商务邮件注意事项中日文

1、メールの性格を知ろう（让我们认识一下邮件的性格）

メールは便利なコミュニケーションツールです。

作業効率?営業効率の向上、通信費の削減、人脈の拡大など、ビジネスにさまざまな効果をもたらしてくれます。このように書くと、「メールを使えば何でもできる」と思ってしまう人がいるかもしれません。

しかし、一見万能に思われがちなメールにも、次のようなメリットとデメリットがあるのです。

邮件是非常方便的沟通工具。

可提高作业效率、营业效率，减少通信费，可扩大人际关系等，会在商务中发挥到种种效果。

如果这样写的话，有些人有可能认为《只要用邮件，就什么事都可以办》。

但是，一看是万能的邮件也会存在以下优点和缺点。

メールが持つメリット（邮件的优点）

（１）デジタルデータである（它是个电子数据）

紙の書類などに比べ、収納に場所をとることがありません。

時系列に並べたり、送信者ごとに並べたりと、整理の仕方にもバリエーションがあります。

また、データは必要に忚じて再利用することも可能です。

跟写在纸张上相比，不需要采取保管资料的场所。

可以按时间排序、按每个发件人排序，在整理方法上有多样变化。而且，根据需要，数据也可以再利用。

（２）履歴を追うことができる（可以追溯履历）

データとともに送受信の日時が残るため、プロジェクトの始まりから現在に至るまでのプロセスを

時系列に追うことができます。

跟数据一样，会保留接送日期，可以用时间段追溯从项目开始到目前为止的整个过程。

（３）伝達ミスを防ぐことができる（可以防止传达错误的现象）

送受信記録がデータとして残るので、「送った／送らない」といったトラブルを防ぐことができます。

また、活字で確認できるので、聞き違いや「言った／言わない」といったトラブルも防ぐことができます。

接送记录会以数据保留，可以防止《发送了或没发送》的冲突纠纷。

而且，可以用印刷物进行确认，所以也可以防止听错或《说过了、没说》等冲突纠纷。

（４）時間の拘束がない（没有时间拘束）

送りたいときに送り、読みたいときに読むことができます。

ビジネスの中に工夫して組み込むことで、送る側?受け取る側双方が時間を有効に使うことができます。

可以做到想发就发，想看就看。商务中下工夫编入内容，可以有效利用发送侧、接收侧双方的时间。

（５）スピードアップができる（可以提高速度）

意思決定をしたその場で反忚を返すことができるため、迅速にビジネスを進行させることができます。

また、インターネットとの連動を図ることで、メールに記したＵＲＬからより深い情報を伝えることができます。

在决定意思时，当场可以回复反应，所以可以迅速进展商务。

而且，跟网络是相互连接，在邮件中输入URL，可以传达更多更深的情报。

（６）同時にたくさんの人に送ることができる（同时可以发送给很多人）

従来のコミュニケーションでは「１対１」が基本ですが、メールを使えば「１対n（複数）」の情報発信ができます。発信者は１人でも、送信先は無限に広げることができるのです。

