如何提高工作效率

如何提高工作效率 Prepared on 22 November 2020

如何提高工作效率——提高时间管理的一种技巧

开头的话

工作越来越忙

我们的工作越来越忙，私事也越来越多。我们承担了那么多的科研项目需要开展研究，我们签了那么多的技术服务合同需要去履行，我们有那么多的事务需要协调，我们有那么多的会议需要出席，我们有那么多的工作需要汇报，我们还有那么多的任务在等着我们；我们的个人事务也接踵而至，我们需要考虑孩子的教育问题，我们需要考虑房子的购买和装修问题，我们下个周末需要到商店购买某件家里急需的物品，我们……

记性越来越差

我们脑子里时时刻刻装满了各种事情，有工作任务，有琐碎的事项，还有突然冒出来的念头，我们全都记住了吗有多少人到了商店忘记了买什么东西；到了机场才发现没带身份证；甚或任务临到期却抛到了九霄云外。有一次我到齐鲁石化出差，到了淄博却想不起此行要干什么。我们经常感叹脑子的记性越来越差了，真的是记性差了吗那么为什么有那么多人有如此相同的感觉呢。或许我们脑子的记性真的在变差，但事实上，我们装的东西越来越多了，等待装的东西也排起了长队，我们不分青红皂白的把它们塞到脑子里，但我们大脑的处理能力是有限的，没把法，它压根就没把一些事情当回事。这能怪谁呢，这不是我们的脑子太笨，是我们处理事情的方式方法不对。

效率越来越低

我们计划的总是很多，想做到的总是很多。有些工作我们总算还能完成，结果还算满意；有些工作其结果差强人意，往往漏掉了很多事项，或是到头来应付了事；而有些工作，其结果则与预期相去甚远，甚或根本无法交差。我们总是在忙着，周末在加班，旅途中在忧虑，任务临期在着急，对着不满意的结果在发火。我们大家都付出了很多，我们都很累，我们甚至怀疑自己的能力，感叹能干的人太少。但是，我们有没有回过头来想一想，我们一起走过的路，我们自己走过的路。我们有成功的时候，也有太多不理想的地方，或许，我们缺乏总结提炼，缺乏一种有效的方法，缺乏应有的训练。

我们的期望

我们想要什么，我们想达到怎样的一种状态，静下心来想一想，我们无非只是想达到这么一种境界：

的应对一切事务。这是一种很高的境界，但是我们相信，只要我们方法得当，我们可以在某种程度上达到这样一种境界。

管理好工作，首先要管理好自己

什么是管理

现在市面上关于管理方面的书籍很多，对于管理的定义也非常丰富。简单分析一下，管理的目的无非是安排恰当的人在恰当的时间做恰当的事，并且能够得到一个恰当的结果。这看起来非常简单，事实上也的确如此，但是真正做起来却往往不得要领。问题在

于，谁是恰当的人，如何掌握恰当的时间，如何做应该做的事。这里面有一个认识的问题，有一个方式方法的问题。

实现有效的管理，无非是把计划、组织、实施、检查、调整等几个环节做好。做一个可行的计划，就要求掌握了解企业的现状，可资利用的资源包括人力资源、物质资源和时间资源；组织工作就是合理分配这些资源；在实施计划的过程中应有可以遵循的工作程序；应当定期跟踪检查工作的进行情况；对于偏离计划或程序的活动加以调整。

上述做法是实现有效管理的基本要求。但是现实中，在计划环节我们很难把事情考虑周全，甚至有时凭着直觉安排工作，往往在资源的配置上发生冲突，在实施过程中各行其道，没有跟踪没有检查，最终不得不接受一个与计划偏离甚远的结果。

个人管理可以实现企业管理的目的

如果组织中的每一个人能够把自己的工作处理得井井有条，那么整个组织的运转就会井然有序。换句话说，组织中的每一个人无论处在什么职位，是技术人员也好，是管理人员也好，如果他能够明确自己的职责，知道如何处理自己职责范围内的事务，安排好工作计划，利用好身边的资源，掌握工作进度，而且能够定期回顾检查自己的工作，注意总结提高，那么它就是一个尽职的人，一个有效率的人。在这样的组织里，学习已经成为一种风气，人们在工作中时刻注意学习好的工作方法，时刻注意收集新的业务知识，时刻注意交流工作经验和心得；在这样的组织里，大家一起创造了一个良好的工作氛围，大家一起珍惜这种工作氛围；在这样的组织里，我们每天都在成长；这个组织每天也在成长。

