ERP系统业务解决方案

七台河矿业集团物资供应管理ERP系统业务解决方案

客户项目经理：

日期：

用友项目经理：

日期：

文档控制

更改记录

Date Author Version Change Reference

2008-4-07 王凯峰 1.0

2008-4-15 王凯峰 2.0 重新进行了流程更改

2008-4-20 王凯峰 3.0

查阅

Name Position

分发

Copy No. Name Location

1

2

3

4

5

6

目录

七台河矿业集团物资供应管理ERP系统业务解决方案 (2)

目录 (4)

一、方案概述 (5)

二、企业内部物流流转图 (6)

三、静态数据编码 (6)

四、公司共用系统参数 (7)

五、采购至入库业务流程管理应用描述 (7)

5．1采购至入库总体应用背景方案 (8)

5．2采购至入库业务总体应用方案 (9)

六、材料出库及消耗汇总业务流程应用描述 (12)

6.1材料出库及消耗汇总总体应用背景方案 (12)

6．2材料出库及消耗汇总总体应用方案 (14)

七、发票、消耗汇总暂估与结算业务描述 (17)

7.1发票、消耗汇总暂估与结算应用背景方案 (17)

7.2发票/消耗汇总暂估与结算总体应用方案 (17)

八、应付单、付款单及核销 (20)

8.1应付单、付款单及核销应用背景方案 (20)

8.2应付单、付款单及核销总体应用方案 (21)

九．期初单据录入 (24)

9.1应付模块期初单据 (24)

9.2采购模块期初单据录入 (25)

9.3库存模块期初数据的录入 (26)

十.其他相关问题 (26)

一、方案概述

方案应用目标

本方案目标是解决七台河矿业集团物资供应公司一期物资采供系统,保证自采购至发货至各矿的物流数据准确/及时,做到账物实际相符,同时规范业务操作,减少各操作人员操作压力,为财务核算提供数据.

方案应用业务范围

本方案业务范围为:

1各矿上报临时月计划

2采购合同及后续入库

3采购发票及相应结算

4应付及付款形成核销

5供应材料发货

二、企业内部物流流转图

三、静态数据编码

数据编码的基本原则

(1)编码的历史习惯。比如原来已经有编码系统，相关业务人员对此都已熟悉，因此可以考虑全部采纳或在此基础上作部分改动。

(2)编码的含义。对计算机而言，各码位的含义并没有意义，但码位的含义可能会增加业务人员对编码的可读性。对于此，通常的建议是可以适当考虑码位的含义，但不必过多考虑，因为计算机在描述编码的对象时（比如物料），会有很多字段来描述其属性。

数据编码的基本规则

编码必须建立级次的关系;

各级次编码位数需统一;

编码不能重复;

数据编码内容主要包括：

本方案涉及的存货静态数据编码涉及以下几种:

1公司编码

2库存组织编码

3仓库编码

4部门编码

5人员档案编码

6存货档案编码

7地区分类编码

8客商档案编码

四、公司共用系统参数

五、采购至入库业务流程管理应用描述

5．1采购至入库总体应用背景方案

5.1.1应用目标

实现物资采购自采购订单-采购到货-采购入库，形成统

一的应用模式，同时采用供应商管理库存模式，实现“0”

库存的管理目标。

5.1.2系统边界

维持原手工管理的业务

无

由系统管理的业务

采购订单、采购到货、采购入库

5.1.3应用的业务类型列表

供应商寄存管理采购

5.1.4应用的收发类别

01正常

5.1.5应用的仓库类别

财务仓库（定义为普通仓库）

物流仓库（定义为供应商寄存管理）

5．2采购至入库业务总体应用方案

5.2.1采购至入库总体应用方案

应用方案描述

采购至入库业务以采购订单作为采购业务源头单据，以入库作为完成业务标志。应用方案流程图

5.2.2采购至入库业务流程描述

采购订单方案描述

采购订单为采购业务的流程起点，采购订单在系统中定义为现实业务中的“采购合同”。

以下为原系统采购订单界面

说明:a制单角色:各业务科业务员

b审核角色:各业务科科长或信审科.可配置审批流

界面说明: 不显示项目:

