(行政文秘)办公室文秘必备——公文基本格式

一、公文文面格式

公文文面格式是指公文中各要素（各组成部分）的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。

党政机关通用公文的文面格式由版头（报头）、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称（附件说明）、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围（附注）、附件、主题词、抄送机关、印制版记、公文二维条码22个要素组成。

1.版头

行政机关的发文机关标识主要有3种形式：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，即“文头纸”；一种由发文机关名称加“令”组成，如“省政府令”；一种由发文机关名称加武文线组成，即“函头纸”。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

2.份号

即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。用电报传送的秘密公文，不标注份号。绝密、机密、秘密电报均属密码电报，均应按密码电报的管理办法进行严格管理。

3.密级与保密期限

公文中的密级（包括国家秘密）分为绝密、机密、秘密3个等级。商业秘密分为商业机密、商业秘密2个等级。密级用3号黑体字标注。党的机关的公文密级标注在份号下方，两字之间空1字；行政机关的公文密级标注在

公文首页右上角。如需同时标注秘密等级与保密期限，党政机关的公文都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。

4.紧急程度（等级）

党的机关的紧急公文，分别标明“特急”、“加急”用3号黑体字顶格标注于公文首页页版心右上角，两字之间空1字；行政机关的紧急公文，分别标明“特急”、“急件”，用3号黑体字标注于公文首页版心右上角第2行。如无密级则标注在第1行。电报的紧急程度叫等级，分“特提、特急、加急、平急”4种，用3号仿宋体字标注，其办理公文的时间要求分别是1天、3天、5天、10天。

5.发文字号

发文字号是由发文机关代字、发文年度和发文顺序号3部分组成。发文年度应标全称，不能简写。发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。

应注意三个问题：一是发文字号一经确定，应长期固定使用。二是联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。三是用特定版头印制的公文的发文字号，行政机关的用3号仿宋体字标注于版头（发文机关标识）下空1行红色横隔线之上。下行文、平行文的居中标注；上行文的标注于左侧，与右侧的“签发人”对称，左右两边各空1字排印。

6.签发人

上行文应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人3字加全角冒号与签发人姓名组成。某些重要的公文有会签人的，还应在签发人右侧用4号仿宋体字标注会签人及其姓名。

标注签发人的目的是为了加强单位领导人对公文所负的责任，使之认真把好公文关。

应注意两个问题：一是联合行文，有多个签发人，一般是主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色横隔线；二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者。

7.标题

由发文机关名称（全称或规范化简称）、公文主题和文种组成，位于红色横隔线下方空2行排印。主标题用2号小标宋体字，副标题用3号楷体字，居中排印。

应注意三个问题：一是联合行文时各联署机关名称排序，主办机关的名称排在前面，其余依次排列。二是在有双文种的公文（又叫复合性公文）中应简化标题。三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号。

8.主送机关

在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字排印，回行时顶格；最后一个主送机关名称之后用全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送机关之上。

在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关；决议、决定、指标、命令（令）、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点12种公文不标注主送机关；通报可标也可不标注主送机关，但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果，可标注主送机关。

9.正文

正文位于主送机关下方，不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。数字、年份不能回行。正文中的结构层次序数是：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。要注意不要把“1.”的小圆点写了顿号。在正文层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1.”，但不能用“（1）”。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4种字体，均用3号字印制。只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级用黑体字排印，第二级用楷体字排印；有多级小标题的，第一级用小标宋体排印，第二级用黑体字排印，第三级用楷体字排印，第四级用仿宋体字排印。

法规性公文的编、章、节的序号及标题居中排印，占两行；非法规性公文的小标题的第一行与正文的每一个自然段的第一行左边空两个字排印，行

距相同。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾有句号。

10.附件

应在正文之后、发文机关署名之前排印附件名称。附件名称与正文空1行，左侧空2字，用3号仿宋体字排印“附件”2字，后面标全角冒号和附件名称。附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。

附件置于主件之后，另起一页开始排印，并与主件装订在一起，公文主题词与印制版记应标注在附件最后一页的下端。不能装订在一起的，公文主题词与印制版记应标注在主件最后一页的下端。

11.发文机关署名

单一机关和两个机关的联合行文不署名，3个以上机关联合行文，应署名。署名时将发文机关名称排在成文日期和正文之间，主办机关排在前面，每行最多排3个发文机关名称，最后一排如余一个或两个，均居中排印，以方便盖章为标准。

12.成文日期

一般以领导人最后签发的日期为准；经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准；联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准；应当写明年月日，年份不能简写。单一机关行文，成文日期在正文之下一般空4行、右空4个字、用3号仿宋体字排印。联合行文将成文日期拉开，左

右各空7个字排印。公文经领导人签发后因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定，或由办文者提出意见报领导确定。

13.印章

除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖发文机关的印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。

加盖印章时，要做到端正、清晰，上沿不压正文，下沿在成文日期之下。单一机关行文印章距正文2-4mm，居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。不得盖空白章。当联合行文需加盖两个印章时，主办机关在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm。当关合行文需加盖3个以上印章时，每行最多排3个印章，主办机关在前，印章盖在发文机关署名处，两端不得超出版心；最后一行如余一个或两个印章，均居中排布；当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。

省直各公司来省社盖章，凡是股东决议、会议纪要、章程，涉及到人、财、物的重要文件材料等，都必须备有两份留省社存档，且所有股东（包括省社派出的股东代表）均须在股东决议上签名。

