企业采购管理流程制度设计方案

1 采购计划管理流程

部门（人员）步骤

总经理主管副总汇总采购需求

采购部

相关资料存档

是否有问题？

审核

审批

编制采购计划

审批协助

审核确定调整方案

确定采购种类、数

量、时间、方式等

编制采购计划

草案

编制采购计划

部门（人员）步骤

总经理主管副总

采购需求分析汇总

采购部各相关部门

采购预算及采购

计划编制

采购计划分解

及执行

开始

分析现有库存

选择采购方式

编制采购预算

制订采购计划

采购计划执行

结束

协助配合

审核

审批未通过通过

分析、确定采购

物资种类

汇总采购需求

信息

提出采购需求

未通过预测采购物资量

确定采购时间

采购需求分析

财务核算、调整

采购计划分解

通过

部门（人员）步骤

主管副总采购部经理

选择供应商及进行采购谈判

采购人员供应商

采购合同拟定、评审及签订

开始

采购合同履行

与存档

审批

结束

配合

审核

审批

制定采购谈判方案

草拟采购合同

采购谈判

签订采购合同

编制采购计划

未通过

通过

搜集供应商信息

选择供应商修改和完善

采购合同

实施采购谈判编制正式合同

签订采购合同组织合同评审

采购合同履行合同履行问题解决

采购合同履行记录

及存档

采购合同履行

参与协助

部门（人员）步骤

采购部供应商

采购磋商与合同签订

质量管理部仓储部

采购货品检验

开始

货品入库与分发使用

结束

选择供应商

组织收货是

制定采购计划

发出采购订单核对凭证采购谈判物料检验

订单处理

签订采购合同填写检验记录

办理入库

入库账务处理

货品分发

组织发货

退货或特采等其他处理

否

采购谈判

提供信息

签订采购合同

是否合格

部门（人员）步骤

总经理主管副总

付款申请及内部审核

采购部经理

采购人员

财务部审核

财务部

主管领导审批

否

是

未

通过

是

未通过

通过开始

采购订单、合

同汇总

填写付款申请单并审核

审核

填写应付账款单

审核

审批

是否超

出权限审批

付款通知

结束

通知供应商

结款

付款

财务部经理审核

部门（人员）

步骤

生产部采购部

请购

控制

财务部相关部门

采购过程

成本控制

退换货与结算控制

填制购货

订单

决定合适的

采购价格

采购形式选择

控制采购

批量

.填写请购单

采购作业分配

生产计划

是否在采

购计划内

是

组织到货验收

结束

审核

执行成本控制

目标

采购成本核算

采购成本目标与

结果对比

制定成本控制

奖惩方案

临时性采

购计划

否

开始

实施成本控制

奖惩方案

核准权限

签字

确认

是否有问题

退换货处理账款结算处理

到货验收

采购成本核算

与奖惩

有

7供应商管理流程

部门（人员）步骤

总经理分管副总

供应商开发及选择

采购部供应商

采购实施控制

供应商考核、奖惩与关系维护

开始

供应商调查与开发

审批审核

结束

供应商初审筛选现场评审确定合格供应商采购谈判及采购合同签订

审批审核

采购订单下达

交货过程控制

组织验货

货物质量及交期管理

供应商考核与定级

实施供应商奖惩供应商关系维护供应商档案管理

审批

审核

供应商奖惩建议配合

提供信息

磋商、合作

交货

配合

8 物料验收管理制度

编号制度名称物料验收管理制度

受控状态执行部门监督部门编修部门

第1章总则

第1条目的

为加强本公司对采购物料的验收管理，确保采购物料及入库物料的质量，特制定本制度。

第2条适用范围

本公司对物料的采购验收以及验收后的处理均依本制度相关规定进行。

第3条物料验收规范

1. 为利于物料检验收料的作业，生产中心物控人员就物料重要性及特性等，适时召集质量管理部、使用部门及其他有关部门，依所需的材料质量研究制定《物料验收规范》，呈总经理审批后公布实施，作为物料验收的依据。

