OA办公系统需求方案设计

OA办公系统需求方案

目录

第一部分OA系统设计的具体看法 (1)

一、对OA的具体看法 (1)

第二部分OA系统功能概述 (2)

一、系统结构图 (2)

二、OA功能架构图以及功能列表 (3)

三、OA功能特点 (5)

第三部分OA功能模块简介 (7)

一、个人事务 (7)

通知公告 (7)

新闻 (7)

日程安排 (7)

交流论坛 (7)

手机短信 (8)

工作日志 (8)

个人考勤 (8)

投票 (8)

自定义桌面 (8)

二、公文管理 (8)

三、协同工作 (9)

四、行政管理 (9)

通知公告管理 (9)

新闻管理 (9)

投票管理 (9)

日程安排查询 (10)

工作日志查询 (10)

办公用品管理 (10)

固定资产管理 (10)

图书管理 (10)

会议管理 (11)

车辆管理 (11)

公共通讯薄 (12)

五、人事管理 (12)

六、客户管理 (13)

七、项目管理 (14)

八、系统管理 (14)

第四部分OA系统安全性 (15)

一、系统安全性 (15)

第一部分OA系统设计的具体看法

一、对OA的具体看法

与其他办公自动化软件相比，OA办公系统具有如下鲜明特色：

·易用：以人为中心的设计

OA可对组织机构、表单、流程、访问权限等可自定义和灵活调整，专业技术团队可根据中小企事业单位的实际需求进行定制开发；可根据单位的具体情况对工作流程、文件库、公文库、会议库、人力资源库等的数量与应用办法进行规划；系统还为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口；到一个流程被启动时，系统会自动提醒相关当事人。

·实用：以实际应用为出发点

OA充分考虑中小企事业单位的实际需求，将最需要、最实用的功能体现给用户，摈弃了华而不实的功能，完全符合中小企事业单位办公事务处理的习惯，避免了以技术为中心的误区——用户使用不便（如：需要调整人和业务来适应系统）、简单事情复杂化和投入高等缺点。

·高效：协同集成的办公环境

通过我们提供的应用OA平台，可以方便地将企业内部其它应用系统的数据集成到现有办公自动化系统中，对企业现有流程进行重新整合，将事件、流程、文档、人员、角色等关联起来，相互配合组成统一的协同应用环境，实现应用系统之间信息的高度关联与交叉应用，减少数据重复输入，实现信息同步更新，以便更有效利用信息资源，提高办公效率。

·安全：数据安全系统可靠

OA提供多种安全机制保证数据的机密性及完整性，保障企业业务的正常运转。包括身份认证、角色分配、用户操作监控、日志报告、信息安全级别设定等，并支持多重级别、多个层次的安全性定义。此外，OA采用系统化、结构化设计，各应用模块采用插件式安装方式，最大限度保证应用系统与基础平台的可靠与稳定。

·可扩展：支持多种应用场景

OA采用https://www.360docs.net/doc/cc5214353.html,技术的B/S模式，具有跨平台、易扩展等特性，对硬件降低要求，用户端不需安装任何软件，只需通过浏览器即可访问，用户可以轻松实现移动办公、远程办公与无纸化办公。系统升级与维护成本低廉，可以针对企业新的组合和扩展，迅速做出相应的系统调整和变化，极大地适应了用户在不同环境和条件下的需求，为中小企业提供了较高的性价比。开放式体系结构、标准化接口、模块化设计，使客户可根据需求选择相应的模块，或在现有系统上自由叠加其他功能模块。

第二部分OA系统功能概述

一、系统结构图

用户电脑

用户电脑

用户电脑

用户电脑

二、O A功能架构图以及功能列表

三、OA功能特点·支持远程办公与异地办公

OA提供了完善的远程办公解决方案，不仅可以实现单位总部与各地区分部之间的公文互流、信息传递，还可以实现出差领导、人员异地办公。在任何时候，从任何地方获取信息为领导、决策层及时地进行判断和作决定提供了强大的支持。

·强大的企业信息集成功能

提供与现有系统数据集成功能，实现与现有业务系统的完美接合，企业的全体员工都可以在这种开放式的系统中通过信息的发布、交流实现知识的获得和积累，成为集成企业各种业务系统和信息系统、进行协同办公的平台，实现企业信息动态交流的内部门户。

·灵活完备的公文处理流程

用户可以按照实际需要进行流程定制，系统将依据流程自动进行公文流转。同时用户还可以通过授权，使公文的流转过程根据授权情况自动或人为进行调整，真正体现了公文处理过程的灵活多变。

