科技档案管理

科技档案管理

定义：科技文件材料（即科学技术文件材料）是记录和反映

生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。

（1）科技文件材料是人们在从事科技、生产活动中产生、

形成的，它真实的记录和反映了科技、生产活动的全过程。明确科技文件材料产生和形成的领域，有助于区分科技文件材料与一般文书材料的界限。

（2）科技文件材料是科技、生产活动的直接记录，它直接

记录和反应科技、生产活动的全过程和结果，是第一手材料。明确科技文件材料是科技、生产活动的直接记录，有助于科技文件材料和科技资料两者区分。

（3）科技文件材料是指一切记录有科技内容的和与之有关

联的文件材料的总称，包括科技文字材料、科技图样、科技表册、科技照片以及科技录音和录像等。

科学技术档案（以下简称科技档案）是企事业单位

和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件

材料。

1. 定义阐述了科技档案产生的领域和内容性质

科技档案产生于生产、科研、基建及管理活动之中，它包括

自然科学研究活动，水文、气象、天文地震以及一切自然现象的观测活动，地形、地质的测量和勘探活动，工程和产品的设计活

动，建设施工活动，产品的卡发、研制和生产活动，以及农业的科技和生产活动等等。科技档案就是在这样一些活动领域里形成的，是这些活动的纪录和伴生物。

2. 定义明确须初始记录

定义明确了科技档案室生产、科研、基建及管理活动的原始

记录。科技档案是生产、科研、基建等活动得院士记录，它是第一手材料，与活动的内容过程相对应，而不是事后另行编写和搜集的。

3. 定义规定了归档文件需有价值

定义规定了科技档案是对国家和社会具有保存价值的应当

归档保存起来的科技文件材料。科技文件材料能否转化为科技档案的基本条件，在于它是否对归家和社会具有保存价值，有保存价值就应当转化为科技档案，反之则不然；科技档案是履行了归档手续，统一保管起来的科技文件材料。

1

（1）、科技档案是由科技文件材料有条件地归档转化而来

的，其条件一定是要具有保存价值的科技文件材料，这是科技文件材料转化为科技档案的基础，这也表明并非所有科技文件材料都要作为科技档案加以保存。

（2）、科技文件材料转化为科技档案必须履行归档移交手

续。

（3）、归档的科技档案经常会以复制件的形式被科技、生产

所采用，这时科技档案就转化为科技文件材料，如产品恢复生产时将保管的档案复制下来，作为科技文件材料使用。

（1）、从性质上看，科技文件材料是按照规程在科技、生产

活动中形成的原始记录；科技档案是科技、生产活动的历史记录。（2）、从功能上看，科技文件材料是指导现行科技生产活动

的依据；科技档案是备查考的历史凭证。

（3）、从来源上看，科技文件材料是科技人员按照生产活动

的需要有针对性编制而成的；科技档案是由科技文件材料的归档形成的，但又不局限于科技文件材料，还含有部分非科技文件材料。

（４）、从存在形式上看，科技文件材料由形成科技、生产

活动的单位管理；科技档案由归档的科技部门或有关人员整理组卷，移交给本单位档案机构实行集中统一管理

2

从联系而言，它们同属档案的范畴。两者的区别主要是形成

领域与内容性质的不同。

（1）便于各自实现科学管理与有效利用。科技档案与文书

档案在形成规律、整理方法、检索途径上均有所不同，分开管理便于各自实现科学管理和有效利用。

（2）有利于档案的流动。档案的流动一是指两种档案的进

馆方向的不同，基层单位文书档案进综合档案馆，科技档案进科技专业档案馆；二是随企业产权的变动或重组，不可避免地会出现档案的流动。日常进行分类整理，可以避免档案流动时的再整理工作。