表头:版本号是否补货是否发运是否退货散户收货方发运方式付款协议本币预付款限额本币预付款币种折本汇率折辅汇率供应商发货地址

新增表头显示项目:订单来源资金来源―――自定义档案

订单来源：

资金来源

到货方案描述

参照采购订单生成到货单:

此动作由质检科质检员予以维护.维护后点击保存,完成第一步操作.

对到货单进行质量检验:

检验时由质检员填列合格数量,并点击检验完成检验过程.

此时查询到货单,如下图:

然后送审到质检科长完成审批（建议）.

由于系统约定当前存货不允许负库存,因此必须完成入库流程.此步操作由质检科或仓库库管员完成.需要填入,实收数量,并进行签字,以明确责任.

注意：

1、系统定义供应商寄存管理采购模式下，入库仓库均需为供应商寄存管理，即仓库选择必需为“XXX物流仓库”

2、采购入库单“实收数量”字段必须填具。

5.2.3与其他业务的衔接

1、与材料发货的衔接：采购业务是后续操作的源头。

2、与结算与暂估的衔接：采购订单推动采购发票。

六、材料出库及消耗汇总业务流程应用描述

6.1材料出库及消耗汇总总体应用背景方案

6.1.1应用目标

以采购至入库业务为基础，完成供应公司正常发货，为

各结算期统计服务。完成按照供应商汇总发货业务，为

按照发货结算服务。

6.1.2系统边界

1、维持原手工管理的业务

暂估单形成应付单、发票生成后冲销暂估

2、由系统管理的业务

各矿材料需求、材料出库单、供应商消耗汇总

6.1.3应用的业务类型列表

01正常

02两建

03外销

04报废

05检斤单

06存续

07单体支柱

08加价

09回收

10特批

11改造工程

6.1.4应用的管理费费率类别（自定义档案）

0.03

0.05

6．2材料出库及消耗汇总总体应用方案

6.2.1材料出库及消耗汇总总体应用方案

1、应用方案描述

以采购入库为准绳，根据实际出库予以区分供应商库存，按照供应商管理库存的思想对实际消耗物资予以汇总，对于发票超过实际消耗的物资，予以转至财务仓库，物流仓库与财务仓库均允许出货。

2、应用方案流程图

6.2.2材料出库及消耗汇总业务流程描述

1、采购需求管理（物资月计划）

采购需求管理定义为各矿材料科用以填具需用材料的单据，即为各矿的临时月计划。可配置审批流。其中需求库存组织应为供应处库存组织

2、材料出库单

原系统界面：

界面说明:表头对应领料类型,领料类型对应标准产品中收发类别；

税率可手工选择,对应标准产品中税率表；

管理费百分比为自定义档案（表头）；管理费为自定义档案（表体），计算公式为管理费＝计划金额或分配金额×管理费百分比

分配价格为自定义档案（表体、手工录入），分配金额为自定义档案（表体），计算公式为分配金额＝数量×分配价格

税额＝税率×计划金额＝税率×数量×计划单价

总金额（表体自定义项），对于不同收发类别而言，除“06存续”总金额＝分配金额＋管理费＋税额；其余收发类别总金额＝计划金额＋管理费＋税额

在辅助查询中使用存量查询，联查到当前库存中按照供应商、仓库该条存货的库存，注意：查询结果为包含未签字单据。

在表头增加自定义项，发往单位（参照部门档案），用于日后统计发往各种单位的单据；

材料出库单需配置两种模版，采用分配到不同业务员模式，正常收发类型的材料

出库单表体只显示“实发数量”不显示“应发数量”，对于收发类别为“检斤单”的材料出库单，表体需显示“实发数量”和“应发数量”，其中“应发数量”需由业务科填列，“实发数量”由仓库质检科填列；

材料出库单需配置审批流，由财务对材料出库单进行审批，审批后方可填具实收数量，予以出库；

3、消耗汇总

消耗汇总是供应商管理库存的重要特征，充分体现了，消耗多少采购多少的超市模式特点。

于材料出库单签字出库的部分进行消耗汇总处理,从而进行结算.

