信息化建议

企业信息化建议书

陕西文化投集团化建设规划前言：

但是，现在企业信息化管理存在一些盲点。正是这些盲点，影响了信息化管理在企业中的效果，而一些子公司并没有专业从事计算机信息建设顾问与规划的专业人员，使越来越多的企业感到盲目，不知道如何是好，请一个专职的网管，只能解决工作中遇到的问题并不能真正实现企业信息化的飞腾，让很多企业领导都感到头痛，通过近期对企业集团信息化调研的总结，就集团信息化建设中的问题和相关内容作具体讲解希望能够帮助企业认识信息化建设的重要意义：

一、企业信息化建设概念：

企业信息化是利用计算机信息技术加强企业管理的一种手段，在一定程度上利用计算机技术、计算机网络技术、计算机软件技术、和数据库技术集成化，综合利用帮助企业管理生产经营活动中的所有信息，实现企业内外部的有效利用，用以提高企业经济效益和市场竞争力、提高管理水平、开发能力、经营水平的过程---我们称之为企业信息化，企业信息化是一个过程，信息化水平是一个标准。

二、企业信息化对企业的发展的影响

企业信息化的重要性已经不是一个认识问题，当企业发展到一定的阶段，常规的管理显然已不能满足现实发展的需要，所以如何实现规范化、标准化的管理来提高企业经营效益，就成为一个新的议题。企业一直要面临来自各方的挑战，包括市场需求、销售渠道、人才流动，资金周转等等方面。今天IT技术的发展能够帮助企业积极应对

这些挑战，提高企业竞争力，并为企业带来更多更稳定的新业务。随着业务的快速成长，信息化建设也越来越受到企业的重视。企业如果不建立与之相适应的网络平台、业务平台、管理信息系统，就很难在这个竞争日趋激烈的时代获胜。宏观上来看企业信息化是一个趋势，计算机早已取代算盘并取代一部分传统的信息记录方式，由于工作

的环境，所以我们经常用到扫描设施和文字识别软件，这样大大提高了我们工作的效率，让最新的资料在第一时间展现在读者面前。我们进入了新数字办公的时代。而电脑技术以及网络技术的创新，以及增强性技术的进一步应用，有助于增强我们公司数字化办公应用的协作性、移动性、安全性和可管理性.快速高效富有现代化；短期看企业的信息化需要一定的投入。但是长远看来，一个成熟的企业信息

化体系对企业的成长和管理有着非常的好处和利益。企业的信息化

就是用计算机手段去实现企业的管理运作，其业务流程、实现方法和原来都有变化，所以信息化的企业管理和非信息化的企业管理是不一样的。企业信息化不是模拟现有管理方式，而是对现有管理模式进行结合和变革。企业在实施信息化时应做好业务流程、管理模式等变革的准备，以及做好将来人员岗位设置和调整的准备, 使企业在管理模式、业务流程、组织结构和绩效考核等方面有明显改进、提高和创新。 . 贴合企业实际需求，实行通用化的产品设计，充分体现企业规范管理、提高办公效率的核心思想，为用户提供一整套标准的办公自动化解决方案，以帮助企业迅速建立便捷、规范的办公环境，迅速提升企业的管理和信息化应用水平，并降低投资成本。信息化的目标非常明确，

不是为了形象不是为了赶潮流，确确实实是为了提高运营水平而提出建设信息系统；而且运营绩效的目标非常明确，提高订单响应和周转时间，提高客户服务的满意度。企业信息化是一个系统的过程。不象买机器设备只要买过来按照说明书一装就可以了，企业信息化系统的导入更多的是作业方式和理念的导入，我们讲的也是理念问题，仙腾网络立足之初，就考虑到现在社会水平和企业竞争力的引入，专业而细致的研究了一系列计算机信息管理技术提高企业信息化建设服务，充分了解及分析了企业需求与市场结合，凭着这一个理念仙腾网络走进了各个中小企业，我们讲的是理念和技术的实践性。

三、目前中小企业信息化出现的状况

（1）未实现现有办公系统的整合

集团的OA系统目前只能做到传递公文，内部的沟通全靠QQ等外部工具，容易造成集团内部信息保密的隐患。且很多员工电脑配置较低，同时登陆即时通讯软件、企业邮箱和OA会造成电脑死机等一些列问题。同时办公系统不能做到PC与手机同时拥有客户端，导致员工的很多工作流程不能及时办理，严重影响效率。

（2）资源重复投入

集团各部门与子公司都投入大量精力和资金，去建立各种业务资源，目的是促进项目的管理和收益的提高。很多资源是完全可以做到集团内部共享，但是信息的不畅通，导致各子公司和部门大量重复投入，资源没有得到应有的利用。

（3）认识不够

我们所讲的认识不够，一方面是对企业内部信息化的认识不够，另一方面是对企业员工认识不够，企业信息化要发展就需对企业作一个长期和短期的规划，这要求我们对企业内部及外部关系有个充分的认识，针对具体情况领导者需作分析及重要部署，各部门职责规划与管理模式。对于企业员工，应对信息化有个充分的了解，了解其在工作上的帮助，现在很多流程完全靠人工解决，使员工耽误了很多正常工作的时间，要让员工在工作中突出自己的生力为企业创造出应有的价值。领导者应了解信息化对工作效率的提高与正规化的规范作用，这样才更有利于为企业培养一批优秀人才。

