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外贸企业工作流程介绍

一．外贸企业业务类型

自营进口

自营出口

代理进口

代理出口

内贸

进料加工

来料加工

二．进出口企业的机构设置及外部联系

（一）一般地，进出口公司设立的内部职位和部门有：

董事长/总经理、办公室、计划/财务部、贸易管理部、外销业务部（多个）、储运/单证部。

●对于大型外贸企业，每个外销业务部可能是一家分公司（内部再划分科室）、储运部变

成货运公司；另外可能有货源（采购）部、内销部、企业管理部门、样宣部门、电脑部等；当然，更可能有外地分（子）公司、直属仓库和下属生产工厂。

●有些企业将单证部的工作归入业务部门，即部门中设立单证员。

●有一人从头到尾完成出口业务各环节。

（二）与进出口公司发生业务联系的外界：

●国内外客户及其中间商

●货源厂商

●仓库、发运点

●货运代理公司、船公司、航空公司等运输企业

●海关、报关代理

●港口、装运码头

●商品检验、检测、检疫等机关

●中国贸促会、各商会

●经贸部委、外资委、经委、计委等国家行业管理机关与各级政府机关

●外汇管理局

●国内外银行

●保险公司

●财政局、税务局、审计局、工商管理局等

对于不同的外贸用户，同样称“进出口业务部”，具体承担的业务工作内容可能不同；

即使是同一公司，在不同时期，部门和人员职能也可能会调整。我们设计的软件至少应基本上适应这种变动。

三．外贸业务工作流程

（一）出口管理的业务流程

出口业务管理基本上是以《出口货物明细单》或《货运委托书》为中心，核心功能是辅助业务人员快速出单和管理自己的出口业务等。该模块的主要数据流程图如下：

（二）进口业务流程分析

（三）内贸业务流程分析

（四）进口和内贸业务流程图1

财务管理

（五）进口和内贸业务流程图2

（六）加工贸易工作流（进料、来料）

加工贸易方式是指除一般贸易方式外，利用外资以加工生产、装配为内容的贸易方式。

常见的加工贸易方式有来料加工、进料加工、补偿贸易等。

1．来料加工：是指由外商提供全部或部分原材料（主料）、辅料、零部件、元器件、配套件和包装物料，必要时还提供设备，由我方加工企业按外商的要求进行加工装配，成品交外商销售，我方收取工缴费，外商提供作价设备价款，我方用工缴费偿还的贸易形式。

这一加工方式也可采用灵活做法，我方与同一外商同时签订原辅料进口合同和成品出口合同，我方工厂按外商要求进行加工，进口原辅料进口合同和出口成品各作各价，但进口原辅料我方不付外商价款，当成品返销外商后，我方收取成品出口值与外商来料进口值之间的差价，这种方式不动用外汇，也不对开信用证，称为“各作各价对口合同”来料加工。

外商提供原材料，我方加工成品，称“来料加工”；

外商提供零部件，我方组装成品，称“来件装配”；

两者统称为来料加工装配。来料加工装配进口的料件属海关保税货物。

2．进料加工：是指我国有关经营单位用外汇购买进口的原料、材料、辅料、元器件、零配件、配套件和包装物料加工成成品或半成品后再外销出口的贸易方式。

3．进料加工与来料加工的区别

来料加工进口的料件由外商提供，我方不支付外汇；

进料加工是我方经营单位用外汇购买进口料件；

来料加工装配进口的料件及加工的成品，所有权属外商；

进料加工进口的料件，所有权属我方经营单位；

来料加工装配中，我方按合同要求进行加工，赚取工缴费，盈亏由外商承担；

进料加工中，我方经营单位则自负盈亏、自担风险；

来料加工装配，进口与出口有密切的内在联系，是连在一起的一笔交易；

进料加工进口与出口为两笔交易，且都是以货物所有权转移为特征。

加工贸易合同登记备案

（1）申请合同备案。报关员应在对外签订的来料加工合同自批准之日起1个月内持下列单证向海关申请办理合同登记备案手续。

（2）接受审核。加工企业应接受海关对其单证及加工场所、设备等的审核和勘察，特别是首次申请开办加工装配业务，或开展当前敏感性商品加工项目的企业，应该向海关详细介绍企业生产能力、加工工艺、生产组织形式、经营决策机制和企业会计账册制度等企业基本情况，以便海关对企业的资信进行评估，为海关分类管理企业提供依据。

