全套制度及业务流程之文件管理程序

24．文件管理程序

1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。

2．职责：

2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投

诉；

2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归

档和销毁等。

3．工作流程：

3.1 文件分类：

3.1.1 通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文

件和外送文件。

A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联

系函、通知、会议文件、周记、制度文件等

B. 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方

来文、顾客来文、公共事业单位来文等

C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业

单位发出的文件等

3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。分为技术

文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。

A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。

B．财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。

C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。

D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。

E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。

F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。

3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。如合格供应

商名录、培训记录、各类签到表、登记表等

3.2 总要求：

3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。

3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用国家公文格

式，内部行文按公司惯例采用英文格式。（格式及具体规定详见第三层次文件《**

集团文件处理办法》之第二章“文件格式”）

3.2.3 各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不允许由拟写人直接送领导者个

人，因特殊情况必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。

3.2.4 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，根据以往本部门文件的运转情

况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。

3.2.5 各部室资料员要建立本部门的文件清单。即根据3.2.4订立的立卷类目，将空

白的文件清单置于该类目的最前面；随时将已发放完毕的文件按已编好的类目归入卷内，并按文件收进顺序填写文件清单。

3.2.6 文件的管理一般要经过如下几个环节：

A．编制：文件由相关部门或个人拟写，所在部室资料员进行编号登记；若以公司名义对外行文则由总经理秘书编号。

B．批准：文件内容和发放范围由相应的批准人审核签发；需要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间；应用软件的使用权限需报送总经理批准。

C．登记：收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在相应的收文发文登记本上或直接在文件上签收并及时整理文件目录。来图加盖受控分发号。

D．用印：公司印章由总经理秘书保管，部门公章由各部室资料员保管。用印时，应以相关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联系单为依据。

E．发放：各部室资料员根据批准的发放范围进行分发。制度文件换版时，由总经理室或相关部门根据发放清单发出新版文件。

F．传阅：分为张贴传阅和传递传阅。张贴传阅指知晓性文件由发出部门的资料员在公司布告栏上予以张贴，各部门资料员在所在部门布告栏上张贴；传递传阅指需要传阅的文件由资料员加盖阅文章，填写需传阅人员名单，传阅人员阅毕签字。

G．更改：技术文件需要更改时，应由发布该文件的个人或部门提出，并填写《文件更改申请单》，通过资料员报原审批人批准，并由原文件发布部门按原发放范围下发，同时作好登记。

H．版本公布：制度文件换版时，由总经理室主任编制最新版本号；总经理室于每年6月份汇总各部室上交的法律法规清单及制度文件版本情况并给予公布。

I．回收：文件持有人因离职或工作调动不再符合持有资格时，所在部门资料员负责

及时收回。

J．归卷：各部室资料员要做好平时归卷和定期归卷工作。平时归卷即随时将发放完毕的文件按事前编制的立卷类目归入卷内；定期归卷即一个较长时间段后，对手头的所有文件进行清理，对无存档价值的文件材料可备文件夹单独存放。联合办理的文件原件由主办部门归卷，其他部门保存复印件。涉及付款的合同和请示单原件由财务计统部保存。

K．借阅：文件需要借阅或复印时，借阅人应填写《文件借阅登记表》或《图纸借阅登记表》。公司文件不外借给其他单位，如遇特殊情况，需经部门经理批准。

L．保护：文件不管处于使用或是保存状态，都要注意保持字迹清晰、份数完整。归卷时，复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印。

M．归档：各部室按规定的归档时间将整理过的有保存价值的文件向图书档案室移交，无归档或存查价值的文件，经鉴别和主管部门领导确认后销毁。

3.2.7在文件处理时限方面，一般文件2个工作日，加急文件1个工作日（加急文件可

加盖加急章）。若超过时限，必须先通知文件发出部门，并说明原因和预计文件处理完结时间。牵涉到较大审核工作量的文件在审计核算部、财务计统部等控制性部门的处理时间可根据实际需要合理延长，但必须将延长的时限告知文件发出部门。部门之间也应加强横向联系，发文部门应对已明显延误的文件进行追踪。

3.2.8在文件处理权限方面，部门经理和副经理之间因应进行合理分工。在正职经理出

差或病假或因其他原因未能及时履行处理、签发文件职责时，由副经理替代，必要时可通过电话向正职经理请示，有若干个副经理的部门应明确指定常务副经理。

3.2.9总经理室指定专人将正式合同与会签的合同草案进行核定并签认，以省略各部室

二次重复会签的环节。（具体做法参见《合同管理制度》）。

3.2.10总经理室负责对文件的传递、执行情况进行督查，受理各部室有关文件延误的投

诉，并定期向总经理汇报；

3.2.11各部室可根据实际需要制定各类表单，但必须根据本程序提供的相应表单样式及

要素进行调整；若需要增设程序以外的表单，在部门内部使用的需经部门经理审

批同意，涉及其他部门的需经涉及部门主管同意并报总经室。

3.2.12电子邮件及传真收发时应进行登记和存盘，如需要电话确认的应在备注栏做好确

认记录。

3.3 分类管理：

3.3.1 通用文件：

A．内部文件：

a．请示单：即各部室请求总经理指示意见或批准事项时使用的陈述性文件，以固定的表单形式出现。经办人有时限要求的需在文中注明，各级审批人无法实现的需

及时向经办人反馈。

部

经理汇报工

作情况时使用的陈述性文件，在我司，可视为请示单的补充形式。

a) 知晓性报告：

告：

通知：即总经理室或人力资源部要求全公司或相关部室了解或办理事项时使用的文件，一般公司层面的、指示性质的通知由总经理室发出，周知性通知由人力资源部发出。

a ）

总经理

室发文：

d ．工作联系函：即公司部门之间进行的一般日常工作联系时使用的告知性函件。有反馈需求的，须在文末写明此种需求和反馈时限。如有抄送部门，对方反馈时应同时将反馈情况函告抄送部门。

