档案著录规则
档案著录规则
《档案著录》是档案馆、室编制检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，是获取档案中所含情报信息的主要途径，决定档案检索工具质量的重要因素。规则的制定为建立健全全国统一的档案检索体系，建立地方和全国的目录中心，逐步实现电子计算机检索创造条件。
规则主要内容：
1、引言，指明制定的目的，依据的原则和适用范围。
2、名词术语，对所涉及的基本名词术语的概念予以确切定义。
3、著录项目，规定了10个大项，如：题名与责任者、文本项、密级与保管期限、时间、载体形态、排检与编号等，以及若干小项。
4、标识符号，对著录项目和内容各规定了6种标识符。
5、著录格式，对著录项目在条目中的排列顺序及表达方式做了具体规定和说明。
6、著录项目细则，对著录项目中的各项逐一予以解释、详细规定并举例说明。此外，规则对著录项目的详简级次、所用文字、载体类型标识及著录来源等也做了若干规定。
国家档案馆 数字声像档案著录规则
国家档案馆 数字声像档案著录规则 1 范围 本标准规定了数字声像档案的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。 本标准适用于各级、各类档案馆(室)内声像档案收集整理、数字化、编目加工、交换、对外提供等相关业务。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB 18030-2005 信息技术中文编码字符集 GB/T 2659－2000 世界各国和地区名称代码 GB/T 4881 中国语种代码 GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识 GB/T 7401-1987 彩色电视图像质量主观评价方法
GB/T 7408-2005 数据和交换格式信息交换日期和时间表示法 GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式 GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则 GB/T 13967-1992 全宗单 GB/T 16463-1996 广播节目声音质量主观评价方法和技术指标要求 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 14-1994 全宗指南编制规范 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 19-1999 档案主题标引规则 DA/T 22-2000 归档文件整理规则 GY/T 134-1998 数字电视图像质量主观评价方法 GY/T 168-2001 广播音频数据文件格式规范——广播波形格式（BWF） 3 术语解释
文书档案整理主要标准规范
档案见证历史。 近年来，国家档案局为规范档案工作，加快了档案标准制定步伐，截至2020年3月，已颁布的档案行业标准已达85项。这些标准涉及档案工作的各个方面，对文书档案整理来说，档案整理主要会用到以下两项标准规范。 1、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015） 《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。它于2000年12月6日首次发布，国家档案局对其进行了修改完善后，2015年10月25日再次发布，新标准于2016年6月1日开始实施。新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改； （2）将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料； （3）调整归档文件分类方法； （4）增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求； （5）增加归档文件档号结构和编制要求； （6）将室编件号、馆编件号统一为件号； （6）在附录中增加归档章示例、直角装订方法。 《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）主要从组件、分
类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案管理。它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。
2、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008） 《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。它于1988年9月5日首次发布，2008年11月13日修改完善后再次发布，新标准于2009年5月1日开始实施。新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有标准主要有以下变化： （1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000 进行了修改； （2）增加了前言； （3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸； （4）增加“归档号”为硬卷脊项目； （5）调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。 《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）主要规定了文书档案案卷硬卷皮、软卷皮、文件目录、卷内备考表的规格尺寸及相关类项的填写要求，并规范了案卷各部分的排列格式。《文书档案案卷格式》是整理按“卷”归档的文书档案的规范要求，目前仍在按“卷”整理的各类档案馆（室）和文书处理部门应按此标准进行整理文书档案。
