电子公文档案管理系统方案设计_张慎武

兰台世界２０１３·７月中旬

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中原工学院电子档案技术研究所张慎武高艳霞河南省科学院地理研究所王玉霞

本文提出了基于非关系数据库建立电子公文档案管理系统的设计方案。

介绍了电子公文档案数据的特点，选择了光盘库和非关系数据库作为存储平台，采用了C /S 和B /S 相结合的系统方案，并详细设计了业务处理和档案利用方案。

电子公文非关系数据库光盘全文检索档案管理摘要关键词一、

电子公文档案管理遇到的挑战随着行政机关、公司企业公文电子化工作的进一步展开，电子公文管理成为政府机关和公司企业的一个重要课题。但当前公文管理技术与标准还不够成熟。为了进一步推动政府信息化的建设，必须进一步研究开发适应新时代的公文管理系统，以提高公文办理效率，提升政府和公司绩效。

目前许多单位都建立了管理系统试图来管理这些公文，大多数还只是在系统中记录了公文档案所在的物理位置（如楼－层－房间－档柜－栏－格），对公文的条目进行管理。在这种方式下，进行基于内容的全文查询无法实现。当然也有部分系统可以把电子公文的原件存储起来，但国家目前还没有统一的规范，电子公文的文件类型又比较繁多，如有ＤＯＣ、ＰＤＦ、ＴＩＦＦ、ＪＰＥＧ、ＸＭＬ、ＣＥＢ、ＳＥＰ、ＴＸＴ、ＲＴＦ、ＷＰＳ等等，目前的系统仅支持少数几种文档类型的全文检索，因目前系统大都采用关系数据库作为存储平台，其底层的存储限制决定了在存储电子公文这种非结构化数据方面表现出先天不足，因此亟待找到新的解决方案来存储和管理电子公文。

二、非关系数据库存储和光盘归档方案的选择

电子公文来源广、类型多，且长度不一，属于非结构化数据。在存储公文档案时，除了需要保存公文档案原件以外，还要保存档案的元数据，如电子公文可能有多个主题词、多个抄送单位、电子公文的多次批阅、多次审核及电子公文的成文过程形成的各种草稿等元数据，不便用关系数据库的二维表进行存储。勉强保存起来的，也很难支持基于内容的全文检索。

非关系数据库从数据模型入手，采用子字段、多值字段以及变长字段的机制，允许创建许多不同类型的非结构化或任意格式的字段，从而解决了关系数据库模型过于简单、不便表达复杂嵌套的问题。在其底层存储机制的变革基础上，采用先进的倒排索引技术，从而实现了对于海量文献信息的快速全文检索的功能。

ＴＲＩＰ是一个成熟的专门处理非关系数据的软件系统［１］５０。它完全支持对子字段、子记录的管理。ＴＲＩＰ能存储多达２００多种不同格式的电子文件，如ＰＤＦ、ＴＩＦＦ、ＤＯＣ、ＪＰＧ、ＰＰＴ、ＸＬＳ等等，而且能自动抽取这些文件中的文本信息，存入倒排文件，提供全文内容的快速查找。可以做到将所有的电子文件放入数据库中，数据库可以存储到光盘里，与操作系统、管理软件和数据库软件分离，光盘中仅仅存电子文件。除此之外，ＴＲＩＰ还是一个成功的全文检索的搜索引擎。它采用倒排索引技术，检索速度几乎与数据库的大小无关。ＴＲＩＰ还有电子文件的内容管理、内容汇聚与重复排查、跨语种存储和查找、数据安全访问控制、支持网格存储、中文语义处理等特点，这些特点都非常适合作为本文的存储平台。

公文档案的存储，要求一次性写入后尽可能多次地读出，能够

读出的时间尽可能地长，存储系统消耗的电力尽可能少，对环境造成的污染尽可能小，存储同样的数据信息所花费的成本尽可能低。

磁光电三种存储介质中，光盘的寿命最长，可达到５０———１００年，可用作长期存储电子公文的介质；而电存储介质的寿命一般不超过１０年，磁存储介质的寿命一般在１０———３０年之间，因此电磁存储介质只能用作临时存储电子公文的介质。由于ＤＶＤＲ光盘具有一次写入多次读出、不能改写、不受磁冲击、离线存储不耗电、存储寿命长的特点，所以采用ＤＶＤＲ光盘存储电子公文。将来还可以采用大容量的蓝光光盘来存储。