e ．会议性文件：即记载公司

经理例会、专题例会、工程监理例会等会议的主要精神、主要情况及议定事项的一种文

件。文件流程详见《会议制度》。 f ．

周记：即各部室每周的工作总结及计划、存在问题的文字记录。

公司对某项工作或某一方面活动所制定的要求，具有约束力。制度文件作为一种规范，其编制、批准、发放、评审、更改、换版等均须严格受控。如质量手册由总经理批准，管理制度和程序文件由管理者代表批准。各

部门内部使用的制度文件（第三层次文件）由各部室主管

批准。

a ．

法律法规：

b ．外部来文：如政府来文、供方来文、顾客来文等

C ．外

送文件：如对政府、供方、顾客等发出的文件

3.3.2 专用文件：

A ．技术文件：

a. 图纸：具体管理详见《设计过程管理程序》

b. 施工专用文件：具体管理详见《施工管理程序》

B ．财务文件：具体管理详见《财务管理制度》

C ．人事资料：具体管理详见《人力资源管理体系》之《人事档案控制程序》

D. 合同文件：具体管理详见《合同管理制度》

E．签价单：具体管理详见《工程造价管理程序》

F．决算资料：具体管理详见《工程造价管理程序》

3.3.3 记录：记录归档前的管理严格按本程序执行，归档后则按《档案管理程序》管

理。

4. 相关文件：

4.1 《**集团文件处理办法》（见第三层次文件《**集团档案工作手册》之《文件处理办

法》）

4.2 《设计过程管理程序》

4.3 《施工管理程序》

4.4 《财务管理制度》

4.5 《合同管理制度》

4.6 《工程造价管理程序》

5. 相关表单：

5.1 发文登记表

5.2 收文登记表

5.3 文件清单/移交清单

5.4请示单登记表

公司技术文件及资料管理制度

公司技术文件及资料管理制度第一章总则第一条为建立、健全公司技术文件及资料管理工作，完整地保存和科学地管理公司的技术文件及资料，充分发挥技术文件及资料在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。制订本管理制度。第二条技术文件及资料是指各技术部门（包括制造部）在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。第三条技术资料的主管部门要把技术文件及资料工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。第四条按照集中统一管理技术文件及资料的基本原则，公司技术研发中心设立综合资料室，并配备专职人员管理。综合资料室集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术文件及资料。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术文件及资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。第二章技术文件资料的归档第五条每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司《图样和技术资料管理程序》的要求将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、袋、册、盒），由技术主管审查后及时向公司综合资料室移交归档。第六条各部门或技术人员在移交技术文件资料时，交接双方应按《图样和技术资料管理程序》的规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。第七条凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。第八条凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术负责人签字后，向资料室移交归档。第九条凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。第三章综合资料室的任务和管理人员的职责第十条综合资料室的任务：一、集中、统一、科学地管理好技术文件资料，维护技术文件资料的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。二、协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的正确整理、立卷归档工作。三、负责设备档案资料（设备图纸、使用说明书、机械或电器原理图、验收文件等）的保管、借阅与管理工作；

技术文件审批管理制度

技术文件审批管理制度 1、目的为进一步规范公司技术文件审批流程，建立系统的文件管理制度，特制定本规定。 2、适用范围适用于公司各类技术文件，包括工艺文件、质量检验文件、无损检验文件等。 3、控制程序 3.1工艺文件的审批 3.1.1工艺人员负责按照规定及生产实际所需，按相关标准要求作出工艺评定，由工艺科长审核，技术部经理批准。 3.1.2 每种工艺文件由工艺科保存一套完整的工艺文件，要加上封面和目录，并建立台帐。 3.1.3各种工艺文件规定的生产工艺和需要的检查要求，做到要求明确，满足现行标准的要求。 3.1.4各种工艺文件的要做好分类，由各工艺师或主任工艺师负责编制，工艺科长校对，技术部经理审核，总工程师批准。 3.2质量检验文件的审批 3.2.1检查员对于大型、复杂、重要产品，以及产品质量计划规定要求编制检验大纲（计划），质检科科长校对，技术部经理审核，报总工程师批准后实施。 3.2.2日常质量检验文件由检查员负责编制，质检科科长审核，技术部经理批准。

