旅行社计调工作流程及注意事项

旅行社计调工作流程及注意事项

旅行社计调的工作流程

一、报价：

根据对方询价编排线路，以《报价单》提供相应价格信息（报价）；

二、计划登录：

接到组团社书面预报计划，将团号、人数、国籍、抵/离机（车）、时间等相关信息登录在当月团队动态表中。如遇对方口头预报，必须请求对方以书面方式补发计划，或在我方确认书上加盖对方业务专用章并由经手人签名，回传作为确认件；

三、编制团队动态表：

编制接待计划，将人数、陪同数、抵/离航班(车)、时间、住宿酒店、餐厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其它特殊要求等逐一登记在《团队动态表》中；

四、计划发送：

向各有关单位发送计划书，逐一落实。

1、用房：根据团队人数、要求，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送《订房计划书》并要求对方书面确认。如遇人数变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议酒店或指定酒店发

送，并要求对方书面确认；如遇酒店无法接待，应及时通知组团社，经同意后调整至同级酒店。

2、用车：根据人数、要求安排用车，以传真方式向协议车队发送《订车计划书》并要求对方书面确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议车队发送，并要求对方书面确认。

3、用餐：根据团队人数、要求，以传真或电话通知向协议餐厅发送《订餐计划书》。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议餐厅发送，并要求对方书面确认。

4、地接社：以传真方式向协议地接社发送《团队接待通知书》并要求对方书面确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议地接社发送，并要求对方书面确认。

5、返程交通：仔细落实并核对计划，向票务人员下达《订票通知单》，注明团号、人数、航班(车次)、用票时间、票别、票量，并由经手人签字。如遇变更，及时通知票务人员。

五、计划确认：

逐一落实完毕后（或同时），编制接待《确认书》，加盖确认章，以传真方式发送至组团社并确认组团社收到。

六、编制概算：

编制团队《概算单》。注明现付费用、用途。送财务部经理审核，填写《借款单》，与《概算单》一并交部门经理审核签字，报总经理签字后，凭《概算单》、《接待计划》、《借款单》向财务部领取借款。

七、下达计划：

编制《接待计划》及附件。由计调人员签字并加盖团队计划专用章。通知导游人员领取计划及附件。附件包括：名单表、向协议单位提供的加盖作业章的公司结算单、导游人员填写的《陪同报告书》、游客（全陪）填写的《质量反馈单》、需要现付的现金等，票款当面点清并由导游人员签收。

八、编制结算：

填制公司《团队结算单》，经审核后加盖公司财务专用章。于团队抵达前将结算单传真至组团社，催收。

九、报帐：

团队行程结束，通知导游员凭《接待计划》、《陪同报告书》、《质量反馈单》、原始票据等及时向部门计调人员报帐。计调人员详细审核导游填写的《陪同报告书》，以此为据填制该《团费用小结单》及《决算单》，交部门经理审核签字后，交财务部并由财务部经理审核签字，总经理签字，向财务部报帐。

十、登帐：

部门将涉及到该团的协议单位的相关款项及时登录到《团队费用往来明细表》中，以便核对。

十一、归档：

整理该团的原始资料，每月底将该月团队资料登记存档，以备查询

组团社的日常工作流程

组团社的日常工作流程

第一步：市场策划人员根据收集到的旅游情报等信息决定推广什么样的旅游线路，让后和计调人员确定线路的可行性，同时计调也核算出线路的成本价格，市场策划作出每一条线路的销售价格，行程，接待容量等计划。

上述步骤是指靠策划－广告收客的旅行社，如果是已经接到关系客户，关系客户会直接告诉旅行社需要什么样的线路，计调会根据指定的来计划线路，主要是寻找地接社和预定往返票。