浙江省行政处罚案件档案整理规则
ICS 01.140.20 A 14 DB33 行政处罚案件档案整理规则 Clean up regulation of archives for administration punishment case 浙江省质量技术监督局 发布
前言 为了规范制作、妥善保管和科学整理行政处罚案件档案，保障和监督行政主体有效实施行政管理，规范行政处罚案件办理程序，提高办案质量和效率，并更好地为社会各方面提供利用服务，特制定本标准。 本标准由浙江省档案局提出并归口管理。 本标准起草单位：浙江省档案局。 本标准主要起草人：程淑芳、王群。
行政处罚案件档案整理规则 1 范围 本标准规定了行政处罚案件档案的定义、归档文件的要求、档案的整理、档号编制、案卷格式、行政处罚案件档案电子目录数据库。 本标准适用于在实施行政处罚案件中形成的档案的整理。经行政复议或行政诉讼的案件档案整理可以参照本标准。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T 7156-2003 文献保密等级代码 GB/T 9705-1988 文书档案案卷格式 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-94 档号编制规则 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 19-1999 中国档案主题词表 DA/T 24-2000 无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板 《中国档案分类法》 《档案分类标引规则》 3 术语和定义 DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。 3.1 行政处罚案件档案 行政处罚案件档案是按照法定的程序、在办理行政处罚案件过程中直接形成的、反映执法活动全过程的、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式历史记录。 3.2 行政处罚案件档案整理 对行政处罚案件档案进行分类、排列、组卷、编号、编目、装订，使之有序化的过程。 3.3 电子目录 将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。 4 归档文件的要求 4.1 通则 4.1.1真实、准确，反映行政处罚活动的客观情况。 4.1.2齐全、完整，记录行政处罚活动的全面过程。
民国档案分类标引细则
民国档案目录中心数据采集标准 民国档案分类标引细则 DA/T 20.3 -1999 1范围 本标准规定了使用《民国档案分类表》以下简称(《分类表》)对民国时期各种类型、各个级次的档案进行分类标引的原则和方法。 本标准适用于民国档案目录中心和各级档案馆编制民国档案分类目录、索引以及建立民国档案数据库的档案分类标引工作。 2引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准的最新版本的可能性。GB/T 15418档案分类标引规则 DA/T l档案工作基本术语 DA/T 18档案著录规则 DA/T l9档案主题标引规则 3定义 本标准采用下列定义。 3.1上位标引 也称整体标引。对案卷或文件所反映的属于同一个上位类目的若干个主题依它们的上位类目进行概括性的标引。 3.2分解标引 也称全面标引。对案卷或文件所反映的各个局部主题分别进行标引。
4分类标引基本规则 4.1分类标引的依据是民国档案内容和《分类表》。 4.2分类标引时，要正确地理解《分类表》内类目涵义和范围，避免脱离类目之间的联系和类目注释的限定片面地理解类目涵义。 4.3分类标引应多提供检索途径，案卷或文件内容涉及两个以上主题者，一般标引两个以上的分类号。 4.4分类标引应力求准确，根据案卷或文件的具体内容给出恰当的分类号。 4.5分类标引必须符合专指性的要求，凡有恰当的类目，一般不要标引上位类目。当《分类表》中无恰当的类目时，可以归入上位类；无上位类时，可以归入含义相近的类目。 4.6分类标引应保持一致性，确保相同内容的案卷或文件归类的一致。 5分类标引细则 5.1主题单一的案卷或文件，应按《分类表》主表中相对应的某一类目标引。例:“江苏省政府工作计划”，归入“政务总类”中“计划”项，标出“B322”。 5.2案卷或文件的主题有两个或两个以上时一般作分解标引。如是《分类表》主表同一大类中三级(不含三级)以下、一级大类是组合类目时为四级(不含四级)以下类目的，应依它们的上位类目作上位标引。 例1:“各省县举办土地陈报及收复区县市田赋征收”，应分别归入“内政”类“地政”项和“财政”类“田赋”项，标出“C41-3”和“L131”。 例2:“上海和汉口商品检验局关于出口棉花、桐油、茶叶、农畜产品检验的来往文”，应作上位标引，归入“商业”类“出口检验”项，标出“P32。 5.3主题单一的案卷或文件，在归入《分类表》中相对应的类目后，其内容又涉
通用(电子)档案管理制度
