OA平台建设方案

贝斯特OA平台建设方案

目录

一、项目背景 (4)

1.1协同办公 (4)

1.2贝斯特太阳能OA系统建设背景 (4)

二、OA办公平台价值分析 (7)

2.1统一公司信息发布渠道 (7)

2.2建立网上私人“小秘书” (7)

2.3实现知识价值共享 (7)

2.3对工作实时监控 (8)

2.5为公司经营服务 (8)

2.6支持远程办公、移动办公 (8)

三、OA办公系统产品介绍 (9)

3.1设计思想 (9)

3.1.1建立一个统一的内部通讯平台 (9)

3.1.2 建立一个高效简捷的综合信息平台 (9)

3.1.3 建立一个协同办公平台 (9)

3.1.3 建立一个实现远程办公、移动办公的平台 (10)

3.2系统功能列表 (10)

3.3系统功能描述 (12)

3.3.1电子邮件 (12)

3.3.2组织机构 (12)

3.3.3合同管理 (12)

3.3.4文件管理 (13)

3.3.6手机短信 (13)

3.3.7在线即时讯息交流 (13)

3.3.8日常办公 (13)

3.3.9电子公告 (14)

3.3.10电子论坛 (14)

3.3.11消息管理 (14)

3.3.12辅助办公 (14)

3.3.12后台管理 (15)

四、售后服务 (17)

五、系统硬件设备配置及网络环境要求 (21)

六、项目预算 (22)

一、项目背景

1.1协同办公

说起协同办公人们往往将它与办公自动化（Office Automation，简称OA）联系在一起，其实它是在OA的基础上发展起来的，他们之间有一定的联系，却又有本质的不同：前者更多的是利用技术的手段（如工作流等），使企业内部人员方便快捷地共享信息资源，从而提高办公效率；后者不仅采用一些先进的技术，实现企业信息资源的共享，改变过去复杂、低效的手工办公方式，同时更加侧重人与人、部门与部门、总部与分支机构、集团与外界之间的沟通与事务配合，达到信息资源协同和办公的协同。企业领导和员工希望自己身处异地仍能了解和处理单位事务，一项工作往往需要多部门办理或配合，各部门的信息需要最大限度地共享，各种工作和项目的流程需要审批，所有这些都是现代企业办公中遇到的新的困难和挑战，因此，“协同”显得尤为重要，协同办公正是在这种条件下应运而生。

1.2贝斯特太阳能OA系统建设背景

坐落于芜湖市三山区的“贝斯特新能源集团”始创于1998年，旗下“芜湖贝斯特新能源开发有限公司”建成于2005年，是集“家用太阳热水系统、太阳能集热器、太阳能光伏发电系统”等产品“产、学、研”于一体的国家级高新技术企业。

芜湖贝斯特新能源开发有限公司资产总额1．8亿；建筑物占地面积68000㎡。拥有独立的贮热水箱、支架、高压发泡、包装、涂装生产线及物流中心、公共服务中心。产品涉及家用单机热水器、大面积集热工程、光伏（并网）发电系统、太阳能路灯、草坪灯等10大系列、300多个品种。其中家用太阳能热水系统年产能达80万台(套)、年产集热工程面积达28万平方米；产品广泛应用于家庭、院校、机关、宾馆和其他形式的集中供热需要场所。

公司投资1．05亿元于2009年建成达产的“全玻璃太阳能真空集热管”生产线，产能居华东地区同行业第二位，强劲地巩固了企业在全国同行业的绝对优

势地位。

“贝斯特太阳能”自本世纪初诞生以来，发展迅猛，在业界向以”黑马”著称。企业坚持“科技是第一生产力”的要素，先后同北京太阳能研究所、中国科学技术大学、合肥工业大学、安徽工程科技大学、国家太阳能热水器产品质量监督检验中心等业界知名科研院、所、检测机构建立长期、良好的合作关系。在积极探索产品达到并超越标准的同时，还在同行业中率先利用“人文要素”、“工艺美学”等“创意理念”赋予产品以“生命力”。