有效的个人管理需要方法

我们大部分人是摸着石头走过来的

我们大部分人是摸着石头走过来的。我曾经在情报室工作过，在那段有限的时间里，跟着老同志我学会了使用卡片记录查阅过的认为有价值的资料，我有幸参加了情报检索、专利检索的培训。这段经历对我在研究室的工作帮助颇大。后来，我走向了管理岗位，但是没有人教我如何有效地处理办公室里的事务，好像也没有地方教。直到最近，我的办公桌上是乱的，书柜里是乱的，想放的东西总是随手一放，想找的东西总不能确定放到了哪儿。看看周围的同志情形似乎也差不多。

他山之石可以攻玉，我们要学会利用资源

我们缺乏一种处理事务的有效方法，我们甚至也没有意识到需要学习、总结、提炼一种有效的工作方法。是这世上没有一种有效的方法吗答案是否定的。看看财务管理，看看库存管理，看看图书管理。它们都有一套严格的管理制度，有着明晰的分类，有着准确的借入借出记录；人们熟练的掌握了这些方法，日常严格遵循着这些制度，否则将是一团糟。事实上，我们只是轻视了我们要处理的所谓“琐碎”事务，高估了我们大脑的处理能力。

现实世界中存在着许多处理事务的有效方法。我们所困惑的地方多半是因为我们没有找到问题的症结之在，一旦我们发现我们真正需要什么，在我们的周围，在世界的某个地方，毕竟会有一些方法和资源可以为我们借鉴和利用。别忘了，今天，我们有一个强大的互联网资源就在身边！

找到适用的方法才是出路

一个善于思考的人，一定是高效的，大脑一定是自由的；一个成功的组织，一定是善于学习的，员工一定是有活力的。

无论什么方法必须是适合你的特点，你的工作特点，你的生活特点，你的学习特点，你的习惯。当然，在这里，我们那些影响做事效率的习惯必须加以纠正。我们可以先尝试着学习一种方法，然后再根据自己的特点加以调整，使其成为一种真正适合自己的方法。

GTD一种值得借鉴的方法

GTD的基本理念、方法与网络资源

下面这些内容是我从互联网上搜集整理的，介绍了在国外比较流行的一种时间管理方法，我研究了一段时间，觉得是一种值得借鉴的方法。

来自于David Allen的一本畅销书，国内的中文翻译本由中信出版，而在网络上流传的《搞定！－2分钟轻松管理工作与生活》的中文名则是台湾译本的名称。GTD在Amazon 的销售排名中名列98位，在国外的Blogger中也引起，而《尽管去做》这本书在国内却没有引起太多的反响，而且国内大部分对于GTD的讨论都集中在几个主要的PDA论坛，中文Blog圈中的，而且其中还有不少是转摘的内容。

GTD的理念：

GTD 的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能够心无挂念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。而当你总是有些事萦绕在心头，悬而未决的时候，你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作，要么就是

会忘记了去做。而GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类，确定下一步的处理方法，将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。

GTD的基本方法：

GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

· 收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作

· 整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织

· 组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点（电脑旁、办公

室、电话旁、加利、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作

· 回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作

· 执行：现在你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动

下面这幅流程图清晰地说明了GTD的方法与流程。

GTD的工具：

GTD 的工具既可以是PDA也可以是最普通的纸和笔。在PDA中有许多GTD的软件，比如PPC系统的Listpro、Informant，Palm系统的 Datebook，Lifebalance等等。如果没有PDA也没关系，已经有很多Blogger发明出了许多方便地使用纸和笔进行GTD的工具，比如这个等等，在电脑上也有许多可以在GTD上使用的工具，比如。汇集了在电脑上使用的主要GTD工具。

我的实践

我也是最近开始学习使用GTD方法，到现在大约有一个月的时间，感觉受益颇大。春节上班以来，工作特别多，任务特别重，往总部跑的频繁，事务也特别多。通过学习使用GTD方法，感觉工作更加有条理了，更不会担心忘记什么重要事项了，头脑轻松了许

