而档案安全体系建设工作就是为了保证档案的安全性，是一项系统的工程。为此，研究和探讨档案安全体系建设是非常有必要的。本文从档案安全体系建设的内涵出发，分析了目前影响档案安全的问题及成因，基于此，重点的探讨了确保档案安全体系建设的有效对策。最后得出：只有不断的创新档案安全建设思路，将档案安全体现建设列入重要的安全建设工作中，同时要求每一个档案管理人员重视档案安全管理工作，提升信息化管理水平，将档案安全工作作为一项重要的安全工作来抓，积极的制定有效的安全管理制度，并严格的规范管理方案，将档案有效的进行归档，做好留存工作，保证每一份档案都处于安全的管理体系中，让档案安全管理工作越来越规范，越来越好，以此保证档案的安全性。关键词：档案管理;安全管理;信息化;规范化一、档案安全体系概述档案安全体系是一项系统工程，旨在确保档案实体和信息安全具有完整的基础架构，完整的系统和标准化的操作。档案安全包括档案安全政策和法规，材料保证，机构保证和机构保证，档案建设，档案救援和保护，对档案工作紧急情况的应急响应，档案信息安全管理以及合理的档案公开使用。基础设施是基础，系统监管是关键，基础业

务是前提。档案安全体系的建设包括三个层次：第一，确保档案实体的安全，不被损坏或丢失。第二，确保档案信息的安全性，不被泄露，不被泄露;第三，确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。二、当前档案安全体系建设中存在的问题当前档案安全体系建设中存在的问题主要包括以下几点。针对档案库房的设计方面，其规范性有待进一步提升;针对档案装具、防护设施方面，其完善性仍不够;针对安全管理制度建设方面，其制度空泛、随意性较大;针对档案安全预案的建设方面，资料针对性不够。（一）针对档案库房的设计方面，其规范性有待进一步提升。目前档案库房设计方面主要存在的问题主要包括选址不够科学、设计不够合理两个方面。针对选址不科学方面，档案管理部门在档案库的选址上要尽量避免容易发生自然灾害的地段，同时关键要因地制宜的选择档案库地址。（二）针对档案装具、防护设施方面，其完善性仍不够。第一，档案装具品种种类过多，质量不能保证;第二，很多的档案库缺少防火、防盗报警系统，同时很多档案库没有安装监控系统，无法保证其安全;第三，地处雷电频发地带的档案馆，档案库房没有防雷避雷装置，容易遭受雷击引发火灾。（三）针对安全管理制度建设方面，其制度空泛、随意性较大。档案安全管理制度虽然已经编制，但存在不够完善，执行力度不够的情况，随意性较大，需加大编制力度，保证制度的合理性，同时保证

2021年档案检索工具

档案检索工具欧阳光明（2021.03.07）一、档案检索工具的划分档案检索工具是以一定的形式揭示和介绍馆（室）藏，积累档案线索和查询档案材料的手段，进行档案管理和提供利用的工具。（1）按检索手段手工检索工具和机读检索工具。手工检索工具：以人工查检的各种目录、指南、索引等。有卡片式和书本式。机读检索工具：是借助计算机等手段形成和使用的检索工具，如机读目录、缩微目录等。（2）按功能查检性检索工具、介绍性检索工具和馆（室）藏性检索工具。查找性检索工具：为查找检索档案而编制的。有分类目录、专题目录、主题目录等。介绍性检索工具：亦称工具书。有全宗指南、档案馆指南等。馆（室）藏性检索工具：反映馆（室）藏档案分类整理、排列体系，为管理馆（室）藏档案而编制的检索工具。有全宗目录、案卷目录等。（3）按使用对象公务检索工具和开放检索工具。

公务检索工具：为满足内部工作人员因档案管理和开展利用的需要而编制的各种目录和索引。有案卷目录、文件目录等。开放检索工具：为配合档案开放的需要而编制的检索工具。有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南等。二、常用档案检索工具（1）全宗目录又称全宗名册，是介绍档案馆（室）所藏全部全宗简明情况的一种检索工具。目录项目内容：全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等。（2）案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个全宗或某一部分档案内容和成分的一种检索工具。目录项目内容：案卷号（分档案室编、档案馆编）、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注。（3）卷内文件目录是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个案卷内文件内容和成分的一种检索工具。目录项目内容：顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页号、备注。把案卷目录和卷内文件目录结合起来，称为全引目录。（4）归档文件目录