（4）集团工作效率延误较多

流程对企业的运作和管理将会产生根本性的影响，并不是所有企业的管理者都能够深刻认识到这一点。

虽然，每一个企业都在经营过程中，迫于某种需要，自觉和不自觉地建立了一些流程（一般反映在规章制度中），或者自然形成了一定的运作习惯。但是，由于目前集团各种流程的审批工作信息化不足，至集团在项目推进、合同签定等方面造成大量延误，严重影响了企业的运作效率和效果。

（5）内部日常工作未能有效管理

对日常用车、会议室使用和库存用品没有一个整体管理，员工普遍反映没有信息化的统计方式方式，大大的降低了企业管理及生产效率，未有一个整体思路几者相互之间的关系，于是就出现了申请环节乱、使用管理乱的现象。

（6）企业员工流动大，增加了企业资料风险

员工流失也是很多企业容易忽视的盲点，员工的流动势必会给企业带来影响，企业长期过高的流动定会给企业的发展形成很大的阻力。就短期而言也是会造成人事管理的成本的大幅度上升，给企业带来不良的影响。特别是当员工流失率过高时，肯定对企业会造成不利影响，例如离职员工工作文件的交接、客户资源的流失等等。员工流失造成的不良影响大致分为3个方面：一是工作效率下降，查询离职员工经手的功能工作文件，因交接程序的不完善，造成查询工作的耗时过长；二是潜在威胁，如商业秘密的流失和客户资源的流失，特别是一些销售人员的流失；三是增加管理难度，因为没有管理信息化的支撑，导致内部申请流程和档案资料的正常工作时间加倍。信息化管理的不完善对企业其他在职人员的负面影响，使企业增加了额外的管理成本。

（7）没有电子化的报销系统

员工报销还是依靠人工贴发票，等待领导审批。审批领导出差或请假时，报销审批需等待；异地审批需传真、邮寄。财务需对照原

始单据逐笔手工录入凭证信息，工作量大，易出错。时有发生丢单现象。报销单据填写不规范，报销流程易受人为影响，员工满意度低。

以上几点，是调研过程中的切身体会，如果一个文投集团能够解决上述几点，就可为企业管理打下良好的基础，就建立了进一步提升和良性的发展平台。

四、如何加强企业信息化管理

信息化管理是现代企业管理的一项重要的工具，是企业的经营管理理念和方法的载体。信息化管理的主要内容是企业资源计划，其主要作用有两个方面：一是对外有效利用和整合资源；二是对内实行科学管理，提高工作效率。因此，要做好信息化管理工作，必须做到以下内容：

1.信息技术在企业中的应用提高了企业的业务流程的自动化程度，业务流程中的一些环节被省略或合并。而且随着电子商务的发展，企业间交易的自动化程度也将得到提高。内部控制的具体实施是根据业务流程的各个环节以及交易方式来进行的，因此，业务流程的自动化不可避免地对内部控制的各个要素以及控制理念等产生不同程度

的影响。

2.企业信息化改变了数据和信息的获取方式。传统方式下，原始数据的获取靠的是企业员工个人统计和收集。在信息化条件下，可以利用公共云盘获取所需的数据或信息。例如：报表的统一模板、员工培训知识、内部资料等，为企业实施更有效的内部管理提供了基础。

3.企业信息化提高了信息处理的效率。在信息化环境下，能够使得日常工作处理的速度大为加快，效率大为提高。信息处理效率的提高有利于企业实施更复杂更有效的控制措施和控制方法，提高内部控制的效果和效率。

4.企业信息化改变了信息的传递方式。信息化环境下的信息传递，改变了之前工作中的处理环节信息不通畅，利用邮件、短信、OA提

醒等传递信息，而且传递的信息量远非传统方式可比，为企业加强内

部控制提供了基础。但如果信息传递过程中受到了阻碍或破坏，也将给企业带来更大的损失。

5.企业信息化提高了信息的集成性。在完善的企业信息系统的支持下，企业领导足不出户，就能够利用电脑和手机对各公司的情况了如指掌。在线就能成交生意、调动资金、指挥员工。企业信息系统为企业加强内部控制提供了基础，同时也对企业的内部控制提出了更高的要求。

6.企业信息化提高了信息的价值。在信息时代，人们对信息资源的利用能力得到提高。人们已经认识到企业的数据和信息资源，是企业最宝贵的资产之一。而信息是无形的，与有形的资产相比，对信息的窃取更隐蔽，更不易被发现。这要求内部控制不但要保护有形资产，更要对企业的数据和信息资产加以保护。同时应当针对信息的特点，采用有效的保护措施。

五、信息化实现的目标

企业通过信息化建设，应创造出一个集成的办公环境，在真正意义上实现，提高办公效率，使所有的办公人员都处于同一个办公桌面的环境下一起工作，摆脱时间和地域的限制，实现协同工作与知识管理。管理更加规范化、现代化，实现轻松管理，并能充分利用现有资源来有效提升企业的无形资产，从而带动整个企业迅速发展。具体来说主要实现目标有以下几点：