1

（1）、科技文件材料是指导科技、生产、建设活动的重要

依据。

（2）、科技文件材料是继承科技知识的重要手段。

（3）、科技文件材料是提高经济效益的重要工具。

（1）、专业技术性。

（2）、成套性。

（3）、更改性。

（4）、通用性。

（5）、现实性

2

（1）、信息储备作用。

（2）、依据凭证作用。

（3）、经济效益作用。

（4）、情报作用。

（1）、专业性特点。

（2）、种类多样性特点。

（3）、成套性的特点。

（4）、现实性特点。

二、企业档案管理

（一）、文件材料的收集归档工作

文件材料的收集归档工作是档案工作的第一步，也是基础工作，它是重中之重，没有它，就谈不上之后的任何环节，所以文件材料的收集是极为重要的一环。

什么是企业文件材料收集归档工作：是将已经办理完毕

或告一段落的具有保存价值的企业文件材料，按照归档制度

随时或定期移交到企业档案部门。企业文件材料收集归档工

作作为档案管理工作的重要前提和基础，为档案管理工作提

供了实际工作的对象，是企业档案部门档案形成的重要渠道

和手段。那么，如何做好文件材料的收集工件呢？

1、制定符合本企业实际的《文件材料归档与不归档范围》

和《档案保管期限表》

每个企业不仅配备专职档案员，而且还在各处室设置了兼职

档案员，我们应充分调动他们的积极性，不断提高他们的责任感和档案业务水平，把各处室形成的所有文件材料调查清楚，制定出详实的《文件材料归档与不归档范围》和《档案保管期限表》, 便可收集到齐全、完整、准确、系统的企业所形成的各类档案材料。

2、增强平时收集文件材料的意识

我们制定的《文件材料归档与不归档范围》和《档案保管期

限表》不是一成不变的，它是随着企业应对市场经济变化相应调整生产、经营策略而发生变化的，如新产品研制、科研课题的研发、技改项目的实施改造等等，这就要求我们应及时把新形成的文件材料补充到《文件材料归档与不归档范围》和《档案保管期限表》内，以确保其齐全完整。

3、明确归档时间

企业管理性文件材料的归档时间，一般要在文件材料形成第

二年的上半年内交企业档案部门归档；企业科技文件材料的归档时间，一般要在项目结束后1~3个月内归档，但对于外购设备特别是引进先进技术和设备的图纸、文字材料以及机密性较强的文

件材料，应随时归档；会计文件材料归档时间，按《会计档案管

理办法》规定，在年终暂由企业财务部门保管一年期满后移交本

企业档案不门保管；人事文件材料归档时间，一般在办理完毕后

的10~15天内向企业档案部门归档。

4、明确归档份数

应该归档的企业文件材料，一般归档1份。重要的、使用频繁的企业文件材料，其复制件可以归档保管2~3份。比如企业管理文件材料中的规章制度、办法、重要通知等，科技文件材料中

的加工或施工的蓝图、科技研究成果报告等，可以归档1~3份。

5、明确归档要求和手续

归档工作应由办公室和企业文件材料形成部门承担。由形成

文件材料的部门和人员承担归档工作，既能保证归档文件材料的

质量，也便于日后查阅利用。归档的文件材料要选用优质材料，

如应当选用优质的纸张，不易脱色的墨水。对破损、模糊不清的

文件材料应予以修复或复制；归档的文件材料要进行组卷、编目

以后方可归档；向档案部门移交时，应填写移交单一式2份，由交接双方按清单移交点收，并且签字、注明交接日期，然后各存

一份，以备查考。

6、把上述制度纳入厂规厂法或企业全面质量管理体系之中。

（二）、企业档案分类

为完善企业档案业务工作，提高企业档案信息的综合整体管

理水平，以更好地服务企业抓质量、产品、效益的需要，1992年国家档案局印发了《工业企业档案分类试行规则》，

什么是企业档案分类：依据企业档案的自然形成规律，以及

档案相互之间的有机联系，遵循一个统一的准则，将企业档案分门别类，形成一个具有一定从属关系或平行关系的有机系统。

1、企业档案分类的基本原则

（1）、企业档案分类的对象是企业的全部档案，将企业档案

作为一个有机整体，不再只局限于文书档案、科技档案各个局部。（2）、企业档案分类的依据，主要是立足于企业在社会分工

中的职能。这里提出的管理职能是指企业生产与管理活动的整体职能，是生产经营的全过程。在坚持管理职能分工为主要分类标准的同时，还要结合企业档案的内容和形成特点。就是要求在分类中保持档案所反映事物属性的不变性和有序性。

