外贸部部门制度及工作流程

外贸部部门制度及工作流程（暂行)

为适应公司外贸业务的发展需要，促进外贸业务规范运作，从而更好的控制风险，提高运作效率，特制定本制度。

本制度包括如下内容：

1. 一般外贸业务流程分析及注意事项

2. 外贸业务流程阁

3. 外贸部重要事项汇报制度

4. 客户信息管理制度

5. 网站，平台管理及维护制度

6. 外贸部合同、发票、单证及其它重要文件管理制度

7. 外贸部岗位职责

8. 附件

1.答复外商洵盘函件示例

2.对外报盘示例

3.外贸销售合同/形式发票示例

4.文件及单证要求淸单

5.《外贸销售提成管理制度》

一般外贸业务流程分析及注意事项

外贸业务的整体流程一般应包括以下几个部分:

一、初期询/复盘

二、报价

三、外销合同的磋商及签定

四、运输安排

五、制单结汇

六、客户的联系与巩固

一、初期询/复盘

本阶段主要工作为从网络及其它信息来源搜索合适的外商询盘，并结合实际，有筛选性的予以复盘，并对有进一步消息回复的外商进行跟进管理,直至完成业务或者确认无法合作, 对未能达成合作的，须注明原因分析。（详见附件《答复外商询盘函件示例》）

本阶段操作的主要注意事项如下：

1、对外商的询盘真实性进行分析。

2、推荐产品应注意：是否符合客户需求，能否满足商品使用地的相关标准。同时须全方位了解国家对该类产品的政策信息，有无强制性限制等。

3、在报盘之前，还应尽可能的了解外商背景，如通过外商网站等了解其进口资质、是否终端客户、公司规模、消费区域，以及其产品的当地市场行情及动向。

4、在初次给外商报盘时应尽量将文件做到细致、完整，可适当配合产品图片及介绍，避免空话套话，邮件层次要清晰。

5、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。

6、对于每一个发过产品的介绍的外商都应在客户管理系统上及时，以方便进一步的跟进操作。

7、为达到询盘数量最大化，每天各平台需更新50张以上的产品信息，外贸经理作不定期检查。

8、每周一实行询盘数量统计，询盘质量分析例会，针对意向客户统计，己有客人分析，市场分析，时间为每周星期一上午九点半，时间有变另行通知。

9、各业务员每星期五13:30前需提供各平台后台信息给外贸经理，由外贸经理汇总并编好周、月、季报表上报总经理。

10、回复客人第一次询盘没有答复的，第三天应该重新发送一次，没有答复的询盘须做好标记，并不定期将公司新款介绍给客户；

11、所有客户资源妇公司所有，外贸部不能将客人询盘资料及客户信息占为私有或泄漏给其它公司；

二、报价

本阶段为与外商经过初期的询盘及回复，在对产品达成初步共识及一定意向之后，向外商提供产品及价格的阶段。

本阶段操作的主要注意事项如下：

1、无特殊情况，业务员需考虑以C价为初步报价。

2、客户等级比较高或订单量比较大的情况下，业务员可选择B价给予客户优惠。

3、报盘价格采用A价需经外贸经理批准。

4、报盘价格低于A价需经总经理批准

5、邮件答复客户需在管理软件上进行，如有特殊情况不能使用系统发送邮件，需抄送外贸经理。

三、合同\形式发票的磋商及签定

本阶段为产品属性及质量等经外商确定，后就价格及合同细节与外商进行进一步磋商，以最终达成合作。

本阶段操作的主要注意事项如下：

1、合同签定应由我方起草，明确双方权利义务、产品质量鉴定、付款方式、合同履行时效、违约责任、纠纷解决等必须条款（详见附件《外贸销售合冋示例》)。

2、合同签定前须有完整的产品质量报告，书面送交外商正式确认，作为合同附件。

3、合同中须明确双方各自的进、出口资质，及相应国家的进、出口政策及限制。

4、任何对外合同的正式签订，均需经外贸经理审核后报总经理审批确认。

5、其它根据具休产品特性可能涉及到的合同风险。

6、如若客户仅需要开具形式发票PROFORMA INVOCIE (PI)时，业务员需交由外贸经理签字盖章后才能发给客户。

7、待财务部核实收到客户付款后，由财务部在PI上盖章确认及签署到账日期。PI一式两份，原件交由财务部保管，副交由外贸经理存档。

四、运输安排

本阶段是在外贸业务中不可或缺的环节具体包括：租船订仓、拖柜等地面运输、装船及空运等。

本阶段操作的注意事项如下：

1、平时要多注意搜集整理货代及船运公司信息，比较价格及服务。

2、对外合同确定为CIF或CNF等卖方承担运输及运费的，应尽早与货代或船运公司联系，咨询船期安排，并在收到国外客户正式信用证后确定船运合同。

3、在与国外客户签定合同时，应明确我方所定船运公司是否需要对方确认或是否为对方国家所承认，即是否具有向外销目的地国家运输的资质，此条亦须在与船运公司的合同中明确。如需我方联系货代，业务员必须将货代详细信息包括货代公司名称、联系人、联系电话上报外贸部经理。

