中软酒店管理系统CSHIS操作手册_接待

目录

第一章概述

1.1 前台接待管理系统的进入

1.1.1 进入功能…………………………………………………………… [ 4]

1.1.2 操作屏幕…………………………………………………………… [ 4]

1.1.3 屏幕说明…………………………………………………………… [ 5]

1.1.4 包括业务…………………………………………………………… [ 6]

第二章前台接待业务处理

2.1 散客开房...........................................................................[ 7] 2.2 预订开房 (10)

2.3 宾客历史档案开房 (11)

2.4 复制开房 (13)

2.5 团队开房 (14)

2.6 重新入住 (17)

2.7 换房 (18)

2.8 帐户换房 (21)

2.9 延住 (24)

2.10 帐户延住 (26)

2.11 修改房价 (28)

2.12 修改帐户 (29)

2.13 浏览帐户 (31)

2.14 酒店续住 (32)

2.15 修改已结帐户 (34)

2.16 特殊付款 (35)

2.17 自动挂帐 (42)

2.18 宾客去向 (44)

2.19 特殊信息 (46)

2.20 复制合住 (50)

2.21 建立档案 (51)

2.22 语音查帐密码设置 (52)

2.23 团队统一修改户籍...............................................................[ ] 2.24 修改房税结构.....................................................................[ ] 2.25 查询 (55)

2.26 当前状态 (56)

2.27 锁房查询 (62)

2.28 可用房查询 (64)

2.29 房间状态 (66)

2.30 日志查询 (66)

2.31 功能授权 (66)

第三章意外处理 (68)

附录A Windows 常用操作………………………………………………………[ ]附录B 前台接待常用窗口、屏幕………………………………………………[ ]