以前的交流、沟通是《1对1》为基本，但使用邮件的话可以《1对N（复数）》的发送情报。

即使发送人是1人，但收信人无限数。

（７）無料である（是免费的）

郵送やファックスと異なり、メールは何通出しても無料です。

通信コストを気にすることなく、たくさんの人にアプローチをすることができます。

跟邮寄、传真不同，邮件发多少都是免费的。不必要担心通信成本，可以对应很多人。

メールが持つデメリット（邮件的缺点）

（１）読まれているのかどうか分からない（不知道对方是否已经读取）

相手が反忚を返してこない限り、読んでもらったのかどうかを確認することができません。

素早い反忚が欲しい場合には、それを意識した件名、文面づくりを行うことが必要です。

对方没有回应的条件下，无法确定对方是否已经读取并了解邮件内容。

希望对方尽快回应时，需要在标题上、文章制作上要让对方引起意识。

（２）時間の共有ができない（无法共有时间）

「時間を共有しなくてよい」という利点がある反面、直接会ったり話したりすれば、たやすく理解できるような

微妙なニュアンスや意図が伝わりにくいという欠点があります。

《可以不共有时间》的好处的另一方面，有一些是直接面谈会更容易理解，但邮件的话，有些微妙的内容含义或意思很难传达的缺点。

（３）コミュニケーションが簡素になってしまう（沟通会变的简朴）

決まり文句や、用件ばかりのメールを送っていると、いつの間にかやりとりが無機質なものになってしまいます。

声や表情で補うことができない分、表現や言い回しに工夫をすることが求められます。

とくに、クレ－ムやトラブル処理でメ－ルだけの連絡で済ませることは危険です。

トラブルが発生している相手は、感情的にもトラブルになっているものです。

ですから、やはり、電話や直接の面談を通して解消しなければ、意思の疎通が円滑になることは困難です。

一直只发送老一套的话词或事情的话，到某个时候互相来往会变的无机结。

无法用声音或表情做辅助的条件下，要在表达或措辞上下点工夫。

特别是投诉、纠纷出来上，只用邮件来解决的话是很危险的。

发生纠纷的对方，在感情上也会出现纠纷。

所以，还是用电话或直接面谈来解决问题，要不然想圆滑地疏通意思是很困难。

（４）残ってしまう（会保留）

１度送ったメールは取り戻すことができません。受信者が削除しない限り、データとして残り続けます。

後悔をしないためにも、内容を十分に確認することが大切です。

发送1次的邮件是无法收回。除非收件人删除邮件，要不然邮件会一直保留在对方的邮箱里。

为了避免后悔，重要的是充分确认好内容后再发送。

メールにはメリットとデメリットがあり、使い方によって効果が大きく変わってくるということが

お分かりいただけたのではないでしょうか。まずはメールの特徴をよく理解し、その上で、使うタイミングを見極めること。これがメールの持つメリットを最大限に活かす秘訣と言えるでしょう。

邮件它也有优点和缺点，根据使用方法不同，效果也会有很大变化，这一点可以理解吧。

首先要好好理解邮件的特征，然后再辨别使用时机。这就是将邮件具备的优点活用到最大限制的秘诀吧。

2、メールの基本的な文章構成（邮件的基本文章构成）

ビジネスで交わされるメールには「型」があります。

書き出し、本題、結び。

その流れを一度身につけてしまえば、あとはその繰り返しです。

最初は堅苦しく、面倒に感じるかもしれませんが、いろいろな人とやりとりを重ねるうちに、

次第に自分ならでは”の「型」が生まれてくることでしょう。

商务来往的邮件有它的《型》。

开头、正题、结尾。

这个流程只要一旦成为习惯性的话，后续反复利用就可以了。

最初有可能会觉得艰苦、麻烦，但跟各种人士反复沟通时，自己应该立刻也会产生《型》吧。

文章構成（文章构成）

メールの文章の特徴は簡潔であることです。

伝わらないということを避けるためにも、結論を先に述べることが、ビジネスでは必要です。

簡潔に、結論、それから詳細を伝える。そこで一般的に使われている構成が、「5Ｗ2Ｈ」の構成です。

邮件的文章特征是要简单化。为了避免无法传达的现象，先陈述结论，这在商务上是非常需要的。简单陈述结论后再传达详细情况。在这里一般会使用的构成是《5W2H》的构成。

?What （主旨、結論）（主旨、结论）

?When （いつなのか–年月日および時間）（什么时候、年月日及时间）

?Where （どこで、場所）（在哪里、地点）

?Why （理由、原因）（理由、原因）

?Who （誰？、人、物）（谁？人、物）

?How （どのように、状況、様子）（怎样、状况、样子）

?How much （金額）（金额）

これらを意識して書いてみることで簡潔に、要点をもらさず伝えることが可能になります。

また、メ－ルでは、箇条書きに書くことも一般的です。

意识到以上内容的话，可以简单而无漏洞地传达重点。而且，有条例地写邮件也是通常要做的。内容：メール術講演会

日時：2006年3月7日

場所：渋谷事務所（道玄坂○-○-○）

対象：新入社員もしくは研修担当者

参加費：5,000円

文中に書かれているよりも事務的な部分は箇条書きの方が書く側も、5Ｗ2Ｈにそって書きやすく、

読む側にとっても明瞭でわかりやすくなります。このとき、文章は「です」「ます」はつけません。

また、語尾の句点（。）も必要ありません。

比用文章写，将事务性部分用条例写出来的话，具备了5W2H，容易写，对方也能简单明了地看得懂。这种时候，文章里不会加《...了。》、《....的。》，更不用在结尾加《。》

社内と社外で文章を使い分ける（社内和社外的文章分开使用）

メールでは、明瞭簡潔が大切です。ですから、箇条書きや、名詞区切りといった文章構成も推奨されます。

また社内と社外では同じ書き方をする必要はありません。

社内では、社内ならではの書き方をすればいいのです。

すでに、会社独自の文化が形成されているようでしたら、それに従う必要があるかもしれません。

また、簡略できるところ、丁寧な文章を取り入れるべきところなど使い分けるようにすることが大切になります。写邮件时，写的简单明了很重要。所以推荐用条例写或名词区分段的文章构成。