作为“国家创新型新能源企业”，“创世界名牌，做百年企业”是所有“贝斯特人”的坚定信念。企业先后通过ISO9001：2008、ISO14001：2003、中国环境标志产品认证、金太阳产品认证、3C认证；并于2008年顺利进入中国太阳能行业前20强；同时跻身“中国政府绿色采购清单”名录；先后被湖北、安徽等省（市、自治区）住房和城乡建设厅认定为“太阳能与建筑一体化推荐企业”。

企业伴随科技创新而进步，凭借先进的太阳能利用技术和不断引进新技术、新工艺、新材料及完善的“售后服务体系”，“贝斯特太阳能营销网络”迅速遍及全国25个省、市、自治区，并远销澳大利亚、新西兰、美国、欧共体、东南亚等30多个国家和地区；一举成为安徽省唯一获得“中国驰名商标”殊荣的太阳能品牌；是安徽省唯一具有“太阳能与建筑一体化科技成果鉴定证书”的太阳能利用企业。

随着公司规模的不断壮大，为了保证企业的管理水平能更上一层楼，公司在重要文件和信息资源的管理与共享等方面，已很难跟上现今的业务发展与时代的步伐；同时，公司在组织、业务管理上的需求不断变化，如部门及岗位的调整，内部人事的变迁，业务人员及资料的追踪等等问题，日益凸显出当前企业管理手法的弊端与局限性。作为公司内部信息建设的急先锋，OA办公平台的建设无疑是明智之举。

企业信息化建设是个循序渐进的过程，OA办公系统的部署，相对来说比较简便和快捷，能在现有的网络状况下，快速安装与应用，把企业分散的纸质文件办公，快速转化为无纸化的电子办公，从而能够进行任何时间与地点的集权管理。准信科技自成立伊始，便已组建了一支集世界五百强IT企业精英的专业设计与开发团队，是芜湖市唯一一家获得CMMI3国际认证的软件企业，其项目范围涵

盖政府办公、港务物流、军工系统等多方领域，外包项目客户范围由北美、英国、日本乃至辐射至整个东南亚地区。

准信科技真诚希望能以自己的产品与服务，为贝斯特太阳能提升企业整体经营业绩与应有的信息化水平，贡献我们的一份力量！

二、OA办公平台价值分析

2.1统一公司信息发布渠道

在传统信息发布方式中，邮件、传真、信息橱窗等都成为发布信息的方式，为确保信息到达目标人群，企业往往采用“全面撒网”的方式，尽量同时使用多种方式发布同一条信息，但结果并不如人愿，过多的渠道反而削弱了信息的传递效率。OA办公平台利用强大的在线信息发布系统，能有效整合多样性的传统信息发布渠道，一旦其成为公司唯一信息发布平台后，需要接受公司信息的员工们，会很快形成使用OA办公系统获取其资讯的工作与业务习惯，在提高了全体员工信息处理效率的同时，又帮助了他们工作业绩的提升，更在无形之中降低了公司的运营成本，节约了资源的使用。

2.2建立网上私人“小秘书”

公司正常运转需要大量的日常事务支撑，各部门、各岗位每天均会遇上需请示、审批、报告的信息，尤其是公司领导层人员，需要面对全公司范围内的决策信息，如缺少集中的事务处理平台，领导工作容易被分散，陷入被动、应急状态。OA办公系统内部的个人办公模块，能根据其具体需要，集成信息分类显示，使所有重要资讯能够一目了然，从而能够分清当前工作的轻重缓急，有效安排工作时间与计划，适时制定个人的事务日程与计划编排，并对其所有重要业务资料进行在线加密存储，将私人“秘书”完完整整地搬到了网上。

2.3实现知识价值共享

企业经营中建立的各种规章制度、培训材料、累积的经验资料等都是公司宝贵资源，是公司知识管理的一部分内容，知识的传承性对培养企业文化与企业可持续经营性相当重要；传统以档案管理为主的知识留存方式，因其查找困难、易磨损等缺陷，并不能充分实现文档价值的传承与共享。OA办公系统有强大的知识存储空间，可分门别类留存众多历史资料，无论对方是新进员工还是老员工，只需打开此信息存储空间，便能根据需要，自主了解公司的历史与文化，学习公

