供应商管理操作规范程序

供应商管理操作规范程序

1.目的

为稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系；规范对供应商的日常管理和业绩评价，促进供应商全面质量提升，特制定本办法。

2.定义及分类

2.1 供应商：指向**公司提供投资设备、原辅材料、备品备件、工（辅）器具和其它资源及服务并收取相应货币作为报酬的合法企业或个体经营者；

2.2 供应商分类：采购部的供应商根据以下情况分类：

2.2.1 按照《年度协议》或《商务合同》的签订情况，分为长期供应商和临时供应商；

2.2.1.1 长期供应商：已通过**公司的资质审核，并与**公司采购部公司签订《商务合同》或《年度协议》的供应商；当**公司发生同类产品常规采购或项目招/议标时作为备选供应商直接参与比价后即可确定供货关系。

2.2.1.2 临时供应商（含一次性的）：除长期供应商外的所有供应商；这里指采购部通过简易招议标或询议价方式确定的且双方未签订《商务合同》或《年度协议》的，仅提供标的产品或服务的供应商；

2.2.2 按照提供产品和配套服务特点分类，可以分为项目类供应商和材料类供应商；

2.2.2.1 项目类供应商：为**公司提供由采购部负责采购的投资项目类产品或配套服务的供应商；

2.2.2.2 材料类供应商：为**公司提供由采购部负责采购的生产所需的备品备件、仪器仪表、原辅材料、工（辅）器具等其它产品或提供维修（改造）服务的供应商；

3.适用范围

本办法适用于采购部供应商体系内的供应商的管理。

4.职责与权限

4.1 采购部:负责归口管理供应商开发、选择、准入等全过程；负责供应商的日常管理和级别考评以及各种书面考核的输出；

4.2 归口管理部门/使用部门:负责与供应商签订必要的《技术协议》或提供有效的技术资料和质量要求；负责根据具体项目或产品（维修服务）在供应商级别考评中对相关内容的评价，并填写《供应商满意度调查表》；负责供应商审核中的质量体系和质量保证能力审核；

4.3 法律部:负责格式合同或年度框架协议的拟定、审核和归档管理；

4.4 财务部：负责根据采购部的书面输入，对供应商的各种考核处理的执行；必要时，负责供应商审核中的财务状况审核；

5.内容

5.1 供应商的选择和引入：详见《供应商选择评估管理规定》。

5.2 供应商日常管理：

5.2.1 采购订单和协议合同管理

5.2.1.1 采购订单管理：a)订单确认：供应商在接收到采购订单时，必须在规定的时间（正常为3个工作日）内给予确认并回传至下单业务员处；超过规定的时间不予回复，采购部将视具体情况考虑是否取消该供应商供货资格；b)订单执行：供应商在确认订单后，严格按照订单内容执行；原则如下：

●未造成**公司损失的：订单完成率要求为100%；在订单规定或双方协商确定的时间内，完成率每低于 1 个百分点，给予该供应商100 元违约考核；（备注：订单完成率=已到货批次/订单总批次*100%）●造成**公司损失的：双方有明确约定的，按照约定执行；无约定的，供应商按照**公司实际损失额的（1-2）倍支付赔偿金；

5.2.1.2 协议合同管理：a)供应商在新签或续签《商务合同》或《年度协议》时，必须在双方电子或书面确认的时间内进行签订；因供应商原因不能按时签订，每延迟 1 个工作日，将给予该供应商人民币100 元诚信处罚；b)供、需双方签订的《商务合同》和《年度协议》由采购部相关业务部门按规定时间提交综合管理部进行归档管理（必要时，报法律部审核、存档）；

c)协议/合同执行：供应商必须严格按照签订的《年度协议》或《商务合同》及其附件的约定执行；如有违约现象，**公司将视具体情况按照双方约定进行必要的索赔；

5.2.2 技术资料管理

5.2.2.1 供应商在与**公司签订《技术协议》或接收相关技术质量要求（以下统称为“技术资料”）后，必须妥善保管已接收的技术资料且严格按照规定的技术要求进行生产（或组织）、提供满足**公司要求的产品（或服务）；