（3）、企业档案分类类目划分要坚持上位类目设置对下位类

目的包容性，保证档案所反映事物内容的有机联系，不应人为地颠倒、错位和裂解。

2、一级类目设置

依据上述三个原则，《工业企业档案分类试行规则》中设置

十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。这十个一级类目的设置即体现了企业管理职能分工，以及其相互之间的联系。同时又体现了档案的形成特点。如党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理和会计档案、干部职工档案是体现企业管理职能分工，而产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器则是反映企业生产职能分工。这十个大类之间是平行关系。

另外，这个《规则》是以工业生产企业为主要研究对象出台

的，由于企业的行业类别较多，规模差别大，又有不同的管理特点，所以在一级类目设置上留有一定的灵活性。如企业规模特大（特大型联合企业）、生产特殊产品企业（电力企业）、采掘企业（矿业采掘企业、石油天然气采掘企业），有一些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。再如非工业企业、非生产企业、规模较小的企业和所有制不同的企业，由于生产与管理相对于工业企业或生产企业较为简化一些，形成的档案也就相对少一些，在设置一级类目时，可参照《规则》适当减少或合并一级类目。

3、二级类目的设置

（1）、二级类目设置的基本原则

二级类目设置要遵循企业档案分类原则的要求，以企业管理

职能分工为主，结合档案形成的特点来设置。就是要求在划分二级类目时，要在已确定的一级类目范围内，就其全部管理工作内容，按照职能分工的不同，并结合档案形成的特点，确定类目。这就是二级类目设置的基本原则。在《工业企业档案分类试行规则》中，除了产品类、科学技术研究类、基本建设类和设备设备仪器类以外，共设置了40个基本二级类目。

在当今企业管理体制和经营机制的变化中，各种不同企业在

管理分工上有较大差异，考虑到企业之间的这种差异，对已提出的二级类目进行了限定，称为基本二级类目，是为给企业留有更大的灵活性。允许企业结合实际需要增加或减少设置二级类目。（2）、二级类目设置的基本方法

第一种分类方法是按职能分工和问题进行分类设置。党群工

作、行政管理、经营管理、生产技术管理四大类的二级类目可按职能分工进行分类。它是将同一机构或不同机构工作形成的档案，都按其所反映的职能性质，分别划为若干类。这里说明一点，《工业企业档案分类试行规则》是研究解决企业档案的实体分类，是解决企业档案的分类整理和排架管理，如果分类层次过多，会给企业档案实体管理带来不利。如卷内文件过少、倒架、档号编制复杂等。我们建议不设置三级类目。如果企业这四类档案数量确实较大，那么，二级类目以下的划分一般按问题分类。如组织工作类目一般可设置组织管理、党员干部管理、整党建设和其他四个三级类目。

第二种分类方法是科学技术档案常用的分类设置方法。产品

档案、科研档案、基建工程档案、设备仪器档案是按产品型号、科研课题、工程项目、设备仪器类型进行分类。那么二级以下类目则可以按单项产品、课题、工程项目、设备仪器进行划分，较大的产品、课题、工程项目、设备还可按其部件、工作阶段或专业进行划分。

第三种分类方法是按照档案的特点进行分类设置。会计档案

按文件形式（即凭证、帐薄、报表、其他）、干部职工档案按人的职责分工进行二级或二级以下类目划分。这里说明一点，干部职工档案基本大类，是指企业职工的个人档案，而不是指企业干部、工人管理档案。这个大类设置五个基本二级类目即干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案。一级类目与二级类目及二级以下类目是从属关系。

