浅谈中小企业的采购管理

安徽科技大学

毕业论文

题目浅谈中小企业的采购管理

系别人文学院

年级专业 2016级工商管理（本）学号 CYB 姓名

指导教师石老师

完成日期 2016-06-12

安徽科技大学

浅谈中小企业的采购管理

摘要

随着中国现代化技术的步伐进一步加快，中国各地方的中小企业也变得越来越多。然而大部分中小企业公司呈现出竞争能力不强、抵抗经营风险的能力不足、较弱等问题，不少中小企业存在着严重的资源浪费和环境污染等相关问题，而随着国内市场经济的进一步发展完善，中小企业面临的压力和挑战也会越来越大、问题也会越来越多。在这个竞争激烈的现代新经济时代，企业要想盈利就必须从企业产品的源头：采购中入手，对采购管理进行严格的控制和创新，是中小企业获得稳定发展的一条非常良好的道路。

关键词：采购管理；采购成本；企业创新；质量控制

目录

引言........................................................................................................................- 1 -一、采购管理的目的和意义....................................................................................- 2 -

（一）管理的目的.........................................................................................- 2 -（二）管理的意义.........................................................................................- 2 -二、采购管理的职能................................................................................................- 2 -

（一）供需衔接.............................................................................................- 2 -（二）市场分析与调查.................................................................................- 3 -（三）采购决策.............................................................................................- 3 -三、采购成本与质量管理........................................................................................- 4 -

（一）采购成本管理的重要性.....................................................................- 4 -（二）减少产品的成本.................................................................................- 4 -

1、控制采购成本 ...............................................................................- 5 -

2、降低企业成本 ...............................................................................- 5 -

（三）如何提升企业的产品质量.................................................................- 5 -

1、全员参与质量管理 .......................................................................- 6 -

2、生产过程中质量控制 ...................................................................- 6 -

3、出货检验 .......................................................................................- 6 -

4、售后服务 .......................................................................................- 6 -

（四）采购质量该如何控制.........................................................................- 7 -

1、质量从采购源头开始 ...................................................................- 7 -

2、采购合同要严谨 ...........................................................................- 7 -

3、采购进料检验要严格把关 ...........................................................- 7 -

4、采购供应商采用竞争机制 ...........................................................- 8 -

四、结束语................................................................................................................- 8 -参考文献....................................................................................................................- 9 -

浅谈中小企业的采购管理

引言

自从中国成功加入了（WTO）世界贸易组织，从此以后，经过这些年的发展，市场经济和世界经济逐步接轨，企业在这一段时间内获得了良好的发展，使整个国家的经济呈现出蓬勃发展的态势。

然而在这个发展的过程中，其中中小企业也暴露出了一些问题，其中主要的，也是影响较大的问题是绝大部分企业竞争意识差、抗风险能力不强等。这些年来许多中小企业逐渐认识到了市场经济与世界市场经济的不协调和入世前后整个社会经济环境的一些变化。企业为了自身的发展和前途，都在不断的学习和创新，对一个企业的发展可谓是至关重要，控制好采购，不仅能起到降低企业产品成本的降低的良好作用，同时更重要的是从一开始就为企业产品质量提供了保证。因此，良好的采购管理的，是中小企业的稳定发展的重要前提。

一、采购管理的目的和意义

（一）管理的目的

采购管理在所有的企业中都是存在的，然而真正能够做好采购管理，并让它起到减少采购成本、提高采购质量的作用，从而使企业收益提高的企业却并不是很多。其原因是多方面的，其中一个很重要的原因就是对采购管理的范围不是很清楚。在本文中认为采购管理可以分为对外管理和对内管理两大内容，其中：对外管理包括对市场采购原材料的货源、价格、质量等的管理，以及对新原材料和供货单位的管理等；对内管理包括对采购人员、生产和研发人员的采购需求管理，以及对公司采购管理体制的逐步改善。

（二）管理的意义

在国际经济环境日新月异的形势下，一家企业要想长久的屹立于世界企业之林，产品具有良好的竞争优势是必不可少的。而企业产品的竞争优势又主要体现在质量和价格两个方面，这两个方面都可以通过良好的采购管理控制而得到提高，因此做好采购管理，不仅仅是帮企业省钱而已，其最重要的意义在于它是一个企业生存发展的必不可少的先决条件，是一个企业能否获得长久稳定发展，并逐步壮大的必要条件。因此，找到一条能够提高企业采购管理效率及价值的道路是具有重大意义的。

