档案管理工作计划2016.

档案管理

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划

编制：

日期：2016.7.26

档案管理工作计划

档案管理是科学化、系统化的管理工作，除了对专业方面的要求之外，对软件方面的制度建设和硬件方面的设施配备等也提出了严格的要求。主要从以下几方面，谈谈对档案工作的简要理解和认识及下一步的工作计划。

一、档案室的建设

档案室是档案管理的基础和前提，档案室的筹建要遵循一定的原则和要求。

（一）档案室建设规范

1、适用范围

为适应公司档案管理需要，使档案室建筑设计符合功能、安全、卫生等方面的基本要求，制订本规范。

档案室建筑设计除应符合本规范外，尚应符合国家现行有关强制性标准的规定。

2、档案室设计原则

（1）原则上档案室设在办公楼二层-三层，一层太潮湿，顶层太暴晒。

（2）档案室应集中布置，自成一区。区内不应设置其他用房，其他用房之间的交通也不得穿越档案室。

（3）档案查阅室应与档案室分开自成一区。朝向以北向为宜，避免朝西，不宜设在地下室。

3、档案室建设要求

（1）档案室面积不应小于40平米，以能存放20-30年档案为佳。档案库房和档案员办公室分开，最好为里外套间形式。

（2）档案室内净高不应低于2.4m。当有梁或通风管道时，其局部净高不应低于2.2m。

（3）档案室内墙及地面都应做好防水处理。

（4）档案室的温湿度要求应符合表3.1的规定。每昼夜波动幅度要求温度不得大于±2℃、相对湿度不得大于±5%。

档案室的温湿度要求表3.1

温湿度范围采暖期夏季温度14~24℃不小于14℃不大于24℃相对湿

45%~60% 不小于45% 不大于60% 度

（5）档案室楼面均布活荷载应为5kN／m2。采用密集架时，不应小于12kN／m2，或按实际需要确定，考虑楼层板承受力。

（二）档案库房管理制度

档案库房要有专人管理，钥匙专人保管，钥匙要集中存放，不准随身携带。非本室工作人员未经许可，不准擅自

进入档案库房，确保档案安全。

1、确保档案室安全，门窗及时关闭上锁，非工作人员不经允许不准进入档案室，节假日、周末要进行安全检查。

2、库房内严禁吸烟和堆放易燃易爆品及其他杂物，落实“六防”措施，保持库房整洁。

（1）防火。室内严禁吸烟，严禁放易燃品。

（2）防尘。门窗缝隙要密封，经常打扫卫生，保持整洁。

（3）防潮。室内放温度计、湿度计，要经常观测室内温度、湿度变化情况。

（4）防虫。室内每年放置一次性杀虫药剂。

（5）防鼠。室内每年放置一次防鼠药剂。

（6）防强光。门窗设不透明布帘，以防曝晒。

3、做好库房温湿记录，并根据季节的变化采取适宜措施，以延长档案的寿命。

4、库房内橱柜要排列整齐，统一编号，橱柜从左到右，橱内从上到下编号排列，档案橱、架等设备，要注意保养维修。

5、对库内档案要经常检查，发现问题及时解决。正确使用库房内的设备，不断进行维修保养，使之安全运转。

6、档案管理人员要增强事业心和责任感，严格查阅制度，每次下班前对库房门窗、电源等进行详细检查，杜绝以

外事故的发生，确保档案的安全。

二、档案室设施配备

（一）档案室设施配备

1、原则上采用密集架存放档案，档案室内配备适量组密集柜。楼面均布活荷载不满足密集架要求时采用铁皮五节档案柜存放档案。档案室内装具排列的各部分尺寸：主通道净宽不应小于1.00m，两行装具间净宽不应小于0.80m，装具端部与墙的间隔不应小于0.60m。

2、档案室配备一台不小于两匹的壁挂式冷暖空调进行室内恒温；同时配备足够数量的自动灭火器。

3、档案室配备办公桌一个，桌面面积不小1500*700mm，用于整理档案资料。

4、档案室应安装防盗门，档案室位于建筑物5层以下设有窗户的应安装防盗窗护栏。

5、配备除湿器，保持室内合适湿度。温度计、湿度计。

6、配备现代化管理设备：具体电脑、放像机、刻录。机、照相机、摄像机、复印机、录音机（笔）、扫描仪、移动硬盘、U盘、打孔机、订书机、粉碎机等现代化设备。

7、档案盒（文书档案盒和科技档案盒两种）；档案专用章；其他办公用品等。

8、档案管理软件，可根据情况选用。

（二）档案现代化设备管理使用制度

1、档案现代化设备要专人管理，经常检查、保养，不准外借。

2、电脑操作要专人负责。程序运行要严格按照操作规范和系统要求进行。操作员不准私自更改运行的程序。要自觉接受领导的监督和指导，自觉遵守各项管理制度。

3、工作期间，严禁个人使用放像机、摄像机等设备进行娱乐，否则视情节轻重给予经济处罚。

4、凡本单位人员因公借用照相机、摄像机者，其所拍照片和录像要完全由档案管理人员决定是否存档。

5、微机室的管理人员，要经常检查门窗、电源，杜绝一切隐患，确保各种机器的安全运行。

三、档案管理制度

（一）管理思路

1、为加强档案管理工作，提高档案管理的整体水平，使档案管理工作更好地为生产、经营、基本建设等各项工作服务，根据国家有关法律、法规等一系列规定、规范、标准，结合山东泉利置业有限公司(以下简称“公司”)具体情况制定本办法。

