浅谈档案管理在工作中的重要性

浅谈档案管理在工作中的重要性

摘要：档案是国家机构、社会组织以及个人从事各种活动所直接形成的对国家和社会具有保存价值的不同形式的历史记录，起着单位工作查考、生产建设参考、科学研究参考、宣传素材、文化传承等多重作用，是具有凭证和参考两个最基本性质的原始存档凭证，在这个更新换代如此迅速的时代，在我们的工作生活中具有重要作用。

关键词：档案应用；凭证作用；参考作用；原始存档凭证

中图分类号：G271文献标识码：Ａｄｏｉ：10.3９6９/ｊ.ｉｓｓｎ.1665－2272.2017.05.039

在《档案法》档案的定义是：“指的是过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科技、文化、宗教和活动形式直接向国家和社会有保存价值的各种不同形式，如文本、图形、音频和视频的历史。“这说明文件中直接形成社会实践的历史的原始记录，它具有法律效力。国家机构、社会组织和个人开展工作、履行职责和发展自己，不可避免地需要一定的载体和手段，和分发各种文件的一个重要表达意图意味着人们需要搜索和文件存储，利用在未来成为档案。这些文件自然伴随人们实践，是最原始记录，直接记录，也是一个文件从书籍和其他文学的重要特征之一。

然而，在日常的工作生活中，档案往往成为被忽略的纸质文件而封存起来。比如，对于学生来说，真正能证明自己学习经历的就是个人档案。档案有自己的各个时期的学籍的学生卡，记录，评价的各个方面，获奖证明、还有党团材料，这些都是原始材料，不可复制。可是不少高校毕业生忙着找工作不顾档案，没有把档案转移的问题放在心上的现象愈演愈烈。调查显示，近4成一个高学历的求职者也加入了“文件”，许多毕业生不知道自己的档案，也没有意识到人事档案不处理会给自己带来很多麻烦。事实上，当毕业参加工作，面对如标题声明，计算工龄人事调动，问题，这些方面都离不开文件那些放弃档案的“净身户”会直接面临工作后自己的档案仍然处于学生阶段，大大影响了工龄计算等切身利益问题。因此，可以说档案在国家机构、社会组织以及日常的工作生活中扮演着重要的角色，具有重要的作用。大致说来，有如下几点：

1单位管理者建章立制的基础

记录各类机关、单位的活动在过去，包括行政权力的法律依据，行政事务的过程和结果，管理活动的经验，这是一个任何政府机关，任何单位都必须搜索连续工作的凭证。自古以来，不乏诸如“仪式”或负责王命方法，“考政治”，如记录。现代档案的原则和技术文件的政府履行职责的基本管理工具”。我们党和国家一直强调，办事要实事求是，各单位为了有效地实现管理权威，必须掌握的材料。文件可以参加聚会、政治、军事和其他机关、企

业等单位的领导和业务管理、提供证据和咨询数据，以便熟悉情况，总结经验，制定一个计划，使决策和处理各种各样的问题。否则，只有内存处理工作是没有思想，有时经常或不精确，事务的间隔时间总是忘记。例如，许多机关建立和完善工作制度，改革，实施策略和规则的各种活动，如大量的搜索档案，促进工作顺利。在一些地方文件丢失，可以检查任何情况下，对工作造成很多困难。证明了党和国家政策法规，小机构单位处理具体事务，档案是一种管理工具，充分发挥档案的作用有助于克服官僚主义，提高工作效率。

2供生产建设中参考

文件记录的全部生产活动，成就，经验和教训。从自然资源生产过程、生产手段和计划管理和生产技术等各方面的信息，可以是一个科学依据工农业生产和经济管理和参考资料。今天越来越多的科学技术档案，但是也对现代生产管理和科技管理的重要条件。但是，无论正常文件，或专门的科技档案，一般来说，都在不同程度和不同方面反映经济活动的情况，可以以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督信息，使经济计划，检查和生产情况，总结推广先进的生产技术和管理经验，防止灾害，等等，都是重要的参考资料。在一些地方，例如，为了有效地计划和组织农业生产，指的是几十年的作物种植面积、产量、产值、水利设施、生产和施工，天气，降雨，管理措施，灾难记录，综合分析和研究，使适合地区特点，扬长避短，发挥地区优势的生