3.2.3产品竣工后，检查员组织按统一格式填写产品质量证明书，质检科科长负责对资料的完整性和数据的正确性进行校对。取得产品监检证书后，由企业法人和质量保证工程师共同签发质量证明书，检验负责人签发《产品合格证》并盖上质量检验专用章。 3.3无损检测文件的审批 3.3.1无损检测工艺卡应由无损检测人员编写，由Ⅱ级或Ⅱ级以上人员审核。 3.3.2无损检测工艺规程由Ⅱ级人员或Ⅲ级人员编制修订，无损检测责任人员审核，应符合现行规范的要求，经总工程师审批后颁布执行。 3.3.3进行MT、PT、UT的，无损检测员整理记录，发出合格或不合格的报告，探伤室主任审核后交产品检查员。 3.3.4产品规定的无损检测全部合格后，由资料员整理产品合格证用的无损检测报告，一式三份，经无损检测负责人审核合格并盖章后二份交给最终检验责任人，其中一份作为产品合格证的一部分，一份质检科保存，另一份探伤室自存，RT底片保存在无损检测资料档案室。 3.3.5外协的无损检测，由评定合格的外协单位有资格的人员来公司现场进行检测，合格后提供相应的检测报告，报告应经无损检测责任人审核合格后签字保存。质量考核点： 1、建立工艺文件台账 2、各类工艺文件作出分类，签字齐全，保存完整 3、各类检验文件作出分类，签字齐全，保存完整

文件管理控制程序文件

XXXX 文件管理控制程序

文件修订履历变化状态：新建，增加，修改,删除

目录 1目的 (4) 2适用范围 (4) 3职责 (4) 4术语和定义 (4) 4.1文件编写 (5) 4.2文件审批 (5) 4.3文件发放 (5) 4.4文件检查 (5) 4.5文件更改 (5) 4.6文件作废 (5) 5内容 (6) 5.1文件编码 (6) 5.2文件版本 (6) 5.3文件格式 (7) 6附则 (7) 7附录 (8) 附录 1 ISMS 文件清单 (8) 附录 2 文件更改记录 (11) 附录 3 文件签阅表 (13)

XXXX 文件管理控制程序 1目的对信息安全管理体系文件的编制、审批、发放、检查、更改、废除等过程实施控制，保持体系运行各环节相关文件的有效性。 2适用范围适用于XXXX的文件的编写、审批、颁发、版本升级以及失效文件的回收、留用和报废处理过程。 3职责 1、所有信息安全管理体系文件由信息安全管理委员会负责控制。 2、程序文件和记录文件由使用部门进行调用。 3、各部门负责管理本部门体系运行相关文件。 4术语和定义 1、单位内部文件：由单位内部（包括单位级、各部门和各项目组）编写、审批、颁发、版本更新和做失效处理的文件。 2、外来文件：来自于单位外部的文件，包括：国家或行业的法令、法规；从客户处正式收到的需求文件、设计书、开发规范和行业标准等；设计所需的手册、技术资料或由合作伙伴提供的与单位业务相关的文件等。 3、受控文件：按照已批准的颁发范围颁发的文件。这些文件需要按照文件的编写、审批、标识、颁发、版本更新等过程管理规定进行控制和管理。 4、参考文件：为了研修、市场或者商务合作的需要，发放给颁发范围以外的人的文件。在版本更新时，通常不会通知这些文件的使用者。 5、失效文件：文件版本更新后不再使用的旧版文件。 6、废止文件：由于单位规章、规定的变更和调整而被废弃不用的文件。 7、基线化：基线是文档的一个稳定版本。它是进一步开发的基础。之后执行管理体系时将按照基线化的文档规定进行，如果文档需要变动，通过评审后需要重新基线，后续执行按照新的基线进行。 8、记录：日常工作中由于业务、行政、管理产生的包含某种结果或其他输出的文档。

公司文件管理规定流程相关表格

公司文件管理规定流程一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责 1、行政中心： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政中心； 2）向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门主管人员 1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4、各中心总监/副总 1）负责对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。 a)归档范围及移交时间 b)档案资料的标识行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。

技术文件管理制度(最新版)

产品图样技术文件管理制度 1. 主题内容与适用范围本标准规定了产品图样及技术文件的版本及文件编制、会签、归档、保存、发放、更改、收回等管理要求。目的是对文件和资料进行有效的控制。本标准适用于本公司产品研制、生产过程中产品图样、技术文件和资料的版本、形成、归档、保管、使用和借阅。 2. 引用文件 SJ/T 207.1～3－1999 《设计文件的管理制度第1～3部分》 SJ/T 207.4－1999 《设计文件管理制度第4部分：设计文件的分类编号》 QB/YT KF 7.7.9-2009 《更改控制程序》 QB/YT KF 7.03-2009 《项目（设计/开发）控制程序》 GB/T 19017-2008 质量管理体系技术状态管理指南 Q/YTD 1002-2011 《企业档案分类编号及标识》 3. 产品图样及技术文件的编制要求 3.1 产品图样及技术文件所包含的信息构成了产品技术状态基线。必须以产品为单位，提出明确的产品技术状态信息。它包括产品的定义和使用信息，即:要求/规范（技术指标）、设计图样、零件清单、软件清单、模型、试验规范、维护和操作手册及文件版本号。 3.2 在产品实现过程中的关键件、重要件，应在文件中进行标识，确保关键件、重要件的可追溯性。对静电敏感器件、湿度敏感器件等，应予以标识，以便加强防护。 3.3产品图样及技术文件应以产品或整件为单位成套，归档图样文件需会签完整。其编制要求和填写格式及十进分类编号、名称必须符合SJ 207的规定。产品成套设计文件、工艺文件资料的编制明细要求见附录A。 3.4 产品定型鉴定文件的编制要求（见附录B）。 4. 各部门职责技术开发部：负责产品研制过程中的产品实现策划，设计、工艺图纸文件及定型文件、资料的拟制、审核、齐套、会签及更改，并对产品图样的正确性、现行有效性负责。对应用软件工具，研发过程中的电子文件及其修改状态、文件的版本、流转进行掌控，对电子文件的质量负责。生产管理部及车间：负责产品在试制、生产过程中形成的文件、记录、资料的收集、整理，对所领用的产品图样完整、安全和回收负责；质量控制部：负责产品在试制、生产过程中形成的有关质量文件、记录资料的收集、整理。销售服务部：负责收集、整理、提供有关产品销售合同、技术协议、来自顾客的产品图样和技术文件。技术管理部：负责收集、整理有关产品研制合同、技术协议、设计任务书、设计评审、验证、确认、定型鉴定文件。负责产品图样、技术文件资料的归档、分类保管和借阅、发放、登记、控制。5. 会签 5.1 会签的产品图样由设计师负责提供，未经会签的图样不得归档和投入生产。 5.2 会签路线产品图样按下列规定逐级会签：拟制→审核→工艺（需要时）→标准化→批准

