浅谈新时期秘书工作者需要具备的基本素质

新时期秘书必备素质之我见

秘书是领导工作上的第一参谋，是领导完成公务的得力助手，是领导处理各种繁杂事务的高级顾问，其地位之重、角色之要可见一斑。秘书这项职业，历朝历代的称呼不尽相同，从古至今，因其朝代更替，秘书工作的内容和形式也不一样。随着历史的发展、社会的进步和人类文明的不断推进，秘书工作日益完善和兴盛起来，其地位和作用越来越重要。尤其是进入新世纪，秘书工作显得更加重要。那么，新时期秘书应该具备怎样的素质呢？

一、新时期秘书必须具备三种能力

新时期秘书服务的对象是工作繁忙、会议繁多、事务繁杂、活动频繁的领导干部。面对纷繁复杂的社会活动，秘书首先必须学会适应环境、适应人际、适应工作，否则就很难担当重任。新时期秘书必须具备三种能力：

（一）很强的文字写作能力。能写，是做秘书的先决条件。因为秘书日常工作要接触大量的文字材料，比如起草讲话稿、演讲稿、讨论稿，撰写理论文章、经验文章、时事文章等，没有很强的文字功底是应付不了的。一是能及时完成领导交给的写作任务。领导发言或演讲，一般都需要提前准备讲话稿。如果领导有交待，就按照领导的要求去写；如果领导没有交待，就按照通常规律写作即可。但写作必须把

握“三个三点”，即：要关注三点：文字一定要简练，语言一定要顺畅，

用词一定要准确；文章内容一定要真实，罗列事例一定要可信，讲话要点一定要全面；材料装订一定要规范，字体大小一定要适宜，稿件卷面一定要整洁。要做到三点：时间上要快，尽快写出初稿；成稿后，要尽快交领导审阅；要按照领导批改的内容及时修正，一个标点符号也不能放过。要想到三点：绝对不能出现错别字；送领导审阅要寻找合适的机会；修正后的稿件除了为领导准备一份外，要多留几份，以备急需。二是能与领导一起研究思路并形成文章。有思想是秘书必备素质之一，领导喜欢有见地的秘书。当领导出席一个重要场合或重要会议时，可能需要一篇有分量的演讲稿或讲话稿；当领导出席一个讨论大会或经验会议时，可能需要一篇有质量的调研文章；当领导处在某个特定环境，需要用文章阐明自己观点时，可能需要一篇高水准的理论文章等。这就需要秘书调动思维，充分发挥才智，帮助领导理清思路并形成文章。此时，秘书必须遵循“三个原则”，即：行文前：要虚心聆听领导对文章的想法和思路，要边听边想边记，并认真领会领导意图；充分调动理性思维，形成思路，并大胆阐明对文章结构的构思；与领导相互交流，力争在交流中达成共识，并提炼出文章的初步脉络和框架结构。行文中：要力求创新，独辟蹊径，写别人没有写过的内容；结构要力求新颖，坚决摈弃老套路、老思路、老土路；观点要鲜明、生动、有个性。行文后：要反复斟酌、修改，尽可能地体现领导意图；呈报初稿时，要附上文章结构图，以备领导参照；准备发表的文章，要有领导的签字，并保留原稿。三是能主动为领导写一些提升形象的报刊文章。领导工作繁忙，静下心来写文章的时间不多。秘书出于对领导形象和声誉的维护，可以代领导写点东西，但须注意两点：要与当前国际国内形势紧密结合，通过报刊发表见解，提升领导的威望和声誉；要与当前领导所抓的工作紧

密结合，理论联系实际，在实践中总结经验教训，在理论指导下开展工作。

（二）很强的语言表达能力。身为秘书，必须要过语言表达关，这是工作职责所决定的。因为秘书要协助领导做思想工作，要在某些场合代表领导发表言论，要给领导汇报工作和思想，没有很强的语言表达能力是不行的。新时期秘书必须要做到“三勤”：一是勤学习。秘书不是生来就具备很强的语言表达能力的，这需要学习。学习需要付出艰辛和努力，可以向书本学，那是现成的经验；可以向他人学，有人当面给予指点和传授；也可以向专家、教授学，他们阐述的都是精辟的理论和要点。二是勤实践。学之为用之，理论要在实践中变成指导工作的方法，才能达到学习的目的。秘书要敢于在公开场合发表意见，以展示语言表达的能力；要敢于在领导面前发表见解，锻炼表达能力；要敢于在群众中发表看法，让群众做评判，并把实践得来的成果运用到工作中。三是勤总结。学习语言表达能力，是为了运用语言表达，效果怎么样，既要在实践中检验，也要在总结中不断提高。总结是为了进步，只有总结才能查找不足，以便修正错误。

