记录和空白表格的控制问题

1、什么是记录？ a）记录是阐明过程结果或者提供所完成活动的证据的文件（ISO9000第3.7.6条）。记录为了满足可追溯性要求，提供验证纠正措施和预防措施的证据。因此，必须保留到认为没有价值为止。 b）不要把记录用的空白表单、表格叫记录。实际上，空白表单是一份文件，指导如何填写内容。有的，就把要求就放在表单内。便于和实际数据对比，判定是否满足要求。空白表单应当作为文件加以控制。应当符合标准4.2.3条要求。当填写内容成为记录后，按照4.2.4条要求加以控制。有时候，空白表单填写内容后成为文件，譬如，成为作业指导书，应当有新的文件标识，仍然按照4.2.3条要求加以控制。 2、哪些记录必须控制？通常根据如下三方面来考虑： 1）法规条例规定必须要保留做为客观证据的；如食品安全需要的。 2）ISO9001规定必须要有的记录；譬如，不合格品处理的。 3）顾客规定必须要有的记录；譬如，和顾客签订合同中规定的。 4）组织自己认为必须要有的记录。譬如，自己新工艺开发需要的。 3、为了确保记录的正确，通常表单的填写是用程序（或者作业指导书）来控制的。因此，往往在程序文件中引用空白表单。凡是符合第2点所说的空白表单都应当加以控制。其他的，不属于质量管理体系的范畴，如果其他体系有要求，那是另外讨论的问题。 4、空白表单如何控制？只要得到受控目的，方式方法组织可以自己确定。表单和记录控制涉及三方面： a）既然空白表单是文件，就应当满足标准第4.2.3条要求。譬如，内容充分性。确保有了这些内容可以满足可追溯性以及提供证据证明的需要。还有 b）空白表单版本标志。如果空白表单内容有所变更，新老表单应当能加以区别，以免误用。因此，要有版本的识别标志。通常在表单的下面用年月日来表示该空白表单的编制年月日。如20071212。 c）表单填写内容成了记录以后，应当满足标准第4.2.4条要求。譬如，必须便于识别和检索。通常用流水帐上统一编号。譬如，部门（组、个人代号）加流水号。如果QW-1。表示质量部门W的第一个记录。 以上三方面控制方法是否一定用编号。用可以，不用，如果能够达到标准可以识别的要求，也是可以的。方法很多。因为，标准无论对文件和记录都只提出控制的要求，没有一定要编号的要求。 5、空白表单的设计有讲究的。传统的等级式管理是各个部门设计各自的表单，要求别人来填写。目的是为了控制别人；现代的管理，采用过程模式管理，根

据过程来设计表单，各该职能在同一的表单上填写各自有关的内容，目的是为了向有关职能提供有用的信息。这两种是决然不同的观念和做法。后者可以少填写一些共同的内容，可以大大节约时间和发生错误的机会，提高工作效率。 6、还要说明，并不是所有记录都必须采用表单的形式。不用表单也可以成为记录，但还是要满足标准第4.2.4条要求。 以上供参考。如有不对，请指正。 收藏5 转播