ISO9002-全套制度及业务流程之文件管理程序

ISO9002-全套制度及业务流程之文件管理程序目的及范畴：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。职责：总经理室负责公司文件治理的总和谐及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；各部室资料员负责文件治理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。工作流程： 3.1 文件分类： 3.1.1 通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。 A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等 B. 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等 C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等 3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范畴内使用的专门文件。分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。人事资料：即公司职员在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人差不多情形、工作表现的个人资料。

合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。 F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。 3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种专门类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等 3.2 总要求： 3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。 3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采纳国家公文格式，内部行文按公司惯例采纳英文格式。（格式及具体规定详见第三层次文件《**集团文件处理方法》之第二章“文件格式”） 3.2.3 各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不承诺由拟写人直截了当送领导者个人，因专门情形必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。 3.2.4 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，按照以往本部门文件的运转情形，估量当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。 3.2.5 各部室资料员要建立本部门的文件清单。即按照3.2.4订立的立卷类目，将空白的文件清单置于该类目的最前面；随时将已发放完毕的文件按已编好的类目归入卷内，并按文件收进顺序填写文件清单。 3.2.6 文件的治理一样要通过如下几个环节：登记：收发文（除便条、介绍信、回执等）应登记在相应的收文发文登记本上或直截了当在文件上签收并及时整理文件名目。来图加盖受控分发号。用印：公司印章由总经理秘书保管，部门公章由各部室资料员保管。用印时，应以有关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联系单为依据。发放：各部室资料员按照批准的发放范畴进行分发。制度文件换版时，由总经理室或有关部门按照发放清单发出新版文件。

技术文件管理制度

技术文件管理制度编制：审核：

批准：技术文件管理制度一、目的为保持已有技术工艺文件的完整性，统一技术文件的管理标准，确保所编制和管理的技术文件是正确、有效和一致的；有效控制技术文件，使之能完全指导生产，以保证质量和生产正常进行，避免混乱，为使公司的技术文件得到有效的控制，确保生产现场所用的技术文件为最新有效版本。根据公司的实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司所涉及到的所有技术文件，包括：设计文件、产品图样、工艺图样和工艺文件等技术文件，也包括一定范围的外来标准和客户提供的图样等。三、职权和职责 1.技术部是技术文件的归口管理部门，负责技术文件的编制、审核，并负责所有技术文件编号、发放、回收、归档，以及文件更改、作废的处理。 2.技术文件的编制和管理；技术部项目负责人负责编制，技术部审核，由技术副总经理批准。 3.生产用工艺文件，如工艺路线单、工序卡、过程卡、工艺图纸、作业指导书，由制造中心各生产部专人编制，完成后送技术副总经理审核，由技术总监批准。 4.外来图样、标准由负责人识别、核对，经技术部总监审核报总经理批准。四、管理标准和管理要求

1.技术文件是公司的核心机密，是公司进行生产和管理工作共同的依据，是公司在同行中保持一定竞争力的有力保障。公司的技术文件属于公司所有，每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。 2.技术文件的定义技术文件是指公司的产品设计图纸、工艺文件，操作规范、客户提供的图纸图样、各种技术标准、技术通知以及技术培训资料等。 3.技术文件包括：设计文件、结构：或生产；图纸、产品图样、工艺文件、技术标准、外来标准和图样，生产设备操作规程等。 4.技术文件管理包括：技术文件发放、复制借阅、修改、重新发放、收回、作废、外来文件的识别和使用等。 5.技术文件的分类 1）法律法规及标准性文件： a.相关的法律法规； b.国家规定的产品标准及有关管理标准； c.相关的质量标准； 2）作业类文件： a.图纸及各业工艺规程、工艺卡片、作业指导书； b.工序制量表及制量控制点一览表； c.产品使用说明书； d.公司内所有设备使用说明书； e.各种明细表； 3）管理类文件；公司日常制定的有关技术要求的通知及计划及规定等。

全套制度及业务流程之文件管理程序

24．文件管理程序 1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。 2．职责： 2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉； 2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。 3．工作流程： 3.1 文件分类： 3.1.1 通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件和外送文件。 A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等 B. 外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等 C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等 3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门文件。分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件和签价单和决算资料等。

A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。 B．财务文件：即在公司会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及相关的财务报告等。 C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。 D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。 E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。 F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。 3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等 3.2 总要求： 3.2.1 文件处理必须做到及时、准确、安全。 3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用国家公文格式，内部行文按公司惯例采用英文格式。（格式及具体规定详见第三层次文件《** 集团文件处理办法》之第二章“文件格式”） 3.2.3 各部室资料员为公司文件流转的进出口，文件不允许由拟写人直接送领导者个人，因特殊情况必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。 3.2.4 各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，根据以往本部门文件的运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目。