5.2.2.2 在没有得到**公司技术资料签订方的许可下，私自更改相关技术资料内容的；每发现1 次，除赔偿**公司由此造成的损失外，给予该供应商人民币20000 元以下处罚；

5.2.2.3 在没有得到**公司许可情况下，如发现供应商将技术资料的任何内容泄密给第三方，**公司将根据双方协议或**公司相关规定执行处罚；如无明确规定，除向供应商追究损失外，将给予该供应商10 万元及以下首次罚款，两次（含两次）以上，将视情况取消供应商资格，必要时，提请司法机关处理；

5.2.2.4 供应商应主动核对已接收的技术资料；如发现存在疑问时，应及时与**公司的该技术资料提出部门沟通，以便进行必要的更正；如**公司技术资料提出部门不采纳建议，供应商又按照原要求生产，则造成的后果由**公司的该技术资料提出部门承担；

5.2.3 质量管理供应商所供的产品或服务，除必须符合现行对应的国家标准（含进出口要求）、行业标准外，按照下列要求进行：

5.2.3.1 材料类供应商：供货质量或服务，如有技术资料要求按照技术资料执行；如无明确的技术资料要求，则按照双方沟通、协商的具体标准执行；

5.2.3.2 项目类供应商：供货质量或服务，必须满足双方签订的《项目合同》和技术资料明确的质量要求。

5.2.3.3 对于供应商提供的产品或服务不能满足上述“5.2.3.1 或5.2.3.2”规定的，除全额承担**公司的相应损失外，具体操作规定如下：

a)项目类供应商:在项目执行过程中或设备使用运行过程中出现质量问题,双方有约定的,按照质量约定执行;

无约定的,由双方协商解决; b)材料类供应商：如有相关约定的，按照相关约定执行；没有约定的，按照以下方式执行：

5.2.3.4 产品包装：供应商所供的产品包装必须在满足现行的国家标准（含进出口要求）、行业标准的同时，必须符合下列要求：a)**公司对产品包装有明确要求的，按照要求执行；如发现供应商没有按照要求执行，仓储人员有权退货并要求厂家重新发运，期间产生的一切损失及费用由供应商自行承担，同时给予该供应商人民币500 元/次处罚；实物产品运送或邮寄到奇瑞公司时，必须附带已填写完整的该批次产品的《供货清单》（附件一）。

5.2.4 运输/仓储管理

5.2.4.1 运输：原则上，要求供应商拥有自己的稳定的运输和准时供货能力；在运输过程中产生的超额费用由供应商自行承担；紧急采购时发生的运输（快递）费用，双方有约定的，按照约定执行，如无约定，由责任方承担费用；

5.2.4.2 仓储：双方签订了《仓储协议》的，按照协议内容及要求执行；没有签订协议的，按照**公司的仓库管理的具体要求进行：

5.2.4.3 违犯“5.2.4.1”或“5.2.4.2”条的，采购部视具体情况，除要求供应商承担**公司损失外，给予该供应商人民币3000 元及以下罚款；

5.2.5 供货管理

5.2.5.1 项目类供应商：按照双方确定的项目时间节点要求执行供货或提供服务；由采购部采购管理部根

据《项目进度跟踪表》（附件二）负责跟踪项目进度情况，并统计汇总，作为供应商业绩考评依据之一；

5.2.5.2 材料类供应商：按照双方确认的到货时间要求（含采购订单要求）执行供货或提供服务；由采购部采购业务人员或仓管人员负责跟踪到货情况并统计汇总，作为供应商业绩考评依据之一；

5.2.5.3 上述“5.2.5.1”或“5.2.5.2”内的任何一项物料或服务延期履行：a)在及时通知且得到采购部相关业务员认可的情况下，由双方协商解决；未及时沟通或没有达到许可的情况下，若造成**公司损失的，由该供应商全额承担，另每延期 1 天，给予该供应商2000 元及以下罚款；情况严重的，采购部可视情况取消其合作资格或暂停货款支付。b)如供应商不能及时交付产品或提供服务是因为**公司原因造成的，由**公司相关责任部门承担责任。

