外来文件登记表
浙江xxxxx外来文件登记表
外来文件控制程序
外来文件控制程序 1.0 目的 本程序规定了对外来文件(不包括外来记录)的编码、批准、发放的控制程序，以保证外来文件在受控状态下使用。 2.0 适用范围 本程序文件仅适用于与质量管理及服务质量有关的外来文件。 3.0 职责 3.1 外来文件由文件管理员负责整理、存档。 4.0 程序 4.1评审与批准 对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由总经理进行评审后批准使用,并制定分发范围。 4.2标识 经批准使用外来文件由文件管理员接收并盖“外来文件”章,并对外来文件进行编码,编码方式按“发文单位 - 日期-序号码” 发文单位 - 文件发出的单位 序号 -文件顺序编号取二位数字,从01开始进行 日期 -取文件的年月的四位 4.3发放与保管 4.3.1文件管理员根据发放范围复印,文件原件为正本，如若是传真文件则先复印一份以该份复印文件作为正本。正本存入文件档案内, 正本文件的复印件为副本，作为发放文件。对于接收的外来完整的装订本，则在正本的封面盖“外来文件”章，在副本的封面亦盖“外来文件”章后发放。 4.3.2文件管理员根据发放范围将文件发给有关部门负责人，并填写《文件签收记录表》。 4.3.3外来文件必要时也可张贴在有关的作业场所，但须做好发放登记。 4.3.4若需领用外来文件,须填写《文件发放审批表》经批准后分发； 4.3.5若文件严重损坏或遗失，应立即汇报，并书面申请补办；填写《文件发放审批表》经批准后补发。 4.4外来文件的更改 4.4.1 更改的外来文件接收、发放与“4.1,4.2,4.3”相同。 4.4.2 文件管理员在发放更改的外来文件的同时收回旧文件各级文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。若新版文件是旧版文件的替代，则收回旧版文件,文件管理员将旧文件正本从档案中取出盖上“作废”章印，并存入作废文件档案内，更改的文件正本存入文件档案内，所有旧文件的副本作废品处理。若新版文件是旧版文件的补充，则将新、旧版文件存放在一起。 4.4.3 作废的外来文件永久性保存。 4.4.4更改的外来文件是指发文单位有指定更改的外来文件或有改版的外来标准文件并可追溯出以前的外来文件。 5.0 记录 《外来文件登记表》
外来文件的控制
外来文件的控制 1.目的: 对外来文件的接收、处理、归档管理实施控制,确保文件的正常管理和能及时处理、遵守和执行。 2.适用范围: 适用于政府主管部门及上级公司、上级物业主管部门及其它管理关系单位发给公司的文件。 3.引用文件: 3.1质量手册第 4.5章 3.2 ISO9002标准第 4.5章 4.职责: 4.1总经理或副总经理负责审批各类外来文件、责成有关部门处理。 4.2综合办公室负责处理除工程维修部工程技术文件、分承包合同、工程移交文件、经营管理部的经营合同、协议书以外的外来文件,包括上级公司、政府主管部门传来的文件及有关物业管理的法令、法规、各类规章制度的接收、登记、整理并保存原始件,将各部门传来的文件整理呈交总经理或副总经理审批,工程维修部及经营管理部的文件由综合办公室登记后保存一份原件。 4.3各部门负责本部门业务往来中的外来文件及有关物业管理合同的法令、法规的接收,经公司副总经理批准后,负责根据领导的批示处理有关文件。 5.工作程序: 5.1外来文件的接收: 5.1.1上级公司文件由综合办公室派专人领取,政府主管部门下发的文件由收发员送综合办公室,综合办公室应填写《外来文件接收登记表》。 5.1.2公司各部门的业务往来文件接收后,统一送交综合办公室进行分外来文件的控制 类,登记在《外来文件接收登记表》上。
5.2外来文件的处理:5.2.1上级公司、政府主管部门的文件由综合办公室填写《外来文件处理表》,综合办公室主任填写呈办意见并由总经理或副总经理批阅,综合办公室根据批示转相关部门,并督促确保文件按总经理或副总经理批示执行。 5.2.2外来的有关物业管理的法令、法规,经总经理批示后,由经营管理部送交综合办公室并存档,有关部门需要时,综合办公室将复印件盖上受控文件专用章,并做好《文件/资料发放登记表》。 5.2.3传真由综合办公室在《外来文件接收登记表》上登记后,转相关部门,并由综合办公室存档。 5.3外来文件的档案管理: 5.3.1上级公司和政府主管部门的文件由综合办公室在年底或次年初提出销毁、立卷、归档意见,报公司领导批准后,对不需要使用查阅的文件填写《外来文件销毁登记表》后进行销毁,对有价值的文件进行装订成册,并保存。 5.3.2日常业务文件由综合办公室征求相关部门意见后,提出具体处理措施报有关领导进行相应处理,建立文件处理档案。 5.3.3归档文件借阅时受综合办公室监督,并做好借阅登记。 6.支持性文件与质量记录: 6.1《外来文件接收登记表》 EJ-QR-QP6.3-01 6.2《外来文件处理表》 EJ-QR-QP6.3-02 6.3《外来文件销毁登记表》 EJ-QR-QP6.3-03 6.4《文件/资料借阅登记表》 EJ-QR-QP6.1-01 6.5《文件/资料发放登记表》 EJ-QR-QP6.1-04
SC-WL001外来文件归档登记表
外来文件归档登记 序号 文件编号 （标准号） 文件名称归档日期备注 1 GB/15593-1995 输血（液）器具用软聚氯乙烯塑料2014年3月25日 2 GB/T191-2008 包装储运图示标志2014年3月25日 3 GB/T2828.1-201 2 计数抽样检验程序第1部分：按接收质量有限 （AQL）检索的逐批检验抽样计划 2014年3月25日 4 GB/T2829-2002 周期检验计数抽样程序及表2014年3月25日 5 GB/T14233.1-20 08 医用输液、输血、注射器具检验方法第1部分： 化学分析方法 2014年3月25日 6 GB/T14233.2-20 05 医用输液、输血、注射器具检验方法第2部分： 生物学试验方法 2014年3月25日 7 YY/T0466.1-200 9 医用器械用于医疗器械标签、标记和提供信息 的符号第1部分：通用要求 2014年3月25日 8 GB/T9969-2008 工业产品使用说明书总则2014年3月25日 9 GB/T19633-2005 最终灭菌医疗器械的包装2014年3月25日 10 GB/T16294-2010 医药工业洁净室（区）沉降菌的测试方法2014年3月25日 11 GB/T18279-2000 医疗器械环氧乙烷灭菌确认和常规控制2014年3月25日 12 GB/T16886.1-20 11 医疗器械生物学评价第一部分：风险管理过程 中的评价与试验 2014年3月25日 13 GB/T12672-2009 丙烯腈-丁二烯-苯乙烯（ABS）树脂2014年3月25日 14 GB/T15980-1995 一次性使用医疗用品卫生标准2014年3月25日 15 GB/T16292-2010 医药工业洁净室（区）悬浮粒子的测试方法2014年3月25日 16 GB/T50073-2013 洁净厂房设计规范2014年3月25日 17 YY/T0316-2008 医疗器械风险管理对医疗器械的应用2014年3月25日 18 YY0033-2000 无菌医疗器械生产管理规范2014年3月25日 19 GB/T19001-2008 质量管理体系要求2014年3月25日 20 YY/T0313-2014 医用高分子产品包装和制造商提供信息的要求2015年9月25日 21 记录人：