第一章概述

前台接待系统是对前台接待业务进行管理的应用系统.。

本节通过对前台接待管理系统各个功能模块的描述，以及操作方法的介绍，

您将会很快掌握前台接待管理系统的所有功能。通过本节的学习，您将掌握以下

技能：

·掌握前台接待的基本业务；

·掌握前台接待的报表处理；

·掌握对前台接待的各种查询方式。

1.1 前台接待系统的进入功能：

1.1.1 进入功能：

用鼠标左键双击“前台接待”按钮，或用键盘的“→”和“←”将光标移到“前台接待”按钮处，回车即可进入“前台接待”功能。

1.1.2 操作屏幕：

1.1.3 屏幕说明：

·主菜单：“前台接待”的所有业务都包括在主菜单中，操作员可以

通过鼠标或键盘击活主菜单的相关项进入相应的功能；

·功能区：“前台接待”的所有常用的功能都做成按钮列在功能区

内，操作员可以单击按钮以进入相应的功能；

·房态图：本系统用不同的色块代表不同的房态。

白色：代表空房；

蓝色：代表占用房；

淡蓝色：代表当日预订房；

红色：代表维修房；

黑色：代表关闭房；

黑色条：代表脏房。

操作员可以通过房态图来查询酒店的用房情况，也可以用鼠标双击其中的某一色块（红色、黑色除外）实现不同的目的：

双击蓝色色块，可以对在店客人进行相应操作；

双击淡蓝色色块，可以对该房间做预订开房；

双击白色色块，可以对该房间做散客开房；

·当前操作员：显示当前操作员的姓名；

·酒店日期：显示当前酒店日期。

★注意：在本说明书中凡未经指明的屏幕均为“前台接待”屏幕，一些常用屏幕的说明请详见附录B 前台预订常用窗口、屏幕。

1.1.4 包括业务：

·散客开房·预订开房·宾客历史档案开房

·复制开房·团队开房·重新入住

·换房·帐户换房·延住

·帐户延住·修改房价·修改帐户

·浏览帐户·酒店续住·修改已结帐户

·特殊付款·自动挂帐·宾客去向

·特殊信息·复制合住·建立档案

·开通IDD ·关闭IDD ·语音查帐密码设置

·问询·当前状态·锁房查询

·房间状态·可用房查询·功能授权

第二章前台接待业务处理

2.1 散客开房

2.1.1 功能说明：

运行本功能可以为未做过预订的客人办理开房入住手续。

2.1.2 进入功能：

有以下几种方法可以进入“散客开房”功能：

·选取“开房”菜单中的散客开房项；

·用鼠标左键单击功能区的按钮；

·用鼠标左键双击房态图中的欲开房间所代表的色块。

2.1.3 操作屏幕：

2.1.4 屏幕说明：

本屏幕的输入域分为：系统输入域、必输域、非必输域三类。

系统输入域有：预订号、来期、房数、帐号、建户操作员、建户时间、开房

操作员、开房时间、结帐操作员、结帐时间、删除操作员、删

除时间、帐户余额。

预订号、帐号：系统自动累加；

来期：系统默认的来期是当天日期，且不允许修改；

房数：系统默认的房数为1，且不允许修改；

建户操作员、建户时间：系统根据操作员信息自动填写；

开房操作员、开房时间：系统自动填写，且当未做过预订时，信息与建户信

息相同；

结帐操作员、结帐时间、删除操作员、删除时间此功能不用；

帐户余额：系统自动将客人的消费写入该域。

必输域：包括离期、房号、房类、客源、房价、房价标准、定价原因、付款方式、姓名、性别、国籍、证件、证件代码。

其中房价与房价标准两者只输其一即可，如两者均输，则要求两者必须

匹配。如果有房价标准，建议以输入房价标准为佳。

输入域解释：

·团名：在“散客开房”中一般不用输入团名。只有当团队客人按散客入住时才要求必须输入团名；

·离期：指明客人的离店日期。此域为必输域；

·房类：指定客人所入住的房间类型。所有房类应由电脑房人员预先配置好方可使用。此域为必输域；

·楼区：楼区代码，确定房间所属的楼区；

·房价标准：指定客人以何种房价标准入住。此域为必输域；

系统中要求必有的房价标准有：

RR：全价。酒店规定的该类房间的价钱；

CO：免费价。酒店为免费客人定的房价标准；

HU：自用价。酒店为酒店自用房定的房价标准；

GR：团队价。酒店根据合同为团队客人定的房价标准。在本功能中

一般不允许输入该房价标准；

NC：无房价。该房价标准为哑房专用。

其它房价标准（即普通价）可以根据酒店要求由酒店自己配置。

·房价：如果给客人的房价在房价标准中没有定义，可以在房价域中直接写入房价。此域为必输域；

·定价原因：主要指房价的打折原因，即指明由谁打的折。此域为必输域；

·付款方式：指客人以何种方式付款。每一种付款方式都有其付款限额。超

过该限额后，如客人再有挂帐，则系统会有错误提示。此域为

必输域；

·客源：该域主要用于客源统计。供管理人员做客源分析用。此域为必输域；

·姓名：宾客姓名。中国宾客可以直接输入姓名；国外宾客如果同时有中国名和外国名，则应按“中国名，英文名，英文姓”格式输入；如果

国外宾客没有中国名，则应按“，英文名，英文姓”的格式输入。

此域为必输域；

·性别：宾客的性别代码。此域为必输域；

·国籍：宾客的国籍代码。此域为必输域；

·省市：宾客所在的省市代码，此域所指的省市目前仅指国内的省市；

·VIP：贵宾标志。缺省时为一般宾客；

·证件：客人所持的证件。此域为必输域；

·证件代码：客人所持的证件代码。此域允许输入字母或数字，最多可