而且，社内和社外的邮件写法上不需要一样。在社内用独有的写法就可以了。

已经形成了公司独自的文化时，有必要根据公司文化。

而且，能简略的地方、应该采取郑重的文章的部分，需要分开。

?社内メ－ルでは（在社内邮件里）

社内では、事務的な通達事項が中心となり、効率的に、箇条書きで書きます。

上司であっても、特に儀礼的な文章を作成する必要はありません。

社内里，事务性的通知事项成为中心，有效率地，按条例写。

即使是上司也好，也没必要写特别礼仪的文章。

?社外メ－ルでは（在社外邮件里）

明瞭簡潔な文章にすることに変わりありませんが、

やはり、礼儀をわきまえ、敬語や尊敬語?謙譲語を使うことが基本です。

また、「ご多忙中恐れ入りますが」といった相手への配慮を忘れずに文章を作成します。

使用例）ございます?となっております?致します

大変恐縮ではございますが

宜しくお願い申し上げます

写简单明了的文章不会有改变，但还是礼仪上进行辨别，使用敬语、谦逊语是最基本。

还有，写内容时，要考虑到对方是不是繁忙，可以追加一句《百忙之中，非常抱歉》。

相手のお名前（对方的名称）

まず、１行目に宛先を書きます。例）株式会社○○企画×山△郎様

相手が企業に属している場合は、会社名と部署名を書いてからお名前を。

もちろん「様」も忘れずにつけましょう。

会社名は（株）（有）などのように略さず、正式名称を表記しましょう。

お名前もフルネームのほうが丁寧な印象を与えます。

首先，将收件人名称写在第一行。例如：***公司 ***先生/小姐（日本人的情况下**様）

对方所属为公司时，要写公司名、部门，然后再写称呼。

当然，也不要忘记写《先生/小姐》（日本人时《様》）

公司名不要省略为（株）（有）等简单的名称，一定要写正式名称。

姓名也写全称的话，会给对方留下礼貌的印象。

名を名乗る（自报姓名）

あなたも企業に所属しているのであれば、宛先と同じように、

会社の正式名称と所属部署を。その次に名前を書きます。

初めてメールを送る場合には、「～をしております、○○と申します」という風に

簡単な自己紹介を付け加えるといいでしょう。

名を名乗らずに書き進めてしまうと、相手が今までのやりとりや背景を把握できない場合があります。メールをスムーズに読み進んでもらうためにも、キチンと最初に名乗っておくことが大切です。