三、总体架构设计

考虑到目前的企事业单位大都已建立了内部的局域网和档案管理系统的安全性要求高等特点，

本文设计的公文档案管理系统采用了Ｃ／Ｓ和Ｂ／Ｓ结构相结合的模式［２］２０。

在系统总体架构中，公文档案的业务处理模块采用Ｃ／Ｓ模式，客户端通过ＴＲＩＰｎｅｔ协议和数据库服务器进行交互，主要完成公文档案的添加、

修改、删除，用户管理、部门管理等工作，可以使得公文档案的管理更加安全和快捷；公文档案利用模块采用Ｂ／Ｓ模式，浏览器通过ＨＴＴＰ协议和ＷＥＢ服务器进行交互，ＷＥＢ服务器再通过ＴＲＩＰｎｅｔ协议和数据库服务器进行交互，用户可以通过浏览器查询、浏览授权或公开的档案。

四、功能设计

根据《电子文件归档与管理规范》、《国家行政机关公文处理办法》、《档案管理软件功能要求暂行规定》、《电子公文归档管理暂行办法》等国家标准和行业规范，结合党政机关、企事业单位的具体需求，系统应支持至少四类用户：

单位的系统管理员、部门管理员、部门一般人员和一般用户。考虑到档案的安全性要求，各部门分别独立管理各自的档案。（１）系统管理员主要负责用户管理（创建、修改、授权）、档案类目管理（添加、修改）、部门管理（创建、修改、指定部门管理员及能够访问的类目信息）及系统日志管理。但是系统管理员如不被授权，则无权查看各部门的档案。（２）部门管理员主要负责本部门用户的管理、组的管理、公文档案的授权、登记、检索、统计，档案的归档、备份及日志管理。（３）部门一般人员根据部门管理员的授权可以进行公文档案的登记和检索。（４）对于一般用户，如果部门管理员给其授权，则他可以检索该部门相应类目授权范围下的公文档案，档案的授权采用了细粒度控制，可以精确到某一个字段及字段中的内容。

五、业务处理方案

考虑到档案管理对安全性的特殊要求，系统要求每个部门只能管理本部门的档案。如果没有授权，即使是系统管理员也无法查看

及管理部门的档案。每个部门有一个档案员，由他来管理自己部门的档案、用户和档案的授权工作。系统可以设定到每年的某一确定

电子公文档案管理系统方案设计

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兰台世界２０１３·７月中旬

基于ｗｅｂ２．０的河南省新型数字档案馆建设

文章对河南省内的数字档案馆建设情况进行探究，针对互联网平台方面数字档案馆建设现存的问题，运用R ss 、

Bl og 、W i k i 即时通讯等技术，创新档案利用途径和资源聚合方式，逐步形成高聚合、高检索效率、高互动性的新型数字档案馆。

数字档案馆w e b 2.0技术档案资源聚合摘要关键词根据河南省内的档案馆发展现状，本文基于互联网平台提出了运用ｗｅｂ２．０技术建设新型数字档案馆的建设思路，并力求在档案资源聚合方式及开发、利用层面有所创新，满足档案利用者的需求，实现多维度的资源聚合和个性化查档。

一、河南省数字档案馆建设现状

１．基本情况。河南省数字档案馆建设是基于“三网平台”的建设，

“三网平台”即局域网平台、馆际政务网平台和互联网平台。在档案信息化建设方面，省内各级档案馆取得了一定的成果。截至２０１０年底，全省各级档案局（馆）建成档案信息网站６０个，其中档案界网站已成为全国档案系统最有影响力的网站，档案利用体系建设取得了新的突破；全省１８个地市级档案馆中有１５家购置了档案管理软件；１８个地市级档案馆共有１６个开始了案卷级目录数据库的建设。其中，

省档案馆截至２０１１年底，共数字化纸质档案１．６６０６万卷，１１９．０３９８页，占全部纸质档案的３．６％左右；数字化照片档案３．８万件，数字化程度达到１００％。根据２００８年国家档案事业发展综合评估结果来看，河南省的档案事业发展已经迈入全国先进行列。

２．存在的问题。（１）馆藏档案的数字化程度有待提升。据调查结果显示，省内部分地方档案馆尤其是县级档案馆，基础设施建设尚不完善，档案开发利用方式相对单一，馆藏特色档案较少，档案数字化情况和现代化管理水平相对滞后。截至２０１０年底，全省共有１７