技术文件管理制度范本

内部管理制度系列技术文件管理制度（标准、完整、实用、可修改）

编号：FS-QG-59897 技术文件管理制度 Technical Document Management System 说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。一、管理职现 1、技术部负责技术文件(工艺、检验规范)的编制、更改、负责人负责审核。 2、总经理负责对技术文件的适宜性进行审批。 3、品控部负责技术文件的归档管理、发放等管理工作。二、工作程序 1、生产行政部针对产品的要求，通过，确定应有的技术文件(包括配方、工艺、检验规范等)。 2、根据技术文件的要求相应落实到有关人员，收集有关资料，作为开发产品的依据，这些资料应由技术部负责人对其适宜性进行评审。 3、通过评审，由开发人员对产品进行开发，编制相应的技术文件，这些文件在适当的阶段，由生产行政部对其符合

性进行评审，必需时由质量负责人如今有关部门一同进行评审。评审符合要求后，交技术部负责审核、总经进批准后进行小样试验。 4、通过批准，由化验室负责小亲试样，对小样进行产品特性的总体验证。 5、在验证中如发现不符原开发要求，应由原开发人员负责对设计开发文件作更改，更改后仍应进行审批。 6、通过验证，产品符合要求，可采用产品鉴定或顾客确认的方法对产品进行鉴定。 7、通过鉴定，由开发人员对技术进行一次完整性的检查，正式定稿，定稿的文件由质量负责人员进行审核、总经理批准后，作为批量投产的依据。 8、审批后的正搞，由品控部移交到技术部进行归档，根据需要，技术部负责指派专人对文件进行复制，发放到需使用的部门，进行使用。 9、在使用中发现文件中有差错或需进行更改，由使用部门提出报技术部，负责人签注意见后，由原开发人员进行更尽管，当指定其它人员更改，应取得相应的背景资料。

图纸、技术文件管理制度

图纸、技术文件管理制度 2009-04-07 19:44 1 目的和适用范围为规范管理公司的产品图样和技术文件，本制度规定了公司设计的产品图样、技术文件及外来图纸的存档、保管、复制、发放、更改、使用及回收处理。本制度适用于对公司所有产品图样、技术文件的管理。 2 职责技术部是产品图样、技术文件的归口管理部门，负责产品图样和技术文件的编制、保管、发放、复制、更改、回收及归档管理。 3 工作程序 3.1.图样和技术文件的编制、发放和管理 3.1.1.设计人员按设计程序完成对产品图样和技术文件的设计编制，经过审核批准后，交资料管理员进行统一管理，需下发的图纸、技术文件由资料管理员发放，并做好发放记录。发放的图纸应加盖项目负责人及日期章。 3.1.2.外来图纸、技术文件经技术负责人审查后，由资料管理员进行统一管理，需下发的由资料管理员发放，并做好发放记录。发放的图纸应加盖项目负责人及日期章。 3.1.3.生产用图、技术文件如有丢失，应追究其遗失者责任，并按规定办理审批手续审批后，方可补图或补发技术文件。 3.1. 4.生产用图、技术文件在产品出公司后由资料管理员如数收回，分类存放，待下次继续使用。 3.2.图样的归档 3.2.1.产品图样底图、归档复印图及外单位提供的副底图均应在资料室统一归档管理。 3.2.2.底图归档应符合下列要求： a)清晰、无破损、污迹和皱褶； b)标题栏填写完整，签署齐全； c)设计文件齐全； d)图样按产品、部件明细表或目录成套归档。

3.2.3.底图归档时间为设计任务完成，复印生产图下发，归档复印图装订完结后进行。底图归档同时应将装订成册的复印图交资料管理员保管。 3.2.4底图归档时应确保无重复图号出现，当资料管理员发现有此情况时，有责任提醒设计人员确认，修改图号。 3.2.5.底图归档应予登记，建立台帐，并确保帐、图一致。 3.2.6.底图应按产品、款号分类保管。 3.2.7.在存放底图档案袋上应有款号，以便查找。 3.2.8.库存底图要定期检查、清点，对破损底图要及时修补，对因沾污而不能再复印或破损后无法修补的底图应重新复制，底图遗失应查明原因，办理复制手续后方可复制。 3.2.9.底图一般不得出借，当因设计更改或重新复制等原因，必须出借时应填写借阅申请单，经负责人批准后方可借阅。 3.2.10.重新复制底图必须经有关设计人员履行签字手续后方可归档，并将被代替后的底图上加盖“作废”印章，另行存放。 3.2.11.资料室内必须保持清洁，应做好防火、防蛀、防鼠、防潮等工作。 3.3.图样的复制管理 3.3.1.复印图必须完整、清晰，需装订存档的应按规定折叠、装订整齐，写明款号、名称，分类存放。 3.3.2.生产用图需复印时，应填写图样（文件）复印申请单，经负责人批准后，按规定的份数进行复制发放。发放的复印图纸应加盖项目负责人及日期章，并填写发放记录。 3.3.3.非生产用图（如招标及产品出厂装配图）应按规定填写图样（文件）复印申请单，经负责人批准后复制，并加盖“参考”或“更改不通知”专用章，更改时不予调换。 3.3. 4.因产品外协外单位需要复印图纸应按规定办理复印审批手续，经审批后方可复制。 3.3.5.生产用复印图必须保持与底图始终一致，保持完整、清晰。 3.3.6.资料管理员对存档复印图管理有以下职责： a)验收、登记、建立台帐； b)整理、装订成册、保管、出借和收回。 3.3.7.存档复印图册应分类存放，排列整齐，标签明显，取用方便。要定期清点，保持清洁，确保帐物一致。