司规章制度、业绩提升方法等，从而为公司节约了纸质文件的维护与内部培训等一系列费用。

2.3对工作实时监控

为实现“领导知道下属在做什么”的管理目标，OA办公系统具有对工作的实时监控功能。任务结束前，领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个员工业务及工作的进展情况，并可不分时间与地域的对其实行督促；系统将保存事务处理过程中的各项记录，对“人、事、时、地、物”的信息记载，为事后追溯保证了第一手的佐证。

2.5为公司经营服务

行业特性、公司特性决定了OA办公平台并非“放之四海而皆准”的标准IT 产品，信息系统不是公司的目的，而是提高公司管理效率的手段。

2.6支持远程办公、移动办公

OA办公平台提供IE浏览器中登录和访问两种应用模式，使用者无论何时何地，只需在IE浏览器地址栏输入地址便可登陆系统开始个人办公，这种更具弹性的办公方式打破了传统办公只能局限在办公室内的限制，将办公人员从办公空间解放出来。

三、OA办公系统产品介绍

3.1设计思想

OA办公平台采用最免费的数据库平台及价格不高却不失先进的.Net/Java技术，结合现代管理思想和我们对信息化脉搏的把握，旨在为用户：

3.1.1建立一个统一的内部通讯平台

建立单位的电子邮件系统，使内部通讯与信息交流快捷流畅，并且与专网邮件互通，可以进行邮件的创建、发送、接受、阅读、回复等操作。

通过在线即时讯息系统，可以实时的感知用户是否在线，可使用在线信息进行实时交流与留言。

通过手机短信功能将通信平台扩大到无限领域，当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线用户手机中，确保重要事件的及时下达。

3.1.2 建立一个高效简捷的综合信息平台

OA办公系统提供了强大的信息共享、发布功能。

通过电子公告、在线新闻，发布各种公共信息如公告、通知、启事、实时新闻等。每个部门也可以建立自己的公告系统。

通过电子论坛为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可以在此进行自由的谈论和发言，包括咨询、解答和收集意见等。

3.1.3 建立一个协同办公平台

OA办公系统实现单位无纸化办公和各项工作、日常事务的高度自动化管理，将传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的扁平式管理模式，提高工作的监控、管理和辅助决策能力。不仅将传统纸质文件变革为电子文档保存方式，而且对传统的日常办公方式进行了变革，跨越了办公地点、时间的限制，有效降低

了办公费用、劳动强度与出错率。

网上批复：即在网上办理单位内部的各项批复，如工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理。

文件处理：实现收文处理和发文处理的电子化，提高公文的效率。收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行处理，处理过程中的流程记录、领导意见自动保留。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。公文处理过程中实现与Office的集成，数据可以导入导出直接处理。

工作监控：领导可以对各项工作的进展情况进行实时监控，了解所有员工的各项业务办理情况，并可根据实际需要，随时对其进行事务通知。

3.1.3 建立一个实现远程办公、移动办公的平台

通过互连网登陆系统，实现工作的随意化，使您无论何时何地都可以随时投入到工作中来，方便快捷地掌握组织内部的工作进度与状况，及时处理工作问题。

3.2系统功能列表

3.3系统功能描述

3.3.1电子邮件

使用电子邮件可与组织内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复，并可分配邮箱空间等。接收人的选择可以单独选取某部门的某个人，也可选择发送到整个部门，体现了按组织机构进行管理的概念。

用户可对自己的邮件进行分类管理，状态设置（已读或未读），也可对不需要的邮件进行删除操作，节省存储空间。

3.3.2组织机构

管理员可对组织机构与人员进行设置，包括对分公司设置、部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述等。对所有人员根据部门职能、岗位职责和工作需要进行权限赋予，确定符合其职务要求的使用权限。

OA办公平台处处体现了组织机构的概念，是真正意义上的基于组织机构的管理，例如在发布电子公告时，对象的选择可以是某个部门，那么在公告发布后，该部门内新增的员工登陆系统后，同样也能看到该条公告信息，而不用对该用户的权限或者公告发布的对象进行重新设置。