（3）领取"登记手册"。合同登记备案的目的是为了最后取得通关资格。因此，凡被确认为符合国家政策规定，符合海关监管要求的合同，均可向海关领取已盖主管海关合同备案专用章及手册编号的“对外加工装配进出口货物登记手册”。报关员凭此手册向口岸海关办理加工装配合同项下料件、设备进口和加工成品出口通关手续。

（4）海关核销。合同执行完毕后1个月，经营单位应持凭《登记手册》和经海关签章的进出口专用报关单，以及《进口料件使用表》、《核销申请表》等有关单证，向海关办理核销手续，海关审核无误后，准予核销结案。

加工贸易流程图(来料加工,进料工作)

在内容上，《登记手册》记录详细的合同报关情况。

如：加工贸易手册合同记录内容（外资企业进口料件加工复出口）

合同号：总值：币别：交货期：

每一笔报关时，手册中均应记录以下内容：进口料件的基本情况（包括进口报关日期、运输工具名称、货物名称规格、数量、价值等）填在登记手册的“进口料件报关登记表”栏内；出口成品的基本情况（包括出口报关日期、运输工具名称、货物名称规格、数量、价值等）填在登记手册的“出口成品登记表”栏内。

（七）外向型加工企业工作流程

生产型的外贸企业与一般的外贸公司不同在备货阶段。具体体现在业务员安排工厂生产产品，要求工厂做出生产计划安排，并随时监控生产进度安排表

注：黑箭头表示货物流，绿箭头表示资金流

（八）仓库业务流程图

注：黑箭头表示货物流，蓝箭头表示资金流

四．外贸财务工作流程

（一）财务工作岗位的设置

外贸公司财务岗位责任制的设置，各企业可根据企业经营范围，财务工作的不同特点和不同内容而具体设置。根据外贸企业的特点，经营进出口业务的企业一般设置如下岗位：会计主管岗

出纳岗

出口核算岗

进口结算岗

库存商品岗

出口退税岗

复核岗

总账及财务退税岗

档案岗

在工作中应持会计证上岗，会计工作岗位，可以一人一岗，一人多岗或一岗多人。

2．财务工作流程

财务工作流程图：

财务工作基本流程图

1。设置会计科目和账户

企业的资金运动是复杂的，资金有各种来源，又按需要运用到各个方面。在资金运动中还涉及到企业内部和外部的各方面关系。为了系统反映监督复杂的会计对象，就必须采用一定的形式，对会计对象进行分类。会计科目就是对会计对象的具体内容进行科学分类的项目。

通过对各种会计对象具体内容的分析、比较，同时结合考虑经济管理的要求，对会计对象具体内容进行分类，对每一类别，根据其内容特征取一个名称，即是会计科目。

会计科目的设置，为全面系统分类的反映和监督各项经济业务的发生情况，以及由此引起的各项资产、负债、所有者权益的增减变动情况、经营收入、经营支出和经营成果创造了条件。

会计科目的设置遵循以下原则：

（1）会计科目的设置，必须结合会计对象的特点；

（2）会计科目的设置，必须符合经济管理的要求；

（3）会计科目的设置，既要强调统一性，又要考虑适应性；

（4）会计科目的设置，应保持相对稳定；

（5）会计科目的设置，从会计科目总体上应保证完整性，从会计科目之间要具有互排性。

六大类科目：

一、资产

资产就是企业所拥有或者控制的，能以货币计量的经济资源。例如，现金、银行存款等活钱；还有原材料、产成品、半成品、固定资产等东西；而专利权、商标权等摸不着的也是资产，投资也属于资产。资产需要能够控制，租用别人的东西，不能算做自己的资产，而租给别人的东西，虽不在自己手里，但仍算做自己的资产。资产必须能够用货币进行计量而且必须是经济资源。所谓经济资源就是能赚钱的东西。象报废的机器就不应记作资产。

二、负债

负债是企业承担的能以货币计量，需要以后用资产或劳务偿付的债务。它又分流动负债和长期负债。流动负债一般指时间较短的，一般在一年内或者比一年长但是在一个营业周期内偿还的债务，比这个长的就是长期负债。如短期借款属于流动负债，期限为几年的银行贷款就是长期负债了。只有目前和过去的业务才会形成当前的债务。对于预期要发生的业务所产生的债务，不能作为会计上的债务。负债是将来要支付的经济责任，即使现在没有货币也要作为负债。比如，借款的利息一般半年支付一次，但每月都要记账，把应付利息作为一项负债处理。负债必须可以估价并且是在以后用现金或其它资产或劳务来偿付的确实的债务，需要有凭有据。

