会议流程(组织会议)

会议流程(组织会议)

会议、培训安排与流程

本准则适用于一般性的会议和培训，各业务部门的常规性会议或者培训参照此准则执行。

一、相应规格基本原则

公司所有部门会议、培训活动的安排，以相应规格安排会议场地，保证会议活动的顺利进行。

二、会议计划

1. 各部门应于每月20日对下月即将举行的会议、培训班、说明会等，拟定《会议计划工作表》（附件1）交办公室，由办公室汇总信息、整理各部门的会议计划，统一协调安排制定会议日程工作表。

2. 办公室根据筹办会议部门的具体要求，在会议拟定日期的前一周制定《会议安排》（附件2）明确会议地点、人员安排、日程安排，呈报各相关部门经理审核同意后予以实施。

3. 各部门可根据会议具体操作流程（附件3）来确定行事历、制定详细的会议计划。对于具体筹备事项可依据《会议筹备计划》（附件4）来明确分工、完成时间及负责人等。

三、会议安排

1. 为达到会议预期的目的，由办公室统一负责估算活动费用、场地确定、会议安排流程、安排参会人员食宿等。根据公司相关规定，在核定人均标准后予以安排。会议组织机构负责签报申请、场地的布置，汇总实际支出、报销等。

2. 会议期间临时需求可经办公室经理同意后由需求部门及时解决，会议结束后统一报销。

3. 办公室通过调研的形式选择3-5家酒店，会议中心，签订长期合作协议，根据会议的规格不同，来选择与其规格相应的酒店、会议中心。

4. 原则上由办公室统一协调安排分公司各部门的常规会议及培训活动，各部门不可擅自安排，对不在当月会议计划内，临时会议活动的安排，需填写《会议安排》（附件2）并注明紧急安排原因及具体要求，须经总经理同意后，办公室根据实际情况予以安排。

会议计划工作表

会议安排

会议具体操作流程

一、会前

确定会议主题与议题－确定会议名称－确定会议规模与规格－明确会议组织机构－明确会议所需设备和工具－确定会议时间与会期－确定与会者名单－选择会议地点－安排会议议程和日程－制发会议通知－安排食住行－准备会议文件材料－制作会议证件－指定会议经费预算方案－布置会场－会场检查

1、会议筹备确定行事历《会议筹备计划》（附件4）；

2、召开筹备会议，成立项目小组，明确分工、完成时间及负责人；

3、编制预算；

4、确定沟通频率和时间。

二、会中

报到及接待工作－组织签到－做好会议记录－做好会议值班保卫工作－

会议信息工作－编写会议简报或快报－做好会议保密工作－做好后勤保

障工作

1、会场大厅提前安排礼仪人员，协调并引领参会人员；

2、准备茶歇，包括新鲜水果、咖啡、饮料、茶点、纸巾、茶杯等；

3、安排会议合影，提前摆放座位，有专人拍照和组织；

4、如住宿和会场在不同处，须提前告知或安排相关人员带领前往。

5、再次确认参加领导名单，通知到场时间，注意接送安排；

6、如有需要领导参与的环节须再次沟通并在现场安排人提醒。

三、会后

安排与会人员离开－撰写会议纪要－会议的宣传报道－会议文书的立卷归档－催办与反馈工作－会议总结

1、根据日程安排的信息安排车辆和送行人员；

2、各种设备的清点，归还、退房，检查有无遗漏物品；

3、清点所剩会议资料，注意保密及销毁；

4、各种音像、照片、文字资料的整理及存档、撰写会议新闻稿；

5、确认发生费用、收集发票，列出报销项目明细，做分摊表，由相应部门承担具体费用；

6、会议筹备组人员认真总结会议的成功和不足，为以后会议提供宝贵经验。

附件4：

会议筹备计划

提示：

1. 因领导行程易变动，接待组所提供的信息要确保及时更新和准确，因此类信息关系到活动方案、接机、食宿、采购等一系列环节，筹备组人员及相关负责人须人手一份，发生临时变动时要及时通知各小组负责人和相关人员；

2. 会务组提前入住酒店时，应携带电脑、打印机、空白桌牌、白纸、订书机等办公设备和用品，确保发生意外时可及时修改或置换（如时间地点变动，资料丢失等）；

3. 各类电子设备提前一天调试，会前一小时再次调试，会场多备一台笔记本电脑和投影仪防止意外。

会议具体操作流程图