无纸化会议系统解决方案

网动无纸化会议系统Active Meeting PLS

解决方案

北京网动网络科技股份有限公司

https://www.360docs.net/doc/de10452015.html,

2013年1月

目录

第1章. 北京网动网络科技股份有限公司简介 (1)

第2章. 背景介绍 (1)

第3章. 产品方案 (2)

3.1 需求分析 (2)

3.2 拓扑图 (4)

3.3 方案描述 (4)

3.4 系统部署 (6)

3.5 设计原则 (6)

第4章. 网动无纸化会议系统产品介绍 (7)

4.1 产品主界面 (8)

4.2 产品功能 (9)

4.2.1 管理与设置 (9)

4.2.2 资料查阅 (9)

4.2.3 会议议程 (10)

4.2.4 会议投票 (10)

4.2.5 便捷的信息传送 (11)

4.2.6 会议存档 (12)

4.2.7 会议服务 (12)

第5章. 方案优势 (12)

5.1 会议功能全面 (12)

5.2 高保密性管理 (13)

5.3 多平台操作 (13)

5.4 易学易用性 (13)

5.5 绿色环保低碳 (13)

5.6 提高工作效率 (13)

第6章. 服务承诺 (14)

6.1 定制开发 (14)

6.2 项目实施 (14)

6.3 技术培训 (14)

6.4 售后服务 (14)

第1章.北京网动网络科技股份有限公司简介

北京网动网络科技股份有限公司，是全球领先的云视讯解决方案及服务提供商。公司总部位于北京中关村科技园区上地信息产业基地，在华南、华东、西南、东北、华中等地建立了十几家服务网点，为客户提供及时优质的服务。

北京网动网络科技股份有限公司，旗下拥有专业而完善的云视讯产品线，主要产品包括：网动多媒体视频会议系统?（Active Meeting?）、网动远程交互培训系统?（Active Class ?）、网动在线学习管理系统?（Active e-Learning?）、网动多媒体课件录编系统?（Active Producer?）、网动全自动跟踪系统?（Active Tracer?）、网动全自动多媒体录播系统（Active Recorder?）、网动统一通信平台（Active UC?）、网动远程视频监控系统?(Active Eyes?)等。公司推出的Live UC?云视讯服务品牌，可通过互联网为客户提供统一通信的云计算服务。

作为专业从事云视讯解决方案及服务提供商，我们拥有一支由高素质专业人才组成的员工团队。具备强大的数字化、网络化视讯产品研发能力及专业的服务体系，确保客户解决方案从设计实施到使用的每一个细节都能体验到最好的服务。

未来，我们将一直秉承以客户需求为第一要务的理念，致力于创造出超越客户期望的产品和解决方案。为能够向客户提供最优质的服务继续努力！

第2章.背景介绍

我们都知道纸是我们中国人引以为傲的四大发明之一，千百年来，我们享受着纸带给我们的便捷，可是大家没有注意到，近年来纸的浪费现象也十分严重的。在我们日常工作中，打印资料或文件，有部分资料，只是多打或是少打了一个字或标点，就将整份资料重新打印；有些同志习惯了单面使用打印纸；有些同志为方便阅读或个人习惯而经常打印文件或者未经排版就打印等等，这些不经意的习惯，都造成了办公用纸的浪费。

纸张是高资源耗费品，在生产过程中会消耗宝贵的森林、煤炭和水资源，还会排放大量的污水和有害气体。节约纸张虽然没有节约水、电那样被人们重视，可如果浪费纸张，就会破坏生态环境。资料显示，制造一吨纸，需砍伐约20棵树龄在20年至40年的树木。目前，全球办公用纸正以每年4%-7%的速度增长，从1992年至2002年，全球纸张和卡纸的消耗量从2.5亿吨上升到3.25亿吨。另外，在文件印制过