三、所有者权益

所有者权益是企业投资人对企业净资产的所有权，是企业全部资产减去全部负债后的余额。资金来源有两部分，一部分是股东投的钱，即所有者权益，另一部分是借来的钱，也就是债权人的钱。由于借款是一定要还的，当企业经营不好或亏本时，减少的钱是所有者权益，也就是说，亏只能亏股东的。当然，当企业盈利是，所有者权益也会增大，所以所有者权益并不一定等于股东初始的投资额，而是随企业经营好坏而增减。所有者权益不同于负债，所有者权益表明企业归谁所有，不用偿还。负债表明企业欠谁的钱，是要还的。所有者权益不需要付利息但可参加分红，负债则需要付利息但不可参加分红。

在企业破产清算时，要先还负债，有剩余才会偿还给投资者。

四、收入

收入是企业业务中产生的收益，是企业卖出产品，提供劳务所发生的和将发生的现金流入，或债务的清偿。收入要能用货币计量，且有据可查，必须与相关费用匹配。收入会导致企业资产增加，扣除相关费用后的净额可导致所有者权益增加，故收入是企业经营成果的重要组成部分，是反映企业经济效益好坏的一项基本指标。

五、费用

费用是企业在生产过程中发生的各项耗费。可以理解为成本。包括为取得营业收入而花的所有可以用钱来衡量的人、财、物的耗费。费用一般包括料、工、费。料指材料；工指人工，可以理解为为人工花的工资；费指各项管理费用，（可以理解为管理人员工资）、财务费用（支付利息）、销售费用（如广告费）。费用与收入要匹配，即凡是取得收入都要付出代价，若费用增长而收入不变，所有者权益就会减少。

六、利润

收入减费用就是利润，要是费用比收入还大，那就是亏损。

2．建立账户

账户和科目两个概念，两者之间有密切的关系；账户，是对会计对象的具体内容进行科学分类、反映、监督的一种方法。

账户与会计科目的共同点：首先，两者都是对会计对象具体内容进行的分类，会计科目是账户的名称，两者分类的口径一致。比如“固定资产”科目和“固定资产”账户的核算的内容、范围是完全相同的。

账户和会计科目的不同点：首先，会计科目仅说明反映的经济内容是什么，而账户不仅说明反映的经济内容是什么，而且是系统反映、监督其增减变化及结余的情况的工具。再者，会计科目的作用是为开设账户、填制凭证所运用，而账户的作用主要是系统提供某一具体会计对象的会计资料，为编制会计报表和经济管理所运用。最后，设置账忘掉的内容能包含会计科目设置的一些内容。因此，设置账户是会计核算方法的组成部分，而会计科目未作为会计核算方法的组成部分。

资产、负债及所有者权益类账户

资产类账户的结构是：账户借方记录资产的增加额，贷方记录资产的减少额。在一个会计期间内(年、月、日)，借方记录的合计数额称作借方发生额，贷方记录的合计数是贷方发生额，在每一会计期间的期末借贷方的差额称作期末余额。资产类账户的期末余额一般在借方。借方期末余额转到下一期就成为借方期初余额。用公式表示如下：

资产类账户借方期末余额＝借方期初余额＋借方本期发生额－贷方本期发生额

让我们用丁字账户来表示：

由于会计平衡公式“资产＝负债＋所有者权益”，负债及所有者权益类账户的结构与资产类账户相反，贷方记增加额，借方记减少额，并且期末余额一般在贷方。

负债及所有者权益账户贷方期末余额＝贷方期初余额＋贷方本期发生额－借方本期

发生额

我们同样用丁字账表示：

借贷记账法

在复式记账法中，使用最广泛的就是复式记账法了。所谓复式记账法是以“借”、“贷”两个字做为记账符号，记录会计要素增减变动情况的一种复式记账法。所以这个“借”、“贷”不能从字面上去理解，“借”、“贷”可不是谁欠了谁，它只是一种符号而已，没有实在的意义。

要学习借贷记账法首先要知道借贷记账法的对象是会计要素的增减变化过程和结果，而资产、负债、所有者权益又是主要的会计要素，所以

资产＝负债＋所有者权益

这个公式是借贷记账法的基础

借贷记账法的基本结构是：每个账户都分为“借方”和“贷方”，一般来说规定账户

的左方为“借方”，右方为“贷方”。在账户的借方记录经济业务，可以称为“借记某账户”；若在账户的贷方记录经济业务时，则可以称为“贷记某账户”。

在会计实务上以“借”表示资产的增加和负债及所有者权益的减少；以“贷”表示负债和所有者权益的增加及资产的减少。具体地说，资产的增加应记在资产类的有关账户的借方，资产的减少应记在资产类的有关账户的贷方；负债及所有者权益的增加应记在其有关账户的贷方，负债及所有者权益的减少记在其有关账户的借方。凡账户若借方有余额，表示为资产的余额。凡账户贷方有余额，表示为负债及所有者权益的余额。一般资产类账户都为借方余额，负债及所有者权益为贷方余额。其结构是不同的。