第二步：市场销售人员开始接待游客，同时把接待到的游客情况给计调以预定票务，预定地接社，这些接待情况也被反馈到

市场策划人员那里，市场策划人员也就知道了自己的线路市场反映情况。

第三步：团队或者散客成行，地接社开始接待，游程结束后，游客意见反馈到组团社。

第一减少组团社同行销售成本

市场策划人员决定销售线路时，收集信息有市场信息，组团社同行信息，地接社信息，其中组团社同行信息完全能够从我们的交易网上获得，比如：现在海南包机基本是做散客同行，组团社接到小团队，散客基本交给海南包机组团社，因为海南包机组团社的单位成本低，因此包机组团社将自己的每日或每周同行包机航班、价格、线路等信息经过传真发给每一个旅行社，但海南线的价格变动及航班变动是比较大的，传真一次发一个旅行社，成本很高，而且地域范围很窄，需要信息的旅行社有时候没收到，不需要的旅行社天天接传真，如果使用旅游交易网的发布信息功能，信息发布到网上，组团社自己上网收取信息，就和收信一样方便，节省很多时间，而且很多平时销售不到的地区也能查询到，这样每个组团社都能够开发出同行线路来销售给每一个组团社，因为销售渠道变通畅了，不用担心同行销售成本问题。还有，如果组团社接到海南散客，能够直接将预定信息经过旅游交易网的会员传真发给包机组团社，不需要普通传真，因为对于这

种日常业务，双方旅行社都彼此了解，对线路的情况和包机商的情况不需要经过复杂的手续来辨认和签证。

第二减少组团社团队运行成本和收集地接社信息成本

接到一个团队或散客，或是提前策划一组线路，组团社都要寻找地接社信息，往常都是看报，看名录，同行介绍，而且这些信息都是单向的，不是交互的。组团社只能单纯的阅读，最后还是要经过发传真来询价。而经过旅游交易网的长期信息功能（使你能阅读所有地接社的地接信息）和发布信息功能（使所有地接社能收到你的询价信息），你能够马上掌握最新的地接行情，如果把自己的需求信息发布到地接区域，收到信息的地接社会马上报价，这样原来因为信息不通畅而造成的高成本就不再存在的，特别是关系团队或是关系客户，她们往往要求旅行社为她们专门设计线路，这样组团社经过中国旅游交易网把设计的线路、游客的要求发布到地接区域，这样所有的地接旅行社都会返回她们的地接信息，较以前传统打两三家的电话，发两三个传真要有效的多。

第三减少计调查询成本

计调去安排一个行程，总离不开票务，租车等环节，经过网上查找这些信息，会方便很多，因为经过电话询问，一次只能获得一个信息，而在网上，你能够查询到所有票务、租车信息，而

且能够把自己急需的信息放在网上，方便票务公司和租车公司来和你联系。

第四减少信息反馈成本

过去一个团队结束，组团社不会把游客反馈的小建议和意见反馈到地接社，因为又会增加通讯成本，现在你把游客的建议直接经过网上会员传真发给地接社就行了，费用能够忽略不计。

《旅行社计调的工作》

计调全称为计划调度，是旅行社完成接待业务、落实发团、出团计划的总调度、总指挥。计调员对外代表旅行社同旅游供应商建立协作关系，签订有关协议，来保证提供游客所需的各项委托事宜得到落实，并担当处理有关计划变更和突发事件的任务。

在旅行社的经营管理中，市场部、计调部、接待部构成了旅行社具体操作的三大主要版块，与财务、人事等后勤部门组成了整个旅行社的运作体系。计调在旅行社的整体运作中发挥着极其重要的作用，因此要做好计调的工作需具备以下条件：

一、计调应具备的素质

1、责任心。一名好的计调会让导游和旅行社省心；

2、工作有计划性。如：出境游需要提前多少天办理签证，要给自己建立一个预警机制；

3、掌握与合作地接社、酒店的谈判技巧；

4、有风险和法律意识，对旅游相关法规要了如指掌；

5、市场意识。

二、计调的岗位核心

成本事先与质量控制是计调岗位的两大核心

1、成本事先---掌握着旅行社的成本；要与接待旅游团队的酒店、餐馆、旅游车队及合作的地接社等洽谈接待费用。因此，一个好的计调人员必须要做到成本控制与团队运作效果相兼顾，也就说，必须在保证团队有良好的运作效果的前提下，在不同行程中编制出一条能把成本控制得最低的线路出来。在旅游旺季，计调要凭自己的能力争取到十分紧张的客房、餐位等，这对旅行社来说，相当重要！

2、质量控制即在细心周到地安排团队行程计划书外，还要对所接待旅游团队的整个行程进

行监控。因为导游在外带团，与旅行社惟一的联系途径就是计调，而旅行社也恰恰是经过计调

对旅游团队的活动情况进行跟踪、了解，对导游的服务进行监管，包括对游客在旅游过程中的

突发事件代表旅行社进行灵活地应变。因此说，计调是一次旅行的幕后操纵者。

三、计调的知识储备和信息储备

知识储备：

1、一个合格的计调应该熟悉各项旅游法规，包括《旅行社管理条例》《导游管理条例》

以及合同方面的法规以及酒店管理、以及车辆运输、航空法规等相关行业的法律法规。

2、应该有较强的文挡处理知识，其中包括电脑办公自动化软件和简单的图形处理软件，

以后肯定会加上熟练使用旅行社各种经营管理软件（个别岗位还应该要求具有网页制作和

其它网络操作能力）也包括一些档案制作和编制能力。

3、交际和沟通知识的储备：旅游是个与人打交道的行业，如果没有良好的沟通能力，不通晓一般的礼仪常识是不行的，如果能够类似于保险行业进行专门针对性学习和培训，那么就会有更