程中除了电、墨资源的消耗外，复印机还要排放有毒气体。保护环境资源，减少使用办公用纸已经刻不容缓。

近年来，国家按照建设节约型社会的要求，积极倡导“节约用纸、绿色低碳”的纸张消费观，要求各政府部门，积极推进数字化办公，减少办公环节纸制品的消耗。

办公用纸中，会议用纸占用很大比例。政府机构作为国家信息传递、规范管理的重要机构，每天的工作十分繁忙，在政府机关、科研部门等机构，每年各种会议较多，会议材料用纸量较大，印制等各种费用较高，人力及时间消耗较多，不仅增加财政成本，而且也不适应信息化时代的发展。

政府机关及社会各界对保密工作日益关注，如何做好保密工作也成为各界人士普遍关注度问题。在传统的纸张会议文件的传送中，由于每次会议的召开，需要会议组织人员将会议的议题和内容编辑打印，如果不在打印输出的前一秒守在打印机旁边，第一个看到文件的人可能就会是其他人，于是，机密会议文件就可以从打印机开始在部门间传播；另外，会议文件的装订，往往需要多位工作人员来完成，装订一份会议文件不自觉地看到了文件的内容，知晓文件反映的问题，必然会造成文件失密、泄密现象，不利于会议文件的安全和保密。

源于传统会议的大量用纸、各方面资源的消耗、单一的表现形式以及安全保密隐患等诸多问题，在倡导全民节能，有效、合理地利用能源的今天，逐渐不敷现代会议室使用，无纸化会议系统正是这种激烈竞争环境下产生的新型科技成果。无纸化会议不仅能大大提高工作效率、确保会议内容安全性，对环保节能也具有深远的意义。从这个意义上来说，无纸化会议不仅是节约型社会的需要，更是生态的需要、环境的需要、生存的需要，归根结底还是构建和谐社会的需要。

第3章.产品方案

3.1 需求分析

在日常的政务办公中，会议的召开，是我国各级政府机关的重要部分，特别是四套班子工作的重要部分，代表会、换届会、常委会、培训会、总结会等等，可谓文山会海。目前，各级组织召开的诸多会议上，通常都是将会议材料和文件发给每个参会者，与会者人手一份，这就需要复印大量的会议材料，耗费大量的纸张；同时，与会者为了传达会议精神，又把上级部门的会议材料和文件复印后下发基层各级单位，如此反复，往往举行一次会议，向下级部门传达会议内容和精神，也需要印制大量的会议材料和文件，耗费大量的物力和人力资源。综合来说目前会议文件用纸有如下几个特点：

1. 用纸量大。类似代表会议、换届会议等，由于开幕式、大会报告、小组讨论（出简报）、大会发言、决

议、闭幕式等程序，每次开会都产生许多文件资料。

2. 用纸浪费。印有议程、出席人员等的一些会议文件，在会后无实际作用，无故增加了用纸量。而且开

会过程中分发的各种会议材料，大都单面印刷，人手一份，这些资料的印刷会消耗大量的纸张，而生产纸张的代价，是大量来自原始森林的木材、甚至上百年的老树被砍伐。

3. 文件回收问题。会后许多与会者将文件丢弃在会场，带走文件的同志也不知事后如何处理。文件回收

问题得不到很好的解决。

4. 保密隐患问题。由于机关内部在文件清退、销毁环节存在一定疏忽，会议上下发的保密文件资料，在

会议结束后没有及时回收，使得纸质文件成为泄密的最大通道。

这些问题，是前进中的问题、发展中的问题，我们必须高度重视，采取有效措施切实加以解决。网动无纸化会议系统的出现，有效解决了传统纸张会议中所遇到的问题。

网动无纸化会议系统是运行在PC、平板电脑上的新一代数字化会议系统，本系统采用全新的会议模式，将政府部门传统会议过程中的各个环节虚拟化、主体信息和承载介质数字化，将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部“搬”上iOS、安卓平台，管理者在更短时间内完成多于以往的任务。

网动无纸化会议系统提供考勤管理、会议议程、会议投票、分组讨论、资料查阅等多种功能，为政府单位以及企业提供一个极为实用的会议平台。通过这个平台，各部门单位可进行实时的会商和有效的信息沟通；改变了传统会议模式的效率低、操作复杂、形式单一、资源浪费、保密隐患等问题。实现新型会议的全程无纸化概念。