3.3.3合同管理

合同管理是整个系统的核心之一，是各种项目计算的依据和费用归并的关系凭证。合同管理主要包括合同归档管理和合同查询功能。

合同归档管理：记录合同的关键信息如合同的名称、合同类别和合同的金额，对合同编号，并按一定的类别归档，以便日后查找调用。

合同查询：系统提供合同查询的功能，查询者只要输入关键字和合同的名称、类别等，即可查询到相关的合同，并可进一步了解该合同详细内容。

3.3.4文件管理

文件是信息和知识的载体，文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制；并提供快捷的检索工具。

文件夹设置：可根据单位的实际业务需要设置文件夹的数量和级次，实现了文件的层次化管理。

文件管理：可对文件进行分类管理。在文件夹下可创建、修改、删除文件。

文件检索：可以根据文件夹、文件名称、创建者、创建日期对文件进行检索，并可下载自己需要的文件。

访问权限：提供针对文件库、文件夹和文件的多重访问权限控制，确保文件访问与操作的安全。

3.3.6手机短信

OA手机短信系统是OA办公平台的主要模块之一，在重要待办工作到达、会议通知、会议变更、会前提醒等消息可以手机短信通知离线人员，可确保重要信息能够及时准确的传达。组织机构中的用户也能够方便地相互发送手机短信，可以单发、群发，也可以直接输入手机号向组织机构外的用户发送手机短信。手机短信系统使办公扩展到无限的空间。

3.3.7在线即时讯息交流

通过该模块可以即时感知用户是否在线，可使用在线短信功能进行实时交流。信息可单人或多人同时发送。

3.3.8日常办公

日常办公模块主要辅助处理日常工作，可对待办、在办、已办的工作进行查看，了解某项工作所处的环节、代办工作和在办工作的上一环节人、已办工作的下一环节人、创建人、创建日期等，可拟办新的工作任务或撤回已办工作，领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个人员每项工作的办理情况，并

可随时对其进行事务通知，相关文件自动归档，方便日后查询。

3.3.9电子公告

可查看各种公共信息，如公告、通知或启事等。信息按时间顺序倒序排列，方便查看新近的信息。在发布信息时，可选择有效天数，公告类别，超期的公告将作为历史公告存储，方便以后查找。

公告的导航栏将公告分为不同的类别，用户可按需要选择显示公告的范围。在最新消息窗口里面动态显示最新未超期的公告列表，用户可一键获取。

3.3.10电子论坛

电子论坛模块为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，所有用户都可以针对自己关心的问题进行海阔天空的讨论。

在主板块下管理员可建立不同的子板块，对论坛的内容进行分类，用户根据需要可以在相应的子板块中发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。

3.3.11消息管理

该模块提供短消息管理功能，通过在线交流发送的消息都显示在消息管理窗口中，用户可对消息进行查看和删除操作。

3.3.12辅助办公

包含名片管理，工作总结，工作日志三大版块。

名片管理可实现对客户信息资源的汇总和归纳，方便查找，里面包含像姓名、职务、单位、地址等十一个可填资料，还可设置信息的共享，让同一公司的人共享该资源，做到资源的最大化利用。

工作总结和工作日志，可将一天的工作内容，工作成果记录下来，并可提交给上层领导查阅，方便上层领导时刻了解下属的工作进程和工作状况。利于统一管理和调节工作，工作总结中还支持附件上传功能。

3.3. 12.1日程安排

该模块为用户提供日程安排功能，能够实现事先短信、邮件提醒和日程共享功能。

3.3.12.2个人网盘

管理员可为每个用户划分个人文件管理空间，用户可自由创建文件夹，上传和下载文件，同组织结构的用户间可自由交换和共享文件。个人网盘模块可使用户在不同的地点通过登陆系统，都可以取到自己保存的资料以及其他用户的资料，如同自己携带的U盘一样方便，但是却避免了U盘丢失的危险。此功能特别适合经常出差，需要携带文件资料的用户。