2、公司档案是指各部门在生产、管理、开发、建设、经营等活动中形成的、有保存和利用价值、并按归档要求整理归档的文件资料、音像制品、奖品实物等全部资料。

3、档案管理工作是公司工作的重要组成部分，是企业

管理的主要基础工作之一。公司各部门应把档案管理工作纳入本部门重点工作。

（二）管理原则

公司档案是公司各项工作活动的真实纪录和历史凭证，必须实行集中统一的管理原则，确保各类档案达到完整、准确、系统、安全和有效利用。

（三）管理目标

综合行政部是公司档案管理工作的归口管理部门，综合行政负责人对档案管理负直接责任，对公司档案管理工作进行统一管理。主要任务是：

1、贯彻和组织实施党和国家有关档案管理工作的方针、政策；接受档案主管的领导、检查和监督；研究制定公司各类档案管理的实施办法、规范、标准和制度；对公司各部门的档案工作进行检查、监督和指导；直接管理公司的档案。

2、综合部设专职档案管理人员，具体负责公司文件资料、实物和音像制品的档案管理工作，业务上接受上级档案管理部门的检查、指导和监督。同时与各部门的兼职档案员进行工作上的联络和对接。

（四）管理重点

1、各部门是档案工作的日常管理部门，承担文件、资料、图纸和实物档案的收集、积累、整理、立卷归档工作，并应定期按有关要求向综合行政部移交。移交的档案资料应

达到“齐全、完整、系统、准确”的要求，并应在移交书面文件材料的同时移交电子版材料。

2、财务部具体负责公司会计档案资料的管理，规范会计档案的借阅、保管及销毁手续，保证会计档案的完整及保密，以充分发挥会计档案的作用。财务档案也可以根据公司实际情况同文书档案归档在一起。

3、综合部具体负责公司人事档案资料的整理、立卷、鉴定和管理工作，做好档案统计，保证档案的安全和质量。

4、各部门或个人均有权查询、借阅与本职工作有关的档案资料，并应按规定办理必要的手续。

（五）主要管理措施

档案的管理主要从归档范围、归档要求、归档时间、档案保管、档案保密、档案借阅利用、档案复印、档案统计、档案鉴定销毁等方面进行。

1、归档范围

（1）文书档案

①董事会、公司召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。

②董事会下发的与业务有关的决定、指示、命令、条例、规定、计划、通知等文件材料。董事会普发的法规性和其它有查考利用价值的文件材料。

③计划经营工作文件资料：关于发展项目的可研、立项

报告、申报材料、上级批复、发展规划、资本、资产运营效益分析、报告、办法、制度、合作协议、经济活动分析、经营承包等文件资料。

④上级领导检查、视察工作时的指示、讲话、题词等材料。

⑤公司在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。

⑥公司与有关部门或单位签订的合同、契约、协议等文件材料。

⑦公司制定的工作条例、章程、制度、历史沿革及反映本公司重要活动的文件材料。

⑧宣传本单位的新闻、通讯报道等文件资料。

⑨行政文件资料：关于领导分工、启用印信、机构设置、治安保卫、租赁、购置办公场所、车辆，低值易耗品等管理办法、经理办公会、行政例会会议记录、纪要，外事工作管理规定、中外互访形成的协议、大事记等文件资料。

⑩安全生产管理文件资料：关于安全监察、生产管理、技术管理、教育培训等文件资料。

（2）科技档案

①属于公司管理的生产建设工程的初步可行性研究、可行性研究、初步设计、施工图、国家级或省（部）级重点工程的竣工图、工程管理方面的文件材料及图纸；

②科学技术研究成果申报、鉴定、评审、推广等文件材

料。

③公司高、大、精、尖或引进设备的原始资料。

④公司所属单位大修、技改项目文件资料。

（3）会计、人事档案

会计档案包括公司投资运营财务、基建财务、综合财务管理过程中形成的报表、账薄、工资表、凭证等。

人事档案包括上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、人事通知、人事任免、人事计划、规章制度等；公司人事通报、机构调整、任免、奖惩、人事计划、人事工作总结及规章制度等。