（电子）档案管理制度 第一章档案归档原则 第一条按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。(件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件)。 第二章档案编号细则 第二条档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5部分组成。 第三条一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示，比如行政档案为XZ，人事档案为RS、财务档案为CK，电子档案为DZ等（详见档案编号图）。 第四条二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类，二级类目档案用两位数字表示，比如11.12，依次类推不能用带0的编号。 第五条三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表示。 第六条全宗号：XX项目（LS）； 第七条年度编号由年份号和一个“（）”组成，如2018年的档案的年度编号为“（2018）”。 第八条流水号按档案资料形成的规律性从1开始编制。 第九条将各类编号如下依次排列：全宗号（2018）ZX11·1-12，则某一档案资料的编号就完成了。其中，“（2018”为年度编号，“ZX”为一级类目编号，“11”二级类目编号，“1”为三级类目编号，“12”为流水号。全宗号（XX项目——LS；） 第三章档案内容 第十条行政类档案内容 1.公司重要会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、全公司的规章制度）。 2.上级单位发来的与公司有关的文件材料。 3.公司对外的发文与有关单位来往的文书。
档案分类标引细则
您的位置：档案政务--政策法规*提示：双击鼠标自动滚屏。 法规类不标准名称<<档案分类标引规则>> 公布单位国家技术监督局公布日期1994-12-28 主题词档案分类档案标引 中华人民共和国国家标准档案分类标引规则GB/T15418-94 国家技术监督局1994-12-28批准 1995-08-01实施-------------------------------------------------------------------------------- 1 主题内容与适用范围 1.1 为了正确进行档案分类标引,选用恰当的标识表达档案文献的主题，保证档案分类标引的质量， 提高检索效果，实现档案资源共享，特制订本规则。 1.2 本规则适用于各级各类档案馆（室）使用《中国档案分类法》对所藏各种类型的档案进行分 类标引。 1.3 本规则适用于编制档案分类目录、索引以及建立档案目录中心和数据库的档案分类标引工 作。 2 引用标准GB 3860 文献主题标引规则GB3792.5 档案著录规则ISO 5963-1985(E) 文献工作──文献审读、主题分析与选定标引词的方法 3 术语 3.1 档案过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、 文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历 史记录。 3.2 《中国档案分类法》（以下简称《中档法》）用于对档案进行分类标引的工具。包括： 《中华人民共和国档案分类表》、《清代档案分类表》、《民国档案分类表》以及《新民主主义 革命档案分类表》。 3.3 主表档案分类法的主体，是一种文献分类体系的具体体现。《中国档案分类法》的主表
地质资料档案著录细则
地质资料档案著录细则—— 前言 地质资料档案著录工作及其著录标准化，是实现地质资料档案工作现代化管理地一项重要基础工作.为建立统一地地质资料档案信息管理网络，开展地质资料档案信息报道与交流，充分发挥地质资料档案在我国地质科学技术工作中及社会主义建设事业中地重要作用，特制订本标准.b5E2R。 本标准依据《文献著录总则》地原则，按照《档案著录规则》地基本格式、内容、方法及规则，结合地质资料档案地特点及著录工作地实际需要而制订.p1Ean。 本标准以地质档案原本、地质成果资料及地质实物资料为著录信息源，是地质资料档案进行著录地规则. 本标准地附录、附录是提示地附录. 本标准从年月日起实施. 本标准由国土资源部矿产资源储量司提出. 本标准由国家档案局归口. 本标准起草单位：云南省地矿厅矿产资源储量管理处、云南省地质资料档案馆、全国地质资料馆. 本标准主要起草人：刘雁南、钟薇、解云峰、强新、黄冰. 本标准首次发布时间：年月日. 本标准为第一次制订. 范围 本标准规定了地质资料档案地著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录方法和规则. 本标准适用于各级各类档案(资料)馆（室）对所保存地各类地质资料档案地著录. 本标准不包括地质资料档案目录组织地方法. 引用标准 下列标准所包含地条文，通过在标准中引用而构成为本标准地条文.在标准出版时，所示版本均为有效.所有标准都会被修订，使用本标准地各方应探讨、使用下列标准最新版本地可能性.DXDiT。 文献著录总则 档案著录规则 档案分类标引规则 文献保密等级代码 中华人民共和国行政区划代码 语种名称代码 世界海洋名称代码 世界各国和地区名称代码 定义 本标准采用下列定义. 地质资料档案著录：在编制地质资料档案目录时，对地质资料档案地内容和形式特征进行分析、选择和记录地过程.RTCrp。 地质资料档案著录项目：揭示地质资料档案内容和形式特征地记录事项，是构成地质资料档案条目地最基本地数据单元.包括题名与责任说明项、稿本文种与语种项、密级与保管项、时间项、特殊细节项、载体形态项、子目项、附注与提要项、排检与编号项.5PCzV。 地质资料档案条目：地质资料档案著录地结果，是反映地质资料档案内容和形式特征地著录项目地组合. 地质资料档案著录格式：地质资料档案著录项目在条目中地排列顺序及其表达方式. 地质资料档案目录：按照一定地原则、次序和方法，编排组织成具有一定体系地地质资料档案条 目组合，是地质资料档案管理、检索和报道地工具. 地质资料档案载体：指用以记录和储存地质科技、信息地各种介质.