以输入15 位。此域为必输域；

·工作单位：客人所在的单位名称；

·联系人：客人预订房间时的联系人姓名；

·地址：客人的地址；

·应收帐：如果客人是酒店合同单位的客人，在这个域中应输入应收帐

单位名称；

·保证方式：客人预订房间时的保证方式。此域在本功能中不用；

·特殊要求：如果客人有特殊要求，可以在此域中输入。客人最多可拥有6 种特殊要求，每种特殊要求代码占2位；

·备注：客人需要做备注说明时，可在此域中输入，最多可输入255

个字符，操作员要查询备注的详细内容时，可用鼠标左键双击“备

注”即可；

·免税：如果要给客人免除房税结构中的房间服务费及税，应用鼠标左键单击“免税”，使其变为即可。

·禁止打印：如果客人要求打印帐单时不打印房费，应用鼠标左键单击“禁止打印”，使其变为即可。

·封锁帐户：如果客人拖欠帐款，为防止该客人继续在某些销售点挂帐，

应用鼠标左键单击“封锁帐户”，使其变为。

输入域的输入方法：

⒈日期输入：

①操作员可以直接在日期输入域中按“年－月－日”的格式输

入日期。要求年必须输入四位数，如：1996-11-30。

②用鼠标左键单击，将弹出如下屏幕：

操作员可以用鼠标左键单击日期，再单击即可输入日期。如果须

翻页，只须单击或。

⒉带可选项的域的输入方法：

①可以直接在域中输入相应的值；

②可以用鼠标左键单击，然后在列表中选择欲输入项。

⒊房号的输入：

①可以直接在域中输入房号；

②可以用鼠标左键单击，由系统自动找一间符合条件的房间。

如果用上面的第三种方法进入“散客开房”功能，则不必输入房号。

⒋其它域的输入：

直接在域中输入即可。但要注意该域是字符类型，还是数字类型。

2.1.5 处理过程：

在进入“散客开房”功能后，将弹出如下窗口：

开房模板屏幕中存有几项酒店常用的客人户籍的模板，操作员可以根据客人的情况，选取相应的模板来简化开房操作。如果操作员不想用已有

的模板来做开房，可以用鼠标左键任选一空模板，再选取按钮

即可。

操作员只须按上述输入方法将客人的信息录入，然后再用鼠标左键单

击按钮，即可完成“散客开房”功能，同时返回到“前台接待”

屏幕。

如果操作员要取消本次操作，可以用鼠标左键双击按钮，

或双击左上角菜单按钮，将该窗口关闭。

2.2 预订开房：

2.2.1 功能说明：

运行本功能可以为做过预订的客人办理开房手续。

2.2.2 进入功能：

有以下几种方法可以进入“预订开房”功能：

·选取“开房”菜单中的预订开房项，在“输入窗口”中按预订

号或客人姓名选择预订客人后，用鼠标左键单击按钮

即可进入“预订开房”功能；

·用鼠标左键单击按钮，在“输入窗口”中按预订号或

客人姓名选择预订客人后，用鼠标左键单击按钮即可

进入“预订开房”功能；

·用鼠标左键双击房态图中“当日预订房”色块即可进入“预订开房”

功能。

2.2.3 操作屏幕：

2.2.4 屏幕说明：

进入“预订开房”屏幕后，屏幕显示的是客人的预订信息。如果该客人做过预订锁房，还将显示客人所订的房号。

屏幕中各输入域的含义和输入方法请参见“散客开房”一节的屏幕说明。

2.2.5 处理过程：

操作员只须将客人的真实信息录入，然后再用鼠标左键单击

按钮即可完成“预订开房”功能，同时返回“前台接待”屏幕。

如果操作员要取消“预订开房”操作，可以用鼠标左键单击

按钮，或双击屏幕左上角的控制按钮，将屏幕关闭即可。

2.3 宾客历史档案开房：

2.3.1 功能说明：

如果客人是酒店的常住客人，且已经做过宾客历史档案，则当客人再次入住时，操作员可以直接将该客人的档案调出，做“宾客历史档案开

房”。

2.3.2 进入功能：

有以下几种方法可以进入“宾客历史档案开房”功能：

·选取“开房”菜单中的宾客历史档案开房项，在“输入窗口”

中输入宾客姓名或档案号，再用鼠标左键单击按

钮即可进入“宾客历史档案开房”功能。

2.3.3 操作屏幕：

2.3.4 屏幕说明：

系统调出客人的历史档案，其中的房号、房类、付款方式等信息是客人上次来店时的信息；来期、宾客数是系统自动写入的；姓名、性别、国

籍、证件、证件代码等信息是客人的真实信息。

屏幕中各输入域的含义和输入方法请参见“散客开房”一节的屏幕说明。

2.3.5 处理过程：

操作员可以根据客人的要求输入离期、房价标准（房价）、定价原因、客源等信息；修改（如果有必要的话）房号、宾客数等信息后，再用鼠标

左键单击按钮，即可完成“宾客历史档案开房”功能，同时返回

“前台接待”屏幕。

如果操作员要放弃“宾客历史档案开房”功能，只须用鼠标左键单击

按钮，或用鼠标左键双击档案开房屏幕左上角的控制按钮，即可退出“宾客历史档案开房”功能。

2.4 复制开房：

2.4.1 功能说明：

当一批客人入住，且他们有许多相同信息时，在给其中的一位客人办理完入住手续后，可以用“复制开房”功能为剩余的客人办理开房手续，

以缩短开房时间。

2.4.2 进入功能：

有以下几种方法可以进入“复制开房”功能：

·选取“开房”菜单中的复制开房项。出现如下屏幕：

在“输入窗口”中按宾客姓名、帐号或房号查找到欲复制的客

人，再用鼠标左键单击按钮，即可进入“复制开房”