5.2.5.4 对于进口材料，由**公司负责清关的，供应商应在发货后的24 小时内将清关所必须的单据以特快专递的形式，寄给**公司相关接收部门；如因供应商延期提供清关单据，造成交货延期，除由供应商承担由此给**公司造成的损失外，采购部有权对责任供应商进行处罚，具体如下：a)双方有明确约定的，按照约定支付违约金。b)双方无明确约定的，给予责任供应商人民币1000 元/天的延期罚款；

5.2.5.5 原则上：所有违约（索赔、罚款等）金由采购部以《供应商违约索赔通知单》（附件三）形式书面传真给责任供应商，在供应商签字确认和回传后（如非正当理由拒绝签字的，**公司可以根据违约情况强制执行），经采购部分管领导（或其授权人）签字批示后，报**公司财务部在责任供应商当月货款中扣除（当月货款不足支付的，供应商应在**公司通知的时间内补交到**公司财务部，不能及时补交的，应按不足部分的双倍向**公司支付违约金）。

5.2.6 退货管理：

5.2.

6.1 因供应商原因导致退货的，由采购部仓储部负责填写《不合格品退货单》（附件四）办理相关退货手续；

5.2.

6.2 首次退货给予责任供应商人民币300 元/批次罚款，连续出现两次（含两次）以上或一年时间内退货次数超过三次（含三次）以上的，除给予责任供应商5000 元及以下罚款外，采购部根据情况调整供货份额或取消其供应商资格；因供应商原因导致退货而造成**公司实际损失的，由供应商承担全额赔偿责任。

5.2.7 其他：

5.2.7.1 供应商必须严格遵守和执行**公司的规章制度；如有违反现象的，根据情况考虑取消其供应商资格；情况严重的，将依法追究相关法律责任或申请司法机关处理。

5.2.7.2 供应商所开具的各类发票应严格按照**公司财务部规定要求执行，因供应商原因造成**公司不能及时支付货款或供应商重新开具发票的，由责任供应商自行承担；

5.3 供应商级别管理：

5.3.1 供应商的级别管理实行动态管理：即供应商从B 级或C 级供应商可以提升为A 级供应商，也可从 A 级供应商降为B 级或 C 级供应商；具体如下：

5.3.1.1 从B 级或C 级供应商升为A 级供应商的条件：

●**公司占有其50％左右的销售份额(大型的国际供应商及掌握关键技术的国内供应商，可适当降低此项要求)

●连续2 年及以上所供产品质量稳定、供货及时且售后服务顾客满意度高；

●与同行相比，具有较明显的价格优势；不断通过内部控制、改善，具有持续降本的能力；

5.3.1.2 由A 级供应商降为B 级或C 级供应商条件：

●供货质量不稳定、一年内出现3 次及以上的供货不及时现象；

●对**公司的各项配套协作工作不能很好的理解和支持；

●因供应商原因造成**公司年采购金额所占供应商销售份额的30%以下；

5.3.2 级别考评：采购部根据质量状况、年采购金额、交货期、服务质量、其他（含供应商满意度）等方面定期对供应商进行考评，同时依据考评结果对供应商进行级别评定；详见《供应商级别考评表》（附件五）。