中华人民共和国行业标准档案著录规则
档案著录规则DA／T 18一1999（中华人民共和国行业标准） 档案著录规则是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。 档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作，为建立健全我国统一的案检索体系，广泛开展档案的报道与交流，深入开发档案信息资源，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用而制定本标准。 1 范围 本标准规定了单份或一一组文件、一一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。 本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。 本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。 2 引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文，本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB 3792.1一1983 文献著录总则 GB 7156一1987 文献保密等级代码 GB 9704一1988 国家机关公文格式 GB／T 15418一1994 档案分类标引规则 GB／T 3860一1995 文献叙词标引规则 DA/T 1—1992 档案工作基本术语 DA/T 19—1999 档案主题标引规则 3 定义 本标准采用下列定义。 3.1 著录 在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。［DA／T 1中5] 3.2 著录项目 揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项人才间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。 3.3 条目 又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项
档案著录规则
中华人民共和国档案行业标准档案着录规则 Bibliographicaldescriptionforarchives 中华人民共和国档案行业标准 档案着录规则 DA/T18-1999 (代替GB/T3792.5-85) 中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施 ________________________________________ 1范围 本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的着录项目、着录格式、标识符号、着录用文字、着录信息源及着录项目细则。 本标准适用于各类档案的着录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。 本标准不包括以全宗和类别为对象的着录，也不包括目录组织的方法。 2引用标准 下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被
修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。 GB/T3792.1-1983文献着录总则 GB/T7156-1987 文献保密等级代码 GB/T9704-1988 国家机关公文格式 GB/T15418-1994 档案分类标引规则 GB/T3860-1995 文献叙词标引规则 DA/T1-1992 档案工作基本术语 DA/T19-1999 档案主题标引规则 3定义 本标准采用下列定义。 3.1着录 在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。［DA/T1中5] 3.2着录项目 揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。 3.3条目 又称款目，档案着录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的着录项目的组合。 3.4着录格式
革命历史档案著录细则
革命历史档案著录细则 DA/T 17.1-1995 为了进一步提高革命历史档案资源开发利用水平，建立国家级的革命历史档案目录数据库和计算机检索体系，健全馆际之间信息交流资源共享机制，充分发挥革命历史档案在我国社会主义建设事业中的作用，特制定本标准。 1主题内容与适用范围 1.1本标准规定了革命历史档案文件级著录项目、标识符号、格式和方法。 1.2本标准适用于全国各级各类档案馆编制革命历史档案文件级机读目录。编制其他革命历史档案目录可参照使用。 1.3本标准不包含档案目录组织的方法。 2引用标准 GB 3792.1文献著录总则 GB 3792.5档案著录规则 3名词术语 3.1革命历史档案 中华人民共和国成立以前中国共产党及其领导下的政府、军队、团体形成的档案。 3.2其它名词术语见《档案著录规则》。 4著录项目 4.1档案馆代码 4.2档号 4.2.1全宗号 4.2.2目录号 4.2.3案卷号 4.2.4文件号