好的效果。包括细致从电话接听，到团队完毕后回访，指定一个标准的程式，严格执行。

信息储备：

1、组团型计调必须了解各条线路的价格，成本，特点以及能够影响这些因素的原因，还有各条线路的变化和趋势。初入门的这种类型的计调，建议最好从全陪做起，而且要时常调阅本社团队的卷宗，了解各条线路和各地接社的信息反馈，编写各条线路地接社的反馈总结，同时了解客户情况，对于自己所在的区域市场建立熟悉的人际关系，多渠道的了解客户信息。

2、组团型计调必须要有一种以客户为中心，满足客户需要的理念，成为客户的朋友。

3、定期，每天查阅传真和信息，在报价前再次落实核准价格，行程，标准，所含内容在签定合同前提前通知地接社作好准备。

4、规范确认文件，在确认件中必须要同时具有到达时间，行程安排，入住酒店的标准，景点情况，餐标，车辆标准，导游要求、可能产生的自费情况。建议必须细致到车型、车龄、酒店名称，还有可变化情况和变化后程序和责任情况。

5、熟悉导游情况，了解每个导游的年龄、外型、学历、反馈、性格、特点、责任心、平常心，并了解社内导游的安排情况，以便做出针对客户作出最合适的导游安排。

四、计调应具备的能力

1、报价要快速准确

计调报价要非常快速有效。在珠江三角洲，受地域文化的影响，客人最不喜欢计调乱报价格。警察个一听到客人说：“你到底懂不懂，怎么与你之前跟我说的不一样？”最好的办法是要密切注意价格变化情况，特别是黄金州等时段，各酒店、餐馆、车费、景点门票都有所变动，每天做的团数多达几十个的时候更要求计调报价要很准确。

2、与导游沟通

对本公司的导游多了解一些，能根据旅游团的特点安排导游，如果是计调无权派遣的导游，可是建议接待部派遣哪个导游，这样有利于保证旅游产品的质量和提高旅游者的满意度。比如，有些导游在带教师团时很在行，但派取代散客团时就难以应付。同时，要注重在团队回来后，跟导游或领队及时了解带团的情况，她们对地接、酒店、景点景色游玩情况的意见很直接，有利工作的更顺昌和及时调整。

3、信息及时更新

计调员要保持自己了解的信息都是最新的，如火车时刻查询系统、飞机时刻调查系统、天气预报查询系统、道路情况查询表等。比如，有一条道路某天开始封路，但没收到这方面的信息，在派遣用车时的价格也没有变动，可能出团后，才会发现这条线路做下来是亏本的。不久前，笔者有个朋友参团去长隆欢乐世界，可是那天刚好一整天都下雨，朋友大大扫兴，抱怨说，计调没有查天气预报吗？虽然有些客观原因，可是如果把工作做得更用心，一些不必要的事情还是能避免的。同时，对同行的一些信息也要及时了解，最好能每个星期都上竞争者的网站，了解市场情况。

4、平时多充电

如一些谈判技巧、处理突发事件的书籍，法律知识、旅游相关法规等，多和有经验的、优秀的计调学习，多参与中国计调网的论坛。

5、做事细致

计划书的细致与周到直接影响着团队服务质量，行程标准写相信明了、办理各种手续要当事人签名、跟合作社、酒店确认并要求对方回传、购买的门票要认真看清票面的内容。在团队结束回来后，要将相关的单据收齐等，无不要求计调细心。

五、计调的工作要求

1.业务熟练。必须对团队的旅行目的地情况、接待单位的实力、票务运作都胸有成竹。

2.具有敬业精神。必须热爱旅游事业，计调工作应该说其实是很枯燥的，是由无数琐碎的工作环节组成，没有敬业乐业的精神，是无法把这份工作做好的。

3.认真细致的工作态度。旅游是个一环紧扣一环的活动，而负责将这些环紧扣在一起的工作便由计调人员去完成。如果没有认真负责的工作态度，票务、用车、接送团队等其中一环没扣好或没扣上，就会出现一招不慎、满盘皆乱的失控局面。