·提供自定义模板功能

电子邮件、公文流转子系统提供模板功能，用户可以自定义邮件、公文模板，对于经常发送的邮件、经常下发的公文可以直接由模板建立。

·完善的邮件传输系统

集成了大容量的电子邮件系统，为用户建立了完善的内部电子邮件系统，同时系统实现了内部电子邮件与外部邮件服务器的整合，直接面向Internet 收发邮件。

·加入手机短信功能

手机短信时时接收，获得信息的及时性。方便用户更好的获取最新信息。

·自定义的工作台面

个性化设置系统采用自定义的工作台界面，用户可以根据自己的需要自定义设置平台内容，真正实现网络办公环境的个性化设置。

·管理简单，易于安装、维护

办公自动化系统以企事业单位的Intranet/Internet 为基础，采用B/S 结构，通过Web

浏览器，使系统易于安装和维护。

·可扩展的模块化结构

系统采用模块化结构设计，所有组成模块在逻辑上是独立的，可独立安装，满足企业需求不断发展的现状。

·灵活的组织结构管理

系统采用灵活的组织结构管理，用户可以根据实际需求设置自己的多级组织结构，还可以根据实际情况，设置实现不同办公自动化系统间的互联。

·提供强大的安全管理支持

系统针对不同用户，不仅对每个功能操作进行授权管理，还可对操作的进行使用级别授权，通过多级安全控制确保系统安全可靠运行和数据的严格保密。

第三部分OA功能模块简介

一、个人事务

用户可通过此模块完成个人日常办公，其中主要包括查看通知公告，查看新闻，日程安排、短信息、交流论坛，工作日志，个人考勤，手机短信，投票等模块。用户通过这些模块可完成与个人有关的办公事务，提高处理公务的效率，建立自己的办公体系。

通知公告

用户可以方便的查看公司发布的通知公告内容，即使了解公司的最新信息。

新闻

用户可以方便的查看公司发布的新闻内容，并且可以评论新闻内容[设置匿名发表]。日程安排

用户可以方便的查看每一天的日程安排、待办事宜，并能完成新增、编辑、删除、查询日历，设置定时提醒等各种操作

交流论坛

用户可以浏览论坛帖子，并且也可以发帖，作为公司公共交流的地方。

手机短信

用户通过OA平台进行手机相关信息发送，发送对象自由选择（通过部门）

工作日志

通过系统自带的强大网络工作流引擎，并按照用户定义的模式，每位网上工作者只需打开其待办事宜即可查看并办理所有需其处理的待办任务、待办流程、未处理信息等，并自动与各模块建立链接。真正实现并创建轻松而又有序的协同工作环境。

个人考勤

用户进行上下班的打卡；用户进行一系列的考勤登记（请假，出差等）

投票

管理员发起一项投票，用户有一次投票机会。用户也可以查看其他已投过的投票记录。

自定义桌面

用户可以根据自己需要，自由排列桌面显示模板。

二、公文管理

公文管理模块用于处理日常工作中单位内外部各种公文的收发和流转，可以使企业实现无纸化公文流转，提高公文流转的速度，并通过与档案管理系统的连接，可以将完成流转的公文直接转入档案管理系统。

具体功能包括：发文草拟、收文登记、催督办、公文查询、公文流程设置等。

?发文草拟允许工作人员草拟发文，公文依照公文模板进行拟定，符合企业统一标

准。

?收文登记工作人员可以对外来文进行签收、登记、审核，对需本企业处理的公文

可以设定各级审批流转。

?公文催督办对需个人审核、校核、会签、批办、拟办、执行、督办、催办的公文

进行处理。系统能够通过即时提醒、待办事宜、电子邮件等方式通知有关员工尽快

办理，并能够跟踪公文的全程状态。

?公文查询系统提供多条件模糊查询权限内公文的基本信息、执行信息、各级审批

信息等，查询条件包括公文文号、公文名称、公文主题词、归档日期等等。

?公文流程设置公文流程通过工作流程建模平台进行设定，平台支持多流程、多分

支、一节点多人或、与、大多数关系。公文流程可任意定义，能够对公文的各种类

别、不同的职能部门设定不同的公文流程，满足日常工作变化的需要。

三、协同工作

?工作计划制定计划、计划模板

?工作日志我的日志、待评日志

?工作任务任务办理、任务模板、任务分配、任务监控、任务关注、完成情况四、行政管理

办公管理是以流程核心为基础、以B/S为结构、基于Internet架构的网上办公管理系统，为企事业单位的正常运转提供了许多必不可少的功能，为业务的开展提供了极大的保证。它针对不同的职能部门，完成相对应的工作，其中包括通知公告管理，新闻管理，投票管理，办公用品管理，固定资产，图片管理，会议申请与安排，车辆申请与安排，公共通讯录，组织信息管理等等。同时，用户还可以根据实际的工作需要，任意选择或组合这些模块，或定制开发众多功能强大的周边扩展模块。