二、采购管理的职能

现今，很多中小企业认为只有销售才能获得利润，而把采购相关部门认为是光花钱不赚钱的日常普通部门。在市场经济条件下必须正确认识企业物资采购管理的职能。采购管理能把企业所需的原材料，在适当的时机，以合适的质量购入，为企业控制生产成本。其实物资采购部门是一个能为企业节约费用和获取利润的部门。

（一）供需衔接

（1）、企业内部需求与采购衔接：申请采购部门应当对有特殊要求的物料的名称、规格型号、产品数量、材质要求，及时和采购人员沟通，减少因沟通不畅

给企业带来的损失。

（2）、整个市场需求与采购衔接：有需求就会有市场，企业采购人员将企业的需求带到市场，市场会根据企业的采购需求提供满足要求的产品，从而带动整个市场的供需互动和衔接。

（二）市场分析与调查

市场调查的目的在于掌握有关的采购信息，掌握市场行情变化动态和数据，并进行整理分析，为科学的采购决策提供依据。市场调查的信息应包括: （1）、货物渠道信息：根据企业内部生产的需求，对市场上品种规格是否齐全，进行充足评定与筛选，提供准确信息供生产研发人员进行参考。

（2）、价格信息：市场经济受控于市场经济规律，供大于求以及供小于求，同样的货物价格都会有区别。还有自然环境和社会环境都会对价格造成一定的影响。得知价格信息以及做出准确的判断，也可以降低成本。

（3）、供货运输信息：稳步发展的企业都会在采购过程中慢慢积累供方资料，确定一批合格供应商，能达上合格供应商的条件，就能给产品提供可靠的质量和价格，也能让一些确需提前打预付款的产品，预付款打过之后有保障，减少企业因既没收到货，又收不回预付款而造成坏账损失。同样的产品，厂家会保护代理商的利益，在这种情况下，更应就近购买，在当地代理商购买会节约运输成本。

（4）、新产品信息：市场经济年代，产品更新换代很快，而企业中的产品要能不断创新，跟上时代的节奏，就必须随时了解市场新产品信息，采购人员要把市场新产品信息反馈给生产研发，新产品的出现必定替代旧产品，而设计和研发也要跟上，一个产品如果在市场不能采购大批物料进行批生产的话，就不是一个好的商品，也就更不能给企业带来好的效益。

（三）采购决策

采购部门应根据企业的运营管理部门审批的采购申购单、物资储备定额、市场现况，进行正确的采购决策。

（1）、提出需要，当公司中有人认识到了某个问题或某种需要可以通过得到某一产品或服务得到解决时，便开始了采购过程。提出需要由两种刺激引起的，内部刺激和外部刺激。

（2）、详述产品规格，采购组织按着确定产品的技术规格，可能要专门组建一个产品价值分析技术组来完成这一工作。价值分析的目的在于降低成本。

（3）、寻找供应商，采购者现在要开始寻找最佳供应商。为此，他们会从多处着手，可以咨询商业指导机构；查询电脑信息；打电话给其他公司，要求推荐好的供应商；或者观看商业广告；参加展览会等。合理的选择可以使产品的质量来源得到可靠的保障。

（4）、发出正式订单，采购者选定供应商之后，就会发出正式订货单，写明所需产品的规格、数目、预期交货时间退货政策、保修条件等项目。

三、采购成本与质量管理

在市场经济条件下企业物资采购管理部门能否及时地按合适的价格与质量采购所需原材料等物资，成为影响企业经营成果的关键因素之一。由于质量不符合规定要求，对生产者、消费者以及社会都会造成损失。只有减少与质量有关的损失，对效益才有贡献，损失和效益是对立的统一体。如果保护企业经营的成果，产品质量提升就成了降低生产成本的一种有效途径。

（一）采购成本管理的重要性

采购成本的高低是衡量采购是否成功的重要指标。采购过程中发生的成本可以划分为显性成本（可计算的成本）和隐性成本（机会成本）。显性成本是指在采购过程中实际可能发生的货币支出成本，隐性成本是指在采购活动的机会成本。它们在采购过程中又通过各种表现形式影响着采购成本的大小。