文件管理流程

文件管理流程文件号沪杭甬公司确定岗位关键业绩指程序文件版次标程序编制审核批准共 1 页第 1 页日期日期日期生效日期更更标记处数更改单号更改人更改日期标记处数更改单号更改人更改日期改改记记录录 1 目的、范围及适用 1.1 为了公司对工作过程的可控性，并为业绩评估提供的客观公正的标准，特制订本程序。 1.2 本程序的适用范围为沪杭甬公司总部各部门及下属各管理处、分公司。 1.3 本程序由公司人力资源部拟订，其解释权及修改权归公司人力资源部。 1.4 本程序自2000年月日起执行。 2 职责 2.1 确定岗位关键业绩指标流程的总责任人是人力资源部经理。 2.2 人力资源部负责公司岗位关键业绩指标管理体系的建立与完善，并监督实施。 2.3 各业务主管负责制定下属的具体指标，并适时监控。 2.4 人力资源部负责考核的组织，协调平衡，并备案。 3 程序概要 3.1 公司在业务战略的指导下，在各部门预测的基础上，讨论确定下一年度的工作目标，本项工作在12月份进行。

3.2 根据公司的年度目标，确定各部门的工作目标与计划。 3.3 根据公司及部门的业务计划，公司管理层与部门经理沟通，参照公司关键业绩指标体系，确定部门经理关键业绩指标，并完成 FOCUS PLAN。 3.4 部门经理要求岗位责任人对下一年度该岗位的关键业绩指标进行预测。3.5 部门经理根据部门的工作目标，在公司关键业绩指标体系的基础上，参考岗位责任人的预测，与岗位责任人讨论确定下属岗位的关键业绩指标，并完成 FOCUS PLAN。本项工作在新年度的1月份完成。 3.6 人力资源部对业绩指标进行备案，并协助实施完成FOCUS PLAN中年度个人发展目标。 3.7 主管关键确定的关键业绩指标对该岗位进行适时跟踪，及时解决发生的问题。 3.8 关键业绩指标作为定期汇报时的主要内容。 (文件号) 版次× (沪杭甬公司确定岗位关键业绩指标评估程序) 文件号沪杭甬公司关键业绩指标体系程程序文件版次序编制审核批准共 1 页第 1 页日期日期日期生效日期更更标记处数更改单号更改人更改日期标记处数更改单号更改人更改日期改改记记录录

技术文件及图纸资料下发管理制度

技术文件及图纸资料下发管理制度 1、目的：明确技术图纸与文件的签署、下发、更改及标准化等内容，对技术图纸与文件进行有效的控制。 2、范围：适用于产品图纸、工艺图纸、设计文件和工艺文件的签署、下发、更改、归档及保密管理。 3、职责： 3.1技术中心负责产品图纸、料单及设计文件、检验标准的设计和下发； 3. 2其他相关部门负责图纸的接收、分发、保存和归档。 4、相关要求： 4.1技术文件的设计与发放 4.1.1技术文件、技术标准及图纸资料的形成应严格执行设计（编制）、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。 4.1.2技术文件标题栏中的项目名称、编号、图纸名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中应签署齐全，签署不全的技术文件不得投放到相关部门，更不得使用。 4.1.3图纸投入使用，即投放到各使用单位（部门）之前，必须加盖“受控文件”章，由技术中心发放到各使用单位并进行登记，技术中心负责图纸的发放。

4.1.4技术文件下发和复印转发，均需填写《技术文件、图纸资料发放记录表》，并要求接收人签字接收； 4.1.5纸质技术文件或电子档技术文件等由技术中心收存并负责保管。员工借阅技术文件应凭部门经理批准的借阅申请单向技质部借阅，用完后及时归还，并保证资料的完整性。 4.2技术文件的变更 4.2.1由于客户要求或者设计失误导致的临时性变更，责任部门需按照《联络函下发管理制度》填写工作联络函进行更改。如需在技术文件上进行直接更改，需注明责任人和修改日期，并要保证技术资料的整体整洁。 4.2.2对于与设计有关的重大变更，如操作工艺、技术标准等，责任部门需提出修改理由及具体内容，并召集相关部门进行评审，并交于相关领导审批。 4.3技术文件的管理与存档 4.3.1技术文件是公司进行生产和各项管理工作共同的技术依据，必须加强管理，各部门应指定一名专职或者兼职资料员负责各种技术文件的登记、保管、复制、收发、注销、归档和保密工作，保证技术文件的完整，准确清晰、统一等。 4.4技术文件的保密 4.4.1技术文件除非因为工作需要，任何部门、个人不得擅自打印、复制，不得以电子文档等形式在网上传递或者用移动硬盘、U盘、软盘等拷贝出。