通知公告管理

公告通知主要实现单位内部公告告示作用，是单位内部不可缺少的信息发布与共享的功能。主要是由管理员人员发布通知或公告[可以选择指定人员]进行发布，并且可以设置提醒功能（事务提醒或手机短信）；管理员可以管理自己发布的通知或公告[进行修改，删除，查阅情况]。

新闻管理

管理员可以添加新闻内容，设置发布对象。而用户查看新闻，并且可以对新闻进行评论。

投票管理

主要是发起投票项目，选择发布范围，投票的类型进行投票。设置投票的有效时间，查看投票的结果内容。并且对已终止的投票记录可以进行删除等操作。

日程安排查询

用户可以查看自己有权限查看的员工的日程安排和任务安排，了解员工的工作情况。用户也可以进行安排员工工作任务。用户也可以对安排的工作任务进行修改或者删除操作。工作日志查询

用户可以查看员工的每天每周等工作情况，及时了解员工的工作（可以按时间进行查询，也可以按照部门员工进行查找）。

办公用品管理

办公物品管理实现办公用品的申购、入库、发放、库存统计等功能。有权限的用户可起草申购单，经领导审批同意后方可购置，物品由办公用品管理员登记入库，自动更新库存信息。办公用品发放也是由办公用品管理员进行登记，发放后库存信息自动更新。

?办公物品领用可通过在线查询、提交申请、相关领导审批、出库登记完成对办公

用品领用的全流程管理，准确记录相关费用，自动完成库存增减。

?办公物品请购对于采购或者请购办公物品的事务规范化管理，每次采购都有充分

的理由保证，按需购买，尽可能地避免浪费和物品闲置。

?借用和归还对于短期借用办公物品情况专门的管理，保证短期借用的按时归还。

?预警功能各部门每月办公物品消耗超出计划时，系统会自动报警；借用物品逾期

不还也会自动报警。

?统计查询各级管理者可通过部门、时间段、类别等不同口径进行相应的统计查询。

对于办公用品库存、领用、采购情况进行管理。有效减少库存浪费、合理监控相关

费用。

?物品管理数据库详细记录办公物品各种详细的数据，包括物品的名称、价格、厂

商、购买日期、参数、领用纪录等。

固定资产管理

图书管理

能对企事业单位内部的书籍实现强大的网上管理（包括：图书管理、新书预定、借阅申请、审批、续借、催还等）与借阅功能，普通借阅者能看到所有可供借阅的书籍并可直接在网上提出借阅申请，通过后即可到管理员处办理借阅。

图书管理数据库包括的内容有：图书名称、出版社、单价、数量、是否带光盘、购书人员、入库日期、借书人员、借阅日期和备注等。数据库可由专人进行图书的登记和维护，同时提供方便的检索方式。

会议管理

实现会议室管理、会议审批、计划、准备、记录、查询的功能。在会议召开前可以对会议的议题和内容进行审批和准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，以电子邮件或打印通知单的方式发放会议通知等。对已召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议纪要，同时该模块还对所有的会议室的规模、设备服务配置和使用时间安排进行管理。

具体功能包括：会议计划、会议通知、会议室管理、会议审批、会议纪要等。

?会议计划包括会议名称、召开部门、日期、会期、地点、参加范围、费用预算等

内容。登记会议准备基本项目后，准备会议文件和议题，检索空闲会议室，对冲突

的会议室进行会议室的申请，进行预发通知，根据大家的回执，确定会议时间，最

后即可发放会议通知，至此完成会议计划的各项工作。

?会议通知可以完成向与会者发送会议通知的工作，并接收与会人员的反馈信息，

记录每次会议的通知时间和次数，节约了人力、物力，提高了工作效率，保障了会

议的出席。

?会议室管理将每个会议室每天或每小时的利用情况都在系统中登记。可对指定会

议室在某一时间段内的状态作检索，查看是否被占用。由会议室管理员对会议

室的使用情况做统一调度，根据实际情况对会议室的申请作出处理。

?会议审批对会议的议题及内容做审批。会议计划有两种，一种需要领导对议

题作审批，待流程结束后产生会议计划；另一种是由会议计划员直接新增会议

计划。

?会议纪要在会议召开中或结束后，记录会议召开的各方面的细节情况，如基本情

况、出席情况、议题讨论情况、会议发言等，并整理形成会议纪要。可以对会议纪

要进行归档，发送给领导审批并填写审批意见。检查反馈机制可以有效的保证会议

议决事项的执行。

车辆管理

对单位内日常车辆的使用进行管理，包括车辆信息、出车申请、出车记录、驾驶员信息等繁杂信息的记录和处理，对单位内的用车起到了很好的管理及监督作用，使单位内部用车日趋规范、借用及检索方便。