本方案将重点描述平板电脑上的网动无纸化会议系统的应用模式，为无纸化会议探索先进而便捷的应用模式，开启Pad会议新模式，探索新途径。

3.2 拓扑图

图3-1无纸化会议系统拓扑图

3.3 方案描述

网动无纸化会议系统，由服务器系统、会议管理端软件以及Pad端软件组成。

服务器系统：无纸化会议服务器负责会议室管理、用户管理、权限管理，以及会议进行时数据等信息的转发。

会议管理端：一般由会议秘书或者会议助理操作，用于控制会议的各项功能，例如：上传会议资料、拟写会议议程、组织会议投票、录制会议等。

Pad端：Pad端通过加密无线网络接入无纸化会议系统，主要供参会人员使用，参会者使用Pad进行会议签到、浏览会议议程、查看会议材料，对会议进行圈点批注等操作，是代替了纸质文件的电子化会议工具。

会前准备

会议开始前，由会议助理根据会议主题、与会者名单等，创建会议室、填写会议主题、系统公告、座位排布等会议信息。会议助理使用管理端电脑上传此次会议用到的会议资料，会议资料上传后，会议助理可以将会议资料推送给全体参会者，参会者使用平板电脑，即可自由查看、标注会议资料。

会议助理设置Pad端相应的参会者姓名，设置完成后可将全体参会者的座次显示到大屏幕，方便参会者对号入座；同时设置摄像机预置位，使得在会议过程中，此位参会者发言时，摄像机可以准确拍摄到发言人的视频画面。

签到

参会者进入会场后，根据大屏幕提示寻找对应座位，每个座位的Pad界面显示此座位的参会者姓名，点击界面中的签到按键，Pad端将签到信息发送给管理端电脑，实现会议签到。会议结束后可以将签到信息导出为excel表格。

会议开始

会议开始后，Pad端自动加入到对应的会议室，显示当前会议的主题、与会人员、会议资料、议程、公告等信息，参会人员有权限查阅此会议授权的所有文档。另外，会议助理设置某位参会者为当前发言人，发言人可以将自己对文档的操作同步给全体人员。

会议进行

全体参会者可以在本地Pad界面或者是会议室大屏幕中看到当前会议资料，同时展开讨论，讨论时可以根据实际需要进行分组。

会议过程中可以由会议助理发起投票，全体参会者通过Pad终端参与投票。同时，会议助理可以将会议中的视频、声音、会议议程、资料文档、投票表决、会议考勤等全部内容，统一录制为一个文件，录制好的文件可以作为会议资料进行存档保管。

有紧急事件需要请示领导时，可以在不中断会议的情况下，单独向领导发送消息，做到紧急事件及时处理，工作会议顺利进行。

会议结束

会议结束后，会议助理的主要工作是将会议资料、考勤签到、音视频录像等打包存档，以及会议记录、保密文件的销毁与清除。

3.4 系统部署

无纸化会议室的搭建一般采用如下的软硬件部署：

1、平板电脑数台：根据实际参会者人数，部署对应数量的平板电脑，供参会者使用。

2、会议控制PC机一台：会议助理使用，实现对会议的集中控制与管理。

3、网动无纸化会议系统软件一套。

4、系统服务器：承载数据的转发，可安装于会议控制PC机上。

3.5 设计原则

系统总体设计从节约用纸、经济环保及客户切身利益和期望出发，遵循先进、易用、灵活、可扩展及安全等原则，最大限度满足客户使用需求、保护客户投资。

先进性

由于计算机、网络、通讯等技术发展极为迅速，更新换代频繁，为保证系统具有较长的生命力，网动无纸化会议系统方案，不仅考虑现在的需要，而且要充分考虑未来业务发展的需要，使该系统能够在尽可能长的时期内保证应用的需要。

易用性

无纸化会议的使用、管理和维护都充分考虑使用者的专业水平。设计了可视化的引导操作界面，友好、人性化，功能按键符合人们平常习惯，非常易于掌握和使用，用户实现沟通交流只需简单的操作。在系统维护和管理方面，支持网页自动下载、安装、升级客户端，无须专业人员即可完成系统的维护和管理。