文件管理程序

1．目的：为了规范本公司的质量管理体系文件的编制、修订、更改、审批和发行的处理方法，以确保各部门使用有效版本，防止作废文件被使用。 2．范围：适用于本公司质量管理体系中所有文件与资料，如本公司质量管理手册、程序文件、作业指导书、表单，以及顾客标准、国家标准、国际标准、国家法律法规等外来文件和资料。 3.权责： 3．1．总经理 3．1．1．负责一级文件、二级文件的批准、人力资源管理制度及绩效管理制度、销售制度的批准。 3.2．销售部 3．2．1．负责对外部图纸资料的保存和转换为内部图纸资料。 3．3．技术部 3．3．1．负责图纸等技术资料及工艺类文件的发行、回收与保存原件。3．3．2．负责对转换为内部文件资料的图纸等技术标准的审核与确认。3．4．文管中心 3．4．1．负责技术文件以外的文件与资料的发行与回收、保存原件，并监管已发行的受控文件的保存状况。 3．5．相关部门 3．5．1．负责组织编制本部门内部作业指导书并监督其运作。 3．5．2．根据管理体系文件的适用性提出修订建议。 3．5．3．负责保证受控文件副本在其责任范围内的人员均可参阅及交回过时之程序文件。 4．定义： 4．1．文件

4．1．1．一级文件：管理制度、体系管理手册、销售制度。 4．1．2．二级文件：程序文件。 4．1．3．三级文件：作业指导书。 4．1．4．四级文件：管理体系中使用到的所有表单。 4．1．5．外部文件：顾客标准、行业标准、国家标准、国际标准及法律法规等外来文件和资料。 4．2．受控文件 4．2．1．受更改控制的文件，盖有红色圆形“受控文件”印章标识，如是图纸和零件表等技术作业指导书，则加盖蓝色圆形“受控文件”印章标识，发放时应作登记及签收，正本更改生效后，应回收过时正本进行作废处理。4．3．非受控文件 4．3．1．不受更改控制的文件，发放后正本如更改，可以不回收过时副本。如是技术部试验性图纸、作业指导书须加盖红色方形“试用文件”印章标识，正式文件生效后须回收进行作废处理。 5．流程图：(附件一) 。 6．作业程序： 6．1．新增或修订文件的提出、会签及审批 6．1．1．视工作需要,各部门均可填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》提出增加新的程序文件或对现行的程序文件提出修订建议，由部门经理与总经理商议。 6．1．2．总经理同意后，将新增或修改文件连同“文件会签记录”交相关部门负责人会签，文件会签完成后，交文管中心审阅，呈报总经理审批后，正本须由文管中心存档。 6．1．3．视工作需要，各部门均可填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》向责任部门经理提出增加新的指导书或提出修订建议，责任部门经理须安排人员编写修订指导书，并按编号规则给该指导书进行编号。

企业公司文件密级管理制度流程.docx.

精心整理文件密级管理规范一．目的为保护我司各项机密文件成果版权所有，规范我司对内外提供资料管理，维护我司知识产权等，根据有关规定特制定本制度。加强对公司内部各类文件资料的管理,使之利于提高效率和质量,又利于安全和保密。本制度包含纸质文件、电子版文件及磁盘u盘等任意载体实行的脱机保管保存的任何形式下使用。为保证电子文件的安全和保密性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存价值的文本或图像、图总经办所属。二．范围项中资料的使用、审查、审批和保密管理。三．原则责人管理。要原则。需要密码。格式自动保存时请设置密码。例：财务部绩效文件密码－GYHCWB11（其中11为文件编号，具体文件编号由各部门自定。）各部门具体相关文件是否私密和公开程度（对内及对外范围）需要各部门主管谨慎斟酌。例：咨询部相关绩效文件就需加密。咨询部学员报名信息可公开。加密审查审批管理文件类型级别如下： ●公司生产发展中，直接影响公司及股东权益的重要决策文件资料及内容。此包含公司尚未付诸实施或正在进行研究的生产盈利战略、生产发展方向、生产发展规划以及经营发展决策。为绝密级。 ●公司发展规划、财务报表与结算报告以及各类财务统计资料报表、各类操作参数、三会对内会议记录、重要会议记录、公司经营情况内部掌握管理的合同、协议、意向书以及可行

性报告。有关专利以及专有技术。包含教学指导技术性文件和资料、主要配置的重要参数。为机密级。 ●公司尚未公开的各类信息和规章制度、计划、报表及重要文件经营数据、策划方案及有损于公司利益的其他事项。员工人事档案、工资性、劳务性收入以及资料为秘密级。 ●公司高层的个人情况、电传、传真、书信等私人商务及生活信息。为普密级。图1保密文件与涉密人员的对应关系公司密级的确定。公司的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密、“普秘””四级别。密级在计算机内以“汉语拼音代码”存储，以“汉字代码”显示。

技术文件管理制度(标准版)

技术文件管理制度(标准版) Safety management is an important part of enterprise production management. The object is the state management and control of all people, objects and environments in production. ( 安全管理 ) 单位：______________________ 姓名：______________________ 日期：______________________ 编号：AQ-SN-0540

技术文件管理制度(标准版) 一、管理职现 1、技术部负责技术文件（工艺、检验规范）的编制、更改、负责人负责审核。 2、总经理负责对技术文件的适宜性进行审批。 3、品控部负责技术文件的归档管理、发放等管理工作。二、工作程序 1、生产行政部针对产品的要求，通过，确定应有的技术文件（包括配方、工艺、检验规范等）。 2、根据技术文件的要求相应落实到有关人员，收集有关资料，作为开发产品的依据，这些资料应由技术部负责人对其适宜性进行评审。

