会计电算化重点复习资料

会计电算化：是指在会计工作中，以计算机为媒介，应用电子信息技术的简称。具体地说是用计算机代替手工记账、算账、报账以及代替部分人脑辅助管理的过程。

信息系统

系统是由相互作用、相互联系的若干组成部分构成的，具有特定目标的统一体或有机整体。作为一个系统，必须满足以下条件：

1、由两个或两个以上的组成部分构成；

2、各要素之间是相互联系、相互作用的；

3、各要素之间的联系和作用能产生整体功能。

信息系统是指以信息为处理对象的系统，其主要任务是进行信息的收集、传输、存贮、加工，并在必要时向用户提供信息。信息系统主要有管理信息系统(MIS)，决策支持系统(DSS)等。

会计信息系统

会计数据处理是对会计数据进行加工处理、生成管理者所需要的会计信息的过程，因此，会计工作是一个有秩序的信息输入、信息处理、信息存储、信息输出、和信息传输的过程。这一过程可分为若干部分，每一部分都有各自的信息处理任务，所有部分互相联系、互相配合，服从于一个统一的目标，形成一个会计活动的有机整体，这个有机整体就构成了会计信息系统。

手工AIS与电算化AIS的比较（P3）

相同点：

1、系统目标相同

2、基本功能相同

3、基本的会计理论与方法相同

4、遵守会计法规和会计准则

5、保存会计档案，编制会计报表要求相同

手工AIS与电算化AIS的比较

不同点：

1、运算工具不同

2、信息的载体不同

3、帐户设置方法不同

4、簿记规则不同

5、帐务处理程序不同

6、会计工作的组织体制和人员素质不同

7、内部控制方式不同

?会计电算化有何特点？会计电算化的意义？

二、会计电算化基本内容（P13）

◆会计核算电算化

会计核算电算化是指用计算机代替手工记账、算账、报账这一过程。它是会计电算化最重要的组成部分。

◆会计管理电算化

会计管理系统的主要任务是对资金运动的管理，实现会计的监督与控制功能。

◆会计决策支持电算化

决策支持系统本身并不作决策，而只是为会计决策者提供科学的依据。会计决策支持系统一般由会计数据库、方法库、模型库和用户接口系统组成。

账务处理中心方式：

是指各业务子系统以转账机制凭证为接口向账务处理系统传递数据，各子系统之间如果需要数据则统一到账务处理系统中寻找并获取数据。这种方式是以账务处理系统为核心来汇总和交换会计数据和会计信息，它是目前主要采用的一种方式。P28 图1-1，图1-2

三、电算化会计信息系统的基本构成

基本构成：硬件软件人员数据规程

软件：系统软件、数据库软件会计软件

人员

1、系统开发人员，包括系统分析员、系统设计员、系统编程和系统测试人员。

2、系统使用人员，包括系统管理员、系统维护员、软件操作员、数据审核员、档案管理员等

一、财务软件的安装与卸载

财务软件必须安装到计算机硬盘上才能运行。

安装方法：直接执行光盘驱动器中的安装文件“setup．exe”并继续按提示安装即可。

系统安装完毕，重新启动计算机创设软件运行环境并进行系统设置。

安装正版软件，须关闭电源后将加密盒安装在主机打印接口上，再重新启动计算机。系统安装完毕，重新启动计算机创设软件运行环境并进行系统设置。

财务软件卸载就是将财务软件从计算机中删除。

卸载方法：既可以使用Windows系统中“添加/删除程序”功能删除财务软件，也可以使用财务软件所提供的“卸载软件”功能直接卸载软件。

不要轻易卸载软件，以免造成系统混乱。

卸载财务软件时并不删除财务、业务数据。

安装用友步骤：

1、安装大型数据库

2、安装用友

3、运用系统管理，设置操作员、建立帐套、设置操作员权限等

4、启用系统

5、

初始化设置和日常财务处理

卸载用友步骤：

1、卸载用友

2、卸载数据库

安装注意事项：

1、计算机名不能带“-”字符；

2、是安装前关闭所有杀毒软件，否则有些文件无法写入。

系统管理

主要功能：对财务及企业管理软件的各个产品进行统一的操作管理和数据维护。

主要内容：账套管理、年度账管理和用户及其权限管理。

账套管理

账套指的是一组相互关联的数据。账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。

年度账管理

对不同核算单位、不同时期的数据需要设置相应的系统路径。年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据。