产计划，促进大幅增加。在一些地方，指历史记录，总结分析，找出该地区严重的冰雹灾害的监管，防止经验，采取相应措施，防止或减轻灾害，从而促进生产，获得了丰收。相反，在一些地方因为没有文件可以考，或“案例”，所以生产计划，管理混乱，返工，返工，浪费，甚至交通事故，损害国家和人民。大量的实践证明，充分利用相关文件，加强经济管理，促进生产力的发展，提高经济效益，有着直接的作用。

3为科学研究提供可靠数据

自然科学和社会科学、思维科学研究，必须详细的材料，它可以研究，探索事物的发展规律。文件可以从两个方面为科学研究提供丰富的历史信息：一方面，特殊的科学研究的原始记录，直接引用在现实工作；另一方面，记录从范围广泛的事实和经验，提供各种研究活动大量实验的基础上，观察和理论概括。所以，文件对于科学研究是必要的。1９56年，周恩来同志关于知识分子问题的报告指出：“为了实现科学计划，我们必须科学的发展的必要条件。在这种情况下，它的主要意义让科学家获得必要的书籍、文件、技术资料和其他工作条件。“水利、气象、地震等在我国的科学研究，也被用于数百年大量的有关文件通过分析和研究的结果。

4宣传教育的生动材料

文件是生动的材料，宣传和教育，因为它与历史，直观和原始性，比如南京大屠杀这一重大事件，口头阐述远不如直接的影像、图

片和书面数据等档案记录更能震撼人心，直接冲击人的心灵，让人深深感受到同胞被残害的悲痛，从而更好地发挥爱国教育的作用。

5文化传承的历史财富

档案具有文化作用，这主要是对人类所创造的一种宝贵的精神文化财富的记录，对人类社会文化的积累、传播、发展与进步发挥着重要作用。比如近期热映的大型纪录片《我在故宫修文物》，通过记录故宫书画、时钟、陶瓷、青铜器、宫殿等故宫文物领域织绣稀有罕见的文物修复过程和修复的生活故事，第一个完整的世界上最好的中国文物修复过程和技术，显示了文物收藏的原始状态和状态；第一次关闭修复专家和日常生活的内心世界；第一个完整的历史渊源的中国恢复；首次通过现场恢复“殿”和“江湖”互动，展示中国的四大传统阶级”，由“唯一继承和有序的“人员”类遗传密码，以及他们的信仰和改变。这一纪录片既是对各种历史文物的档案保存，其本身修复文物的手工艺和内心信仰也是留存下来的对传统文化敬爱之心的财富。由此，这些作为纪录片的档案在记录文物历史和手工艺者文化精神的同时，也涤荡着广大国人的珍爱之心，对其他地方文物的修复和珍藏起到借鉴意义，更有利于保护我国的历史文化遗产。

6确认国家、集体和个人合法利益的书面文件

通过记录故宫书画、时钟、陶瓷、青铜器、宫故宫文物域的织绣稀有罕见的文物修复过程和修复的生活故事，第一个完整的档案

可以与它的内容、意义，并解释历史上的某些事实的形状特征，作为确认了国家、集体和个人的合法利益的书面文件。因为文件在特定活动反映了社会的同时，也反映了当事人的合法权益，应当有文件的属性，包括立法文件和各种材料的相互作用。如法律法规、协议合同批准文件，记录，报告和存根，书籍、文件、等，这些原料各种社会关系，经济和政治关系，一些记录过程的情况下，承担各方面的权利和义务，和当事人资格、治疗和荣誉。这些方面的问题，争议或纠纷，档案可以有效地解释权益的归属，大多数成为权威的法律证书，有一定的实物证据的效果。很长一段时间，为了确认国家和机关单位和个人的合法权益，发挥作用的各种文件。许多单位和个人文件作为证据，等各类纠纷解决债务，产权和版权，证实了个人资历、经验和工资的问题，福利待遇。

以上六个方面的整合，我们能意识到档案具有凭证作用和参考作用两个最基本的方面，在这个更新换代如此迅速的时代，档案作为纸质和电子的原始存档凭证，在我们的工作生活中扮演着越来越重要的作用，因此，不论是国家、机关单位、还是个人，都应该充分认识到档案的重要性，不要将档案当成随处可丢弃的“鸡肋”，要充分利用档案，科学管理档案，做一个有历史凭据和参考的机构和个体。

参考文献

1马素萍.论档案管理的原则［Ｊ］.档案学通讯，2005（2）

2张辑哲.档案与档案管理［Ｍ］.北京：中国档案出版社，1９９5