你也是所属与公司的话，跟收件人一样，要先写公司名称、所属部门，然后再写自己名字。

第一次给对方发邮件时，先简单自我介绍就比较好。（如：我是***公司**部门的***）

如果不自报姓名的话，有时对方会掌握不了一直以来的来往背景。

为了让对方能够顺畅地阅读邮件，开头时自报家门很重要。

挨拶（问候）

ビジネスで最も一般的な挨拶は「お世話になっております」です。

さらに丁寧に、「いつも大変お世話になっております」としても良いでしょう。

他には次のようなものがあります。

「ご無沙汰しております」

「先日はありがとうございました」

「早速のご連絡ありがとうございます」

挨拶の一文が入るか、入らないか。これだけでメールの印象が大きく変わります。

”メールの印象”は、そのまま”メール送信者への印象”へと繋がっていきます。

どんなに忙しくても、礼儀正しく丁寧に挨拶をしておきましょう。

商务中最通常的问候是《承蒙关照》。

其他的问候语如下。〈好久不见〉，〈前些日子非常感谢您〉，〈非常感谢及时联络〉

就凭加或不加一句问候，对邮件的印象会有很大变化。

“邮件的印象”会直接牵涉到“给收件人的印象”。所以再怎么忙，也正确地、郑重地使用礼仪问候吧。用件（事情）

挨拶を終えたら、いよいよ本題に入ります。まずはメールを書いた主旨を簡潔に説明しましょう。

例文として次のようなものがあります。

「会議の結果についてご報告いたします」

「先日のお礼を申し上げたく、メールを送らせていただきました」

「○○の件についてお詫び申し上げたく、ご連絡いたしました」

このメールに対する回答がほしい場合には「お返事をいただけたら幸いです」といった一文を。

あとに続く文面が長くなる場合には「長文で恐縮ですが、ご一読のほどお願いいたします」

といったことわりを付け加えておくとよいでしょう。

问候完了后，进入正文。首先简单说明写邮件的主题。

比如：〈对会议结果进行报告〉

〈想对上次的事情表示感谢，所以发了此邮件〉

〈关于***事情，为了表示歉意，发了此邮件〉

希望对方回复邮件时，可以追加一句〈希望能得到您的回复〉。

后面的文章要写的较长时，在起头时也可以写一句〈内容会有点长，希望您抽空读一遍〉。

本文（正文）

いよいよ本文に入ります。何よりも大切なことは、”分かりやすく書くこと”。

時間をかけて長文の大作を書き上げても、中身が伝わらなくては意味がありません。

文章を分かりやすく書くコツは、

?自分は相手に対して何を伝えたいのか。

?そして、相手に何をしてほしいのか。

ということを明確にしてから書き始めること。

そして、簡潔で丁寧な文章を心がけることです。

書き終えたら第三者の立場になって読み返してみましょう。

「？」と思うところがあれば、書き直しです。

将要进入正文了。不管怎么样最重要的是〈写得容易看得懂〉。

即使花长时间去写长篇大论，里面的内容未能传达给对方的话，就是没有意义的邮件。

文章要写的易懂是指：

1、想给对方传达什么事情？

2、希望对方做些什么？

将明确这些重点后，再开始写邮件。而且，要下点工夫写简单而礼貌的文章。

写完后，站在第三者的立场读一遍。如果发现有些地方有些模糊，就要修改。

末文（结尾）

代表的な結びのフレーズは「よろしくお願いいたします」。

冒頭の「お世話になっております」とセットで使われることが多い言葉です。

その他のフレーズとしては、「ご検討の程、よろしくお願いいたします」

「ご協力頂けますよう、よろしくお願いいたします」などが挙げられます。

これらの言葉は、本文で述べた用件を最後に強調したいときに用いるとよいでしょう。

内容に合わせて臨機忚変に、相手が気持ちよくメールを読み終えられるような言葉で

メールを締めくくりましょう。

代表性的词组是〈拜托了〉。开头时写〈承蒙关照〉，跟这个词组配套使用的情况比较多。其他词组有〈希望能检讨一下，拜托了〉、〈谢谢协助，拜托了〉等。

这些语言可以在讲述完正文后，想最后强调时使用就可以了。

根据内容要临机应变，为了让对方情绪好点地读完邮件，在邮件里使用相应的词语。

署名（署名）

署名は、いわばメール上の名刺のようなもの。

次の項目を盛り込んでおくだけで、簡単なプロフィールを伝えることができます。?会社名、部署名

?名前（よみがな）

?電話番号、ファックス番号

?メールアドレス

?会社のホームページのＵＲＬ

署名是相当于邮件上的名片。

只是标记以下项目，也可以简单地传达自我介绍。

1、公司名、部门名

2、姓名（读法）

3、电话号码、传真号码

4、邮箱地址

5、公司网页的URL

3、発信者名を見直そう（修改发件人名称）

ビジネスで交わされるメールの量が増えるとともに、「件名」に工夫をする人が増えてきました。

どんな文句を入れれば開封してもらえるだろうか。

随着商务往来的邮件量增多，对《主题》下工夫的人也多了起来。

输入怎样的语句，对方才会打开看呢？

英語表記で設定している（用英文标记设定）

まずは「Tomoaki Hirano」といった英語表記のもの。

海外とのやりとりが多い場合や、仕事上の理由でそのように設定している場合は別ですが、

そうでないならあまり意味がありません。

スパムメールと間違われる可能性が高い上に、パッと見て誰だか分かりにくいのが難点です。

漢字には、文字の一つひとつに「意味」があります。

比如标记成《Tomoaki Hirano（人名）》的英文。

跟海外交流的比较多时，或工作上的原因，一定要那样设定的情况除外，

这样标记是没什么意义。

被误认为是垃圾邮件的可能性比较高，而且一下子看的话，难以认出是谁。

発信者名と送り主の名前が違う（发件人实际名字和发送时显示的名称不一样）

発信者名に表記されている名前と、実際にメールを送っている人の名前が違っていることがあります。

一体誰と共有しているパソコンなんだろう……？そう不審に思われてしまうのも無理はありません。

顧客対忚を１つのアドレスに絞って行っている企業もありますが、

全体的な傾向としては、メールはよりパーソナルなものとして認識されるようになっています。

「複数の人に宛てて送るもの」というよりは、「個人宛に送るもの」と考えるほうが普通の感覚と言えるでしょう。

ですから、複数人で１台のパソコンを共有する際には、アカウントを分けるなどの配慮をしましょう。

発信者名の設定ひとつで、信用度が大きく変わってくるのです。

发件人显示的名字和实际发送邮件的人名不同的情况也会时常发生。

到底是跟谁共用电脑的呢......？对方感到疑惑也是正常的。

有些企业是作为顾客对应，用1个邮箱对应，但以整体倾向来看的话，根据邮件会以为是个人使用。

本来是《给复数人员发送》的，但通常都会以为是《给个人发送》。

所以，几个人共用1台电脑时，最好是分开帐户使用。就只是发件人名称设定一下，信用度也会大有不同。

メールアドレスが設定されている（邮箱地址设定）

名前を覚えていても、メールアドレスまで覚えていることは稀です。

本文を読めば送り主が誰なのか分かるとしても、ちょっと不親切な印象が否めません。

最悪の場合、開封されずにゴミ箱へ直行……というパターンも考えられます。

即使记得对方的名字，但很少有人连对方的邮箱地址都记住。

虽然阅读文章可以大概知道是谁发过来的邮件，但稍微会有点不亲切的印象。

更糟的是，对方有可能看都不看，直接丢进邮件垃圾箱内。

適切な発信者名とは？（最适合的发件人名称是怎样的？）

では、どのような発信者名を設定すればよいのでしょうか。

会社名や部署名だけでは個人が特定できません。

かといって、個人名だけではどこの誰なのかを伝えることができません。

そこで、企業に所属している人の場合は、

「会社名＋部署名＋個人名」とするのがベターではないかと思います。

那么，要设定怎样的发件人名称最好呢？就只是公司名或部门名称是无法特定个人。或者只显示个人名字的话，对方就不知道是哪个公司的谁。

如果你是公司所属的情况下，设定为《公司名+部门名+个人名》就比较好。

4、添付書類を送るときは（添加附件资料时）

メールには、デジタルデータを添付することができます。

?データを持参したり、宅急便で送ったりする手間やコストがかからない

?ファックスに比べて、データを確実な状態でチェックすることができる

?受け取ったデータを修正、加工することができる

といった理由から、ビジネスでは欠かせない機能となっています。

しかし、技術的に使いこなせていても、その際のマナーを守ることはできているでしょうか？いま一度、おさらいのつもりで確認してみましょう。

邮件里可以附加电子文件。

?给对方快递资料的事情就可以省了，也可以不用成本

?跟传真相比，数据可以在完整的状态下收得到

?收到的数据可以修改，加工

从种种理由看来，邮件拥有着商务上必备的功能。即使可以方便应用，但是还是要遵守礼节。

那么再温习一下礼节吧。

送る前に、許可を取ろう（发送前，先得到许可）

名刺交換をしただけの相手から、いきなり添付書類付きのメールが送られてきたら……あなたはどう感じますか？唐突の出来事に驚いたり、不愉快な気分になったりするのではないでしょうか。