2. 为保证公司产品与服务的高质量，需高度重视来料质量标准问题。

3. 《物料验收规范》呈总经理审批后公布实施，并作为采购、验收的依据。

4. 检验合格的物料，检验人员在外包装上贴合格标签，交仓储人员入库定位。

第2章验收过程

第4条待收料

收料人员于接到采购人员转来的已审批的采购单时，按供应商、物料类别及交货日期分别依序排列存档，并于收料前安排存放的库位，以方便收料作业。

第5条收料

1. 内购收料

（1）物料进厂后，收料人员必须依采购单的内容，核对供应商送来物料的名称、规格、数量和送货单及发票，并清查数量，然后将到货日期及实收数量填于采购单相关栏内，最后办理收料。

（2）收料人员如发现所送来的物料与采购单上所审批的内容不符时，应立即通知物控经理及物料采购员。原则上，非采购单上所审批的物料不予接受。如物料采购员或请购部门要收下该物料，收料人员应报告物控经理，并于单据上注明实际收料状况，同时请物料采购员及请购部门经理会签。

2. 外购收料

（1）物料进厂后，收料人员应会同检验人员依装箱单及采购单开柜（箱）核对物料名称、规格，并清点数量，然后将到货日期及实收数量填写在采购单上。

（2）开柜（箱）后，如发现所载的物料与装箱单或采购单所记载的内容不符时，应立即通知物料采购员进行处理。

（3）如发现所装载的物料有倾覆、破损、变质、受潮等异常现象时，经初步估算损失将超过2000元（含）以上者，收料人员应立即通知物料采购员联络、通知供应商前来处理，并尽可能维持原来状态，以利于后期作业；如未超过2000元者，则依实际的数量办理收料手续，并于采购单上注明损失数量及情况，交对方送货人员签字确认。

（4）受损物品经供应商确认后，物料采购员开立“索赔处理单”呈物控经理审核，然后送财务部审核，审核通过后办理索赔手续。

第6条物料待验

1. 进厂待验的物料，必须于其外包装上贴物料标签并详细注明料号、品名规格、数量及入厂日期，且与已检验者分开储存，并规划“待验区”以示区分。

2. 收料后，收料人员应将每日所收料品汇总填入“进货日报表”，作为入账清单的依据。

第7条急用品收料

紧急物料到厂交货时，若收料人员尚未收到采购单，应事先洽询物料采购人员，确认无误后才能依收料作业办理。

第3章验收结果处理

第8条验收合格处理

检验人员在检验合格的物料的外包装上贴合格标签，以示区别，物料仓管员再将合格品入库定位。

第9条验收不合格处理

1. 不符合验收标准的物料，检验人员于物品包装上贴不合格的标签，并于“物料检验报告表”上注明不良原因，经物控经理核实处理对策后通知请购部门，物料采购员凭此办理退货，如为特殊采购则需办理收料。

2. 对于检验不合格的物料退货时，应开立“物料交运单”，并附相关的“物料检验报告表”，呈物控经理签认后，凭此单方可办理异常物料出厂手续。

第10条超交处理

交货数量超过“订购量”部分应给予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的物料，其超交量的3%（含）以下，由收料人员在备注栏内注明超交数量，经请购部门经理同意后方能收料，同时通知物料采购员。

第11条短交处理

交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门经理同意者，可免予补交，短交如需补足时，收料人员应通知物料采购员联络供应商进行处理。

第4章退货处理

第12条物料退货时限

1. 属外观等易识别性质检验的物料，验收应于收料后的一日内完成。

2. 属化学或物理检验的物料，检验部门应于收件后的三日内完成。

3. 对于必须试用才能实施检验者，由检验部门主管于“物料检验报告表”中注明预定完成日期，一般不得超过七天。

第13条退货依据

1. 检验不合格的物料，检验人员在外包装上贴不合格标签，并于“物料检验报告表”上注明具体评价意见，经物控经理核实处理办法后通知请购单位，并由物控采购员办理退货。

2. 对于检验不合格的物料办理退货时，应开具“物料交运单”，并附“物料检验报告表”，呈物控经理签认，凭此出厂。

第5章附则

第14条本制度由生产中心负责制定、修订和解释。

第15条本制度呈生产副总审核后，报总经理办公会审议通过后实施，修订时亦同。

编制日期审核日期批准日期

修改标记修改处数修改日期

9 供应商管理制度

编号制度名称供应商管理制度

受控状态执行部门监督部门编修部门

第1章总则

第1条目的

为了选择合格的供应商并对其进行持续跟踪，确保其能为公司提供合格的产品与服务，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于给公司提供产品和服务的所有供应商。