3、通过评审，由开发人员对产品进行开发，编制相应的技术文件，这些文件在适当的阶段，由生产行政部对其符合性进行评审，必需时由质量负责人如今有关部门一同进行评审。评审符合要求后，交技术部负责审核、总经进批准后进行小样试验。 4、通过批准，由化验室负责小亲试样，对小样进行产品特性的总体验证。 5、在验证中如发现不符原开发要求，应由原开发人员负责对设计开发文件作更改，更改后仍应进行审批。 6、通过验证，产品符合要求，可采用产品鉴定或顾客确认的方法对产品进行鉴定。 7、通过鉴定，由开发人员对技术进行一次完整性的检查，正式定稿，定稿的文件由质量负责人员进行审核、总经理批准后，作为批量投产的依据。 8、审批后的正搞，由品控部移交到技术部进行归档，根据需要，技术部负责指派专人对文件进行复制，发放到需使用的部门，进行使用。

技术文件管理流程

技术文件管理流程一、目的对技术文件和资料的形成进行有效控制，明确文件编号、管理职责和文件格式，确保有关场所得到和使用技术文件和技术资料的有效版本。二、范围适用于本公司所有的工艺文件、产品标准和顾客图纸、工程规范、外来标准及其他技术文件和资料控制。三、流程图

四、文件制定 1.文件编号 4.1文件的编号 4.1.1 4.1.2 1）验收技术条件YJXXX-ZZZZ 2）验收作业指导书YZXXX-ZZZZ 3）外协单位文件和图样的更改程序同上。 4）纸质形式技术文件经对次更改和/或文件内容不清楚时，技术部应对文件进行改版。 5）原则上外来工程图纸不作修改。如遇特殊情况与顾客协商进行修改。备注：XXX —产品代号ZZZZ —文件年号 4.1.3 技术文件编号在文件封面左上角进行标注，右上角标注密级度。 4.1.4技术文件版本：新制订的文件为A/0，为避免版本修订次数太多版本修订至第十次（A/0～A/9）时，须由制订单位在修订时申请废止，重新制订B/0版…。 2.文件编写 4.2 文件编写及职责 4.2.1技术部负责产品设计文件、工艺文件、技术标准及顾客提供的文件和资料、规范的编写、校对、审批、更改管理。 4.2.2生产部负责作业指导书实施过程中的编制、校对、审核、更改、回收的管理。 4.2.3各有关部门负责本部门的技术文件的管理。 3文件的审核及更改 4.3.2 文件的审核所有技术文件由总工程师对文件的可操作型，是否符合国家标准、行业标准和使用要求、是否符合国家相关法律、法规，是否满足顾客要求进行审核。并对其完整、正确、统一负责。 4.3.3 文件的更改及工程规范 4.3.3.1 文件的更改 1）当纸质形式技术文件需要更改时，由更改人填写《技术文件更改单》。主管负责人员更改时应注意各部门的图样及文件更改的一致性，防止遗漏。 2）技术文件更改时，由原审批人员审批，当原审批人员不在职时，可由指定人员审批，但必须了解原审批所需依据的相关背景资料。 d) 顾客工程规范(包括对其更改)的评审、发放、实施应在顾客规定的时间内完成。生产部应保存每项更改在生产中实施的日期的记录，技术部保存所有适当文件的更新的纪

档案管理制度及流程

公司文件档案管理制度及流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员：

1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人 1）负责对部门档案管理监督检查。五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。 b)档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排

(完整版)外来文件管理流程

外来文件管理程序 1 目的对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。 2 适用范围适用本公司对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。 3 术语定义外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部资料。 3.1 技术标准：涉及到本公司产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准； 3.2 法规规范：与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章； 3.3 政策文件：国家和地方政府，以及各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知； 3.4 顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准则，如图纸、技术规范等； 3.5适用的质量管理体系标准，工具书。 4、外来文件管理规则 4.1、保存期限：外来文件永久保存，随时更新； 4.2、编号规则：以外来文件名称为索引，不设内部编号； 4.3、使用方式：A、直接引用（如客户图纸） B、转换引用（如产品标准，接收准则等） C、参考(如工具书，体系标准) 5 工作程序 5.1 外来文件的获取 5.1.1公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件： a.国家、省、市政府及各相关职能部门； b.各种会议、专业报刊、杂志、出版社； c.互联网、电话传真。 5.1.2各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认，并正确传递给相关管理部门。 5.2 外来文件的识别 5.2.1技术标准 a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后应移交到技术部进行识别； b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本； c.标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。 5.2.2法规规范 a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应移交到质检部进行识别； b.质检部对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围； 5.2.3 政策文件 a.凡是上级颁发的文件、通知，收到后统一移交到办公室； b.办公室对收集到的文件进行识别，按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批； c.办公室根据总经理或管理者代表签批的意见，分送到相关人员进行传阅。 5.3 外来文件的分发 5.3.1办公室、质检部对外来文件识别后，将外来文件正本存档，副本及清单传递给技术部； 5.3.2对需分发的外来文件，由技术部报请管理者代表确定分发范围后发放，并对相关人员及时进行宣贯； 5.3.3涉及到更新的外来文件，在发放新版本外来文件的同时，应及时回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时，应在目录和正文中加盖作废字样。 5.4 外来文件的查询各部门可根据需要，到各归口部门查阅。 5.5 外来文件的检查质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检查，对其有效性进行确认。