（4）实物档案

①公司各项工作中所获得的荣誉奖状、奖杯、奖牌、及各类奖励证书。

②上级领导或有关人士来公司视察工作或进行公务活动中所赠的题词、字画或礼品等。

③有关生产、经营、管理等方面所取得的资质证书等各类具有法律效力的证件。

④对外友好往来的单位、团体和个人赠与公司的具有纪念意义的物品。

（5）音像档案

①主要领导人和行业领导人来公司视察工作或参加业务活动形成的音像资料。

②公司领导参加重要活动形成的音像材料。

③公司组织或参加重要外事活动形成的音像材料。

④公司召开的工作会议及其他重要专题工作会议形成

的音像材料。

⑤公司重要表彰、庆祝及其他具有纪念意义的音像材料。

⑥记录公司重大事件、事故、遭受自然灾害的音像材料。

⑦国内外著名专家、学者知名人士来公司讲学及从事其他重要科研、学术活动形成的音像材料。

⑧反映公司重大工程项目、科研技术、生产建设成就的音像材料。反映公司自身基建项目工程基地原貌、改造工程、竣工验收的音像材料等。

⑨不同时期录制的公司情况介绍或汇报，对公司发展具有特殊意义的音像材料以及其他反映公司主要职能活动和

工作成果的音像材料。

⑩其他具有保存价值的照片、录像带等。

2、归档要求

各部门生产、开发、基建、科研、技术业务、经营等每项任务完成后，均要有完整、准确、系统的文件材料交公司档案部门归档保存。

不是所有的文件资料都能归档，文件归档前应进行系统整理，经项目负责人和公司主管领导审定并签字(见附表《归

档审批表》）。对暂时不能归档的重要文件材料，应列出清单交综合部保管。

（1）文书档案

①文件材料必须齐全、完整、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律。

②文件材料必须准确地反映公司生产、基建、经营、科研等各项活动的真实内容和历史全过程。

③文件材料必须经过系统整理，组成卷宗，符合案卷的质量要求，做到分类科学，排列系统，保管期限划分准确。

④文件材料应使用符合档案要求的字迹材料。

⑤文件材料应编制移交目录一式两份，交接时双方应在移交目录上签字，各存一份备查。

（2）科技档案

凡归档管理的科技文件材料，应齐全完整，能准确地反映工程项目的真实内容和历史过程。立卷应层次分明，符合形成规律，达到国家标准GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定。

（3）会计档案

会计档案归档时应做到装订结实、整齐美观，编目齐全完整、标题书写工整，封面整洁，在封面上注明形成日期、卷内页数，并编造移交清册。

（4）实物、音像档案

实物、音像档案归档时，应对获得的时间、地点、内容等加以必要的文字说明，然后交档案室编号、保管并办理交接手续。

3、归档时间

（1）文书档案

在各项生产、管理工作中形成的文件材料以及项目（产品）开发、基建工程、科研或其它经济活动中形成的合同、协议、图纸以及有保存价值的音像材料等，在任务完成或告一段落后，由文件材料形成部门负责立卷交公司档案室归档。一般在次年6月份之前完成上年度文书档案的归档。

（2）科技档案

①公司重点建设项目、自身建设形成的文件材料、图纸在工程竣工验收后六个月内分别向工程管理处等有关部门负责收集、整理、立卷，由项目专责人向综合档案室移交档案。

②科学技术研究档案资料，由具体负责部门于次年三月底前移交档案室。

③大型设备档案材料，由主管部门在设备开箱验收后一个月内向档案室移交。

（3）会计档案

财务管理中形成的会计档案在财务部保存一年后向主管部门移交。

（4）实物档案

实物档案应在获得后一周内向档案室移交。

（5）音像档案

音像档案形成后，一般应在二周至四周内由摄影部门移交档案室。

4、档案保管

（1）专职档案员在接收、移交档案时必须认真清点，核对登记。档案进库必须认真履行登记手续。每年10月对所保管档案进行一次清点核对，做到卷帐相符，并写出自查报告。

（2）专职档案员应经常检查档案保管状况，对破损或变质的档案要及时采取补救措施，进行修补或复制，并建立登记制度。

（3）存放档案必须用专用橱柜。档案橱柜应有统一的反映存放档案内容的标牌，统一编号。档案排架的方法要科学，做到整齐美观，存放有序，系统反映档案类目设置的具体顺序，保证查找迅速。

（4）档案保管要做到防潮、防水、防火、防光、防霉、防虫、防止有害气体的侵蚀、防止机械磨损。

（5）使用档案时，不要将其放在近阳光、易淋雨、潮湿处。

档案受潮后，禁止阳光曝晒，要在阴凉通风处晾干。

（6）档案库房应配备温湿度控制和调节设备，其温度应控制在14-24℃，变化幅度不超过±2℃,相对湿度控制在45-60%,变化幅度不超过±5%。，并保持通风良好。

5、档案保密

（1）公司档案管理部门负责公司纸质档案、电子档案及各种载体档案的保密工作。

（2）凡属密级档案，由档案部门统一保管。

（3）档案部门应当认真执行保密制度，完善保密措施，明确职责，确保档案机密的安全。

（4）查阅档案的手续：

查阅绝密级档案，必须经公司主要领导人签字审批后，由经手人拆封，方可借阅。

查阅机密级档案，必须经公司主管领导和档案主管签字批准。

查阅秘密级档案，必须经公司档案主管签字批准。

查阅党内文件，查阅者必须是共产党员。

（5）利用者借阅密级档案，必须履行审批手续，并只限在档案阅览室利用。

（6）本公司在对外经济、技术交流与合作中需要提供档案资料的，必须经公司保密委员会审查，并经公司领导批准同意。凡需提供涉密档案资料的，应以一定形式明确当事人须承担的保密义务和责任。