功能。

·用鼠标左键单击按钮后，出现如上“输入窗口”。在

“输入窗口”屏幕中按宾客姓名、帐号或房号查找到欲复制的

客人，再用鼠标左键单击按钮，即可进入“复制开

房”功能。

2.4.3 操作屏幕：

2.4.4 屏幕说明：

“复制开房”屏幕中显示的是一位已入住的客人的信息。操作员可以以此为模板，稍做修改即可为客人办理入住手续。

屏幕中各输入域的含义和输入方法请参见“散客开房”一节的屏幕说明。

2.4.5 处理过程：

操作员只要将宾客姓名、证件代码、房号等信息进行修改后，再用鼠

标左键单击按钮，即可为一位新客人办理好入住手续，同时返回

“前台接待”屏幕。

如果操作员要取消“复制开房”操作，可以用鼠标左键单击

按钮，或双击屏幕左上角的控制按钮，将屏幕关闭即可。

2.5. 团队开房：

2.5.1 功能说明：

操作员可以通过此功能为做过团队预订的团队客人办理开房手续。

2.5.2 进入功能：

有以下几种方法可以进入“团队开房”功能：

·选取“开房”菜单中的团队开房项，出现如下窗口：

在“团队选择”窗口中可按团队名称或团队代码选择入住的

团队后，再用鼠标左键单击按钮，即可进入“团

队开房”功能。

·用鼠标左键单击按钮，在如上“团队选择”窗口

中可按团队名称或团队代码选择入住的团队后，再用鼠标左

键单击按钮，即可进入“团队开房”功能。

2.5.3 操作屏幕：

2.5.4 屏幕说明：

系统输入域：包括团队代码、状态、最早来期、最晚离期、团队名称等域。这些域显示团队的一些基本信息。

自动找房条件输入域：

·房类：可以根据合同输入团队欲开的房类；

·楼区：输入团队欲开房间所在的楼区；

·起始房号：输入团队欲开房间的起始房号；

·终止房号：输入团队欲开房间的终止房号；

·起始楼层：输入团队欲开房间的起始楼层；

·终止楼层：输入团队欲开房间的终止楼层；

·楼座：输入团队欲开房间所在的楼座代码；

·方位：输入团队客人欲开房间的方位代码；

·属性：输入团队客人欲开房间的属性代码。

自动开通IDD：如果欲给团队的所有客人自动开通IDD，只须用鼠

标单击自动开通IDD 域，使其变为；

自动锁房：操作员可以通过“自动锁房”按钮由系统自动为团队客

人分配房间；

自动生成户籍：如果在“团队”功能中未给团队客人生成户籍，可

以在此处完成此功能；

团队分房区：此区域中显示出团队客人的姓名、房类、房价等域。

·姓名：显示团队客人的姓名。在未知团队客真实姓名时，

系统自动为团队客人填写一个虚拟姓名，该姓名形式一

般为“团队名称+数字”，如：“钢厂特钢会议2”。在

团队客人姓名之前有“+”或“-”，两个相临的有“+”

