云融无纸化会议系统解决方案

***无纸化会议系统

解决方案

目录

第一章背景介绍 (1)

第二章产品方案 (1)

一、系统拓扑图 (1)

二、方案描述 (1)

三、系统部署 (2)

1、软硬件构成 (2)

2、软硬件配置要求 ................................................................................................. 错误！未定义书签。

四、设计原则 (3)

第三章***无纸化会议系统产品介绍 ..................................................................................... 错误！未定义书签。

一、产品主界面 ............................................................................................................... 错误！未定义书签。

二、产品功能及亮点 ....................................................................................................... 错误！未定义书签。

1、丰富的会议阅读功能 ......................................................................................... 错误！未定义书签。

2、高度灵活的同步阅读 ......................................................................................... 错误！未定义书签。

3、快捷发起会议投票 ............................................................................................. 错误！未定义书签。

4、轻松筹备无纸化会议 ......................................................................................... 错误！未定义书签。

5、“双保险”安全机制 ........................................................................................... 错误！未定义书签。

6、“零”服务器模式 ............................................................................................... 错误！未定义书签。

7、系统架构特点 ..................................................................................................... 错误！未定义书签。

8、强大的服务端后台管理 ..................................................................................... 错误！未定义书签。第四章方案优势 ....................................................................................................................... 错误！未定义书签。

一、会议功能全面 ........................................................................................................... 错误！未定义书签。

二、高保密性管理 ........................................................................................................... 错误！未定义书签。

三、多平台操作 ............................................................................................................... 错误！未定义书签。

四、易学易用性 ............................................................................................................... 错误！未定义书签。

五、绿色环保低碳 ........................................................................................................... 错误！未定义书签。

六、提高工作效率 ........................................................................................................... 错误！未定义书签。第五章服务承诺 ....................................................................................................................... 错误！未定义书签。

一、定制开发 ................................................................................................................... 错误！未定义书签。

二、项目实施 ................................................................................................................... 错误！未定义书签。

三、技术培训 ................................................................................................................... 错误！未定义书签。

四、售后服务 ................................................................................................................... 错误！未定义书签。附件系统功能项列表 ............................................................................................................... 错误！未定义书签。

第一章背景介绍

随着企业信息化程度的不断提高，企业员工在办公中的电子化、信息化程度也越来越高，最近几年开会印制的文件资料过多的现象及流程繁琐，资源被浪费的问题，引起广泛的关注。因此，无纸化会议系统的需求越来越强烈。根据***（以下简称“***公司”）多年来对大中型企业、事业单位及政府机构会议组织召开的深入调研分析，发现在组织召开会议时，往往存在以下问题：

对会议组织者而言：

每次会议前需要准备相关会议资料，打印整理装订等工作繁琐费时；

在会议议程多时，现场通过写在白板上的方式效率低下，会议参与者体验不佳；

会议结束后，需要将纸质资料收集进行销毁；

对会议参与者而言：

会议内容多，会议时间长时，难以持续保持注意力高度集中；

项目评审、检查等会议中，可能针对一个项目来回切换查阅多个文档，一台投影仪满足不了与会多位领导、专家各自阅读需求；

需要查询资料时，从大量的纸质文档中寻找费时费力，且容易分散注意力；

纸质资料互动性不强，参与度不高的情况；

对会议举办机构而言：

每次会议需要打印大量纸质资料，造成资源浪费，不符合绿色无纸化办公理念；

在资料保密性要求较高时，纸质资料有被带出泄露的风险；

基于上述问题，政府机构、党政机关以及企事业单位亟需一套无纸化会议系统提升会议的筹备、召开效率，优化会议氛围，并促进绿色无纸化办公，更好地履行“资源节约和环境保护”的社会责任。

第二章产品方案

一、系统拓扑图

无纸化会议系统拓扑图

二、方案描述

***无纸化会议系统，由服务器会议管理端软件以及平板客户端软件组成。

服务器会议管理端软件：无纸化会议服务器会议管理端软件负责议程管理、资料管理、用户管理、权限管理、会议控制、会议统计功能，以及会议进行时数据等信息的转发。

平板客户端软件：平板客户端软件通过加密无线网络接入无纸化会议系统，主要供参会人员使用，参会人员使用平板电脑进行会议签到、浏览会议议程、查看会议材料，参加会议投票表决，发起会议主讲/跟随，对会议进行圈点批注等操作，是代替了纸质文件的电子化会议工具。

会前准备

会议开始前，由会议助理根据会议主题、与会者名单等，创建会议室、填写会议主题、上传会议资料等会议信息。会议助理使用管理端电脑上传会议用到的会议资料，会议资料上传后，会议助理可以将会议资料推送给全体参会人员，参会人员使用平板电脑输入会议账号密码，即可自由查看、标注会议资料。

签到

参会人员进入会场后，参会人员进入指定位置拿起平板电脑输入会议账号密码，点击界面中的签到按键，手写输入姓名，实现会议签到。服务器会议管理端可以查看签到信息，掌握签到情况。

会议开始

参会人员进入无纸化会议系统后可以清晰看到当前会议的主题、与会人员、会议资料、议程、公告等信息，参会人员有权限查阅此会议授权的所有文档。会议过程中，参会人员可以随时发起主讲或跟随主讲，主讲人可以将自己对文档的操作同步给全体人员。

会议进行

全体参会人员可以在本地平板客户端软件界面或会议室大屏幕中看到当前会议资料，同时展开讨论。讨论时可以根据实际需要也发起多个主讲进行分组讨论。

会议过程中可以由全体人员就某系议题发起投票，全体参会人员通过平板客户端软件参与投票。同时，会议助理可以将会议中的会议议程、资料文档、投票表决、会议考勤等内容，作为会议资料进行存档保管。 会议结束

会议结束后，会议助理的主要工作是将会议资料、会议批注、评论、考勤签到等打包存档，以及会议记录、保密文件的销毁与清除。

三、系统部署

无纸化会议室的搭建一般采用如下的软硬件部署：

1、软硬件构成

（1）移动会议终端（平板电脑）

根据实际参会人员人数，部署对应数量的平板电脑，供参会人员使用。

（2）系统服务器（PC电脑）

承载会议管理、数据的转发，会议规模少于50人只需台式PC电脑或笔记本电脑即可。

（3）无线路由器

供平板电脑与系统服务器连接，进行数据中转。

（4）无纸化会议系统软件

服务器会议管理端软件一套，平板客户端软件License若干。

三、设计原则

无纸化会议系统的设计符合以下原则或标准：

●易用性原则

具有良好的简体中文的操作界面、详细的帮助信息，系统参数的维护与管理通过操作界面完成。

●可靠性原则

系统具有较高的可靠性，能够连续7×24小时不间断工作，出现故障能及时告警，以便在发生错误时能够快速地恢复正常运行。无纸化会议系统可防止消耗过多的系统资源。

●标准化原则

各项软件开发工具和系统开发平台符合我国国家标准、企事业单位正式颁布的与系统有关的相关技术规范和要求。

●兼容性原则

满足向下兼容的要求，软件版本易于升级，任何一个模块的维护和更新以及新模块的追加都不影响其它模块。

●安全性原则

对用户认证、授权和访问控制，支持数据库存储加密，数据交换的信息包加密，数据传输通道加密。

发生安全事件时，能以事件触发的方式通知系统管理员处理。

●快速响应原则

系统性能能够保证局域网内操作响应时间不超过5秒。