1）建设一个可保障性的网络平台

网络平台的建设应规范化、现代化、可扩展化，网络平台是办公平台的基础，应具备，稳定性、及时性、键壮性、安全性。

2）真正提高工作效率、促进工作效果

加速信息流转，节约办公时间无论您身处总公司还是分公司，无论您们是否在同一间办公室工作。都能让您感觉和同事们在一个办公室工作为企业提供一个良好的沟通工具，使大家方便快捷进行工作中的交流与讨论，实现企业内部的日常协同办公，使企业的个人与个人之间，部门与部门之间，及总部与分部之间形成紧密有机的统一结合。

随时随地都可办公实现远程办公和移动办公，无论您身处何地，都可借助网络的力量随时投入到工作中来，有效地把握办公的工作进度与状况，及时针对工作中出现的问题，提出有效改进建议，以免事出后再弥补，即便出差在外也不会耽误工作。

合理统筹高效开展工作员工不用为某件事而几次跑到相关人员

办公室办理，从而节约出更多的时间和精力让其集中在更重要的事情上来。领导也可利用空闲时间安排自己一天需完成的工作，据需办事宜的重要程度来安排自己的工作，以免在工作中不断的被一些非紧急事宜打扰。

快速准确查询文件资料实行电子文档管理，方便快速查找阅读相关文件。而不用为找一份文件花上很长时间，可随时随地调阅并打印出来，及时为您的决策提供参考。

方便领导同各级员工的交流与沟通多种途径、多种方式，使企业的管理者同企业员工保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。

3）管理规范化

监控工作进度掌握工作状态及时有效监控各部门工作进度情况；实时全面掌控各部门的工作办理效率状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错。系统将记录每个工作完成流转监控状态。

明确各人职责增加责任感帮助企业明确赋予各岗位的权限，任何人都不可越权处理工作，使得各自责任明确，落实到人，查有所依；杜绝工作中出现职权不明相互推脱扯皮现象。解决多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协作办公。

按权限职能分类管理不同等级资料根据文件性质及保密需要，不同的人员享有不同的访问与操作权限，有效地确保数据的安全与完整，使得各项资料得以不断积累和有效共享利用，发挥效益。

4）减少办公开支，降低管理成本

节约纸张节省时间减少差错相关资料的发送，任意指定收信人，直接传送给所需人，而无需任何中间环节，无需打印出发给相关人员，缩短办理时间，节省办公开支，减少差错率，提高整体工作效率。

5）最大化地利用现有资源

硬件资源充分利用企业现计算机和网络资源，真正意义上实现无纸化办公，减少办公费用，提高办公效率，不仅仅是停留在最初简

单的打字文字处理、文件共享、上网阶段。而充分发挥了使用计算机的实质意义。

经验资源充分利用老员工的工作经验帮助新进员工快速进入工作状态，起到很好的工作衔接作用。

知识资源将优秀员工、优秀思想、优秀方式、优秀资料提供给员工共享学习，实现知识与工作经验的积累共享与再利用，使新员工最快进入工作状态，使全体员工的业务不断的熟练。使每位操作者都可以在办公自动化系统中快速的获得各种知识，提高业务水平快速积累工作经验，因培训期是有限的，因此赋予他们一定的权限查看工作的相关文档，从而达很好的了解公司，快速投入工作。

人力资源可动态记录公司全体员工的个人情况，以及员工在公司的表现状况和发展状况。进行分类归档动态管理，便于资料的查询、调阅等。

提升形象、建立信誉、引以为荣信息化建设、在线办公的实施无形中增强了客户的信誉感、增加了员工的自信心，增强企业的凝聚力，消除员工对公司的发展而担忧，建立长期信心，让员工亲身感受到企业的不断发展，心中的信念存在。员工感觉身为这样企业中的一员而感到自豪，为企业真正进入信息化时代、电子政务和电子商务时代建立竞争优势。

六、企业信息化的意义

1、)企业信息化建设利于增强企业的核心竞争力.加快业务流程

重组，有利于组织结构优化，有效降低成本，扩大企业竞争范围，激发生产、技术创新.推动研发项目进展，从而提高企业经济效益促进企业竞争，加速企业发展。

2、在全球知识经济和信息化高速发展的今天，信息化是决定企业

成败的关键因素，也是企业实现跨地区、跨行业、跨所有制(特别是跨国地区经营)的重要前提。

3、企业信息化建设为企业建立了信息门户。这些“门户”让拥有

它的企业能够及时的掌握行业动态、市场变化，从而迅速做出反应，抓住占领市场的先机。这些门户已经超出r传统的管理信息系统概念，已成为企业管理信息系统与电子商务两大应用的结合点：这些门户对高科技技术及信息技术的应用。必将会带来信息时代技术革命的飞跃。

4、企业可以通过资源共享.现代信息技术利用.科研开发结合为

一体，有效地开发、利用信息资源，寻求到合适的合作伙伴和项目，改善管理，早日走出困境。