4.3份数 4.4页数 4.5缩微号 4.6密级 4.7文件状况 4.8载体类型 4.9文件时间 4.10责任者 4.10.1个人责任者 4.10.2团体责任者 4.11受文者 4.11.1个人受文者 4.11.2团体受文者 4.12题名 4.13分类号 4.14主题词 4.15自由词 4.16地名 4.17人物 4.18组织机构 4.19会议 4.20备注 5标识符号 + 附件。 ：副题名及说明题名文字。
（）有关说明文字。 〔〕考证符号。 □表示每一个残缺文字和未考证出的中文文字。 ?外文缩写。 ～起止连接符。 ，责任者，主题词等项目内著录两个以上内容的分割符。 6著录格式 6.1著录格式见《档案著录规则》 6.2本标准只提供著录标引的参考工作单，见附表2。 7必要项目和选择项目 7.1必要项目:档案馆代码、档号、时间、责任者、题名、分类号、主题词。 7.2选择项目:除必要项目外均为选择项目。 8著录使用文字 8.1著录使用文字必须是规范的简化汉字。 8.2档案本身文字出现错别字、繁体字和非标准字时，在所著录条目中予以改正。 8.3著录中所用数字一律采用阿拉伯数字。 8.4少数民族文字的档案著录时必须依照少数民族文字书写规则，亦可根据实际需要翻译成中文(外文亦同)。 8.5各著录项目使用文字类别见附表1。 9载体类型标识 革命历史档案的载体类型分为：纸、录音、录相、照片、印信、缩微制品、机读磁性制品等。10著录来源 10.1著录来源是被著录档案的本身。 10.2在著录的档案本身不能满足要求时，应参阅其他有关资料。
电子文件归档与管理规范
中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002。规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的普通方法。 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的普通方法。 本标准合用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或者修订版均不合用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义合用于本标准。 3.1 电子文件 electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等
载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2 归档电子文件 archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3.1) 3.3 背景信息 context 指描述生成电子文件(3.1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4 元数据 metadata 指描述电子文件(3.1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5 逻辑归档 logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3.1)的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6 物理归档 physical filing 指把电子文件(3.1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7 真实性 authenticity 指对电子文件(3.1)的内容、结构和背景信息(3.3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8 完整性 integrity 指电子文件(3.1)内容、结构、背景信息(3.3)和元数据(3.4)等无缺损。 3.9 有效性 utility 指电子文件(3.1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别
档案著录规则
档案著录规则 档案著录规则是指档案管理活动中一系列的规定，其目的是要求档案的存放、保存、索取等活动的系统性，便于档案的统一管理。档案著录规则规定了档案的编目管理、存放方式和著录内容等，它是档案管理工作的重要组成部分。 一、档案著录规则的作用 ①防止档案资料的丢失。档案著录规则要求档案管理人员必须按规定进行著录，把每份档案建立一定的类别进行编目，并在每份档案上标明类别、编号及著录内容，以方便档案的管理统一，防止档案资料的丢失。 ②便于档案的查找和鉴定。档案著录规则要求档案管理者根据具体档案的著录内容，建立相应的著录表，使档案的查找和鉴定更加方便快捷。 ③提高档案管理的效率。档案著录规则是对档案管理活动的指导，它系统性地规定了档案的编目管理、存放方式和著录内容，使档案管理工作更有条理，提高档案管理的效率。 二、档案著录规则的实施 档案著录规则的实施是为了规范档案的存放和管理，使其便于档案的查找和索取，以及鉴定档案的真实性。档案著录规则的实施包括以下几个步骤： ①建立档案编号体系。在建立档案编号体系时要注意及时、严格地编号，编号要层次清楚、符号清晰，以便于了解档案的结构。