用户及其权限管理

操作权限的集中管理包括设定系统各模块的用户以及为用户分配一定的权限。

用户安装好财务软件后，需要建立本单位的核算账套，首先应运行系统服务下的系统管理。

启动系统管理后，“系统管理”以最小化窗口的形式出现在任务栏中。

系统注册

系统允许以两种身份注册进入系统管理。

一是以系统管理员的身份

二是以账套主管的身份

系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。

账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改、对年度账的管理以及该账套用户权限的设置。在实际工作中，为了保证系统的安全，必须为系统管理员设置口令。在教学过程中，由于一台计算机供多个学员使用，为了方便则禁用为系统管理员设置口令。

设置用户P44

为了保证系统及数据的安全与保密，系统提供用户设置功能。只有系统管理员才有权利设置用户。因此，定义系统用户时，必须以系统管理员的身份注册进入“系统管理”，然后单击“权限”下的“用户”，进入用户管理界面，在该界面中，可以完成增加用户、修改用户和删除用户的操作。

增加用户

增加用户包括设置用户的编号、姓名及口令。

用户编号在系统中必须唯一。

?所设置的用户一旦被使用，则不能删除。

?在实际工作中可以根据需要随时增加用户。

?为保证系统安全，分清责任应设置用户口令。

删除或注销用户

已设置的用户在未启用前可以删除

用户启用后，不能删除，但可以进行注销

方法同修改用户

账套管理P46

账套是指一组相互关联的账务数据，是指一个独立、完整的数据集合，这个数据集合包括一整套独立、完整的系统控制参数、用户权限、基本档案、会计信息、账表查询等，就是一个独立的数据库。一般来说，可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套，系统最多可以建立999套账。其中“998”和“999”

账套是系统内置的演示账套，只能参照，而不能输入或修改。

设置账套信息(图2-29)

?新建账套号不能与已存账套号重复

?账套名称可以是核算单位的简称，它将随时显示在正在操作的财务软件的界面上。

?账套路径为存储账套数据的路径，可以修改。

?启用会计期为启用财务软件处理会计业务的日期。

?启用会计期不能在机内系统日期之后。

输入单位信息(图2-30)

输入单位信息包括输入单位名称、单位简称、单位地址及法人代表等相关信息。

单位简称必须录入，如有发票业务管理还应将相关信息输入完整，如单位全称、地址、税号等信息。

确定核算类型(图2-31)

确定核算类型包括本币代码、本币名称、本币类型、行业性质及账套主管。

行业性质的选择决定着系统为该账套提供适合于该行业的基础数据。

账套主管可以在此确定，也可以在用户权限设置功能中修改。

系统默认按所选行业性质预置会计科目。如果单击按行业性质预置科目复选框，则不按行业预置会计科目。

确定分类信息

如果用户的存货、客户、供应商相对较多，可以对它们进行分类核算。

若选择各项分类核算，则必须先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。

确定编码方案

确定编码方案是指设置编码的级次和各级的长度。

除科目编码级次的前3级外，均可以直接根据需要进行修改。

由于系统按照账套所选行业会计制度预置了一级会计科目，因此前3级科目编码级次不能修改。 在系统未使用前，如果分类编码方案设置有误可以在“系统控制台”的“基础设置”中进行修改。

修改账套

经过一段时间运行，如果发现账套的某些信息需要修改或补充，可以通过修改账套功能来完成。此功能还可以帮助用户查看某个账套的信息。

系统要求，只有账套主管才有权利注册使用账套修改功能。

1、注册若当前用户不是要修改账套的主管，则应在“系统管理”中更换用户。

2、修改账套

以要修改账套的账套主管的身份注册后，单击“账套”菜单中的“修改”选项，进入“修改账套”对话框。修改完成后，如果确认已修改的内容，应单击“完成”按钮，否则单击“放弃”按钮，放弃已经进行的修改操作。

账套输出

即会计数据备份是将财务软件所产生的数据备份到硬盘、软盘或光盘中保存起来。其目的是长期保存，防备意外事故造成的硬盘数据丢失、非法篡改和破坏。还可以实现删除当前输出账套的功能。