必须要规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，建立完善的采购管理制度，符合公司整体的日常管理规定要求。实质上，采购工作是企业能力的外延，如果外延的能力不能有效保证，销售计划是无法完成的，销售人员在承诺交付条件之前，除了了解企业生产能力的可行性外，还必须了解供应的可行性。这就要依靠ERP系统来提供相关的信息。

（二）减少产品的成本

中小企业的竞争十分激烈，尤其是一些中小型的企业更加需要做很多的努力，竞争可以提高企业本身的产品质量，提高企业的发展，但是竞争也会引起企

业很多的成本压力，加大企业的风险，所以企业需要在竞争中找到自己的生存方法。竞争中的企业需要降低自己的生产成本，而生产成本需要做很多的工作才可以真正的在一个合理的区间，我们这里说的生产成本亦称制造成本，他的基本意思是指生产活动的成本，必须了解生产成本才可以降低生产成本。成本可以通过大幅降低产品的生产成本、提高盈利水平，增强产品的竞争力，扩大市场占有率。而要降低成本，就必须进行科学的成本管理。

1、控制采购成本

控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要，由于材料成本占生产成本的比例往往达到50%以上，因此，控制好采购成本并使之不断下降，是一个企业不断降低产品成本、增加利润的重要和直接手段之一。完善采购制度要注意以下几个方面：（1）、建立严格的采购制度。（2）、建立供应商档案和准入制度。（3）、建立价格档案和价格评价体系。（4）、建立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩。

2、降低企业成本

企业的生产成本不是一味的降低就是好事情，因为企业生产成本的降低必须是质量保证为前提条件，企业产品质量不行，信誉就会受到损失，这样的话就是得不偿失了，所以必须了解企业的实际情况，合理的降低生产成本。

（1）、在中小企业降低生产成本中，有效的对物资供应环节实行责任核算是比较现实的一个办法，也是各个企业都在努力实践的一个办法，中小企业要针对材料采购费用与储存保管费之间相互制约的情况，科学的制定管理办法。

（2）、要降低生产成本中小企业就需要通过企业财务会计制度建设固化企业成本控制体系。这样才可以有效率的把各项经营费用、成本费用等的核算与控制的计算方式科学的确定起来，这也是企业降低成本的最大的有效机制。

（三）如何提升企业的产品质量

质量是企业的生命。在现代国际社会，中小企业的竞争实质上是产品的竞争，而产品的竞争力主要体现在质量上。只有稳定可靠地质量，企业才有说话的分量和地位。中小企业之间之所以有强大的竞争力，很重要的一点，就在于它们始终

围绕产品质量既是挑战又是机遇这一主题，改善经营管理，发展新技术，从而生产出质量更高更好的产品。

1、全员参与质量管理

质量是企业生存和发展的根本，要提高产品质量，必须全员参与，每位员工都有义务和责任做好产品质量，并牢固树立质量意识，严格控制和执行好产品的操作流程。要求领导和每位员工全身心地投入到产品质量管理当中，把质量目标灌输到每个员工的心中，从而确保产品的整体质量。

2、生产过程中质量控制

在生产过程中质量控制，就必须号召全体员工一起参与到质量管理活动当中。每一道工序责任落实到人，严格要求操作员工做好一个产品首先进行自检，再由车间主任检验，然后由质检专员或巡检进行抽检，杜绝不合格品出现，不让一个不合格品流入下一道工序。每个车间必须对待检品、合格品、不良品进行严格区分，防止相互混淆。车间的产品必须摆放整齐，保持干净、干燥。每个车间必须规范作业，严格做到不生产不合格品、不接受不合格品、不传送不合格品。

3、出货检验

出货检验：出货检验是对生产的产品的总结。通过整个产品的各项性能指标的复检，是否达到客户的需求和期望的满意度。必须严格按照公司规定的标准和客户的要求进行检验。做到不漏检、不移交不良品、不接受不合格品。确保出厂合格率达到100%。

4、售后服务

产品交到客户手中后，我们的工作还没有完成。还要求售后服务人员必须给客户讲解并指导产品如何使用，在使用的过程中应该注意哪些问题等。在市场激烈竞争的今天，随着消费者维权意识的提高和消费观念的变化，消费者在选购产品时，不仅注意到产品实体本身，在同类产品的质量和性能相似的情况下，更加重视产品的售后服务。因此，企业在提供价廉物美的产品的同时，向消费者提供完善的售后服务，已成为现代企业市场竞争的新焦点。