工业企业档案分类表一级类二级类基本范围目名目名

称称

党务工党委综合性工作、党员代表大会或党委其他有

党作关会议，党委办公室其他事务工作等。群组织工组织建设，整党建党，党员和党员干部管理，

工作党费管理等。

作宣传工理论教育，各种工作活动宣传，政治思想工作

类作与精神文明建设等。

统战工民主党派工作，无党派人事工作，港澳台工作，

作华侨工作，民族工作，宗教事务等。

纪检工党风治理，党纪检查，案件审理，信访工作等。

作

工会工职工代表大会，职工民主管理，党动竞赛，劳

作保福利，女工工作，文化艺术和体育活动等。

共青团组织建设，政治思想教育，团员大会，团员管

工作理，团费管理，青少年工作等。

协会工各专业学会、协会工作，各群众团体活动等。

作

行政事企业综合性行政事务工作，厂务会议，厂长（经

务理）办公室工作，文秘工作，机要保密工作等。行公安保社会治安，武装保卫，枪支弹药管理、民兵工

政卫作、清防、交通管理、刑事案件审理、人防工管作等。

理法纪监法律事务，政纪监察，违纪案件审理等。类察

审计工各专项审计工作活动等。

作

人事管干部管理，工人招聘、录用、调配工作，企业

理劳务出口工作等。

教育工普通教育，中专和职业教育，高等教育，职工

作在职培训，幼儿教育等。

医疗卫卫生监督与管理，职工防病治病，计划生育工

生作等。

后勤福职工生活福利，食堂，商店，幼儿园，农牧副

利业，职工住房，企业第三产业等。

外事工企业涉外活动。

作

经营决企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规经策划，方针目标管理等。

营计划工企业中、长期计划，年（季）度计划，各项专

管作业发展计划，全面计划管理等。理统计工各种统计报表，企业综合性统计分析工作等。

类作

财务管资金管理，价格管理，会计管理，资金流通等。

理

物资管物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利

理废等。

产品销市场分析，用户调查，产品销售，广告宣传，

售售后服务工作等。

企业管企业普查，企业整顿和企业升级，经济责任制

理管理，企业管理现代化工作等。生生产调生产组织，调度指挥工作等。

度

产质量管企业全面质量，产品质量检测和质量控制工作

理等。

劳动管劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动

理保护等。

能源管能源消耗定额管理，节能降耗工作等。

理

安全管安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等。

理

技科技管新产品的开发，科技成果管理，技术引进，技

术理术革新和采用新技术，合理化建议等。管环境保环境保护检测与控制，污染治理等。理护

类计量工各种计量检测工作

作

标准化企业标准化管理工作，各种标准档案。

工

作

档案和企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系

信息统，情报工作，图书资料工作等。

管理

产品档

产案二级同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工

品类目按艺、加工制造、检验、包装、商标广告和产品类产品种评优的全过程。

类或型

号

设置

科科研档

学案二级同一研究项目内，包含课题立项、研究准备、技类目按研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等术课题设项目研究和管理的全过程。

研置

究

类

基基本建

本设档案同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、设计、建二级类施工、军工验收和工程创优的全过程。