第3条职责划分

1. 采购部、质量管理部、设计部负责对供应商进行评价。

2. 采购部、质量管理部负责对供应商进行考核。

3. 总经理负责对合格供应商的审批工作。

第2章供应商选择标准

第4条评价合格供应商

公司相关人员评价合格供应商时，应按照以下标准综合考虑。

1. 供应商应有合法的经营许可证，同时拥有足够的资金。

2. 优先选择按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证的供应商。

3. 对于关键原料，应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考查，其中包括下列五个方面的要求。

（1）进料的检验严格。

（2）出厂的检验符合我方要求。

（3）生产过程的质量保证体系完善。

（4）生产的配套设施、生产环境、生产设备完好。

（5）供应商产品质量应长期稳定，且信誉较高。

4. 具有足够的生产能力，能满足本公司连续的需求及进一步扩大产量的需要。

5. 能有效处理紧急订单。

6. 有详细的售后服务措施，且令人满意。

7. 同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。

8. 样品通过试用且合格。

第3章供应商的评价程序

第5条供应商初步评价

1. 质量管理部、采购部、设计部及其他部门视公司实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如以质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。

2. 采购部对“供应商基本资料表”进行初步评审，挑选出值得进一步评审的供应商，召集本部门、质量管理部及设计部门相关人员对供应商进行现场评审。现场评审时使用“供应商现场评审表”。

3. 在对供应商进行初步评审时，采购部需确定采购的物资是否符合国家法律法规和安全要求，对于有毒品、危险品，应要求供应商提供相关证明文件。

第6条供应商的现场评审

1. 根据所采购材料对产品质量的影响程度，可将采购的物资分为关键、重要、普通材料三个级别，以对不同级别实行不同的控制等级。

2. 对于提供关键与重要材料的供应商，采购部组织质量管理部、设计部对供应商进行现场评审，并由采购部填写“供应商现场评审表”，同时由质量管理部、设计部签署意见，供应商现场评审的合格分数需达到70分（含）以上。

3. 对于提供普通材料的供应商无需进行现场评审。

第7条签订供应商质量保证协议

1. 采购部负责与重要材料的供应商和普通材料供应商签订供应商质量保证协议。

2. 供应商质量保证协议一式两份，双方各执一份，以作为供应商提供合格材料的一种契约。

第8条提出样品需求

1. 如公司有样品需求，由采购部采购人员通知供应商送交样品，质量管理部相关人员需对样品提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。

2. 样品应为供应商在正常生产情况下生产出的代表性产品，数量应多于两件。

第9条样品的质检

1. 样品在送达公司后，由设计部、质量管理部负责完成样品的材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检验工作，并填写“样品检验确认表”。

2. 在确认合格的样品上贴“样品标签”，并注明合格，标识检验状态。

3. 合格的样品至少为两件，一件返还供应商，作为供应商生产的依据；一件留在质量管理部，作为今后检验的依据。

第10条确定合格供应商的名单

1. 在“供应商基本资料表”、“供应商现场评审表”、“供应商质量保证协议”和“样品检验确认表”四份资料完

成后，采购部将供应商列入“合格供应商名单”，交公司总经理批准。

2. 原则上一种材料需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。

3. 对于唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。

4. 接单生产时，如果客户指定供应商名单，采购部采购人员必须按客户提供的供应商名单进行采购。客户提供的供应商名单直接列入“合格供应商名单”，如需从非客户提供的供应商处采购时，必须事先得到客户的书面批准。

5. 适时对供应商进行考核，并根据考核结果修订“合格供应商名单”，删除不合格供应商。修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准后生效。