5.3.2.1 考评办法：根据供应商类别，采购部关联科室对供应商的不同方面进行考评。

5.3.2.2 考评对象：纳入到采购部供应商体系内的长期供应商（临时性供应商按照订单履行实际情况进行考评）。

5.3.2.3 考评方法：实行评分分级制度，满分为100 分。

a)100-90 分为A 级供应商；b)89～80 分为B 级供应商；c)79—65 分为C 级供应商；

d)65 分以下为D 级供应商（不合格供应商）。

5.3.2.4 考评项目

a)质量状况：40 分X(合格批数／总交货批数；对于设备类等一次性交付的依据各阶段节点验收情况进行实时考评)；

b)年采购金额：25 分(每年对各供应商的采购金额进行统计分析，按照采购金额大小确定)；

c)交货期：15 分X(按时交货批数／总交货批数)；

d)服务质量：12 分(维修服务完成及时性、技术培训支持度、应急响应、整改纠正措施执行情况、降本配合度等)；

e)其他：8 分（采购部通过《满意度调查表》（附件七）的形式，汇总公司相关职能部门或使用部门对供应商满意度的评价情况）；

5.3.2.5 考评频次：合同、协议类长期供应商按照年度进行；特殊情况另行处理；

5.3.2.6 考评结果的处理：

在质量和价格条件满足**公司要求的情况下，对供应商的级别评价结果按照以下处理原则进行：

a)结果为A级（核心供应商）：适当增加供货份额或新项目招议标/询议价时具有优先参与权；

b)结果为B级（重要供应商）：原则上该类供应商保持原有份额不变，在新项目招议标询议价时且满足需求条件的A 级供应商数量不足时，可优先参与；

c)结果为C级（一般供应商）：根据具体情况要求供应商拟定整改计划，并将整改计划以书面形式提交采购部供应商管理部，供应商管理部将根据供应商提交的整改计划进行进度跟踪，同时在整改期间内采购

部将酌情对供应商进行延迟货款支付或者减少份额（多家供货时）等处理。

d)结果为D级：将视具体情况予以书面通知供应商停供或淘汰处理。

5.3.2.对考评结果为A 、B级的供应商进行战略合作推进，条件成熟时，可优先考虑战略合作伙伴关系，同时作为年度优秀供应商的参评条件之一；

5.3.2. 考评结果由采购部供应商管理部以《供应商级别考评通知单》（附件六）的形式书面或电子通知供应商。

5.4份额管理

主要指材料类供应商，且同类产品同时有两家及以上的供应商在供货时，主要从产品（服务）质量、供货能力、价格、供应商级别等方面进行份额分配；具体在执行过程中根据每月实际情况可进行动态调整：

5.5供应商淘汰或冻结：

5.5.1 供应商具有下列条件之一者，采购部可视具体情况给予淘汰或冻结处理：

●连续超过12 个月未再合作过且后续暂无合作项目（产品）的；

●出现重大质量事故且给**公司造成损失的；

●连续3 次以上或者一年内累计出现4 次一般性质量事故，并经整改后仍然无效；

●恶意竞争、报价后不供货或者以次充好；

●违反公司阳光工程，且经劝阻无效；

●产品价格明显高于市场价格，且不同意降价；

●发现有欺骗**公司行为或者招标时私下串标，哄抬价格；

5.5.2 所有被冻结的供应商，超过6 个月冻结期，如果再需要进行商务合作的，按照新供应商准入程序进行；

6.其他

6.1 附件

6.1.1 附件一：《供货清单》

6.1.2 附件二：《项目进度跟踪表》

6.1.3 附件三：《供应商违约索赔通知单》

6.1.4 附件四：《不合格品退货单》

6.1.5 附件五：《供应商级别考评表》

6.1.6 附件六：《供应商级别考评通知单》

6.1.7 附件七：《满意度调查表》

6.2 记录

6.3 本规定自签发之日起生效；6.4 本规定最终解释权归属采购部。

采购业务工作手册

附件一1：《供货清单》编号：SPD-004-002

保存期限：1年

采购业务工作手册

供应商管理

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附件二：《项目进度跟踪表》

编号：SPD-004-001

填表人/日期： 审核：

保存期限：3 年

附件三：《供应商违约索赔通知单》

编号：SPD-004-003

人（

保存期限：2 年

附件四：《不合格品退货单》编号：SPD-004-004

仓库主管：库管员：供货方：

（一式三联：供应商联，仓库联、财务联）

保存期限：1年

附件五：《供应商级别考评表》编号：SPD-004-005

附件六：《供应商级别考评通知单》

编号：SPD-004-006

供应商回复：

供应商负责人（：

整改计划 （措施）

C 级供应商必须填写（可另附页）

保存地点：采购部供应商管理部

保存期限：2 年