灵活性

无纸化系统提供专业的实时交互性能，全面满足不同级别客户的应用需求，用户不仅可以开展实时会议，还可以开展全方面的各种培训、各种讲座、研讨会，以及为用户的各类客户提供在线支持、培训、交流。

可扩展性

在系统结合方面，该系统留有应用接口，可同其他标准系统或产品相结合，使系统的功能得到扩展和增强。

安全性

本系统既考虑对资源的保护，更注意会议信息的保护和隔离，分别针对不同的应用和不同的网络通信环境，采取了不同的措施，包括系统安全机制、数据存取的权限控制和支持专用网等安全措施，能够保证系统的安全可靠。

第4章.网动无纸化会议系统产品介绍

网动无纸化会议是用电子模式运作会议管理，以减少纸张消耗、提高会议效率的一种全新的会议模式，它将政府部门传统会议过程中的各个环节虚拟化，主题信息和承载介质数字化，将多种信息化技术融入会议的各环节、贯穿会议全过程，将频繁召开的会议全部“搬”上iOS、Android平台，使管理者在更短的时间内完成多于以往的任务。

网动无纸化会议系统提供考勤管理、会议议程、会议投票、分组讨论、资料查阅等多种功能，为政府单位提供一个极为实用的会议平台。通过这个平台，政府部门可进行实时的会商和有效的信息沟通；改变了传统会议模式的效率低、操作复杂、形式单一、资源浪费、保密隐患等问题。实现新型会议的全程无纸化概念，助力各政府职能部门、企业、单位推进低碳、环保、高效的信息化建设。

网动无纸化会议系统是新一代数字化会议系统，该系统操作简单易用、会议功能全面、绿色环保，可以同时支持Windows、iOS、Android平台的终端，可以在计算机、手机、Pad等多种终端设备上使用。符合不断发展的信息化建设的需求，为政府机构以及企业提供环保高效的无纸化办公平台。

4.1 产品主界面

图4-1管理端界面

图4-2参会者Pad端界面

4.2 产品功能

4.2.1 管理与设置

无纸化会议系统管理端拥有丰富的管理与设置功能，包括设备管理、座位编辑、考勤管理与背景设置等功能。分别对会议室座位、终端设备及会议考勤等进行管理与设置

设备管理：可以添加或删除参会平板电脑的Mac地址，编辑席位编号、添加或删除席位等。

座位编辑：用于管理会议室参会者的席位排布，与会者名称等信息。

考勤管理：可以实时查看全体参会者出席情况，能够看到具体席位的出勤人姓名与签到时间。同时可以将此次会议的出勤情况全部导出。

资料管理：会议资料可以进行分级管理，会议助理使用管理端上传资料时可以设置资料使用权限。参会者可自由查看、标注有权限的文档资料。

背景设置：会议助理可以选择会议室背景，也可以自定义新的模板，设置后，统一将背景发送给全体参会者。

4.2.2 资料查阅

参会者可以对现有文档进行查阅，查阅过程中可以做同步的手写批注。

主讲人将本地操作同步全体人员时，全体参会者可以选择同步观看会议文件演示，也可以在观看的同时，自主查看其他会议资料。

（主要包括常用的word、PPT等文档）

图4-3资料查阅

4.2.3 会议议程

会议助理可以在管理端编辑会议议程，并发布会议议程，发布会议议程后，全体参会者都可以在本地Pad查看会议议程的具体内容；会议助理也可以将会议议程切换到大屏幕，全体参会者无需自己动手操作，即可看到大屏幕的会议议程全部内容。

4.2.4 会议投票

需要全体参会者参与意见表决时，会议助理在管理端可以直接发起投票，投票内容均为选择题，由会议助理统一编辑投票内容和选项，参会者选择具体选项即可，无需输入汉字。会议助理编辑好后可以发送至参会者终端，大家各自使用终端投票；也可以将投票内容和选项显示至大屏，进行现场投票。投票结束后，会议助理可以将投票结果进行保存，也可以将投票结果显示至大屏幕，让全体人员查看投票结果。