14.主题词

“主题词”三个字用3号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号；主题词用3号小标宋体字；一篇公文最多不超过5个主题词。每个词目之间空1行，一行排不完的另起一行与第一行主题词的第一个字对齐排印。

15.抄送机关

在印制版记上方，主题词下方，并用横线与主题词和印制版记隔开，抄送机关按机关大小和排列习惯依次进行排列，回行时与冒号后的抄送名称对齐。用3号仿宋体字，左空1字排印；抄送机关名称之间用顿号隔开，末尾用句号。

16.印制版记

行政机关的公文只有印发机关和印发时间，印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。印发时间以付印日期为准。翻印上级机关的公文，应把印发单位改为翻印单位，印发时期改为翻印日期，用圆括号标注共印份数。

17.公文排印、装订格式

除发文机关标识、标题、主题词用小标宋体字，密级、保密期限、紧急程度、“主题词”3字用黑体字，份数序号用2号全身黑正体字外，其余文字都是用3号仿宋体字。党的机关用16开公文纸排印。行政机关用国际标准A4纸，正文用3号仿宋体字，每页排22行，每行排28个字。要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。页码用4号半角白体标注，双页码居左空1空，空白页不标注页码。

二、行文关系

公文的行文关系主要有6种关系：

1.领导与被领导的关系。指有隶属关系的上级机关与下级机关之间的公文往来关系。即具有直接领导关系的上下级之间的关系，不包括间接的领导关系。

2.指导与被指导的关系。指没有隶属关系但有业务指导关系的机关、单位、部门之间的公文往来关系。上下级机关之间用下行文文种，平行机关之间用函行文。

3.综合管理与被管理的关系。包括归口管理与被归口管理的关系。

4.属地管理中统一管理与被统一管理的关系。

5.监督与被监督的关系。

6.平行机关之间的协作关系和业务上管理与被管理的关系。

特别要注意第6种关系：

（1）平行机关之间的协作关系，指没有隶属关系的机关、单位之间因工作上的相互联系而进行的公文往来关系。这种工作上的相互联系，一般以公文为媒介，请受文单位予以支持、帮助或予以协助或予以批准等。

常见的错误有：①行文对象级别高，就认为本机关与行文对象是上下级之间的领导与被领导的关系；②行文对象有管理实权，行文时作上级对待，以示尊重。以上都是不符合行文规则的，应予以纠正。

（2）平行机关之间业务上的管理与被管理的关系，指没有隶属关系的机关、单位之间，其某些业务工作应接受业务主管部门的统一管理。平行机关之间业务上的管理工作，如报请批准、批准后的答复、进行监督管理、下达管理规范等，应用函行文。常见的错误有：把业务主管部门当作自己的上级机关，请求批准时错用文种，即该用“函”，却用“请示”、“报告”。

三、行文方式和规则

行文方式分为下行文、上行文和平行文三种方式。

在处理行文关系上，党政机关必须遵守以下规则：

1.向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2.党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。党委、政府的各部门在自己的职权范围内可分别向下级党委、政府的相关部门发布指导性、批复性、规范性、周知性等公文，但无权发布指挥性公文。

3. 党委、政府的办公厅（室）可以根据党委、政府的授权，分别向下级党委、政府行文。党委的其他部门，不得向下级党委发布指示性公文。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府的授权，分别向下级党委、政府行文。党委、政府的其他部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。因为办公厅（室）是办事机构和综合机构，经领导同意或授权可以对外正式行文，其他内设机构不是独立的单位，不具备法人资格，也不能代表部门，不得对外正式行文。

4.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

5.同级党的机关、党的机关与其他同级机关之间必要时可以联合行文。同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以

联合行文。联合行文的条件是：级别相同、共同管理的事项或有关事项，但不宜过多，凡属政府职责范围内的事项，则不需与党委联合行文。

6.属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

7.受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复请示事项；上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

8.不相隶属机关之间，不论级别如何，只能用函行文，用协商的口气以尊重对方，用陈述性语言以示礼貌，不能在函中带有指令性、指示性、指挥性、决断性的语言，不能居高临下，不能用上级对下级的口气行文。

9.必须按隶属关系和有关规定请示问题和报告工作。

“请示”公文是下级机关向上级机关请求指示、批准、帮助解决问题的文种；“报告”是下级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级机关的询问使用的文种。“请示”和“报告”行文的目的和作用不同，内容和结构不同，行文时限和批转的重点不同。

（1）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。应当一文一事，一般只写一个主送机关，不得在非请示中夹带请示事项；其他机关需要周知和支持的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

报告只能供上级机关阅知，无需批复。请示上级机关批转本部门的公文，应当同时报送批转通知及被批转公文（如报告、意见、方案等）的代拟稿。

（2）不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。

（3）请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明。

（4）除特殊情况外，请示应当送上级机关的办公厅（室）按规定程序处理，不应当直接送领导者个人，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

特殊情况是指突发事件、上级机关负责人已了解情况和直接交办的事项。上级机关负责人已了解的情况并直接交办的事项，这有两种情况，一是领导人明确要求呈报机关将公文直接送给他个人的；二是领导人批示或口头指示按办文程序办理的，交秘书部门按正常的程序办理，秘书部门必须严把办文关，不得因领导人有批示而降低办文的质量。

（5）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

（6）党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级级党委主管部门请示重大问题。

（7）对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。不符合行文规则的上报公文主要指不符合行文规则的请示、报告和代拟稿等。

（8）公开发布的公文一般不再印发。