办公室5S管理标准
办公职场5S管理标准
第一条为了进一步提升企业形象,规范公司办公职场管理,营造宜人的办公环境,提高工作效率,特制定本管理标准。
第二条本规定适用于公司办公职场的管理。
第三条5S管理内容及标准
(一)整理扔掉废弃物
1、将不再使用的文件资料或破旧书籍、过期报纸等按公司《办公必要品使用频率和常用程度基准》、公司文件记录控制管理要求进行处理。
2、将不经常使用的文件资料进行分类编号整齐存放于文件柜中。
3、将经常使用的文件资料进行分类整理,整齐放于办公桌抽屉或附柜中。
4、将正在使用的文件资料分为待处理、正处理、已处理三类,整齐放于附柜上,做到需要的文件资料能快速找到。
5、将工作服、洗涤用品等按类别整齐放于衣柜中,无更衣柜的,应将工作服等个人用品放于合适的位置,以不影响整体美观为宜。
6、柜中物品摆放要整齐美观,窗台上、暖气上禁止摆放任何物品。
(二)整顿摆放整齐
1、办公桌、椅、柜、衣架等物品放置由综合部统一规划,并按规划位置摆放,布局美观。详见办公室定置管理图
2、办公桌面可放置物品详见《办公室5S考核标准》。电话、正在使用的文件、茶杯按要求放置,达到整齐有序。
3、办公桌、办公椅上禁止搭挂任何物品。
4、笔、橡皮、尺子等办公用具整齐放于办公桌中间抽屉中,原则上只留一套,多余物品应及时清理。
5、办公桌面、办公桌抽屉内物品应整齐有序、分类放置,没有作废或与工作无关的物品,如抹布、个人物品等。
6、报纸、杂志等阅读资料看完后要收起,需要留存的整齐放于文件柜内。
7、暖壶可放置于茶水柜一侧,茶杯、(茶叶桶)、餐具可整齐放置于茶水柜中。茶叶应整齐放于茶水柜抽屉一侧。
8、办公室内电脑线、电器线不凌乱。
(三)清扫打扫干净
1、办公室门要里外清洁,门框上无灰尘。
2、地面及四周踢角干净,要显露本色,无灰尘、污迹。
3、室内墙壁及屋顶每周清扫一次,做到无污染、无爆皮、无蜘蛛网;墙上不许乱贴、乱画、乱挂、乱钉。
4、窗玻璃干净透明,无水迹、污迹;窗框洁净无污迹;窗台无杂物、无灰尘;办公楼大厅门玻璃干净透亮,地面干净无污,两边盆栽要保持清洁。
5、暖气片、暖气管道上无尘土,不搭放任何物品。
6、日光灯、电风扇、空调、电脑、打印机等电器,表面洁净,无灰尘;各种电器开关、线路无灰尘、无安全隐患、线路整齐不杂乱。
7、文件柜顶、表面要保持洁净、无灰尘、无污迹,柜内各种资料、票据分类整齐存放,并根据插卡框资料类别进行统一标识。
8、衣柜内个人物品分类摆放,要求工作服、毛巾等个人用品叠放整齐;柜内、柜外、柜顶保持洁净、无灰尘、无杂物;并按使用者进行标识。
9、办公桌面、附柜内外应保持洁净、无灰尘、无污迹。
10、电话机要擦拭干净,根据办公室定置管理图,整齐摆放于办公桌;电话线要整齐有序,不凌乱。
11、垃圾筐要每天倾倒一次,不能装的太满;门后禁止存放垃圾;条帚、墩布、簸箕等清洁用具按公司统一规划存放于公用盥洗室;抹布可叠好放于盆架上,或整齐搭挂于门后。(四)清洁保持整洁,持之以恒
1、每天上班前对自己办公区进行清扫,并保持干净。
2、自我检查,对发现的不符合项随时整改。
3、下班前整理好当天的资料、文件、票据,并分类归档。
4、下班后整理办公桌上的物品,放置整齐;整理好个人物品,定置存放。
5、每月对文件资料包括电子文件进行清理,把文件分为必要(有效)和不要(过期)的,桌面只保留当前必要的文件,不必要的和已处理完的文件按规定进行存档或销毁。(五)素养人员保持良好精神面貌
1、上班时间统一穿公司配置的工作服,做到干净整洁。
2、工作中说话要语言简洁,语气平和,态度谦和,不讲粗话,不随地吐痰。
3、走通道、走廊时要放轻脚步。遇到上司或客户要礼让,不能抢行,与同事相遇应点头行礼表示致意。
4、进入上级或同事房间,要先轻轻敲门,听到应答再进。进入后,回手关门,不能大力、粗暴。
5、接听电话时应声调柔和,面带笑意,话筒轻取轻放。
6、个人移动电话不能在公共场所高声应接,在需要静音的场合,应将手机调整为震动或关闭手机,确需接打电话的应退至场外接听或回拨。
7、工作中不吃零食,不乱串岗、不上网、不聚众聊天。
8、上班时间不玩电脑游戏,不看小报及无关工作的书籍,不打私人电话。不做与本职工作无关的私人事务。
9、 开会期间不准吸烟。
第四条 文件柜、衣柜管理标准
(一)标识
文件柜标签: 衣柜标签
1、标签大小:
(1)一般情况,高3.5cm*长6.5cm ;
(2)特殊情况,根据插卡框的大小确定规格,以整齐美观为主。
2、字体大小
(1)宋体、四号字、加粗
(二)资料类别:应简单概括,一般不超过5个字。
(三)没有插卡框的文件柜,标签统一贴于左上角。
(四)以上标签由各部门自行打印。
(五)柜内资料摆放要求
根据柜内空间,按资料类别(时间)整齐码放,做到一目了然。
第五条 建立《办公室5S 考核标准》,并按标准进行了日、周、月检查。
(一)日检查:按照检查标准对每位员工自我对照,自纠自查,部门负责人每天检查,给予评价;
(二)周检查:由5S 管理推行办公室(综合部)负责人,组织相关人员,对办公室职场进行检查,并汇总检查结果;
(三)由5S 管理推行办公室主任,组织相关人员,对公司办公室职场进行检查,并给予评价;
(四)月底30日,由推行办公室汇总月度检查结果,并报综合部进行考核兑现。
第六条 建立5S 亮点与暗点奖惩机制
(一)每月由推行办公室按照检查进行排名,排名第一、二名的,列为5S 亮点,针对5S 亮点,以通报、表扬的方式,对相关人员进行表扬与奖励。
(二)每月由推行办公室按照检查进行排名,排名倒数第一、二名,针对5S暗点,以对比、公布的方式,对不合理的地方进行改进与完善。
(三)建立5S合理化建议,鼓励员工提出合理化建议,对建议采纳者给予奖励。
第七条办公职场接待礼仪要求
(一)接待客人时遵循“以客为先”的原则,随时随地为客人提供便利。对重要客人对口部门要询问返程安排及车、船、机票预定情况,视情况综合部予以协助。
(二)如需带来客参观公司,应提前做好有关人员、产品、资料及交通工具等必要的准备工作;遵守参观的纪律和规定,服从行程和路线安排,以学习交流为目的,但勿涉及有关公司的商业秘密。
第八条按照《办公室5S考核标准》每月考核兑现。