设目按工

类程项目

或建设

项目

设置

设设计仪

计器档案同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运

仪二级类行、维护修理和设备管理等全过程。

器目按设

类备种类

或型号

设置

会凭证各种会计凭证计账簿各种财务账簿档报表各种财务报表案其他

类

干干部档

部案

职工人档

工案

档离退休

案职工档

类案

死亡职

工

档案

（三）．企业档案分类类目标识企业档案分类类目标识，实质就是对企业档案分类类目给定

的类目代号，也可以称为编写分类代号、分类号或卷号。其作用：

一是可以标明企业档案的分类层次；二是可以反映企业档案分类

各级类目内容；三是可以固定类目在分类层次中的位置和排列顺

序；四是在组织企业档案分类目录时，固定各级类目在目录中的

位置与排列顺序。分类号是通过一组数字与字母符号经过逻辑排

列后体现的。

1、企业档案分类编号的基本标识方法

标识企业档案分类号，实际就是依据企业档案分类划定的类

目层次，对各级类目给定一个特定的字母或数字，并用一定的间

隔符号标明其各级类目层次关系的全过程。

（1）、分类号采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合编号

方法。

（2）、分类号采用阿拉伯数字统一编号标识的方法。

a、采用八分制编号。

b、采用双位制编号。

c、采用十进位编号。

2、我们推建的标识方法（即采用汉语拼音和阿拉伯数字相

结合的混合编号方法）

本标识方法采用基本大类用汉语拼音字母顺序排列标识。即

A党群工作类、B行政管理类、C经营管理类、D生产技术管理类、E产品类、F 科学技术研究类、G基本建设类、H设备仪器

类、I会计档案类、J干部职工档案类。二级及二级以下类目分

别用“双位制”阿拉伯数字顺序排列标识。汉语拼音字母与阿拉

伯数字之间不用间隔号，二级以下类目层次中间用间隔号“? ”

隔开，类目层次不多时，也可不用间隔号。。以B行政管理类为

例：

B行政管理类

B01行政事务

B02公安保卫

B03法纪监察

B04审计工作

B05人事管理

B06教育工作

B06?01在职教育

B 06 ? 01

三级类目(在职教育)

二级类目(教育工作)