图4-4会议投票

4.2.5 便捷的信息传送

会议过程中会议助理可以通过“发送消息”功能，向全体人员或者某位参会者发送消息，参会者收到消息后，可以选择回复消息。比如开会时，有紧急事件需要领导马上处理，此时，会议助理可以单独向领导发送消息，既不影响会议正常进行，领导又可以及时处理紧急事件。

图4-5会议消息

4.2.6 会议存档

支持会议内容存档，包括会议中使用的会议文件存档、会议结论存档、文件标注存档等，同时，会议助理可在会议结束后对保存的存档内容进行管理。

4.2.7 会议服务

会议服务功能，可以在会议过程中，为参会者提供会议所需的各种服务。例如：参会者需要纸、笔、茶水或者其他的帮助，通过会议服务选项，直接发送消息到管理端，会议助理接收到消息后，可以根据需求为参会者提供帮助。

图4-6会议服务

第5章.方案优势

5.1 会议功能全面

强大的数据处理能力和文档共享能力，可以协同讨论文件内容并实时圈点批注，批注后的文档可自动上传至服务器保存。

5.2 高保密性管理

网动无纸化会议系统，会议通信采取MD5&DES加密措施，有效保障会议内容的安全性，从根本上杜绝传统会议方式下的带来安全泄密等各种隐患。

5.3 多平台操作

本系统可同时支持Windows、iOS、Android平台的终端，可以在计算机、手机、Pad等多种终端设备上使用。

5.4 易学易用性

参会者可以在系统中对文件进行亲笔圈阅、批注，从而使不同用户可对所传阅讨论的文件发表各自的意见、相互交流并进行最终的定稿及签署，用户对文件进行的亲笔圈注、签名信息均可被保存，操作简单，界面友好，从而大大减少了培训工作量。

5.5 绿色环保低碳

网动无纸化会议系统被认为是绿色办公的最佳实践者，一方面因其将日常办公资料全部电子化，变成可永久存储、随时调用、无需纸质媒介的数字化形式；另一方面其全程无纸化、低碳办公，符合环保大趋势。

5.6 提高工作效率

通过使用无纸化会议系统，避免了政府部门会议过程中文件的大量打印，避免了人力及时间的过多消耗，由此提高了工作效率，加快中央政府部门决策部署的传达、贯彻、落实。

第6章.服务承诺

6.1 定制开发

网动公司拥有一支实力雄厚的开发队伍，可以根据用户提出的需求，对产品功能进行修改，也可根据用户的要求，结合用户的实际情况进行定制开发。

系统可与企业已有的数据库结合，方便企业的管理。

北京网动网络科技股份有限公司作为技术开发型企业，完全有能力根据用户的需求做客户化开发，满足不同用户的实际要求。

6.2 项目实施

项目的顺利实施是视频会议系统成功运用的保障。北京网动网络科技股份有限公司具有一支丰富实施经验的队伍。将根据用户的实际使用环境和规范的实施流程，迅速建立起用户方便使用的视频会议系统。使用户得到的不仅仅是一个软件产品，而是一套完整而详尽的解决方案。

自产品验收合格之日起，制定项目实施表，在项目实施中的每一个工作步骤，我们都将按照所签署协议中要求完成项目的时间执行。

6.3 技术培训

我公司将为客户提供1周的上门（北京地区)培训，包括产品的安装、使用，功能特点、会议管理等，以及常见技术问题的解决方法培训。

此外，今后每年我们都将为用户及系统维护人员提供2天的免费上门（限北京地区）培训。

6.4 售后服务

自产品验收合格之日起免费享受1年的技术支持和系统升级服务。服务内容包括：软件产品错误或缺陷分析和故障排除。

服务方式：

电话咨询服务（7*24/周）服务热线：8610-62977749，免费电话：400-708-2211

电子邮件咨询服务（星期一~五，8：30-17：30），您可以将遇到的各种问题或要求直接发往以下Email 地址：

support@https://www.360docs.net/doc/de10452015.html,我们将在24小时内答复您！

对服务器软件提供现场故障处理服务（星期一到星期五，8：30-17：30）

对客户端软件提供远程故障处理服务，如果需要进行现场故障处理服务，则双方协商有关差旅费用。（星期一到星期五，8：30-17：30）