3.3.13平台管理

OA办公系统的平台管理包括组织机构管理、论坛管理、文件管理设置、电子公告发布者设置、系统管理等，提供了全面的平台集中管理功能，管理人员使用浏览器登陆就可以进行维护，减少维护工作的复杂性。

主要功能功能列表：

1）组织机构管理

添加/删除组织机构，添加/删除用户。

2）论坛管理

新建/修改/删除论坛板块，新建/删除帖子。

3）文件管理

新建/删除文件库，修改文件库属性，如名称、管理者、查看者。

4）电子公告发布者设置

可设置允许发布电子公告的人的列表，也可查询当前允许发布电子公告的人员列表。

5）系统管理

短信管理、业务平台设置、会议室管理、系统设置、修改密码、注销。

3.4 系统效果图

3.4.1图-系统登录效果

3.4.2图-系统内部效果

四、售后服务

4.1 服务流程

售后服务流程图

4.1图—服务流程

4.2 服务宗旨及目标

服务宗旨：与客户真诚合作，做客户最可靠的朋友，您100%的满意是我们的追求；

服务态度：及时、专业、真诚；

服务目标：为客户着想，为明天努力

4.3 服务承诺

我公司承诺服务期内，服务质量考核及服务费支付办法，由客户与我公司在不超过年服务费标的前提下，另行制定。

4.4 服务保障

我司设立中继线电话，由软件售后专家、资深技术员，数据库专家在电话里接受全国各地的客户咨询，为客户答疑解惑。我司内部还设立网上服务，可以在网上查看资料、下载补丁、向专家咨询。

4.5 服务方式

4.5.1 服务热线电话

当计算机系统发生问题时，首先由用户方的技术人员对故障现象、故障信息进行详细的观察记录，然后通过热线电话通报本公司，由我方技术人员进行故障会诊，确认合适的解决方案，然后指导用户方人员进行现场操作，排除故障。

我司承诺将在接到故障申告2小时内响应，根据问题性质、紧急程度等确定问题解决方式，如需现场服务，则4小时内到达并解决问题。

4.5.2 现场指导

当用户系统发生故障，通过电话等其他方式难以解决、不便解决或客户要求上门服务，我司服务人员或高级技术顾问将在第一时间赶赴现场解决问题。

4.5.3 电子邮件、msn或QQ等通讯工具即时服务

用户可以通过电子邮件、msn或QQ等通讯工具与我司服务人员联系，在线将问题或需求提出，我司服务人员将实时给予解决，并及时反馈给客户。

4.6 服务内容

4.6.1 问题咨询服务

主要处理：产品缺陷、产品操作问题、系统问题、产品功能答疑、客户需求以及对产品的改进建议。

4.6.2 网上技术论坛

由专门的资深顾问在网上与客户进行交流，为客户答疑解惑，接受咨询或者客户对产品服务的建议。在这里，可以就您关心的问题畅所欲言，而不必担心像打电话那样说不清楚。

4.6.3 现场技术服务

我司服务人员接到客户要求，一般情况下4小时内到达现场，进行技术服务。主要处理：?咨询服务和远程联络解决不了的问题；

?现场实施服务；

?现场技术指导；

?客户提出的现场服务；

4.6.4 客户回访

我司将采用电话和现场走访形式，了解客户对产品问题或某一次服务结果的满意程度。这项工作是日常性质的。目的是及时地、有针对性的找出工作中存在的问题，以便更好的为客户服务。

4.6.5 客户满意度调查

不定期的采用信函、现场走访、网上调查、电话等形式，了解客户对产品和服务的综合满意程度以利于改进产品与服务。

4.6.6 组织软件应用交流活动

定期组织用户之间、用户与软件开发人员之间的技术交流活动。

4.7 服务范围

?客户回访

?咨询服务

?软件错误更新

?网上技术论坛

?软件初始化的现场指导

?由于软件运行环境和支撑软件的变更等导致的系统无法使用

?运行故障排除

?同一版本升级（增强软件易用性、提高软件的性能等而做的软件修改）?软件运行中的系统维护

与其他应用系统的接口维护。