②建立档案存放方式。档案存放方式应按照档案的性质和类别进行划分和存放，以方便档案的查找及快捷的索取。 ③建立档案的著录表。档案的著录表应该包括档案的编目、著录内容及著录日期等，但具体内容应根据实际情况而定。 ④档案著录规则的实施。在实施档案著录规则时，必须遵守文件的规定，切实做好档案著录工作，保证档案著录的准确性、完整性和可靠性。 三、档案著录规则的完善 针对当前档案著录工作中存在的一些问题，为了进一步提高档案管理的效率，国家已经对档案著录规则进行了完善。具体完善档案著录规则的措施有： ①健全档案编号系统。推出一种具有一定规律、分类清晰的编号系统，以方便档案的查找和存放。 ②提出档案的标准化存放要求。制定档案的存放要求，比如档案必须按照规定的尺寸密封存放，严格按照编号系统存放，并以此要求对档案存放进行监督和检查。 ③强化档案著录管理。规范档案著录管理工作流程，建立有效的档案著录管理制度，把档案著录管理工作集中到档案管理机构进行，以提高档案著录管理的水平和效率。 综上所述，档案著录规则是档案管理工作中的重要组成部分，它的实施和完善对提高档案管理工作的效率和质量具有重要作用。各档案管理者应该加强对档案著录规则的学习，根据档案实际情况，制定
国际档案著录规则
国际档案著录规则 国际档案著录规则是指用于编制和描述档案的一套规则和标准。这些规则旨在确保档案能够被正确地描述、组织和访问，从而保护档案的真实性、完整性和可靠性。以下是关于国际档案著录规则的详细说明。 1.档案著录规则的背景和目的 国际档案著录规则的诞生和发展源于对档案管理和利用的需求。在数字化时代，人们需要能够准确地描述和访问各种类型的档案，包括纸质和电子档案。国际档案著录规则的目的是为了建立一套通用的规则和标准，以便不同国家和地区能够使用相同的标准来描述和组织档案。 2.档案著录规则的基本原则 国际档案著录规则的基本原则包括准确性、一致性、可访问性和可持久性。准确性指的是对档案进行准确的描述和分类。一致性意味着应该使用相同的标准来著录和组织档案，以确保信息的一致性。可
访问性要求档案能够被方便地搜索和检索。可持久性指的是档案能够 长期保存并保持其完整性和可读性。 3.档案著录规则的内容和要求 档案著录规则通常包括档案的描述、标识和控制等方面的要求。 档案的描述应包括档案的标题、关键词、作者、日期、起草地等信息。档案的标识要求给每个档案分配一个唯一的标识号码，以方便检索和 管理。档案的控制要求对档案进行分类、整理和编目，以确保其有序 和易于管理。 4.档案著录规则的应用和实施 国际档案著录规则可以应用于各种类型的档案，包括政府档案、 机构档案和个人档案等。为了确保规则的有效实施，需要进行培训和 宣传，使档案管理人员和用户能够了解和掌握相关的规则和标准。此外，还需要使用适当的技术和工具来支持档案的著录和访问。 5.档案著录规则的影响和价值 国际档案著录规则的实施对档案管理和利用具有重要的影响和价值。使用统一的规则和标准可以提高档案的可用性和可管理性，从而
档案分类与著录标引
档案分类与著录标引 档案分类与著录标引 一、档案分类的概念及其意义 二、档案著录标引 三、档案实体分类 四、档案分类方案的编制 档案事业及其构成 广义档案工作包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等。 档案管理工作： 档案收集（接收、征集）—整理（分类、有序化）—鉴定（内容、价值、技术状况）—编目与检索—保管—统计—编辑与研究—利用（查询服务、举办展览） 一、档案分类的概念及其意义 （一）概念 1、类和分类 类就是具有共同特征的个体集合。 分类即根据事物的异与同，按照一定的标准将其区分开来。 2、档案分类 档案分类即根据档案内容和形式的异同，按照一定的分类原则和方法，使用一定的分类标准，对档案进行划分。 3、全宗 全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动形成的全部档案构成的有机整体。 基本含义： （1）全宗是一个有机整体。 （2）全宗是在一定的历史活动中形成的。 （3）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。 全宗类型：组织全宗、人物全宗两种。 全宗形式：独立全宗、联合全宗、全宗汇集、档案汇集四种。
4、立档单位 形成档案全宗的单位，又称“全宗形成者”。一个独立从事活动的机关、组织（或个人）就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。 构成立档单位的条件： （1）能够依法独立地进行工作、生产、经营、科研、教学等社会职能活动，单独行使相应的职权，并能主要以自已的名义单独对外行文。 （2）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免、奖惩权。 （3）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编制预算或财务计划。 （二）分类的意义 分类是档案整理的核心内容和重要的基础性工作，是档案标准化、规范化工作的具体体现。通过对浩繁杂乱的档案文件，分门别类，组合成保管单位，固定排列顺序，实现档案的有序化，可以给排架提供依据，为档案检索提供有利条件。 在应用计算机等现代化管理手段中，分类也是一个重要的基础。应用计算机是为了能够更快、更准确、更全面地查找所需要的档案信息，档案只有经过科学分类，才能在检索过程中达到应用的目的。 （三）两种档案分类 两种档案分类 1、档案实体分类 为适应档案整理和排架需要的分类。是实实在在地对每一份档案文件划分或组成保管单位，使档案文件从无序到有序，固定排放位置，便于查找和利用，实现档案实体系统化，便于科学管理。 2、档案信息分类 是将每一份档案文件或每一个保管单位乃至所含的信息内容，著录成条目，然后再对条目进行分类。把著录形成的条目按一定的体系组织起来，其主要功能是揭示档案的内容和成分，为利用者提供统一方便的档案检索途径，使其迅速、准确、系统地获得所需档案信息。 档案信息分类 按照《中国档案分类法》、《档案著录规则》对我国各个历史时期所
