宣传物料制作管理办法

宣传物料管理办法

一、目的及适用范围

1、目的：规范公司广告宣传材料的制作、使用及管理，提高利用效能，降低运营成本，根据公司实际，制定本制度。

2、适用范围：适用于广告宣传材料的申请、设计制作、领取或发放、保管、费用报销及归属划分等工作。

二、物料分类

1、常备物料：桌、椅、音箱、手提袋、纸杯、展架、刀旗、可重复使用的物料（如促销台、促销服）等。

2、促销赠品：用于促销活动的物品，如台历、礼品等。

3、广告宣传品：宣传手册、画册、直邮广告（DM单）等。

4、特殊促销品：因特殊需要而制作的物料。

三、职责

1、销售部、售后服务部：负责广告宣传材料需求的提出，并对广告宣传材料的设计方案提供参考意见。

各部门提出申请时，须注明物料名称、材质、尺寸、内容、数量及时间要求等，并由部门经理签字、总经理审批后报市场部。

2、厂家物料。由销售部、市场部共同提出需求，并申请，每个季度订购一次，每季度最后一月月末前20天申请并订购。若有紧急需求时可临时申请。

3、设计方案：市场部完成广告宣传材料的设计工作。设计方案须突出公司、活动、车型亮点，宣传公司优势，并保持广告宣传材料的连续性、一贯性。提出申请部门进行审核，并在1个小时内提出意见。市场部根据各部门意见进行修改。

4、在1个工作日内完成修改稿，并提交申请部门负责人审批。部门负责人1个工作日内完成审批。

2、市场部：负责供应商的选择、费用的谈判；广告宣传材料的设计、制作、验收、发放；

负责相关费用的报批。

负责广告宣传材料供应商的资质审核及价格体系审核。

负责宣传物料的保管、发放。

四、验收

各部门经理或委托人在收到宣传物料后，要严格按申请单要求进行验货，确保质量和数量。验货合格后，由部门经理或委托人进行签收。签收单应交回市场部。

若在接收宣传物料时发现破损、缺失或与申请单不符时，可拒收；或注明实收货物明细，并通知市场部，由市场部处理、协调、补发及赔偿事宜。

五、保管

本着谁用谁保管的原则，严格按照物料管理规定，保证物料存放期间的数量和质量，否则按照按照物料管理相关规定进行处罚。若非人员主观原因造成货物破损或毁坏，由市场部、行政部、财务部经理确认后按规定账目冲账。

六、结算

综合部定期进行账目汇总，打印明细，由综合部经理对账目明细和签收单进行审核签字，报总经理签批。到财务部结算。

七、本规定自颁布之日起施行

市场部可充分借助外公司力量，制作、采购要力争做到货比三家。宣传物料制作好后，及时通知各部门领取。

5、验收及保管

市场部物料管理专员负责验收、交付数量，验收完成后编制《物料验收单》进行签字，市场部负责人审核确认。物料管理专员对广告宣传材料进行入库保管，登记《物料台账》，其主要内容包括品名、摘要、入库、出库、结存等。

领用或发放销售人员及需求部门向市场部领用广告宣传材料，或市场部按照销售人员的要求向经销商或客户寄发，销售人员申请领用或发放时应填写《物料申领单》。物料验收单、物料申领单是登记物料台账的原始凭证。

结存盘点每月5日前市场部对上月物料结存情况编制《物料库存明细表》，

同时和行政部进行库存实物盘点，双方在《物料库存明细表》纸质版本签字确认，经市场部经理、行政部经理审核后，上报总经理。盘点差异由总经理审批后予以处理。若是人为造成损失，责任人根据货物制作价值应予赔偿。

费用报销及归属市场部负责费用报销事宜，相关费用记入各销售人员“市场费用”，纳入销售人员考核。