4.精确的预算能力，必须要做到成本控制与团队运作效果相兼顾。也就是说，必须在保证团队有良好的运作效果在保证团队有良好的运作效果的前提下，能在不同行程安排中编制出一条最经济，能把成本控制得最低的线路出来。

5.具有不断学习、创新的能力。旅游市场千变万化，计调人必须要懂得不断学习的重要性，认真了解旅游市场、各旅游目的地的变化、各地接待单位实力的消长情况等，还要根据学习的收获，不断对工作进行创新，跟上时代潮流的发展。

六、计调的工作任务

旅游行业正朝着国际化、大型化、网络化发展，这是一个更强调服务个性化的时代，对旅行社计调人员素质的要求也越来越高。旅行社的计调人员能否跟得上时代的潮流，能否组合出更具个性化的旅游产品，正日益成为旅行社之间竞争的着力点。

1、计调部工作人员，应广泛搜集和了解不断变化的旅游市场信息及同行相关行情。对同行旅行社推出的常规、特色的旅游线路逐一分析，力推本公司的特色线路及旅游方案。

2、计调人员在协调、安排市郊及周边地区旅游团旅游时，在配备有交通服务、导游服务方面，要做到有备无患，在安排游客

的吃、住、玩等活动时，尽量考虑周到，在确保团队质量的前提下，力争"低成本、高效益"。

3、计调人员要当好管家，在每次旅游团旅游完毕回团后，在有关导游、司机报帐时，要严格把关，并与财务部仔细核对每一个目，确保准确无误。

4、计调人员为提高工作效率，在工作中，按季节及时掌握各条线路的成本及报价，以确保对外报价的可靠性、可行性及准确性。

计调部和计调人员的工作好坏，直接影响和决定着旅游公司的正常工作。因此应该提高工作效率和工作效益，本着"当好管

家，搞好管理，努力服务，不断学习"的态度，做公司的基础和后台，做总经理的好帮手。

七、计调业务

计调部在旅行社中处于中枢位置，这是毋庸置疑的。因为计调业务连接内外，牵一发动全身，是为神经。一般而言，计调是指为落实接待计划所进行的服务采购，以及为业务决策提供信息服务的总和。关于计调的位置：以现有的外联体制为例，计调业务随旅行社业务的发展而发展。综上所述，计调在旅行社运转中的作用日益突出，可是，无论是那一种外联体制，都具有如下共同特点：

1、计调业务是旅行社经营活动的重要环节。旅行社实践的是承诺销售，旅游者购买的是预约产品。旅行社能否兑现销售时承诺的数量和质量，旅游者对消费是否满意，很大程度上取决于旅行社计调的作业质量。计调的对外采购和协调业务是保证旅游活动顺利进行的前提条件，而计调对内及时传递有关信息又是旅行社做好销售工作和业务决策的保障，因此，计调业务是旅行社经营活动的重要环节。

2、计调业务是旅行社实现降低成本的重要因素。旅游产品的价格是旅游产品成本和旅行社利润的加和，因此，降低旅游产品成本决定了旅行社利润增长的空间以及市场份额的占有。旅游产

品的成本一般表现为为各旅游供应商提供的机（车）位、客房、餐饮、门票等的价格，计调部门在对外进行相应采购时，应尽量争取获得最优惠的价格，以降低旅游产品总的成本（就是我们常说的，降低旅行者的旅行成本），这也就意味着旅行社利润的增加。另一方面，旅游产品成本的降低，保证了旅行社在激烈的市场竞争中获得更多的市场份额。计调业务虽然不能直接创收，但降低采购价格无疑对旅行社的营业额和利润的实现具有重要意义。

3、计调业务的范围依旅行社的规模和发展不尽相同，但对外采购服务，包括变更后的采购，以及对内提供信息服务都是旅行社计调业务的基本内容。所谓对外采购服务是按照旅游计划，代表旅行社与交通运输部门、酒店、餐厅和其它旅行社及其它相关部门签订协议，预定各种服务，满足旅游者在食、宿、行、游、购、娱等方面的需求，并随着计划的变更，取消或重订。所谓对内提供信息，是把旅游供应商及相关部门的服务信息向销售部门提供，以便组合旅游产品；做好统计工作，向决策部门提供有关旅游需求和旅游供应方面的信息。计调业务实际也就是旅行社的经营内容。