?车辆信息对于自有车辆，从购买之日起，保险、日常维护、保养、检查、每次

调用、消耗、维修状况等和该车发生的情况均有非常详细的记录。所有数据可供

统计和查询。

?用车管理对于出车情况建立预定、审批、派车/收车登记的流程化管理制度，最大

可能的保证车辆使用在最需要的业务上，尽可能的避免使用时间上的冲突

?车辆检查由车辆的负责人每日履行车辆检查流程，有问题可以早发现、早解决，

最大限度的避免安全隐患的发生

?费用请领由于加油、保养、维修等发生费用需要请领款项的，在此进行管理。

公共通讯薄

对公司内部的通讯情况进行管理（电话，手机，email）

五、人事管理

人事管理系统为企事业单位员工建立完整的档案管理，记录企事业单位的人员新进、人员调出、人事变动的情况，员工工资变动、奖惩情况、人事合同等资料，通过对员工分类进行考评，进行相应的奖惩和工资核定。

具体功能包括人事档案、招聘管理、考勤管理、培训管理、在线考试、绩效考核、劳务合同、薪酬管理、文档知识库、积分设置等。

?人事档案保存员工的人事资料和历史资料的详细档案，灵活处理试用期满、合同

期满、临时工转正、员工离职、员工晋升，降职等事件。我们可以从数据库中找到

某一员工从应聘发生的录用通知书、试用期考核纪录、转正时间、每月考核情况、考勤、薪资、奖惩，以及人事合同等全部数据。还有员工的关怀（生日提醒）。对

人事结构中的人员调整进行管理，其中主要包括调动、晋升、辞职、降职、辞退和

资遣等，并通过合理完备的交接程序降低企业因人事异动带来的损失。提供对合同

的订立、变更、解除、续签的全面管理。用户可根据需要设定试用期、合同到期的

自动提示

?招聘管理对人员的甄选录用管理，是为了标准化甄选录用的程序，数据库化应聘

人员的各种资料、数据，保证充分的信息供决策者判断是否录用。并使人员的招聘

工作有计划、有明确目的、有储备的进行。

?考勤管理包括单位内部员工自动签到、签退、请假申请、销假核准，生成考勤统

计、考勤统计查询、员工考勤信息查询、单位考勤信息查询等。员工在出差或外出

办事时，可指定代理人，以配合其他系统的流程运行和员工考勤的正确性。对员工

每段时间进行考勤统计。值班排班管理设置等操作

?培训管理通过建立企业的培训体系使得企业的培训管理工作更加系统化，同时与

职位体系结合，使培训工作更具有针对性和有效性。包括增、删、改、查询打印、分类统计等功能。

?绩效考核可根据员工的职位任职资格及发展情况进行考评和记录，并根据不同情

况设计相应的考核内容和奖惩办法。考核结果将直接影响员工工资。

?薪酬管理能满足不同企事业单位薪资核算的需要，不仅可以计算员工薪资，而且

可以计算与薪资相关的养老金、住房基金、医疗保险等，还包括了与薪资相关的成

本信息，如各种工时数据等。可适应国内不同省份、城市、地区有关工资、福利、税务等方面的特殊规定。

?积分设置：设置积分是为了绩效考核作考核的数据基础。

?文档知识库对公司规章制度等文档整理（文档类别（标准文件，规章制度，产品服务）

管理），内部文档（文档查看，文档大图标显示模式，树形显示模式，新建文档，文档评论，文

档搜索）

?人力资源设置上下班考勤班次时间设置，考勤数据管理，设置考勤审批规则等操

作

六、客户管理

客户管理主要是一些客户信息登记管理，方便管理层次的用户进行查询了解。对客户进行及时的跟踪，避免客户流失。主要有功能客户管理，客户追踪，客户合同管理，客户财务管理，客户服务管理。