只有系统管理员才有权限输出账套。

在删除账套时，必须关闭所有系统模块。

备份计划设置

设置备份计划的作用是自动定时对设置好的账套进行输出(备份)。设置备份计划的优势在于设置定时备份账套功能，多个账套同时输出功能，在很大程度上减轻了系统管理员的工作量，同时可以更好的对系统进行管理。 以系统管理员身份Admin或者账套主管身份，进入系统管理模块。

对于系统输出路径，只能是本地磁盘。

输出账套功能是指将所选的账套数据进行备份输出。

注意：

只有系统管理员(Admin)有权限进行账套输出

账套输出后生成两个文件，在拷贝时要一起拷。

要先拷贝到硬盘上，再复制到U盘

如果将“删除当前输出账套”同时选中，在输出完成后系统会确认是否将数据源从当前系统中删除的工作

？两种备份方法有何不同

账套引入

即会计数据恢复，是指把软盘上或硬盘上的备份数据恢复到硬盘上指定目录下。系统还允许将系统外某账套数据引入本系统中，从而有利于集团公司的操作。

恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖，因此如果没有发现数据损坏，不要轻易进行数据恢复。

财务分工在财务软件中主要体现在两个功能上：系统管理中的用户权限设置和总账模块中的明细权限设置。

用户权限设置功能是用于对已设置的用户进行赋权。只有系统管理员和该账套的主管有权进行权限设置。

明细权限设置功能是用于对总账模块中各用户的凭证审核、科目制单及明细账查询打印权限进行设定。

增加用户权限

由于用户权限是指某一用户拥有某一账套的某些功能的操作权限，因此，在设置用户和建立该核算账套之后，可以在用户权限设置功能中对非账套主管的用户进行用户权限的设置。

在“增加权限”对话框中，双击右侧明细权限选择区中的明细权限，可以根据自己的需要添加或删除已选中的明细权限。

修改用户权限包括设置或取消账套主管及删除用户权限。

系统管理员或账套主管可以对非账套主管的用户已拥有的权限进行删除。

？系统管理员和账套主管的权限差异

系统管理员与账套主管权限比较

账

是指对已安装系统（或模块）的启用。

启用形式：两种

一、建立账套时启用

二、在企业门户里的“设置”/ “基础信息”/“基本信息”/“系统启用”选项下启用。

注意：只有系统管理员和账套主管有权启用。

总账系统的功能

主要提供凭证处理、账簿管理、出纳管理、期末转账处理等基本核算功能。还提供个人、部门、客户、供应商、项目核算等辅助功能。

功能模块：系统设置、凭证处理、出纳管理、账表管理、综合辅助账、期末处理

部门档案设置P85

部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。

部门编码必须与所设定的编码原则级次结构相符。

若在设置部门档案时还未设置职员档案，则应先设置职员档案后，再回到设置部门档案中，使用修改功能补充设置部门负责人。

部门档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。

职员档案P87

设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作

全部职员档案均录入后，必须点击保存后才能保存。否则，最后一个职员档案将无法保存。

职员档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。

输入职员档案完毕后，需返回到“部门档案”中，通过“修改”功能补充设置负责人资料。

职员编号必须唯一

设置分类定义主要包括定义客户分类和供应商分类两部分。

客户及供应商分类编码必须唯一。

客户及供应商分类的编码必须与所设定的编码原则级次结构相符。

客户档案必须在最末级客户分类下增加。

客户分类编码必须唯一。

客户分类编码必须与所设定的编码级次结构相符。

客户编码、名称和简称必须输入，其余可以忽略。“联系”选项卡内容可以为空。

销售管理系统或应收账款核算系统启用后，“信用”选项卡中的应收余额由系统自动维护。

输入各项内容后，必须单击“保存”按钮，否则表示放弃

供应商档案必须在最末级供应商分类下增加。

若无供应商分类，则将供应商归入无供应商分类。

供应商编码必须唯一

地区分类

企业可以根据自身管理要求出发对客户、供应商的所属地区进行相应的分类，建立地区分类体系，以便对业务数据的统计、分析。使用用友ERP-U8产品中的采购管理、销售管理、库存管理和应收应付款管理系统都会用地区分类。