（三）很强的关系协调能力。协调能力的强弱关系到工作的进展情况如何，关系到上下部门之间的关系如何，关系到领导和干群之间的关系如何等。由此可见，协调能力对秘书来说是何等的重要。新时期秘书必须处理好“四个对”：一是对上。对上，就是指对上级部门和上级机关的同志。身为秘书，与领导接触的多，知道的也多，其地位比较特殊，即便是上级机关的同志也十分尊重或高看一眼。秘书必须要学会夹着尾巴做人，时时处处谨慎行事，不但要尊重上级部门及上级机关的同志，而且要注重协调上下之间的关系，为开展工作奠定基础。二是对

下。对下，就是指对下级部门和下级机关的同志。因为是上级领导的秘书，下级机关的同志都是十分尊重、非常给面子。秘书不但要尊重下级机关的同志，而且还要处处为他们着想，帮助他们解决实际问题。只有这样，才能赢得敬重和信赖，才能为上级机关树立威信，才能为领导赢得高分。三是对领导。无论对待上级领导还是对待平级领导，都要做到一视同仁、平等对待，绝不能厚此薄彼、看人下菜碟。工作中可能经常要与这些领导打交道，无论是领导交待的，还是需要其他领导帮助的，与人家接触过程中都要真诚对待，注意做协调的纽带和桥梁。这样，才能树立自己的尊严、威信和人格。四是对群众。群众是我们的衣食父母，我们是群众的忠诚公仆。作为领导身边的人，一定要以一颗火热的心对待群众，帮群众之难，解群众之忧，做群众的铁心人、实心人、同心人，时刻为群众谋利益。

二、新时期秘书必须具备三种意识

随着时代的不断进步和发展，随着形势的不断变化和更新，随着社会主义市场经济的不断健全和完善，领导和秘书的内涵也发生着深刻的变化，但无论怎样变化，领导和秘书的角色不会改变，领导还是领导，秘书还是秘书，无论社会发展到何种程度，都离不开领导，也离不开秘书。新时期秘书必须具备三种意识：

（一）强烈的服务意识。秘书是为领导配备的，职责就是为领导服务。这种服务意识从上任那刻起，就应该把它铭记在脑海里。新时期秘书必须要在“三抓”上下功夫。一是抓硬件建设，做到眼睛里有活。所谓硬件就是指日常工作中看得见、摸得着的事务，比如为领导清理办公室卫生、为领导提水倒茶、为领导整理办公用具、为领导上车下车开门、为领导外出公干提包等等，这些看起来都是一些不起眼的细

节，如果眼睛里没有活，就很难做到做好。这需要平时多观察、多养成、多积累。二是抓软件建设，做到头脑中有货。所谓软件就是指头脑有思想，一个称职的秘书，一定是一个有独到见解的人。作为助手、参谋，见解独到尤为重要。当领导碰到难题时，难免要与秘书探讨、研究，如果秘书肚里空空、头脑无货，就无法应对。因此，要想成为头脑中有货的秘书，就必须下功夫学习，力争成为一个上知天文、下知地理的人。三是抓身心建设，时刻关注领导健康。领导的身心健康关乎工作大局，身为秘书必须关注。当领导身体不适时，除陪同看医生外，还要给予安慰，消除领导的思想压力，使其能够正确对待疾病，争取早日康复。当领导因为某种原因心情不悦时，要多做领导的思想工作，多讲领导关心的事、开心的事、舒心的事，使领导尽快摆脱不悦。

（二）强烈的大局意识。树立大局意识，既是秘书职责的需要，也是领导对秘书的期望。新时期秘书在大局面前必须做到“三先”。一是当个人时间与领导时间发生冲突时，领导为先。这种情况经常遇到，比如双休日，自己正好有时间，有可能陪家人一起逛商场，或带着孩子逛公园，这时手机突然响了，一看是领导打来的。怎么办？什么话也不要说，立即按照领导的要求赶赴地点，协助领导完成其要求完成的工作。二是当私事与公事发生冲突时，公事为先。秘书工作身不由己。有时正在班上工作，家中突然来电话，说有重要的事需要回家去解决，并且家人相当着急。遇到这种情况怎么办？当然要以公事为重。至于家中私事，只能解释、安慰和劝说，暂缓处理。三是当个人利益与他人利益发生冲突时，他人利益为先。这种事情发生在秘书身上很正常，因为秘书是领导身边的人，关键时刻必须牺牲个人利益。比如单位分房时应该先让他人挑选，年终评比时应该把大奖让给他人，单位安排