この行為は明らかにルール違反です。

添付書類を送りたいときには、

「企画のご案内のために料金表とご提案書をお送りしたいのですが、よろしいでしょうか？」

といったメールを事前に送り、相手の意向を確認しましょう。

このステップを踏むことによって、関心のある人にだけアプローチをすることができます。

比如，跟对方只是交换过名片而已的关系，一下子给你发来附带资料的邮件时，你会是怎样的感受？

对唐突的做法有点吃惊，或者会有点不愉快的心情吧。

这种行为明显就是违反规则了。

要发送附件资料时，可以事前发送邮件咨询《为了介绍筹划方案，想给您发送费用申请书，可以吗？》

以这种方式确认对方的意向吧。用这种步骤交流的话，能够接近到跟有关心此事的人。

インターネット接続環境を確認しよう（确认网络连接环境）

高速なインターネット接続サービスが主流になりつつありますが、

それでも、すべてのユーザーが光やＡＤＳＬなどの高速回線に移行したわけではありません。

高速回線に慣れてしまうと忘れてしまいがちなことですが、

それ以外の回線で大容量のデータを受信するという作業は、パソコンにも、受け取る人にも、

とても大きなストレスがかかるものです。

「もしかしたら……」という場合には、送信する前に相手のインターネット接続環境を確認しましょう。

あなたが送ろうとしているデータの容量も併せて伝えると、なお親切です。

虽然高速网络连接服务成为主流，但不能肯定所有用户都是使用光纤或ADSL等高速线路。

如果你习惯使用高速线路的话，发送邮件时会忘记对方的状况，

对方接收限制容量以上的大容量资料的话，对电脑也好，对收件人也好，都会带来很大压力。

如果不清楚对方线路的容量时，发送之前，先向对方确认一下网络连接环境吧。

顺便把你将要发给对方的数据容量也一起转告的话，就更亲切了。

ウィルスに感染していないか確認しよう（确认是否感染了病毒）

あなたの送ったメールがウィルスに感染していたとしたら。これは大変な事態です。

ウィルスは駆除できても、あなたの信頼は回復できません。

このような悲劇を避けるためには、パソコンのセキュリティをしっかり管理することが必要です。

サーバーにウィルスゲートを設けている企業も増えてきていますが、

作業をしているパソコンの安全は、各自が責任を持って守るようにしましょう。

你发送的邮件被病毒感染的话，将是个很糟糕的事情。即使解除了病毒，但无法挽回对你的信赖度。

为了避免这种悲剧，需要好好管理电脑的安全。虽然现在很多公司会在服务器上设定防病毒软件，

但实际使用的电脑安全问题，要大家各自负责去保护。

圧縮?解凍（压缩、解压）

近年、容量の大きい添付ファイルも簡単に送れるようになりました。

しかし、受信者にたいしての配慮を考えた場合、あまり大きな添付ファイルはおすすめできません。

それでも必要な場合に、メ－ルでは、添付するファイルを圧縮して送受信することができます。

これにより、通信時間の短縮が可能になります。

圧縮されたファイルをダブルクリックすれば開けるものもあります。

これを自己解凍形式といいます。拡張子は最後が“.exe” となっています。

また、ファイルを開くために解凍ツ－ルを利用して元に戻さなければ開くことが出来ないものもあります。

?LHA ：日本国内で一般的に使われているものです。拡張子は「.LZH」

? .ZIP : 海外で一般的に使われているものです

複数の種類があるので、圧縮ツ－ルに適した解凍ツ－ルでなければ開くことができません。

圧縮?解凍が面倒と思われる場合もありますので送信前に環境を伺って適した方法でお送りする事が大切です。また最近では、大型のファイルを転送してくれるファイル転送サービスも存在します。

このようなサイトを活用すると、３００MB程度のファイルまで一気に送ることが出来ます。

デザイン会社さんなど、大容量のデータでももうバイク便を走らせる必要がありませんね。

这些年容量大的附件也变得能够轻易发送出去了。但是，考虑到接收者的话，不推荐添加大容量文档。

无论如何需要发送大容量文档时，也可以将附件压缩后再发送。这样可以缩短通信时间。

双击压缩文件的话，就可以打开。这就叫做自我解冻形式。扩展名（后缀）最后为“.exe”。

还有，为了打开文件，有些是不利用解冻工具返回到原来状态的话，是打不开的。

?LHA：是日本国内一般使用的（扩展名（后缀）为“.LZH”）

?ZIP：是其他国家（包括中国）一般使用的。有很多种，所以要用相应的压缩工具解冻才可以打开。

有可能有些人觉得压缩、解冻比较麻烦，所以发送之前，先问问对方那边的情况后，根据对方的状况再发送出去才是最重要的。最近，也出现了帮忙转送超大文件的服务业。使用这种网站的话，也能一次性传送300MB 左右的文件。有这种服务业的话，像设计公司这种行业就也没必要专门邮寄大容量数据了。