地区分类最多有五级，企业可以根据实际需要进行分类

类别编码：地区分类编码必须唯一，不允许重复，并要注意分类编码字母的大小写。

类别名称：可以是汉字或英文字母，必须唯一不能重复，不能不填。

在编码和名称中禁止使用 & " ' : ─和空格，例如1-01是错误的名称。

建立会计科目及其编码P64

各单位必须根据国家会计制度的规定使用总账科目，可根据实际情况，在满足核算和管理要求以及报表数据来源的基础上，自行设定明细科目。

科目设置原则：

◆满足会计报表编制的要求

◆保持科目体系完整性

◆保持相对稳定

◆与子系统的衔接

增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。

已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。

非末级会计科目不能再修改科目编码。

修改会计科目

如果要对已经设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。

已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。

已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。

被封存的科目在制单时不可以使用。

只有末级科目才能设置汇总打印，且只能汇总到该科目本身或其上级科目。

只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。

删除会计科目

如果某些会计科目目前暂时不需用或者不适合企业科目体系的特点，可以在未使用之前将其删除。

删除科目后不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。

非末级科目不能删除。

已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。

被指定为现金银行科目的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。

指定会计科目P69

指定会计科目是指定出纳的专管科目。系统中只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。

现金科目要设为日记账。

银行存款科目要设为银行账和日记账。

设置会计科目辅助项目P67

一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算等

管理费用应设成部门核算。

生产成本设成项目核算。

应收账款设成客户往来核算。

应付账款设成供应商往来核算。

辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可以其上级和末级科目上同时设置辅助账类。

设置凭证类别P82

系统提供了常用的凭证分类方式，用户可以从中选择，也可以根据实际情况自行定义。如果选择了“收款凭证付款凭证转账凭证”的分类方式，应根据凭证分类的特点进行相应限制条件的设置，以便提高凭证处理的准确性。

限制科目数量不限，科目间用逗号分隔。

填制凭证时，如果不符合这些限制条件，系统拒绝保存。

可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整明细账中凭证的排列顺序。

限制类型：

借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。

贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。

凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生。

凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生。

无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目限制科目由用户输入，可以是任意级次的科

目，科目之间用逗号分割，数量不限，也可参照输入，但不能重复录入。

借方必无：即金额发生在借方的科目集必须不包含借方必无科目。可在凭证保存时检查。

贷方必无：即金额发生在贷方的科目集必须不包含贷方必无科目。可在凭证保存时检查。

已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。

若选有科目限制（即[限制类型]不是[无限制]），则至少要输入一个限制科目。若限制类型选[无限制]，则不能输入限制科目。

若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。

表格右侧的上下箭头按钮可以调整凭证类别的前后顺序，它将决定明细账中凭证的排列顺序。

例如：凭证类别设置中凭证类别的排列顺序为收、付、转，那么，在查询明细账、日记账时，同一日的凭证，将按照收、付、转的顺序进行排列。

录入期初余额

为了保证会计数据连续完整，并与手工账簿数据衔接，账务系统第一次投入使用前还需要将各种基础数据录入系统。这些基础数据主要是各明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额。其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总。

在输入期初数据时，如果某一科目设置了辅助核算类别，还应输入辅助核算类别的有关初始余额

如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。

非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入，其数据栏为黄色。

出现红字余额用负号输入。

修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击“刷新”按钮进行刷新。

凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。

录入个人往来科目余额

如果某科目涉及个人往来辅助核算，则需在系统打开的“个人往来期初”对话框中输入相关信息。

只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。 借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录中。

如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。具体操作步骤参照个人往来科目期初余额的录入。

试算平衡

期初余额及累计发生额输入完成后，必须依据“资产=负债+所有者权益+收入-成本费用”的原则进行试算平衡。

校验工作由计算机自动完成。

期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。

已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。

如果对账后发现有错误，可单击“显示对账错误”按钮，系统将把对账中发现的问题列出来。

项目目录设置

必须将需进行项目核算的科目设置为项目账类后，才能定义项目和目录。

项目大类的名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。如：在建工程按具体工程项目核算，其项目大类名称应为工程项目而不是在建工程。

一个项目大类可以指定多个会计科目，一个会计科目只能指定一个项目大类。

不能隔级录入分类编码。

若某项目分类下已定义项目，则不能删除，也不能定义下级分类，必须先删除项目，再删除该项目分类或定义下级分类。

不能删除非末级项目分类。

标识结算后的项目将不能再使用。