（四）采购质量该如何控制

中小企业内部控制的根本目的在于加强企业管理，提高经济效益；其基础是企业内部分工；其核心是一系列具有控制职能的方式、措施及程序。它是现代企事业单位在对经济活动进行管理时所普遍采用的一种控制机制。然而，从当前实际看，许多中小企业的内部控制问题非常突出，进而影响了中小企业的经济效益，阻碍了中小企业的发展。

1、质量从采购源头开始

采购质量控制必须从源头抓起，在选择合作伙伴时要慎之又慎，要对供应商经营规模、经营业绩、信誉程度、资质合法性等进行详细的调查、了解，在掌握其基本情况时再决定是否与之合作，如果仍不确定选用时，可采用样品试用或先签小部分订单方式，对供应商资信、质量进行深入了解后，再建立长期合作关系。

2、采购合同要严谨

签订采购合同时要严谨，合同中必须明确所采购物资质量的特性要求、验收标准及出现不合格的解决方法，必须预见到可能出现的任何问题，合同中应约定的事项必须要齐全，不能怕麻烦、怕啰嗦，以免出现问题时不能有效地沟通解决，受制于供应商给公司造成损失。尤其是验收标准及方法必须明确，确保物资采购质量。

3、采购进料检验要严格把关

物资进厂验收要严格把关，物资验收是企业利益得失的一道闸门，必须严格控制，物资验收人员要明确相关的验收标准、方法并掌握相关的技能，对采购进料进行检验：所有进厂的原材料及零配件做到全检、抽检、分批检验。把不符合公司要求的不良品区分开，同时作出明显的标示。根据实际情节轻重给供应商开异常通知单，要求作出应急措施和永久性的改善措施。监督和追踪具体落实情况，严格作到不接受不合格品、不漏检不合格品、不传送不合格品。同时采购部门应对供应商供货质量进行统计，经常出现供货质量事件的供应商可考虑将其剔除供方名录。

4、采购供应商采用竞争机制

采用竞争机制，建立战略合作供应商队伍。供应商选用是一个动态的过程，要建立相关的考核机制，对供应商队伍不断进行更新，优生劣汰。要对订单进行有效的分解，多选择几家供货，通过其供货过程便能发现优秀的、适合企业的供应商，以稳定采购质量，久而久之，便能建立起一支与我们企业同呼吸、共命运，能够伴随我们企业一起成长的战略合作供应商队伍。

四、结束语

首先采购管理的内容要明确，其关注层度及管理深度也应不一样。采购管理不仅仅是采购部门的事，它关系到整个公司的产品的生产、销售等环节。因此，要让企业中涉及原材料的所有部门参与到采购管理中来，从申请采购到原材料检验入库都是采购管理者应该关注的内容。

其次，要有完善的内部控制制度，和适合本公司自己的财务制度。从供应商购买材料首先要货比三家，要与信誉好、产品好、实力强的供应商合作，价格的谈判要有两人以上，建议采购人员最好不要决定材料价格，价格的定夺最好是股东来谈，另外合同的签订要有两人以上，签订合同的人与决定价格的人职责分离。确保采购环节成本从源头上得到控制。努力追求采购的科学化、高效化，最终实现企业经济效益的最大化。

最后，让我们所有与采购质量有关的同志们共同携起手来，本着各负其责、加强控制、不断创新、共同改进的原则努力提高采购质量，为企业健康、长远的发展贡献自己的一份力量。

参考文献

（1）张计划、李亮，《从零开始学采购》，化学工业出版社，2012年09月

（2）聂新军，《企业内部控制》，科学出版社出版，2011年6月

（3）阎素芳，《供应链管理的风险分析及评估》，西安：西安电子科技大学，2009.01.01.

（4）杨秋生，《价值分享》，人民邮电出版社，2014年3月

（5）刘宝红，《采购与供应链管理》机械工业出版社， 2012年01月

（6）陆彬，《供应链管理》，湖南长沙：中南大学出版社，2010年2月

（7）宋玉卿、沈小静，《采购管理》，中国物资出版社，2009年06月

（8）（加）利恩德斯、约翰逊等著，张杰等译，《采购与供应管理》，北京：机械出版社，2009.08.01 （9）汤晓华，《采购管理工具箱》，机械工业出版社出版， 2012年6月