对于发票数量高于实际消耗的存货，则需要使用转库单，将存货由“XXX物流仓库”转至“XXX财务仓库”，从而形成消耗汇总予以结算，对于转入“XXX 财务仓库”的存货则可以继续出货。

6.2.3与其他业务的衔接

材料出库的存货来源于存货的采购入库；

消耗汇总为期末结算提供了暂估依据

七、发票、消耗汇总暂估与结算业务描述

7.1发票、消耗汇总暂估与结算应用背景方案

7.1.1应用目标

完成供应商发票录入，完成消耗汇总暂估，完成供应商发票与消耗汇总暂估结算

7.1.2系统边界

1、维持原手工管理的业务：

暂估应付的录入、暂估应付的冲销

2、由系统管理的业务：

发票、消耗汇总暂估、消耗汇总暂估结算

7.1.3涉及发票与消耗汇总结算的几种业务情况说明

发票数量大于消耗汇总数量需要做转库操作由vmi仓库转至财务仓库，重新汇总

结算数量与发票数量一致

发票数量等于消耗汇总数量正常结算，结算数量与发票数量一致

发票数量小于消耗汇总数量正常结算，结算数量为发票数量，剩余留置下次发票到时予以结算

7.2发票/消耗汇总暂估与结算总体应用方案

7.2.1发票及消耗汇总暂估与结算总体应用方案

1、应用方案描述

发票以采购订单为依托，以消耗汇总结果作为结算凭据。

2、应用方案流程图

7.2.2发票与消耗汇总暂估与结算业务流程描述

1、录入发票

业务科业务员在统计各供应商消耗物资后，要求供应商根据消耗情况开具发票，予以录入发票，发票需根据采购订单生成，录入发票后不与审批，建议录入发票动作由业务员操作，审批发票动作由质检科操作。

2、消耗汇总暂估

在消耗汇总完成后，需要对已经消耗的物资进行暂估操作，此操作是为日后完成结算所必须。

3、消耗汇总结算

在消耗汇总暂估完成后需对消耗汇总单与发票（已审批）后的进行结算，以完成对前期暂估、本期暂估的冲减。结算完成后，可以在维护结算结算单表予以删除，以完成重新结算。

4、结算查询表

在结算完成后可以通过查询“供应商暂估余额表”“供应商暂估明细账”“暂估月统计”“采购结构差异表”“综合日报”等报表，通过这些报表的查询完成暂估期初数量、金额，本期新增暂估数量、金额，因结算冲销前期暂估（本期暂估）数量、金额，本期期末暂估剩余数量、金额。

7.2.3与其他业务的衔接

1、采购发票来源于采购订单，是供应商货物物权转移的标志；

2、采购发票的审批形成了对供应商的应付；

3、消耗汇总结算为形成供应商暂估应付提供了数据保证；

八、应付单、付款单及核销

8.1应付单、付款单及核销应用背景方案

8.1.1应用目标

对供应商发票应付、供应商暂估应付进行管理，对供应商付款进行管理，通过核销，了解供应商应付款的准确情况。

8.1.2系统边界

1、维持手工管理的部分：

暂估应付单的录入需要在查询暂估报表后需手工录入；

对于本月结算冲销上期暂估的红字应付单需要手工录入；

付款单录入；

2、由系统管理的业务：

应付单、付款单核销；

付款单审批；

应付、付款查询；

8.1.3实施问题

1、应付单、付款单单据模版分配

应付单、付款单模版在修改后需在集团中予以分配，方能在公司中使用。