基本大类(行政管理) 再如：

E产品类

E011吨挖掘机

E021.5吨挖掘机

E033吨挖掘机

E01?01电力系统

E01?02动力系统

E01?03机械系统

无论你采用哪一种标识方法，一但确定后就不能改变。

3、特殊载体形式档案的分类标识方法

(1)、照片档案在其对应的各大类代号后，直接以张为单位编

写顺序号，大类与顺序号之间用间隔号“? ”分开。即A?145，表示党群工作类第145张照片，底片对应编号。对于照片较多的

企业，可区分到二级类目后再编写类目顺序号。即A01?145，表示党群工作类中的党务工作第145张照片。

（2）、录音、录象档案的分类编号分别可在对应的大类代号

后，分专题或专项活动编号，专题或专项活动代号，由各企业根

据实际情况用阿拉伯数字累计顺序自行编号。大类代号、专题代

号、顺序号之间用间隔号隔开。即A?12?4，表示党群工作类

第12个专题中的第4盘录音或录象带。

（3）、实物档案可以参照照片档案分类编号的方法标识。如

A?8，表示党群工作获得的第8个奖励（奖牌、奖状、锦旗等）。

（4）、光盘档案分类标识方法。一种情况是编辑制作的CD片，可按照录象带档案编号方法编号；一种情况是已数字化的档

案刻录成光盘的，在其对应的各大类代号后，直接以张为单位编

写顺序号。

（四）、企业文件材料整理工作

1、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理文件材

料的整理工作。

一个企业的职能分工是落实在某个或若干个职能管理机构

来实现的，针对其分工每年内形成的文件材料，各职能管理机构

要在一、二级类目内按问题进行整理。例如，企业党委工作中形

成的综合性文件，党员代表大会以及党委各种会议材料，党委办

公室日常的来往文件材料等，都划定为党群工作类中的党务工作

进行整理。

（1）、在文件材料整理过程中需要注意的几个问题

a、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、

印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同

一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。

b、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请

示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨

年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最

后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案

件放在结案年立卷；

(2)、卷内文件的排列

卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材

料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件

在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列

在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，

依据材料等在后。

2、产品文件材料的整理工作

这一类的要求：同一产品型号内，包含产品的从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全

过程。也就是说，针对一个产品，从其开发到生产定型验收和评

优受奖的全过程中形成的全部文件材料要按产品统一整理归档。

它包括三个阶段，即产品开发阶段（产品开发建议，技术、经济

方面的的可行性研究，到批准立项等等）；产品研究、设计和试

制阶段（设计计划，产品设计图样或配方，技术攻关，实验故障

分析等等）；产品定型验收、用户反映、产品创优申请、审批和

获奖阶段。

3、科学技术研究文件材料的整理工作

以往我们只重视课题研究阶段文件材料的收集整理，而课题立项阶段、课时鉴定和成果报奖阶段文件材料一般都分散由各有

关部门按年度、组织机构整理归入文书档案。《工业企业档案分

类试行规则》提出科学技术研究档案分类方法按科研课题设置类

目，并要求：“同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研

究实验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全

过程。”这样整理可以维护科研课题研究工作全过程形成的文件

材料的有机整体性联系。有益于科研课题档案管理和开发提供利用的需要。它包括三个方面：一是科研课题立项阶段（课题立项申请和审批文件，课题研究任务书，开题报告、方案论证以及专题调研和技术会议等方面文件材料）；二是科研课题研究阶段（研究工作计划，各种计算材料，研究实验，原始记录、研究试验报告及阶段成果和总结等文件材料）；三是科研课题鉴定阶段（课题鉴定组织安排，鉴定会议记录，参加人员名单，鉴定验收结论报告，成果申请和审批材料，获奖证书及批文，专利申报、技术转让，推广应用总结等文件材料）。

另外，如果课题立项批准文件同时涉及其他课题批准时，可

以用复印件替代批准文件一并整理；如果课题成果报奖的批准获奖文件同时涉及其他课题项目时，可以采用复印件替代一并整理；对于一些规模较大的科研项目，可划分子项目进行整理，如涉及部门较多，也可责成牵头部门按课题子项目进行整理。

4、基本建设文件材料的整理工作

在这一类目中要按照工程项目或建设项目设置类目，这就要

求：同一工程项目内，应包含从工程立项到工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优全过程的文件材料。具体有五个方面：一是工程建设的前期阶段，包括工程的立项建议、可行性研究报告、项目评估、立项批准文件、水文地质、勘察记录等等。二是工程设计施工阶段，包括工程总体规划、初步设计、技术设计、施工设计、关键试验等等。三是工程项目竣工验收阶段，包括竣工验收报告、竣工图、工程评审材料等等。四是工程设备、仪器安装，包括安装记录、质量检查、焊接试验记录等等。五是

工程涉外文件材料，包括工程涉外的询价、报价、投标、合同、

协议等等。

5、设备仪器文件材料的整理工作

这类目文件材料要在同一设备仪器内，应对从设备购置、安

装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程形成的文件材料进

行整理。另外，企业自制专用设备，其文件材料的整理，要依照

产品文件材料的整理要求办。

产品、科学技术研究、基本建设和设备仪器卷内文件排列与

案卷排列，可按其工作流程进行排列。

6、会计档案的整理工作

这一类档案按其特点和文件形式进行分类，并具体设置四个

二级类目，即会计凭证、会计帐薄、会计报表及其他。这部分档

案由企业财务部门按照财政部、国家档案局1998年下发的《会计档案管理办法》中的要求进行整理归档。“其他”做一点说明：

它包含会计文件材料移交清册，会计档案保管清册，会计档案销

毁清册等。

7、干部职工档案的整理工作

这一类可按照人事部门要求的十个方面进行整理。案卷排列顺序

可按姓氏笔画或部门内进行排列。

8、特殊载体形式文件材料的整理工作

a、照片整理，按照十大类排列顺序，再分专题进行整理。

也可以先按照十大类顺序，再分时间顺序按专题进行整理。并要

写明六要素：即时间、地点、事由、人物、拍摄者、背景。

b、录音、录象带与照片整理方法相同，