5、転送するときも配慮が大切（转发时的顾虑很重要）

「転送」は、受信?送信したメールを他のメールアドレスに送ることができる機能です。

転送メールの件名には「forward」の略である「Fwd:」や「Fw:」が付き、転送される文書の行頭には「>」などの引用符が付きます。ある程度メールを使い慣れている人であれば、件名や引用符を見ただけで

「これは転送メールだな」と理解することができます。

しかし、それだけでは、転送の経緯を知ることができません。

このメールがなぜ送られてきたのか、これを読んで自分はどうすればいいのか。

受け取った人が戸惑ってしまう場合もあります。

〈转发〉是指，将接收或发送的邮件发送给其他邮件地址的功能。

转发邮件名前面会出现〈forward〉的略称〈Fwd：〉或〈Fw：〉等字符，转发的文章中，每一行前面会出现“〉”等引用符号。经常使用邮件的人，只要一看主题或引用符号就能知道〈这是转发过来的邮件〉。

但是，只凭这些也无法知道转发路径。这个邮件为什么被转发过来，看这个邮件后，自己该怎么做。

有时接收者会产生疑惑。

転送するときは前置きを（转发时的开场白）

転送をするときは、冒頭に次のような前置きを入れるようにしましょう。

「○○さんから頂いたメールです。次回会議の参考になると思いますので、転送いたします」

前置きを読めば、メールを受け取った相手は、転送の経緯や、転送者の意図を知ることができます。

そして、あとに続く本文をスムーズに読み進めることができるのです。

转发邮件时，先在最前面加个开场白吧。

比如〈以下是某某人发过来的邮件。下次会议中可以作为参考，现转发给你〉。

看到开场白的话，接收邮件的人就可以知道转发路径和转发人员的意图。

而且，能够顺利读懂文本内容。

編集?加工はルール違反（编辑、加工则是违反规则）

転送する文章は、編集?加工しない。ビジネスメールでは、これが暗黙の了解となっています。

意図的に事実を歪めたりすると、あとあと辻褄が合わなくなることがあります。

メールの元々の差出人に迷惑がかかってしまうかもしれません。メールは残るものです。

ルール違反の履歴も残りますから、あとで困るようなメールは送らないようにしましょう。

转发的文章不可以编辑或加工。商务邮件中，这些是黯然要理解的事情。

有意图地修改事实的话，前后话题会对不上。有可能会给刚开始发送邮件的发送者带来麻烦。

邮件是要保留下来的资料。编辑他人邮件，这种是违反规则，这种违反规则的邮件也会被保留下来，

所以为了避免给后续工作带来影响，不要随意编辑或加工他人邮件。

迷ったときは確認を（有困扰时进行确认）

受信したメールを第三者に送っていいものかどうか、断に悩むことがあるかもしれません。

そんなときは、差出人に確認を取りましょう。

「頂いたメールを○○さんに転送しても差し支えないでしょうか？」と尋ねてみればよいのです。

是否可以将发件人的邮件转发给第三者，有时会有点忧郁。这种时候，就向发件人进行确认吧。

〈您发过来的邮件，是否可以转发给某某人？〉就这样问问也可以。

6、TO、CC、BCCの使い分け（收件人、抄送、密送的区分）

「TO(宛名)」（收件人）

メ－ルを送る相手のアドレスを入力します。

「宛名」に送りたい相手のメ－ルアドレスを複数名入力すれば、同じメ－ルを一度に複数名に送ることが出来ます。このとき、全ての受信者の宛名欄に、宛名に入力されたメールアドレスが表示されます。

あなたに送ってますよ、というのを示したいときはここに入れて送ります。

输入接收邮件人的邮箱地址。在〈收件人〉栏内输入多个邮箱地址的话，可以把同样的邮件一次性发给多人。这种时候，所有收件人栏内，会显示将要接收邮件的邮箱地址。

想表示把邮件发给某某人的时候，作为〈我把这个邮件发给你了哦〉的意思输入对方的邮箱地址。

「CC」（抄送）

「宛名」に入力した人へメ－ルしたことを他の人にも知らせたい、報告したい場合、

メールを送った相手と区別するために、「CC」を使います。

宛名の下の欄にあるものでCarbon Copyの略です。

宛名の方へメールをお送りした内容についてCCの方へも知って頂きたいという場合や、

お送りした方に、“CCの方にも同じ内容をお送りしてあります。“という事を伝えたい場合に使います。

除了〈收件人〉以外，希望其他人员也知道邮件内容时，或想报告给其他人员时，

为了跟邮件接收人进行区分，就使用〈CC（抄送）〉。收件人下方栏上的就是抄送（Carbon Copy的简称）。发给收件人的内容，希望被抄送的人员也了解的情况下，或者为了给收件人传达〈给抄送人员也发送同样内容〉，这种时候可以使用抄送。