个地市级档案馆、９６个县区级档案馆开展了档案全文数据库建设工作，分别占总数的９４．４％和６１％。目前，河南档案信息网中，“河南数字档案馆”尚未对外开放。据了解，省数字档案馆暂时只对已经上传数据的地方档案馆的管理员开放，只在已开通上传数据的地方网站才能进入，已经上传数据的各地档案馆可以通过授权账号才能查询使用。资料数字化程度不足是其尚未开放的原因之一。（２）档案馆网站建设质量不高。在省内已建成的６０个各级档案信息网站中，多数网站仅具备初步展示功能，在线更新缓慢，质量不高，出现了实际数字化水平和网站内容更新脱节的情况。全省１８个地市中有１３个建立了档案网站，占被调研网站总数的７２．２％。依据《中部六省市级档案网站评估指标体系》对全省市级档案网站建设进行评估，河南省市级档案网站在内容建设、功能设置、规划设计３项一级指标上，其中，内容建设的平均得分率为５９．４％，基本达到合格水平；功能设置的平均得分率最低，仅为４３．９％，亟须完善。（３）信息单向传播，互□郑州大学信息管理系郭少友李雪阳张璐张心源

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日期，档案可以进行整体归档，归档后的档案任意用户不得修改。

１．系统管理。一个单位至少指定一人为系统管理员，负责本单位的部门、

用户、公文类目、系统日志的管理。若无授权，则无权浏览及管理公文档案。（１）部门管理：负责本单位部门的创建、修改和删除，指定和修改部门可以管理的类目。（２）用户管理：负责创建、修改和删除用户，指定用户是否是管理员。（３）类目管理：对本单位公文档案的类目进行创建、修改和删除管理。（４）系统日志管理：对系统日志按多种条件如：操作时间、用户、操作类型、操作内容等检索与统计。

２．档案管理。（１）公文登记：对收文和发文进行登记，并保存到数据库中。包括公文原件及各种元数据。（２）公文统计：可以按收发文、年度、归档问题、密级、紧急程度和保管期限进行统计，并以表格视图和饼图、折线图、柱状图等图形化视图显示、打印及导出。（３）公文归档：可以对部门的公文进行归档，指删除硬盘中的文档，写入到光盘中存储，如果光盘容量小于数据库大小，则首先对数据库拆分再进行归档。（４）档案权限管理：可以进行组的管理和授权，授权可以细化到公文档案的类目和字段级别。（５）部门用户管理：负责本部门用户的创建、删除及授权。（６）部门日志管理：可以对部门日志按条件如：操作时间、用户、操作类型、操作内容等检索与统计。

六、档案利用方案

档案利用应不受地域时间的限制，因此我们将档案利用设计成Ｂ／Ｓ模式。档案利用者只要有浏览器，就可以在任何地方任何时间查阅档案，全文检索需要的档案信息。为了保证安全性，只有授权用户才可以查阅档案的原文，并且不能保存和打印，严格控制档案的利用安全性。（１）简单检索：可以按全文、标题、正文、发文单位和主题词等进行检索，并可以在上次查询结果的基础上进行二次检索。（２）高级检索：可以按照公文档案的类目、全文、标题、正文、发文单

位和主题词等进行复合条件检索。在权限允许的范围内，用户可以对检索到的档案进行原件浏览和下载。

七、电子公文档案管理平台方案的特点

电子公文档案管理平台方案的特点：（１）采用非结构化数据库作为系统的数据库平台，确保系统能够安全和高效率地存储公文的全部元数据，包括公文档案原件及起草和批阅文件。（２）采用Ｃ／Ｓ和Ｂ／Ｓ相结合的系统方案，确保系统的易用性、可维护性和安全性。（３）基于光存储的公文档案存储方法确保了档案的原始性不被破

坏，另一方面光存储在耗电量、碳排放量、存储寿命等方面要优于磁存储，有效地节约了社会资源，保护了环境，解决了档案长期保存问题。（４）检索功能强大，可实现简单检索、二次检索、高级检索及基于内容的全文检索，而且检索速度快、查准率、查全率高。（５）采用基于用户组的可定制权限控制方法。系统可以添加各种用户组，每个用户组可以自由定义任意权限，系统中的用户只要属于某用户组，即拥有了该用户组的权限，同时采用了字段级别的细粒度权限控制。

参考文献

[1]王伟.T RIP 数据库系统的优势[J ].安徽科技,2008

（4）.[2]高艳霞,张慎武.电子档案的非结构化存储方案浅议[J ].兰台世界,2012（2）.★本文为河南省科技攻关项目课题，项目编号：122102210057

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