外出旅游应该把名额让给他人等。这种牺牲和付出是一个秘书的职责所在、品格所在、崇高所在，是值得的。

（三）强烈的保密意识。秘书是领导身边的人，知道的秘密肯定比别人多。这些秘密中，有的是一般的秘密，有的是重要的机密，还有的是绝密。保密内容是不允许外传的。保密工作要求秘书必须把牙齿咬紧，把嘴唇绷紧，把嘴巴闭紧，这是最起码的职业道德和操守。新时期秘书必须做到“三不”。一是不该说的坚决不说。领导谈论问题或交待事情，需要秘书在场，有些秘密根本就不避秘书。但作为秘书，一定要有很高的党性和觉悟，要把领导的信任当作工作动力。对那些秘密，尤其是涉及干部职务升迁、涉及大家切身利益的事情，一定要守口如瓶，不该说的坚决不说。二是不该问的坚决不问。有时候领导之间谈论事情，涉及秘密事项时，可能要避开秘书。作为秘书呢，绝对不能有太强的好奇心，更不能打破砂锅纹（问）到底，不该问的坚决不问。三是不该听的坚决不听。当领导召开会议时，秘书因为向领导请示问题或给领导送阅文件，需要到会场找领导。这时秘书可能会听到一些会议内容，有些甚至就是秘密。这时，尽量不要刻意去听，听到也不要往心里去，汇报工作后尽快离开会场。

三、新时期秘书必须具备三种品德

秘书是百里挑一挑出来的，都是德才兼备的人。但随着社会复杂形势的不断变化，秘书也会不同程度的受到影响。有的秘书在领导身边干两年就变了，变得飞扬跋扈、口是心非、心胸狭窄。其行为严重地伤害了同志感情、领导感情、群众感情。因此，抓紧抓好秘书的思想道德教育显得任重而道远。新时期秘书必须具备三种品德：

（一）诚实稳重的品德。在领导身边工作，没有踏实的作风不

行，没有稳重的品行也不行。市场经济条件下，人们的思想观念发生了很大的变化，在物质利益处于不规则的调整时期，诚实稳重的品德显得尤为可贵。新时期秘书必须注重“三实”。一是领导面前要诚实。诚实是立身之本。秘书更应该以诚实扎根，无论何时何地，都要以诚实对待领导，一是一，二是二，不谎报情况，不弄虚作假。只有这样，才能赢得领导的信任。二是工作面前要踏实。踏实是秘书的本分。无论是自己领导交待的事情，还是其他领导交待的事情，都要乐于接受，在落实过程中，要充分发挥聪明才智，全力以赴地完成任务，以踏实的作风赢得他人的信赖。三是他人面前要真实。秘书位置比较特殊，在别人眼里，整天围在领导身边，是有职有权的，先知先觉的，非常令人羡慕。这种情况下，秘书的一言一行都会引人注目。因此，秘书一定要多加收敛，要多与他人交往，以真实的自我示人，给人以可信、实在之感，以此赢得他人的尊重。

（二）吃苦耐劳的品德。有人认为秘书是个美差，既悠闲又自在。其实不然。做秘书不是享福的，而是干工作的。当组织选择的时候，秘书也在选择，并愿意全心全意去服务。所以说，应该有吃苦耐劳的思想准备。尤其在新形势下，更应该具备吃大苦耐大劳的思想。新时期秘书必须注重“三苦”。一是要乐于吃苦。选择秘书职业的同时，也就选择了吃苦。乐于吃苦是秘书的传统美德，是秘书工作者的优良品质，没有这种思想准备是很难胜任秘书工作的。二是要敢于吃苦。吃苦是需要勇气的，有人就怕吃苦，遇到吃苦的差事就躲避。比如，安排到艰苦的地方搞调查研究，有人就把这视为机遇，当作历练的最佳时机，尽管环境很艰苦，但也乐意去；而有人就怕艰苦的环境，说啥也不愿意去。这种拈轻怕重的思想与秘书职责是格格不入的。三是要学习吃苦。

世上的苦千百种，学会吃苦才能长大、成熟，秘书也不例外。在学习吃苦过程中，要有耐心、恒心，只有吃下千般苦，才能成就大事业。

（三）廉洁自律的品德。秘书随领导走南闯北，见过的世面大，接触的人员杂，了解的情况多。期间难免有人想乘虚而入，自然就会以各种方式讨好、接近秘书，或安排灯红酒绿的歌舞厅，或安排价格不菲的小姐陪同，或赠送贵重礼品，或奉送大把金钱等。如果秘书立场不坚定、缺乏党性修养，就会被拉下水、发生蜕变。新时期秘书必须要严

把“三关”。一是严把自己的清廉关。身在官场走，清廉最可贵。无论什么时候、什么情况下，秘书都要保持手脚干净。当有人企图利用时，应该清醒头脑，不卑不亢，在不违背原则的基础上，能帮的要帮；明显违反党性和纪律的事，可以办到的也不能办。要始终把住自己的清廉关，做一个让领导放心的秘书。二是严把家人的清白关。悉数官场案例，前院无事、后院起火的事例不在少数。身为领导信赖的秘书，不但自己要清白为人处事，也要教育家人谨慎行事。不该收的东西坚决不收，不该拿的礼品坚决不拿，自觉地为亲人筑起一道廉正堤坝。三是严把个人的自律关。时刻提醒自己别碰“高压线”，是秘书职责所在、良心所在、品格所在。当有人引导自己去触及“高压线”时，要学会克制，想方设法避开“高压线”。总而言之，要坦坦荡荡为人、踏踏实实干事，做一个品德高尚的人、一个身心健康的人、一个有益于人民的人。