「BCC」（密送）

「宛名」と「CC」に入力した送り先のメ－ルアドレスは全ての受信メ－ルに表示されますが、

受信者へ、他の受信者がいることや、他の受信者のメ－ルアドレスがわからないようにする場合は、

「BCC」欄を使用します。「BCC」に入力されたメ－ルアドレスは受信者には表示されません。

取引先へのメールを上司に念のため見せておきたいときなどに使うこともあります。

〈收件人〉和〈抄送〉的邮箱地址都会显示在接收邮件里。

给收件人发邮件时，同时需要发给其他人时，而不希望显示其他人邮箱地址时，就可以使用〈密送〉方式。

以〈密送〉方式发邮件时，不会显示接收者的邮箱地址。

给供应商发的邮件，希望上级领导也能知道邮件中的内容时，可以使用这种方式。

7、確実に開封される件名を（主题一定要吸引对方能够打开看）

お客様から、先日行った打合せの議事録をメールで送るように依頼されました。

議事録ができ上がり、送信するうち、最もふさわしい件名はどれでしょうか？

（１）「先日はありがとうございました」

（２）「ご依頼の件」

（３）「○月×日お打合せの議事録」

正解は（３）。件名を見ただけで、メールの主旨を推測することができるからです。

（１）（２）は、一見すると問題がないように思えますが、

件名から「いつの」「何の」事柄に対するメールなのかを読み取ることができません。

そのために、開封を後回しにされてしまう可能性が高くなります。

相手によっては、ゴミ箱へ直行ということもあり得るので要注意です。

以上のことをふまえて、件名をつけるときには次のようなポイントに気をつけましょう。

比如，客人要求用邮件发送前几天协商的会议记录。会议记录做出来，要发送给客人时，主题要怎么写？（1）上次真的非常感谢

（2）拜托的事情

（3）○月○日的会议记录

以上三种主题中，正确的是（3）。这样只看主题就可以推测得到内容。

但（1）或（2）的话，虽然看起来没有什么问题，但从主题中无法知道是什么时候的什么事情。

所以，邮件很有可能会被对方忽视（留待）。而且，有些人有可能会把它当作是垃圾邮件处理，

所以一定要主题主题。

结合以上事情，标主题时，注意以下要点吧。

＜ポイント１＞「何の」用件なのかを書く〈要点1〉要写是关于〈什么〉的事情

タイトルを見ただけで、内容がパッとイメージできるような言葉を入れましょう。

すぐ読むべきか、あとでゆっくり確認すればよいのか。受け取った人はその後の行動を起こしやすくなります。また、同じ用件で何通も送る場合には、常に一定のキーワードを入れておくとよいでしょう。