档案资源建设

档案资源建设信息资源，同能源、材料资源并列为当今社会发展的三大资源，其中能源、材料?Y源合称为“物质资源”。物质资源作用于物质生产、生活等领域，产生直接的、可以量化的经济效益，而信息资源作用于包括物质生产在内的社会生活各个领域，产生直接的或间接的、可量化的或不可量化的经济效益或社会效益。档案是一种具有特殊价值的信息资源，是国家信息资源的重要组成部分，档案信息资源对国家经济社会发展具有重要的、全方位的、不可替代的综合贡献力。档案资源建设是以建立一个门类齐全、结构合理、管理科学、能为社会主义现代化建设有效服务的、具有中国特色的档案资源体系为目的，依据国家有关法律法规开展的档案积累、移交、接收、整理、档案资源开发利用等一系列档案工作。档案资源建设的概念，是由收集档案、丰富馆藏到建设国家档案资源发展而来的。随着档案资源的日益丰富，国家档案局提出要提升档案资源管理能力，为社会各方面利用档案信息提供强有力支撑，要把档案资源体系覆盖到城乡全体居民，覆盖到社会尤其是民生各个方面，覆盖到社会发展的各个领域和各种新社会组织，覆盖到档案的各种载体、形态和专业内容。

档案资源建设应本着以人为本、公平公正的指导思想，对共有档案信息资源进行合理公平的配置，即职能决定原则、需求导向原则、地域化原则、公共性原则、记忆规范化原则。档案资源建设包括：档案资源构成、档案资源的利用开发、档案资源的整合、档案安全保障体系建设等。档案资源建设，就是要加大档案收集整理力度，特别是对重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目、重大生态保护项目以及新领域、新专业、新机构、新社会组织等档案的收集工作；要建立健全文件材料归档制度，做到应归尽归、应收尽收；要重视做好民生档案工作，要把与人民群众切身利益密切相关的各类文件材料收集归档，把民生档案纳入国家档案资源体系；要科学整合档案信息资源，建立以档案行政管理部门为主导、各行业主管部门密切配合、档案馆（室）集中统一管理的档案资源管理架构，统筹规划，整合同一单位内不同部门、同一地区各档案馆（室）及不同地区档案馆（室）的档案资源，推动档案资源科学配置和高效利用；要加大档案信息资源开发力度，加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，不断挖掘档案的价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”；要以实现档案信息资源社会共享为目标，统筹协调，充分利用已有的信息传输网络和平台，积极推进城乡档案信息资源共享，支持档案馆

建设项目档案管理规范

建设项目档案管理规范（修订稿）（）矚慫润厲钐瘗睞枥庑赖賃軔。前言本标准代替／—《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。本标准与相比主要变化如下： ——标准的总体编排和结构按—进行了修改； ——本标准的主体要素由“国家重大建设项目档案”调整为“建设项目档案”； ——增加了建设项目档案工作组织体系和工作职责、制度体系建设； ——增加了建设项目文件管理、建设项目电子文件与建设项目电子档案的管理； ——增加了建设项目档案验收；本标准的附录是规范性附录。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：国家档案局。本标准主要起草人：本标准于年月日首次发布。范围本标准规定了建设项目档案工作的组织体系、工作职责，确立了项目文件的形成、归档要求与项目档案管理的原则与方法。聞創沟燴鐺險爱氇谴净祸測。本标准适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目的档案管理。规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。残骛楼諍锩瀨濟溆塹籟婭骒。技术用图复制图的折叠方法照片档案管理规范科学技术档案案卷构成的一般要求电子文件归档与管理规范电子文件管理系统通用功能要求纸质档案数字化技术规范数码照片归档与管理规范术语和定义下列术语和定义适用于本标准。建设项目指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。酽锕极額閉镇桧猪訣锥顧荭。单项工程指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。单位工程指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效