?客户管理用户对客户信息进行登记，修改，删除，查询。

?客户追踪客户追踪、客户关怀

?客户合同管理实现对公司和客户已达成的利润关系进行文字的记录以便跟踪与维

护

?客户财务管理客户收款信息、客户付款信息

?客服服务客服记录、客户投诉

七、项目管理

对项目涉及的全部工作进行有效地管理，即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以实现项目的目标。该模块具有严格控制项目进程、管理项目相关事宜及人员等特性，用户可在其中进行进度计划编制和进度控制。能充分满足一些以项目管理为主的公司或部门的需要。

?项目立项包括项目的立项申请、立项审批、立项登记等。

?项目计划为各项目划分子项目，子项目中再划分各类任务，确定各项任务的开始

和结束时间，以及完成任务所需的资源，并通过工作流传达给相应的人员。

?项目进程把一个项目计划分解为几个进程，对进程安排表提交、审批、打印

?进程评估检查每个项目的进程，支持对项目进程检查表和不合格项目处理报告提

交、审批、打印

?项目验收项目完成时提交成果验收单，可对其进行审批、打印

?合同管理具体包括合同登记和合同执行两部分。对已签订的合同进行登记，根据

合同期限设定完成期限及合同承办人。执行阶段，严格按合同对项目的计划工期、进度、质量、资金以及最后的验收移交做跟踪检查、记录，对已执行完毕的合同进

行归档。

?资料管理在项目资料输入表中登记项目必备和生成文件，在归档清单中登记项目

相关表单和文本目录，均可进行审批、打印

?项目监控快速得到有关正在进行中及已完成的项目、子项目、任务的信息，显示

每个项目中的相关人员的工作进度及状态，并可实时调整执行过程中的不利因素。

八、系统管理

为增加系统安全性及可行性，本产品在客户端提供了一个功能强大完善的系统管理模块，系统管理员只需通过对此模块的设置即可轻松、快捷、有效地为企事业单位建立起一个切实可行的网络办公系统。

本模块不仅提供了常用的设置功能，如：系统设置，软件设置，部门管理、职务、角色、功能菜单，角色管理，权限管理，参数设置，操作日志等。还涵盖了创建OA平台所必须的网络配置功能，包括即时信息设置、其它应用配置、主页栏目自定义等等，真正实现了

系统配置的一体化，方便系统管理员日后维护和查询。

?部门管理对企业部门的组织架构进行划分和设定，包括：设定部门名称、部门经

理、部门成员、成员邮件列表以及个部门的层次架构，从而建立起各部门之间的关

联关系。

?系统设置登记使用该系统的单位基本信息。

?软件设置设置该软件的使用人数和使用时间，系统授权信息，系统所配软件模块

列表，许可证更新

?员工管理显示单位内的所有员工信息，并且可以查询具体某位员工信息。

?角色管理包括设置角色名称、角色成员列表以及成员邮件列表，有助于系统将工

作岗位与涉及的具体用户进行分离。调整组织机构或人员时，系统管理员只需对该

角色涉及的用户作简单的调整，即可保证系统的正常运行，不必大规模地修改工作

流或人员的权限控制，从而将系统管理员地维护工作量减少到最低。

?功能菜单系统的功能菜单的（增，删，改）操作。

?权限管理设置角色对应的访问的功能菜单

?参数设置在系统投入正常运转前，通过相关工作人员将各种参数根据本单位的实

际情况进行设置，如字典数据、考勤参数、计划报告类别、公文参数、各类模版，

报表模版等，以便提高系统对于本单位管理要求的适应性。

?流程设置用户根据实际情况自定义系统内部各种流转的工作流程。通过流程设置，

将单位日常办公管理中的管理流程在系统中完整体现。实现各种文件、请示、报告

的流转自动化。极大提高了工作效率，同时也强化了办公工作的规范性。

?数据日志有助于了解用户登陆系统的情况，查询用户所做的各类操作。并且对日

志可以进行增删改查。

第四部分OA系统安全性

OA采用JAVA技术并采用最新的J2EE标准研制，使OA可以在不同的平台上运行，让用户从中获取最大利益。客户端只要有一个浏览器就可以使用。

一、系统安全性

·用户登陆安全设置

系统客户端登陆验证中，通过用户名和密码来验证，在数据库中对用户密码进行加密，

保证用户的安全性。

·系统人员角色/安全级别定义

对系统的所有使用人员，将在系统中定义其角色和安全级别，对于系统中的信息，可通过各种方式设定读取和查看所对应的人员角色/安全级别，并可在相当范围内进行权限的细分，从而使系统中所有的操作都在严格的控制下。

·系统监控

提供强大的日志功能，对关键信息的操作进行监控，并可根据需要生成相应报告，包括操作人、操作时间、操作对象、源数据、新数据、客户端IP地址等。