公文处理制度

公文处理制度

第一章总则

第一条为使**公司（以下简称“公司”）公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，保证公文的严肃性，结合集团公司的实际情况，特制订本制度。

第二条本制度适用范围为公司及分公司、全资子公司、控股子公司；参股子公司参照本制度执行。

第二章公文的定义和种类

第一节公文的定义

第三条公文是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成的各种来往和记录的文本。公文是传达党和国家的方针政策、发布和执行企业规章制度、请示和答复问题、指导和布置及商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。公文处理工作应做到及时、准确、安全，执行有关保密管理规定，严格遵守国家法律法规和公司管理制度。

（一）外来公文—指政府部门、行业协会、上级单位等外企事业单位（转）发给公司的公文。

（二）内部公文—指在公司内部使用的公文，包括公司下发的或下属分公司下发的规章制度、计划总结、报告、会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等等。

（三）上行文—是指**公司，或各下属分公司/各职能中心向**，报送的请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”。

（四）下行文—是指**公司，或**公司向各下属分公司/各职能中心下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。

（五）平行文—是指外部平级单位，或公司内部各部门间联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。

第二节公文的种类

第四条公文种类主要有规定、决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要等。

（一）规定：为处理某种事项、开展某种工作而提出的要求、规范。

（二）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。

（三）决议：适用于经董事会、总裁办公会、总经理办公会等重要会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。

（四）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（五）通知：适用于批转各部门的公文，转发政府机关和不相隶属机关的公文，传达要求各部门办理、周知或执行的事项，任免和聘用干部。

（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（七）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（八）请示：适用于向上级单位请示或批准的事项。请示和报告要分开，请示问题应做到一文一事，报告中不得带请示问题。

（九）批复：适用于答复下级单位请示的事项。

（十）意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。

（十一）函：适用于不相隶属部门或单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十二）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文的管理职责

第五条公文管理是指公司行政公文管理。具体包括：公司下发的公文；各下属分公司上报或下发的公文；公司各职能中心上报或下发的公文；公司及各下属分公司对外（包括政府机关、其他事业单位）往来公文等。

第六条公司总裁办是公司公文处理的管理部门。负责指导各职能中心和各下属分公司的公文处理工作。同时负责建立健全公司公文管理制度，负责制度的制定、修改与实施。

（一）公司总裁办负责接收和处理公司层面的外来文件，接收和处理公司内部各职能中心和下属分公司对领导的请示、报告，负责处理以公司名义上报、下发的公文文件。

（二）公司各职能中心负责接收和处理对口相关领域的外来文件，负责处理以各职能中心名义上报、下发的公文文件。

（三）公司各下属分公司总经办负责属地地方政府相关职能部门的外来文件，负责接收、处理、宣贯和落实公司转发的外来文件和公司下发的规章制度、工作指令、通知、通报等文件；负责处理以分公司名义上报、下发的公文文件。

（四）各职能中心和下属分公司根据业务需要，设置专职或兼职行政文员，负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和编号保管存档等工作。

第四章公文格式

第七条公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、主题词、抄送单位和印发份数等部分组成。

（一）版头发文单位全称用套红大字居中印在公文首页上部。