4、计调业务承担着极为繁重的工作任务。它包括采购、计划、团控、质量、核算等内容。一般，教科书上只是概括地讲到采购和计划作业，更多的从基本原则和实践意义作出阐述，而忽

视了计调作业的技巧、策略以及可作性。这可能是学风问题，但可能耽误许多人不明就里，摸索2、3年也不得其门而入，其后将作侧重。

计调的工作具有较强的专业性、自主性、灵活性，而不是一个简单重复的技术性劳动。计调岗位十分需要高素质、高水平的人员，一个优秀的导游或外联人员能直接给旅行社带来客源效益，计调人员的价值也同样重要。这位幕后的英雄优秀与否，是旅行社经营运作的一个重要原素。

计调八大禁忌

旅行社计调工作八大禁忌仪孝法

计调工作作为旅行社工作的核心，对她的从业人员有特别严格的要求，但对于一些初次从事计调工作的人员来说，总有一些工作做得不到位，即使对于一些老计调来说也容易犯一些常识性错误。以下是笔者总结出的旅行社计调工作八大禁忌，与大家共勉。第一，口头确认或不明确确认：计调在与相关合作单位确定吃、

住、行、游、购、娱等方面的接待事宜时，必须要以接收到对方盖有公章或者业务专用章的的确认函或者接收到对方盖有公章或者业务专用章传真确认件为准，并加以核实，不能接受对方的口头确认或者网络聊天确认，即使对方是很熟的合作对象也不能够，因为口头确认和网络聊天确认的内容存在很大的变数，特别是在旅游旺季时节，相关接待事宜较难得到保证，甚至造成与对方要求标准的不一致，从而给本社声誉造成不可弥补的损失。例如某沿海旅游城市一家旅行社在接待河北客人的时候，组团社一次性的确认了两批团队，由于传真确认件不是十分清楚，地接社计调也没有详细查看，电询了对方导游的电话号码后做行程安排，结果漏掉了第二批团队，致使第二批客人到达该城市游览时无房可住，时值旅游旺季，无法按照对方标准来安排，最后甚至让第二批客人露宿街头，此次事故造成的影响无论是组团社还是地接社，都是巨大的。最后组团社联合许多旅行社集体封杀地接城市的这个旅行社合作。口头确认的事宜对对方缺少法律意义上的约束，对方极有可能为了追逐更高的利润或者受其它因素的影响而撤销对你的接待承诺。一旦对方撤销对你的接待承诺，你又没有接到变更通知，在旅游淡季时节可能能够变通接待事宜，但旅游旺季时节对计调人员来说，绝对是严峻的工作挑战。处理不当会导致严重的经济损失和名誉损失。第二，工作无条理：计调需要处理各种各样的日常或者突发事件，也需要与各种各样的人打交道，这就要求计调人员做事要有

条理，有计划，要分清轻重缓急与先后顺序，更要预先准备好各种情况下的处理预案。计调要对每一个运行团队的基本情况烂熟于心，并适时进行双向的信息沟通。计调要有一个机敏灵活严谨的大脑，要随身带一个大笔记本，把经常见到的各种信息分门别类地记下来，特别是易忘但又需要特殊注意的一些事情更要随时记下来，每天都看上几遍，以备忘。能够写的很条理，也能够只是几个关键词，只要是自己能看懂就能够。第三，延误回复：计调人员对每一件需要你尽快给予回复的要求都要引起足够的重视，绝对不能拖延或者应付。否则，要么耽误事情的有效处理，要么会失去客户。比如对方要求你提供一个产品的报价，或者一条旅游线路设计，你必须尽快从自己的资料库中提取相关信息，并进行加工润色之后，在3——5分钟之内回复过去，否则对方会因等待焦虑而转而寻求其它合作单位。如果自己实在忙不过来，应该请其它计调人员给予协助。切忌对于不熟悉的旅游产品和线路胡乱报价，否则要么影响自己公司的经济收入，要么会影响公司的信誉，从而失去客户对公司的信任。第四，滥用通讯设施：计调人员对打出或打入的电话都应该言简意赅，快捷明了，不能闲扯过多的无关话题，也不能拨打私人电话，更不能用来谈情说爱而进行“话聊”，实在不能兼顾时要采用双手机或双卡或多手机的形式，并要以旅行社事务为主。否则会导致许多业务电话既不能打进也不能打出，会耽误旅行社业务的