4、在运输过程开始之前，业务员应该制定运输节点表格，清楚标注每一步的时间，地点，安排，联系人及联系方式，文件要求等。

5、如签订条款为FOB，应尽早与外商指记的船运公司联系确认船期，并与工厂协调好交货期，降低中间仓储所带来的成本费用。

6、如签订条款为EXW，应尽早确定寄件公司及运输期，将运输单号发给客户。

7、业务员务必与货代核实运费及考虑其他可能产生的费用，如因个人操作失误而造成不必要的损失，业务员将承担该部分的费用。

8、业务员必须熟悉各型号产品包装信息，包括但不限于包装尺寸，净重量，毛重量等。

五、制单结汇

本阶段为整个外贸业务流程中最重要的一环节，因为外贸业务多数是

单据对单据的业务，单证是否齐全直接关系到业务收益能否顺利获得。

本阶段的操作注意事项如下：

1、整个业务过程中，业务员应与公司财务就单证问题随时保持沟通，确保收到或者发出单证的合法性、有效性及完整性，同时方便财务人员最终完成结汇收款工作。

2、业务过程中所有涉及的单证除了正本应该妥善保管外，每份单证至少须备一式两份复印件副本，一份交公司财务部存档，一份由外贸经理存档，并在单笔业务完结后，作为公司档案保存备查。

3、业务员销售提成方案依照《外贸销售提成管理制度》执行，详见附件。

4、各业务员需在业务完成后及时将销售信息输入客户管理软件，公司将会以软件为依据计算业绩和提成。

六、客户关系的维护与巩固

本阶段是公司外贸业务能否长期持续稳定发展的关键，具体注意事项如下：

1、不管有无定期业务往来，均应定期向国内外客广致电致邮问候，交流各自情况, 挖掘潜在的信息资源。

2、整理国内外客户的重要节假日，比如国外客户的当地风俗节日，客户生日等，对当地重要节日如圣诞，新年等大型节假日及时进行节日问候。

3、对于联系过但未能达成合作的客户，也应有信息记录，主动按月或其它周期与客户取得联络联系，提供我公司最新业务及产品信息。

4、业务开展到一定规模，根据客户几当地市场需求，可考虑制定客户推广及促销政策，根据客户业绩情况一客一议。

5、如遇到客户因货物质量问题产生的投诉或售后问题，业务员应及时确认造成问题的环节及原因，并向外贸经理汇报情况商讨合适解决方案。

外贸部重要事项汇报制度

为了更好的对公司外贸业务中存在的风险进行预防和监控，制定本制度，相关涉及人员及部门需严格执行。

一、按重要级别将外贸部业务事项划分为重要事项和一般事项两类，重要事项须直接报请总经理批示；一般事项报请相应部门负责人批示。

二、以下各条款所涉及的业务及相关影响公司运转等方面的事项为重要事项：

三、涉及外贸业务战略发展方向的相关事务。

四、部门新产品、新项目的开发及确定。

五、所有对外合同的签定，包括但不限于外销合同、运输合同，技术保密协议等。

六、正式书面对外报价或以公司名义签发正式邮件或书面函件。

七、报盘后在与外商的洽谈磋商中，需要进一步调整价格及方案的。

八、员工获知的与公司业务有关的国家或地方政策导向性市场信息、动向及相关政策行情。

九、以公司名义进行的重要活动，如客户回馈、返利活动等。

外贸客户信息管理制

为了更好的开展公司外贸业务，做好业务信息的归档管理，积累丰富公司的客户信息资源，提高工作效率，特制记本制度，公司全员执行。

一、公司外贸客户信息管理制度的原则为：分类管理、及时建档、分析反馈。

二、公司外贸客户档案按类别分为业务客户和辅助型客户。其中业务按联系洽谈进度，分为V I P合作客户、普通合作客户、意向客户、普通潜在业务客户。辅助型客户包括公司搜集到的各种信息、经济、法律类咨询机构及其它对我公司外贸业务有辅助、推动作用的公司。

三、凡经过联系洽谈与我公司形成过实际业务超过三次以上或交易累计数额达五万美金以上的客户，为VIP合作客户。

四、凡经过联系洽谈与我公司形成过实际业务合作的客户，为普通合作客户；普通合作客户的档案应包括但不限于双方合作的合同、形式发票记录、销售产品的种类和数量、产品销售单价，相互沟通邮件等。

五、与我公司就具体业务进行过深入洽谈，但最终未能达成实际合作的，为意向客户；意向客户的档案应包括但不限于客户的名称、国别、性质、联系人及联系方式资料等各类基本信息资料，以及主营业务、公司背景、相应国别的行业背景；与我公司洽谈过的业务过程及未能达成合作的原因分析等。

六、仅与公司进行了简单的业务询盘，未有或未有详细回复的客广为普通潜在业务客户，基本资料应简单建档，作为公司信息备用客户，其中需记录有询盘产品，我公司报盘记录等。

七、及时建档要求公司所脊外贸业务员在业务开拓及操作巩固的过程中，在联系、接洽客户（含潜在客户）的同时，均应在与客户（含潜在客户）初次联系时，建立初级客广档案。后根据具体的联系进程，再按上述第四、五、六条具体分类详细建档，以便保管、调用。