浅谈加强档案利用体系建设

浅谈加强档案利用体系建设【摘要】概述了档案利用体系建设的政策保障、制度规范以及措施方法，建议档案部门加强档案资源建设、优化检索工具、重视档案研编、强化宣传工作，开发档案信息与利用系统，提高档案的利用率，实现档案管理的价值。【关键词】档案；利用；建设档案利用是档案业务工作的中心环节，主要是通过档案资料的阅览、复制和摘录，最大限度满足社会各方面对档案信息的需求。要真正做到档案服务于社会的职责，就要有强力的政策保障、严格的制度规范，还要有相应的措施和方法。一、建立档案利用体系的政策保障机制（一）加强组织领导，为档案利用体系建设提供坚强的组织保证。要配齐配强档案工作领导班子，配备档案工作管事、议事机构，切实把档案工作纳入当地文化事业发展规划。要理顺档案管理的领导机制，行政一把手领导都是专职，而作为档案工作是是“两办”工作不可分割的一部分，档案部门归口党委，但主要业务针对政府部门，应在“两办”都设有档案的领导机构，行政一把手领导应兼任“两办”副主任，切实提高档案工作位置。作为基层档案部门，人才和经费是制约档案事业发展的最大“瓶颈”，各级档案部门领导要积极主动向主要领导汇报，积极争取领导的高度重视和支持，在政策、人才和经费方面予以倾斜，为档案利用体系建设提供政策、人才和经费方面的保证。（二）完善法规体系，为档案利用体系建设提供有力的法制保障。作为档案立法部门应对《档案法》、《档案法实施办法》等法律规章进行相应的修改和完善，制定新的法规体系，增强档案法的现实性和可操作性。各级档案行政主管部门根据相关的法律法规，加强档案工作的执法力度，联系相关执法部门，对档案的违法案件做出强力的制裁。档案部门在管好当地党委政府各部门的档案外，还要主动配合相关部门，对关系民生的社区建设、移民开发、城乡低保、社会福利、优扶救济、三农扶贫、林地房地权属、婚姻登记、民事诉讼等重要的专门档案制定规范的科学管理制度。为确保档案利用体系的建立，必须在工作思路、工作内容、工作手段上进行大胆创新。要在实践中不断探索和建立领导保障机制、法制保障机制、政策保障机制、考核评估机制、人才保障机制、经费保障机制、设施保障机制、宣传教育机制等一系列新机制，使档案利用体系建立得以顺利推进。（三）突出以人为本，为档案利用体系建设夯实深厚的群众基础。建立覆盖人民群众的档案资源体系，是档案资源建设指导思想的重大转变和重大突破。新的档案资源体系，要体现鲜明的时代特征，那就是突出以人为本，一切为了人民群众。就目前而言，各级档案部门要加强对档案资源体系建设的调查研究、科学论证、业务指导；加快民企建档、社区建档、村级建档、家庭建档的步伐；要整合各类档案资源，将各类涉及民生的档案实行统一的规范化管理；要优化馆藏资源结构，充实涉及个人档案储备。新的档案利用体系，既包括档案查阅室、档案

档案检索工具

档案检索工具一、档案检索工具的划分档案检索工具就是以一定的形式揭示与介绍馆(室)藏,积累档案线索与查询档案材料的手段,进行档案管理与提供利用的工具。 (1)按检索手段手工检索工具与机读检索工具。手工检索工具:以人工查检的各种目录、指南、索引等。有卡片式与书本式。机读检索工具:就是借助计算机等手段形成与使用的检索工具,如机读目录、缩微目录等。 (2)按功能查检性检索工具、介绍性检索工具与馆(室)藏性检索工具。查找性检索工具:为查找检索档案而编制的。有分类目录、专题目录、主题目录等。介绍性检索工具:亦称工具书。有全宗指南、档案馆指南等。馆(室)藏性检索工具:反映馆(室)藏档案分类整理、排列体系,为管理馆(室)藏档案而编制的检索工具。有全宗目录、案卷目录等。 (3)按使用对象

公务检索工具与开放检索工具。公务检索工具:为满足内部工作人员因档案管理与开展利用的需要而编制的各种目录与索引。有案卷目录、文件目录等。开放检索工具:为配合档案开放的需要而编制的检索工具。有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南等。二、常用档案检索工具 (1)全宗目录又称全宗名册,就是介绍档案馆(室)所藏全部全宗简明情况的一种检索工具。目录项目内容:全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等。 (2)案卷目录就是以案卷为单位,依据档案整理顺序排列组织起来,揭示与介绍一个全宗或某一部分档案内容与成分的一种检索工具。目录项目内容:案卷号(分档案室编、档案馆编)、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注。 (3)卷内文件目录就是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来,揭示与介绍一个案卷内文件内容与成分的一种检索工具。

档案检索工具

档案检索工具集团档案编码：[YTTR-YTPT28-YTNTL98-UYTYNN08]

开放检索工具：为配合档案开放的需要而编制的检索工具。有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南等。二、常用档案检索工具（1）全宗目录又称全宗名册，是介绍档案馆（室）所藏全部全宗简明情况的一种检索工具。目录项目内容：全宗号、全宗名称、全宗内案卷数量、起止年度等。（2）案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个全宗或某一部分档案内容和成分的一种检索工具。目录项目内容：案卷号（分档案室编、档案馆编）、案卷题名、年度、页数、保管期限、备注。（3）卷内文件目录是把某一案卷卷内文件依整理顺序排列组织起来，揭示和介绍一个案卷内文件内容和成分的一种检索工具。目录项目内容：顺序号、文号、责任者、文件题名、文件日期、页号、备注。把案卷目录和卷内文件目录结合起来，称为全引目录。（4）归档文件目录是依据归档文件分类方案和室编件号顺序排列组织起来，揭示一个分类方案内文件内容和成分的一种检索工具。目录项目内容：件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数、备注。

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