第4章供应商的监督与考核

第11条考核对象

供应商考核对象为列入“合格供应商名单”的所有供应商。

第12条考核方法

公司对供应商实行评分分级制度，供应商的考核项目包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容。

第13条考核频率

对关键、重要材料的供应商，应每月考核一次；对普通材料的供应商，则每季度考核一次。

第14条考核结果的处理

1. 对于考核结果在90分以上的供应商，公司应优先向其采购。

2. 考核结果在80~89分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。

3. 考核结果在70~79分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否继续采购，或减少采购量。

4. 对考核结果在69分以下的供应商，应从“合格供应商名单”中删除，并终止向其采购。

5. 考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。

第15条对合格供应商进行交期监督

采购人员应要求供应商准时交货，同时记录由供应商原因引起的分批发运造成的超额费用。

第16条对合格供应商进行质量监督

1. 质量管理部和采购部应保存合格供应商的供货质量记录，若提供的产品不合格，应对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商，或待其提高产品质量后再行采购。

2. 对于不合格的供应商，应取消其供货资格，并将其从“合格供应商名单”中删除。

第5章供应商政策的执行、反馈与变更

第17条供应商政策的执行与反馈

供应商管理相关部门在接到供应商政策执行通知书后，需按规定执行，并严格遵守保密制度。在政策执行的过程中发现任何问题，均应立即反馈给采购部。

第18条供应商政策的临时性变更

1. 当出现下列情况时，经过公司采购总监的书面同意后，可对某些供应商的政策作临时性调整。

（1）某供应商的发展战略或地域销售政策发生对公司有利或不利的重大调整。

（2）某供应商决定把本公司作为重要客户。

（3）重要供应商出现经营危机。

（4）市场供应价格发生剧烈震荡，使供应风险骤然加大，引起供需双方相应做出重大的政策调整。

（5）其他需作临时性调整的情况。

2. 临时性供应商等级调整同样应填写“供应商等级变动申请表”，并在表格右上方注明临时字样和调整时限。

3. 一旦调整结束，应立即恢复其原有等级，如仍需继续保留临时等级，需报总经理特批，并于该季度在供应商评审会议上通过。

第6章建立供应商质量体系

第19条对供应商质量体系的开发

每年由采购部组织供应商学习质量体系标准，并要求供应商制订质量体系推行计划，并通过质量体系认证。

第20条供应商质量体系的评定

1. 对于提供重要、关键材料的供应商每年评定一次；对于提供普通材料的供应商两年评定一次。

2. 对于提供质量管理部制订评定计划，采取评定小组（物控、开发、质量）现场评定，或供应商自我评定的办法。

3. 按质量体系制定“供应商质量体系评定表”，列明评定内容。

4. 如果供应商通过了质量体系的第二方或第三方认证，并提供了认证证明资料（证书或报告），可免除评定。

第7章附则

第21条本制度由采购部制定，并负责解释和修订。

第22条本制度经总经理审批后，自颁布之日起执行。

编制日期审核日期批准日期

修改标记修改处数修改日期

10 采购合同（范本）

物资采购合同

甲方（本公司）：

乙方（交售方）：

甲乙双方根据国家购销管理政策，在平等、自愿、合作、互利的原则下，经充分协商，达成如下协议。

一、物资名称、品种、规格和质量

1．物资的标准名称：。

2．物资品种和规格（标准代号、编号）：。

3．物资的技术标准按照甲乙双方商定的技术要求执行。

二、物资的数量、计量单位和计量方法

1．物资的数量：。

2．计量单位：。

3．物资交货数量的正负尾差、合理磅差和在途自然减（增）量计算方法：。

三、物资的包装标准

1．对于物资的包装，国家或业务主管部门有技术规定的，按技术规定执行；国家与业务主管部门无技术规定的，由甲乙双方商定执行。

2．对于物资的包装物，除国家规定由甲方供应的以外，应由乙方负责供应。

四、物资交货事项

（一）物资的交货单位

经甲乙双方协定，所购物资的交货单位为。

（二）交货方法

本合同所定物资的交货方法，按下列第项执行。

1．乙方送货。

2．乙方按照甲方要求代办运输。

3．甲方自提自运。

（三）运输方式

经甲乙双方协定，所购物资的运输方式为：。

（四）到货地点

1．到货地点和接货单位（或接货人）为：。

2．甲方如要求变更到货地点或接货人，应在合同规定的交货期限（月份或季度）前40天通知乙方，