或“-”的客人为合住关系；

·房类：显示团队客人所住的房间的房类代码；

·房价：显示团队客人的的房价。如果是合住客人，系统默认房

价挂在第一位客人身上；

操作员可以在房号域中手工输入房号，为团队客人分房。

2.5.5 处理过程：

操作员可以在自动找房条件输入域中输入相应的限制条件，然后用鼠

标单击按钮，系统自动将符合条件的所有空房的房号列出。操

作员可以参考房号，用鼠标双击房号域后输入房号；操作员也可以用鼠标

单击“自动锁房”，由系统自动分配房间。

分配完房间后，利用“复选”功能选中全部欲开的房间，再用鼠标单击按钮，即可完成团队分房功能，并返回“前台接待”屏幕。

如果操作员要放弃“团队开房”操作，可以用鼠标左键单击

按钮，或用鼠标双击屏幕左上角的控制按钮，将屏幕关闭即可。

2.6. 重新入住：

2.6.1 功能说明：

有时操作员由于误操作，将不应结帐的客人做了结帐处理。这时只要进行“重新入住”处理，即可将客人的帐户信息及消费记录全部恢复。

2.6.2 进入功能：

有以下几种方法可以进入“重新入住”功能：

·选取“开房”菜单中的重新入住项后，在“输入窗口”中按宾

客姓名、帐号或房号选择重新入住的客人后，用鼠标左键单击

按钮，即可进入“重新入住”功能。

★注意：“重新入住”功能只有在夜审之前做才有效。

2.6.3 操作屏幕：

2.6.4 屏幕说明：

屏幕中各输入域的含义和输入方法请参见“散客开房”一节的屏幕说明。

2.6.5 处理过程：

操作员调出操作屏幕，确认无误后，用鼠标左键单击按钮即可完成“重新入住”功能并返回“前台接待”屏幕。

如果操作员要取消“重新入住”操作，可以用鼠标左键单击

按钮，或用鼠标双击屏幕左上角的控制按钮，将屏幕关闭即可。

2.7. 换房：

2.7.1 功能说明：

当客人提出换房要求，或由于酒店原因（如该房应维修）要求客人换房时，操作员可以通过“换房”功能实现这一目的。

2.7.2 进入功能：

有以下几种方法可以进入“换房”功能：

·选取“房间”菜单中的换房项后，在“输入窗口”中按宾客姓

名、帐号或房号选择欲换房的客人后，用鼠标左键单击

按钮，即可进入“换房”功能；

·用鼠标左键单击按钮后，出现“输入窗口”。在“输入

窗口”屏幕中按宾客姓名、帐号或房号查找到欲换房的客人，

再用鼠标左键单击按钮，即可进入“换房”功能；

·在“房间”屏幕中选取“房间”菜单中的换房项即可进入“换

房”功能。

·在“房间”屏幕中用鼠标左键单击按钮后，用鼠标左键

单击按钮，即可进入“换房”功能；

·用鼠标选取房态图中的欲换房的房间，用拖放功能将其拖放到

想要换的房间处，即可实现“换房”功能。

2.7.3 操作屏幕及处理过程：

2.7.

3.1 如果用前四种方法进入“换房”功能，将出现如下屏幕：

屏幕说明：

屏幕上半部是客人的信息显示域：

·状态：显示客人的当前处于何种状态。在“换房”功能中

主要有在店、预订两种状态；

·姓名：显示客人的姓名；

·人数：显示客人帐户上的人数；

·房号：显示客人原房间的房号；

·房类：显示客人原房间的房类代码；

·房价代码：显示客人原房间的房价代码；

·房价：显示客人的房价：

·来店日期：显示客人的来店日期；

·离店日期：显示客人的离店日期；

·标记：显示该房间客人有哪些特殊标记。标记代码解释如

下：

S：表示该客人与他人合住；

B：表示该客人有特殊付款；

L：表示该客人有宾客去向信息；

M：表示该客人有宾客留言信息；

F：表示该客人有通知信息；

C：表示该客人有注释信息。

屏幕下半部是客人所在房间的信息浏览域：

·房类：指明客人所在房间属于哪类房间；

·楼区：指明客人所在房间属于哪个楼区；

·楼层：指明客人所在房间处于哪个楼层；

·属性：指明客人所在房间的属性；

·方位：指明客人所在房间的方位；

·床位：指明该房间的最大的床位数；

·单人价：显示该房间的单人价；

·双人价：显示该房间的双人价；

·三人价：显示该房间的三人价；

·四人价：显示该房间的四人价；

·儿童价：显示该房间的儿童价；

·加床价：显示该房间的加床的价格；

·房态：显示客人所在房间的当前的房态。

处理过程：

在“请输入新房号”域中输入欲换的房间的房号，再用鼠标左键单击按钮，即可完成换房功能。

2.7.

3.2 如果用第五种方法进入“换房”功能，将出现如下屏幕：