3．填制会计凭证

会计核算的基本流程是原始凭证－填制记账凭证－登记账簿－编制报表。

会计凭证，通俗地讲，就是你用来记账的依据，账不可乱记，必须要有书面文件证明经济业务发生才可记账，这种证明文件就是会计凭证。

会计凭证是在会计工作中记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是用来登记账簿的依据。

会计主体办理任何一项经济业务，都必须办理凭证手续。由执行或完成该项经济业务的有关人员填制或取得会计凭证，详细说明该项业务的内容，并在会计凭证上签名或盖章，明确经济责任。

填制或取得会计凭证后，要由有关人员进行审核，经审核无误，并由审核人员盖章后，才可作为记账依据。填制和审核凭证，是会计核算的专门方法之一。

会计凭证的填制和审核，对于如实反映经济业务内容，有效监查经济业务的合理性和合法性，保证会计核算资料真实性、可靠性、合理性、发挥会计在管理中的作用，具有重要意义。

填制和审核会计凭证作为会计核算的一项重要内容，在经济管理中具有重要作用。主要有如下四方面：

1．提供经济信自己和会计信息。会计人员可以根据会计凭证，对日常大量、分散的各种经济业务，进行整理、分类、汇总、并经过会计处理，为经济管理者提供有用的会计信息。

2．监督、控制经济活动。通过会计凭证的审核，可以检查经济业务的发生是否符合有关的法令、制度，是否符合业务经营、财务收支的方针和计划、预算的规定，以确保经济业务的合理、合法和有效性。监督经济业务的发生、发展，控制经济业务的有效实施，是发挥会计管理职能的重要内容。

3．提供记账依据。会计凭证是记账的依据，通过会计凭证的填制、审核，按一定方法对会计凭证进行整理、分类、汇总、为会计记账提供真实、可靠的依据，并通过会计

凭证的及时传递，对经济业务适时地进行记录。

4．加强经济责任。经济业务发生后，要取提或填制适当的会计凭证，证明经济业务已经发生，同时要由有关的经办人员，在凭证上签字、盖章明确业务责任人。通过会计凭证的填制和审核，使有关责任人在其职权范围内各司其职、各负其责，并利用凭证填制、审核的手续制度。进一步完善经济责任制。

按照用途和填制程序分类，会计凭证可分为原始凭证和记账凭证。

4．凭证复核

为了保证记账凭证的正确性，除了编制人员应当认真负责加强自审外，财务部门还应建立相互复核或专人审核的制度。记账凭证审核的主要内容是：

（1）记账凭证是否附有原始凭证，是否同原始凭证的内容相符合；

（2）应借、应贷的会计科目和金额是否正确；

（3）对凭证格式中有关项目的填列是否完备，有关负责人是否都已经签名或盖章。

经审核发现记账凭证上的错误，应查明原因，按规定办法及时更正。只有经过审核无误后的记账凭证才能够据以记账。

5．记账

会计账簿是以会计凭证为依据，全面地、连续地、系统地、综合地记录和反映企业机关和事业等单位经济活动全部过程的账簿。它由用来进行记账的专门格式的账页所组成。设置和登记账簿是会计工作的一项重要内容。

会计账簿按用途可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。序时账簿通常称为日记账，它是按全部经济业务的先后顺序进行登记的账簿。在实际工作中，它是按照会计部门收到凭证的先后顺序即按凭证的编号顺序来登记的。目前一般企业设置和使用现金日记账和银行存款日记账。

分类账簿是全面、系统地对资金循环和收支活动进行的分类记录。按照分类的概括程度的不同，分类账簿又分为总分为账和明细分类账两类。总分类账是按照总账账户设置和登记的账簿；明细分类账是按照明细分类账户设置和登记的账簿。分类账簿可以分类反映和监督各项资产、权益、负债的增减变动情况；成本费用的开支和升降情况；收入的取得情况；以及财务成果的形成和分配情况等等。分类账是编制会计报表的主要依据，是账簿体系的主体。

备查账簿是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记载的事项进行补充登记的账簿。备查账簿可以对某些经济业务的内容提供必要的详细参考资料。如租入固定资产登记簿和受托加工材料登记簿，都是属于备查账簿。