多。当然，在这段时间，有些不好的习惯往往还会抬头，但是我相信一个好的习惯的养成需要一段时间，需要坚持。

任务和日程管理

对于任务和日程的管理我主要借助带有PDA功能的手机实现，在辅助以一个可以放在裤兜里的小记事本。我用的是GAMBOL记事本，在家世客有售。

首先必须保证无论何时何地记事本和笔随身携带，就是在家里，或者是在周末外出游玩的时候也要带着。当你需要记下某个任务，某件事项，甚至脑子里出现一个念头，就立刻把它记下来，绝不能拖延。在记录的时候一页只记一个事项。要做到每天清理记事本，如果是两分钟内能够完成的事项就立即着手去做，如果是下一步需要采取的行动，就把它放到PDA的任务清单里，如果是一个约会或需要在特定的时间里做的事，就把它放到PDA的日程安排里。一定要区分任务和日程安排。记事本清理完后，就把用过的页撕掉。我的PDA任务分类如下：

!Focus重要事项

@Agendas日程相关任务

@Anywhere 在任何地方都可以完成的任务

@Calls需要打的电话

@Computer需要利用计算机或互联网完成的任务

@Errands差事，如购物

@Home需要在家里完成的任务

@Waiting for等待某人完成的任务，跟踪

Projects项目，多步任务

Reading/Review 需要阅读/回顾的资料

Someday/Maybe 某天/也许

Tickler背忘

Z-借出借给别人的东西

Z-借入借了别人的东西

办公室桌面管理

现在我的桌面终于整洁了，确实感觉轻松了许多，再也不会让各种文件资料在我的桌面上堆积如山了。办法很简单，我在桌面上放置了一个三屉文件柜，一个便签纸盒。文件柜的第一个抽屉作为收件箱“IN BOX”，收集当日的各种文件资料，以及记录的便签纸；第二个抽屉“ACTION”放置需要处理的文件；第三个抽屉“WAIT”放置需要他人处理等待结果的文件或事项。收件箱要每日清理每日清空，两分钟内能做的事情立即着手处理，不要往任何抽屉放；需要归档的资料可以在书橱里根据自己的需要设置档案文件夹分类放置。

事实上，我对计算机也按照此种原理进行了清理。

电子邮件管理

GTD的核心就在于将所有的信息都进行处理，安排好它的下一步，所以我现在对所有的邮件都不设置过滤器，让他们全都进入收件箱，当然这并不是任它们呆在收件箱中，我尽量保持每天都清空收件箱的习惯。而按照GTD的原理，所有从inbox出来的东西只有三个归宿：删除、归档和确定下一步行动（包括行动、未来某天与等待）。

所以，我对邮箱作以下设置：

建立一个“行动”文件夹，并在其中设置“下步行动”（存放紧急需要处理的工作），“等候某人”（存放等待他人回复的工作）和“某日”（存放日后某个时刻可能需要处理的工作），“参考资料”（存放需要阅读参考的资料）几个子文件夹；

在收到邮件之后，就根据邮件内容判断如何处理该邮件，是删除、归档还是需要作出行动。如果需要归档，则将其移入存档文件夹下的相应子文件夹中，需要归档的邮件是指邮件本身需要存档，如果只是附件需要存档的话，还是将其另存到硬盘上，以免邮件客户端越来越庞大，降低运行效率；如果需要作出行动，则考虑是否可以在一两分钟之内完成，比如转发给某位同事，如果可以的话就立即处理，如果不行的话，就将其移动到行动文件夹中的相应子文件夹中。在发送邮件的时候如果是需要等待对方回复采取下一步行动的邮件，则同时抄送自己一份，并可以设置自动过滤器将其归入“等候某人”文件夹，以便提醒自己日后等待对方答复。而在GTD中，定期的回顾也很重要，需要每周定期浏览一下行动文件夹下的各子文件夹。

我的建议

?养成一个良好的习惯

?把事务分好类

?把工作分解成简单的步骤

?关键在及时清理及时回顾

?不要难为自己从最简单的方式做起?大家共同实践会更加有效