《档案著录规则》（GBT18—1999）的对比研究和修订建议
《档案著录规则》（GB/T18—1999）的对比研究和修订建议 作者：孙洋洋 来源：《北京档案》2020年第08期 摘要：档案著录规则是推动档案著录工作标准化发展和档案事业全面发展的基础环节，也是彰显档案信息资源价值的重要前提。本文从我国现行档案著录标准《档案著录规则》的发展脉络和内容介绍切入，在对国际档案著录标准概况进行简介的基础上，通过对比研究的方式，从逻辑起点、理论原则和著录项目三方面查找《规则》存在的不足，并提出有针对性的修订建议。 关键词：档案著录规则差异修订建议 标准化是各项工作获得良好秩序和提质增效的重要过程，而标准的制定和实施则是工作标准化的关键环节，标准的重要性因此可见一斑。档案著录工作中的主要标准是著录规则，不仅直接关乎档案著录工作开展，对档案的保管、检索、共享和开发活动等也有重要影响。我国的《档案著录规则》（以下简称“规则”）自实施以来，有力推动了我国的档案标准化工作和档案事业的发展，但也暴露出许多问题，加之迄今未经修订，呈现出正向效益递减的现象，表现出较于国际标准的差异性以及与实践要求的不适应性。为此，对《规则》的现存问题和修订建议进行研究十分具有价值和现实意义。 （一）《规则》发展脉络 改革开放之后，我国经济社会各项事业发展迅速，各行业对档案的查询利用需求不断加大，与当时档案检索效率较低、手段滞后的客观情况形成鲜明矛盾。1979年国务院颁布实施《中华人民共和国标准化管理条例》，国家档案局于当年12月提出档案检索标准化的建议，后于1982年成立全国档案工作标准化领导小组，下设档案著录小组研究制定《档案著录规则》。1985年5月国家标准局批准发布《中华人民共和国档案著录标准（GB/T3792.5—85）》，可谓档案著录工作标准化的开端。[1]该标准以《文献著录总则》为原则依据，内容包含引言、名词术语、著录项目、标识符号、著录格式等，著录项目含有10个大项和若干小项，有效提高了档案检索的规范性和实用性。 经过十几年的推广应用，我国档案著录工作标准化程度明显提高，但一些问题也加速凸显。因此，国家档案局结合已有的工作实践，参考引用国内相关标准中的条文，吸收借鉴国际标准《国际档案著录总则（ISAD）》的部分内容，对GB/T3792.5—85进行了修订，并于1999
gbt18894电子文件归档与管理规范
gbt18894电子文件归档与管理规范国家标准：电子文件归档与治理规范 GB／T 18894—2022 1 范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积存、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与治理，其他社会组织的电子文件治理可参照本标准。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓舞依照本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA／T 18档案著录规则 DA／T 22归档文件整理规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3．1 电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3．2 归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。 3．3 背景信息 context 指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过
程、结果、上下文关系以及对其产生阻碍的历史环境等信息。 3．4 元数据 metadata 指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3．5 逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的治理权限向档案部门移交的过程。 3．6 物理归档 physical filing 指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3．7 真实性authenticity 指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3．8 完整性integrity 指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。 3．9 有效性utility 指电子文件(3．1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识不性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3．10 捕获capture
科学技术研究课题档案管理规范(92年档案行业标准)