会计账簿按外表形式可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。

账簿设置，包括确定账簿种类、内容、作用及登记方法。账簿设置必须做到组织严密、层次分明，账簿之间保持内在联系，起到相互制约的作用。

（一）日记账的设置和登记

各企业一般没有设置按照全部经济业务完成时间的先后顺序进行登记的日记账，而

仅设置现金日记账和银行存款日记账。个别单位会设置序时登记转账业务的转账日记账。

现金日记账的用途是用来逐日反映库存现金的收入、支出和结存情况，以利于对现金的保管、使用及现金管理制度的执行情况进行严格的日常监督的账簿。利用现金日记账的记录，可以检查现金收款凭证、付款凭证有无丢失情况，保证账证相符、账实相符。

现金日记账一般是三栏式，另一种是多栏式。

银行存款日记账是用来逐日反映银行存款的增减变化和结存情况的账簿。通过银行存款日记账的设置和登记，可以加强对银行存款进行日常的监督和管理，并便于与银行进行账项的核对。

银行存款日记账的格式，也有三栏式及多栏式两种。

（二）总分类账的设置和登记

总分类账亦称为总账，它是按照一级会计科目，分类、连续地记录和反映各种资产、负债及权益以及费用、成本和收入、成果的总括情况的账簿。它能全面系统、总括地反映各企业机关和事业单位的资金循环和收支情况，为编制会计报表提供必要的资料。

总账的登记方法，由于采用的会计核算形式不同，其登记依据和登记程序不一样。

它可以直接根据收款凭证、付款凭证和转账凭证，按经济业务发生时间的顺序逐笔登记，也可以通过指定的汇总记账凭证方式按期或分次汇总登记。

（三）明细分类账的设置和登记

明细分类账也称为明细账。它是根据经营管理上的实际需要，按照某些一级科目所属的二级科目、或明细科目分类、连续记录的反映各种资产、负债和权益，以及费用和收入、成果增减变动等明细情况的账簿。

由于设置和运用明细分类账，能够详细地反映资金循环收支的具体情况，有利于加强资金管理和使用，并呆为编制会计报表提供必需的明细资料。因此，一般企业都会根据实际需要及有关规定，设置和运用必要的明细分类账簿。明细分类账的通用格式有三种，即三栏式明细分类账、金额式明细分类账和多栏式明细分类账。

6．结账和对账

（一）结账

企业的资金循环和收支是不断进行的，为了总结某一会计期间如月份、年度的资金循

环和收支的过程和结果，在账务处理上，必须定时进行结账。结账时，应是日常登记的基础上，按照“应计基础”补充作好调整记录，然后结算出有关账簿、账户的本期借、贷主发生额和余额。

按期做好结账工作，可为编制会计报表作好准备，保证会计报表的及时报送，提高会计报表的质量。但是不允许为了赶编会计报表提前结账，也不允许先编制会计报表，然后结账。一般企业应每月、每年结算一次账目。

（二）对账

对账是会计核算的一项重要工作，它主要是通过账项的逐笔核对以及按期编制总分类账户发生额和余额对照表、明细分类账户发生额和余额明细表进行的。建立定期的对账制度，认真做好对账工作，是保证账证、账实相符的重要条件。

对账的主要内容包括：账证核对，账账核对，账实核对。

在对账中，有可能发现错账，需要及时查找更正。

7．编制会计报表

（一）会计报表的概念

会计报表是会计核算的最终产品，它是以会计账簿资料为主要依据，以货币为计量单位，全面、总括地反映会计实体在一定时期内财务状况、经营成果和理财过程的报告文件。它是会计实体对经济活动进行事前预测、决策、平时控制和事后检查、分析的重要依据。

（二）会计报表的种类

1．会计报表根据编制单位的性质不同，会为企业会计报表和事业单位会计报表。企业单位会计报表，一般包括资产负债表、损益表和现金流量表。

2．会计报表根据编制的时间不同，可分为月报表、季报表和年度报表；

3．会计报表根据编报单位不同，可分为基层单位会计报表和汇总单位会计报表（合并报表）

（三）会计报表的作用和编制

通过会计报表的编制，可以使投资人、债权人、上级主管部门、财政税务部门、开户银行、审计部门及本单位领导和职工能够全面系统地了解本会计实体一定期间的经济活动情况，同时为加强财务管理，进行会计检查、监督和分析提供了重要依据。

编制会计报表的基本要求：

（1）会计报表的数字必须真实；

（2）会计报表的口径、指标必须统一；

（3）会计报表的内容必须完整；

（4）会计报表的编制和报送必须及时。

会计报表的编制程序：