送信者も、受信者も、メールの整理がしやすくなります。

例）「○○会議」「××案件」「△△新製品ご案内」

为了使对方只看标题也能马上知道内容，要写一点会留印象的语句。

这封邮件是需要马上读取的，还是稍后慢慢再确认也可以，收件人容易用主题来判断优先度。

另外，同样的事情发多封邮件时，务必用固定的关键词。

这样可以使收件人和发件人方便于邮件整理。

例子：〈○○会议〉、〈××事件〉、〈△△新产品介绍〉

＜ポイント２＞「いつの」用件なのかを書く〈要点2〉要写〈什么时候〉的事情

用件の期日や回数、号数などを入れておくと、それがいつのものであるのか特定しやすくなります。

過去のメールをさかのぼって調べ物をする際に、期日や数字が大切な手がかりになるのです。

例）「第２回」「Ｎｏ．５」「６月１日」

输入事件的日期或次数、号码等的话，可以很容易知道是什么时候的事情。

追溯到过去的邮件调查事件时，日期和数字会成为很重要的线索。

例子：〈第2次〉、〈No.5〉、〈6月1日〉

＜ポイント３＞「どうしたいのか」（概要）を書く〈要点3〉要写〈想怎么样〉（概要）

このメールで何を伝えたいのか、相手に対してどうしたいのかを明記しておきましょう。

受け取った相手は、話の概要を大まかにつかみ、こころの準備をしてからメールを開封することができます。例）「～のお願い」「～のご連絡」「～のご報告」「～のご提案」

在这封邮件中，想传达什么事情，希望对应怎么做，一定要写清楚。

有时，接收者会大概掌握到事情的概要，作一写心里准备后，打开邮件。

例子：〈～的拜托〉、〈～的联络～〉、〈～的报告〉、〈～的建议〉

メールの主題が変わってきたら（邮件主题有变化时）

メールのやり取りが続き、何往復もしているうちに、メールの主題が変わってくることがあります。

このような場合は、「Re:」の数が増えていくのを放置するのではなく、

主題の変化に合わせて件名も付け変えるようにしましょう。

以邮件交流时，多次反复来往中，邮件的主题有时会有变化。

这种时候，不要眼睁睁的看着〈Re：〉的次数，可以根据主题变化，将主题名也修改一下。

つけてはいけない件名（不可以作为主题的内容）

開封してほしいばかりに、「日本初」「世界一」といった誇張表現を使ってしまう場合があります。

しかし、内容と件名にギャップがあるようでは、信用を失ってしまいます。

事実を、客観的に、的確に表現すること。常にこれを心がけて件名をつけましょう。

为了只是希望接收者能打开你的邮件，有些人会用〈日本第一个〉、〈世界第一〉等夸张的言语。

但是，跟实际内容有差距的话，会失去信用。

所以一定要将事实客观性地、准确地表达。起主题名时，多费一下心才行。

8、読みやすさが心証を高める（容易读取的内容能提高印象）

メールは、主にパソコンの画面上で読まれるものです。

画面で見る文字は、紙の上の文字よりも読みにくく、目に負担がかかります。

どんなに優れた提案が書かれていても、読みにくいために相手に意図が伝わらないこともあります。

これから挙げるポイントに注意して、あなたの意図がより伝わるメールを書きましょう。

邮件主要是在电脑画面上看的东西。画面上看的文字比读纸张上的文字更难，会给眼睛带来负担。

即使写了多么优秀的提案，因为难看懂，有时无法对方传达真正的意思。

所以需要注意以下要点，今后写邮件时，一定要写得能够传达你的本意的邮件。

ポイント１：テキスト形式にする（要点1：用纯文本形式）

メールには、ＨＴＭＬ形式とテキスト形式があります。

ＨＴＭＬ形式では、メールに画像をつけたり、文字の大きさを変えたり、色をつけたりすることができます。

しかし、そのように見栄えを良くすることができる反面、

データの容量が大きくなるばかりか、メールソフトによっては表示できないものがあります。

メールを使い慣れた人にとっては、ＨＴＭＬ形式は「初心者の証」。

文字の大きさや色を変えなくても、以下のポイントに気をつければ、

十分に読みやすい体裁に整えられることができます。

ビジネスでスマートなメールを心がけるのであれば、テキスト形式で送るようにしましょう。

邮件有HTMA形式和纯文本形式。

HTMA形式是，可以在邮件中附加图片，也可以改变文字大小，或给文字上色等。

虽然可以让邮件变的更美观，但相反会增加数据容量，而且根据邮箱软件不同，有些表示无法显示出来。对于习惯用邮件的人来说，HTML形式是〈初学者的象征〉。

即使不更改文字大小或颜色，只要注意以下要点的话，可以把邮件整理的有条有理。

在商务上有对时髦的邮件花心思的话，就尽量使用纯文本形式吧。

ポイント２：フォント環境の違いに気をつける（要点2：注意字体环境的不同点）

メール上に表示されている文字には、「等幅フォント」と「プロポーショナルフォント」の２通りがあります。

「等幅フォント」はその名の通り、どんな文字であっても、一文字一文字の大きさが等しい文字のこと。

対して「プロポーショナルフォント」とは、文字のデザインに合わせて文字の大きさが変えられているフォントです。

つまり、等幅フォントで「あ」と連続して３０文字書いた場合と、

プロポーショナルフォントで「あ」と連続して３０文字書いた場合では、

同じ文字を同じ個数書いていても、一文の長さが変わってくるのです。

どちらの文字を使うのが正しいということはありませんが、

常に意識しなければならないのは、あなたと相手のフォント環境は必ずしも同じではないということです。

ですから、相手の環境によって体裁が大きく変わってしまうような文面づくりは避けたほうが無難でしょう。

どうしてもあなたが整えた体裁のまま相手に見てもらいたい場合には、

「このメールは等倍フォントで作成しています」

「等倍フォントでご覧下さい」といった一文を添えておくといいでしょう。

邮件上显示的文字是，〈等称字体〉和〈相称字体〉两种。

〈等称字体〉就是什么样的文字，每一个字大小都一样的文字。

〈相称字体〉是指根据文字的设计，文字的大小会有变化的字体。

也就是说，用等称字体连续写30个〈啊〉和用相称字体连续写30个〈啊〉时，

即使同样的文字同样的个数，一个字的幅度会有变化。

也不能说某一种是正确的，经常需要有意识的是，你和对方的字体环境不一定是一样的。

所以，制作文章时，避免因对方的设定环境不同，导致字体大有变化是无可非难的事情吧。

无论如何希望对方按照你整理的字体来看的话，也可以在邮件内容中写一句〈此邮件为等倍字体〉或〈请用等倍字体查阅〉等提示。

ポイント３：改行は多めに（要点3：换行尽量多点）

モニター上の文字を追い続けると、誰でも目が疲れるものです。

そこで、尐しでも目を疲れさせない工夫として適宜改行を入れるようにしましょう。

意味のまとまりごと（２～３行程度でも可）ごとに１行空白を入れるだけで、全体的に読みやすくなります。

显示频上的文字，全部连在一起的话，谁看了眼睛都会累。

为了减少眼睛疲劳，可以适当换行写邮件。

邮件内容中的每一项事情（2至3行也可以）写完后，隔一行再写另外一项事情的话，整体也会容易阅读。

ポイント４：横幅にも気をつけて（要点4：横方向幅面也要注意）

文字幅は、長すぎても短すぎても読みにくいもの。一般的には30～35文字くらいで折り返すのが適当のようです。もしくは、意味が変わるところ、読点（、）ごとで改行してもいいでしょう。