八、客户业务档案建立之后，业务员应对自己负责的客户档案妥善保管、完善，并定期进行客户信息分析更新，对实际业务客户进行跟进巩固，对其它客户定期沟通，发送公司最新产品资料等。

九、业务员离职时，应将自己所保管的全部客户信息档案交还公司，并与公司档案核对无误。

十、本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。

网络平台管理及维护制度

第一条及时更新发布产品信息，维护更新产品信息属性，产品图片，产品信息。

第二条定位好产品的关键词，注重[丨息的相关性，设置准确的类0。第乏条记期向外贸经理汇报后台统计数据，提出自己的意见及见解。第四条优化产品标题，增加被搜索的频率。

第五条研究同行的店铺，学习和借鉴。

笫六条每周收集后台数据并提出改善意见。

第七条本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。

重要文件管理制度

为更好的管理发文、报盘、单证、票据等公司外贸业务重要文件，提高业务效率，控制业务风险，特制定本制度。

一、本制度所指重要文件管理包括但不限于：

国家或地区行政主管机关制定的，对公司业务有管理制约及指导作用的各类法律法规、制度等，及其变更；

公司签记的各类合同、协议；

公司业务产品的质量报告；

公司业务的对外报价报盘、正式发文、业务中涉及到的各类单证票据；

客户信息（参照相应单列制度执行）

其它以公司名义进行的各种书面正式文件；

二、公司所有重要文件由外贸经理统一管理，公司财务部及各具体业

务负责业务员负责协助管理。

三、各类收文性质的重要文件，由收文人负责在具体文件涉及到的公

司员工之间进行流转传阅，特别重要文件在报请总经理批准后，组织全员学习讨论。

四、各类外发性质的重要文件，有具体业务负责人起草，并负责在部

门负责人及公司财务部之间流转审核后，报总经理批阅。任何外发性质的重要文件，均需经总经理签字后方可外发。

五、为加速重要文件的流转审批速度，提高工作效率，所有重要文件

流转均应在流转开始之后的一个工作日内完成流转；合同协议及其它涉及内容较多的，可放宽至三个工作日。遇有特殊紧急情况，应电话请示。

六、所有员工在重要文件的流转过程中，均应严格执行保密原则，不

对非流转对象及公司以外的任何人提及重要文件内容。

七、所有重要文件在流转报批结束或具体对应业务完结后，均应及

时归档管理。

八、本制度经总经理签发后执行，解释权归公司总经理所有。

外贸部岗位职责

外贸经理岗位职责：

1. 指导、管理、监督下属人员的务工作，关注员工的工作状况、员工关系管理，改善工作质量和服务态度，加强对下属人员的绩效考核和奖励惩罚事项。

2.在分管区域内争取订单，巩固老客户，争取新客户，根据销售指标，制定计划及执行方案并落实，对本部门的订单进行严格管理和密切监控，指导相关业务员跟踪订单直到货物完成运输安全出运等全部过程。

3.了解并监控业务员对客户询盘的跟进，报价及交期确认。

4.审核把控业务员跟销售合同及重要文件签订。

5.跟踪生产进程及产品质量，与客户和工厂进行及时有效的沟通，准确、迅速的传达相关倍息，并及时做出处理，确保货物准时出运并安全收汇。

6.监控货物运输过程。如发现有问题马上与货代、客广联系处理。

对部门人员销售技巧的培训和绩效考核。

外贸业务员岗位职责：

1.积极主动与客户保持联系，达成合作及订单签订。

2.对公司产品询盘进行复盘，解答客户提出的问题并提供专业的推荐和协助。

3.拟定销售合同或形式发票，确认收到款项后监控产品生产、打包及发运情况。

4.现有客户的维护

1)妥善处理订单和售后问题，保证交货期和产品质量，协调与客广之间的关系

2)适时对重点客户制定相应的促销和优惠政策，并针对性制定及报批宣传推广，塑造良好企业和品牌形象。

3)及时进行例行客情维护，如节假日慰问祝福联络。

4)及时向客广提供我司最新产品信息和产品目录。

5.新客户的开发

通过展会、网络平台及其他途径开拓市场，持续寻找客户资源及市场信息。

6.其他相关职责：

(1)及时建立更新客户档案，产品裆案，跟进状况及销售记录。

(2)留意市场动态，相关产品和市场信息及相关销售网络平台数据

的收集，统计、整理、归档。

(3)提交月/季度报表和年度总结。

(4)注意不断提高业务员自身知识和素养。

文件及单证要求清单

一、洽谈联系阶段

业务往来函件

正式的收/发文

报盘资料

二、确认阶段

形式发票

对外销售合同

三、核实资料

发货凭证

结汇水单

出口收汇核销单

外汇核销联

收汇专用报关单

四、出口退税资料

增值税专用发票

报关单

核销后的核销单

外销发票