科学技术研究课题档案管理规范 DA/T 2-1992 (1992-07-20 批准 1992-10-20 实施) 本标准规定了科学技术研究课题 (以下简称科研课题 )文件的形式、积累、整理、归档和档案管理的要求。 本标准合用于自然科学研究课题档案管理，社会科学研究课题档案管理可参照执行。 GB 3792•5 档案著录规则 GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的普通要求 3•1 科研课题:是具有相对独立目标和内容的具体研究对象，是组织科学技术研究的单元。 3•2 科研课题文件是在科研课题研究活动中形成的文字、图样、声像等不同形式和载体的记录。 3•3 科研课题档案:是指具有保存价值的归档的科研课题文件。 4•1 科研课题文件的形成、积累 4•1•1 科技管理部门在下达科研计划(含横向委托合同课题)时，同时向课题组下达建档任务。档案部门负责对建档工作进行监督、指导。 4•1•2 课题组成员要按照科研课题文件归档范围形成课题文件。文件制作材料必须益于长期保存。 4•1•3 课题负责人或者文件管理人员按归档要求负责本课题文件的积累和归档。 4•1•4 课题负责人和课题文件管理人员调动工作时，应做好科研课题文件的清理移交工作。 4•2 科研课题文件的整理
4•2•1 科研课题文件的整理要遵循科研课题文件的形成规律，保持案卷内科研课题文件的系统联系，便于科研课题档案的保管和利用。普通按科研课题的准备、研究试验、总结鉴定验收、成果奖励申报和推广应用五个工作阶段整理、组卷。 4•2•2 卷内文件罗列顺序按文件重要程度或者时间顺序罗列。 4•3 科研课题文件或者案卷的鉴定 4•3•1 科研课题文件的鉴定主要是在归档前对科研课题整体价值的鉴定及文件完整性、准确性的审查和划定密级、保管期限。保管期限分为永久;长期、短期。 4•3•2 科研课题整体价值的鉴定是以整套科研课题文件为单元，按照课题来源、学术意义、技术水平、获奖及效益情况分为重大、重要和普通科研课题。重大科研课题为永久；重要科研课题为永久或者长期；普通科研课题为长期或者短期。 4•3•3 档案部门配合课题组对科研课题文件归档的完整性、准确性进行审查。 4•3•4 文件或者案卷的密级和保管期限是以整个课题为主，结合文件或者案卷在课题中的重要程度划定其密级和保管期限。 4•4 科研课题文件的归档 4•4•1 科研课题文件归档范围见附录 A。 4•4•2 科研课题文件的归档时间 研究周期长的课题按阶段归档;研究周期短的课题在任务结束时一次归档。 4•4•3 科研课题文件的归档要求 4•4•3•1 科研课题文件的归档要保证其完整、准确、系统。 4•4•3•2 几个单位协作的科研课题，其文件的归档要保证课题主持单位保存该课题的整套档案协作单位除保存与自己承担任务有关的原件外，将复制件送交主持单位保存，并在协议中明确科研课题文件的归档和归属。 4•4•3•3 获得负成果或者因故中断的科研课题的文件亦应归档。 4•4•3•4 科研课题文件普通归档原件，重要的和日后使用频繁的应酌情增加份数。 4•4•4 科研课题文件的归档手续。
论《国际标准——档案著录规则(总则)》的主要著录规则、特点及启示
论《国际标准——档案著录规则（总则）》的主要著录规则、特点及启示 作者：张正强 来源：《速读·中旬》2014年第12期 摘要：《国际标准——档案著录规则（总则）》是当今国际上被应用最广的国际标准，其采标率达到92%以上，可以说现在世界各国采用档案著录时，没有不采用、不遵循该标准的。论文对该标准的概况、主要著录规则、特点及启示进行了全面的论述，指出应加快我国档案著录规则的修订，完善我国的档案著录体系，使其尽快完整配套，这是摆在我国档案工作者面前的一项紧迫的任务。 关键词：档案著录；国际标准；著录规则一、国际标准——档案著录规则（总则）》的概况 （一）《国际标准——档案著录规则（总则）》的制定 《国际标准——档案著录规则（总则）》，英文名为《ISAD（G）：General International Standard Archival Description》，简称“ISAD（G）”，是由国际档案理事会档案著录标准化特别委员会制定，并由国际档案理事会于1994年正式颁布的。 制定该著录标规则的动因主要在于二个方面，一方面是：从20世纪的70年代中期开始，传统档案著录逐渐向现代档案著录发展，到20世纪的80年代，美国、英国与加拿大等国都采用了计算机系统进行档案著录，在此过程中暴露出档案著录缺乏规范性和一致性，即缺乏标准化的问题，而计算机档案著录却需要著录的规范化和标准化。在这种情况下，缺乏标准化控制的传统档案著录实践就不能很好地适应档案著录的计算机化的发展，即传统档案著录实践的落后性与技术发展的先进性需求之间产生了矛盾。另一方面是：档案机构间的档案著录信息的交换也要求档案著录的标准化，这在档案计算机网络化利用时显得尤为迫切。正是在这种背景下，推动了国际档案理事会于1988年成立了专门的档案著录标准化特别委员会，着手制定档案著录的国际标准。 在《国际标准——档案著录规则（总则）》第一版颁布后的五年，即1999年，国际档案理事会档案著录标准化委员会又对该标准的第一版进行了修订，并于2000年正式颁布了第二版。修订后的第二版《国际标准——档案著录规则（总则）》对第一版的著录规则作了部分调整，并在该标准中增加了大量的档案著录实例，从而使该标准更加适应了当代国际档案著录的发展。 现在《国际标准——档案著录规则（总则）》是当今国际上被应用最广的国际标准，其采标率达到92%以上，可以说现在世界各国采用档案著录时，没有不采用、不遵循该标准的。