归档文件的分类.

四、归档文件的分类

分类：是指全宗内归档文件的实体分类，就是将归档文件按其来源，时间、内容和不形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法，制定分类方案、文件归类等具体内容。

对归档文件进行合理的分类，不但能有能效地揭示出归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以后将来馆室的系统化管理都有重要的意义。

<一>基本分类方法（通用的）

分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”。合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。《归档文件整理规则》选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法，是因为这3种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并且反映了基本规律和要求。

1、年度分类法。年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用最广泛的分类方法。归档文件按年度将特征分类，可以反映上一个机关单位每年工作的特点和近年发展变化的情况，并且，同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合。不同年度的文件不能混全归类。

运用年度分类灵法时，要正确断定文件的日期并归入相

应年度。需要注意以下几个问题：

<1>文件有多个时间特征的判定

一行文件往往有多个时间特征，包括成文日期，签发日期、批准日期、会议通用日期、发布日期、发文日期和收文日期等等。分年度时，一般为说应以文件签发日期（即落款日期）为准，以此来判定文件的所属年度。对于计划、规则、总结等内容涉及不同年度的文件，《规则》取消了原有的按针对年度归档的做法，统一规定按文件落款日期（即签发日期）判定文件的所属年度，以进一步简化分类中的要领和操作。例如：2000年形成的《从2001—2005年的工作规划》应归入2000年度；2003年形成的《2002年工作总结》，应归入2003年；2002年制定、2003年生效的法律法规，应归入2002年。

<2>跨年度形成文件的判定

机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。如2002年12月30日召开的全市经济工作会议，2003年元月2日结束，两个年度形成的会议材料，统一在闭幕年归档，即2003年整理归档（过去是按召开会议的年度进行归档的，与现在的归档年度有区别，请大家注意），分类时这些文件材料都归入2003年度；跨2002年、2003年两个年度处理的案件形成的文件

材料，统一在闭幕年归档，即2003年整理归档，分类时这些文件材料也都归入2003年度；下级单位2002年12月写的请示，上级单位2003年元月收到，该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入2003年。

<3>、几行文件作为一件时“件”的日期的制定

正本与定稿，原件与复制件，来文与复文等也可作为一件时，这时制定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，正本与定段为一件，以正本为准确性；正文与附件为一件，以正文为准，转发文与被转发文为一件，以转发文为谁；来文与复文为一件，以复文为准。

<4>、没有标注日期的文件的判定

在归档案时，往往遇到有些单位的内部文件（白头文件），没有标注日期，这时，需要分析文件内容，制成材料、格式、字体以收各种标识，来考证和推断文件的准确日期或近似临时日期，以便按年度合理归类。

<5>、有专门年度的分类方法。

如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学年度等，采用年度分类法时，对这部分工作形成的文件，就应按专门年度进行分类。例如，学校以学年为单位进行工作，即2001年9月至2002年8月为一个教学年度，形成的文件按教学年度分类，其他文件仍按一般年度分类。

2．机构（问题）分类法。

机构（问题）分类法是现行机关常见的一种分类法。按机构或问题分类时，不以过多设置分类层次，一般2—3层即可。制定分类方案时，机构分类与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。

<1>机构分类法。机构分类法，就是按本单位内部机构所形成和处理的文件进行归类。按内部机构分类，在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。如：档案局，党支部、办公室、业务指导科、档案管理科。农发行：党组、纪委、党办、办公室、从事科、计划信贷科、财务会计科，稽核科、工会等等。

采用机构分类法时，一般来说，一个机构就没一个类，内部机构名称就是类名各类的次序按照本机关机构序列表

的规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构、综合机构排在最前面，再依次排列各业务部门。例如：酒泉市档案局内部机构可排列为党支部、办公室、业务指导科，管理科。类名及排列顺序依次进行排列（再如地区农发行）。

采用机构分类法，区别上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，可根据具体情况而定：有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出的文件，视为职能划归入有关机构类中。业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草文件的机构类中，文件内容不

明显的确实看不出是哪个科室业务的可归入负责发文的综

合机构（收文：原则是那个科室办理的归入那个科室；不能形成是办公室收的文，都归入办公室这个机构内）。

机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，那么形成的文件应归入该内容机构类中。

<2>问题分类法。问题分类法就是按照文件内容所反映的问题归档文件分类。此方法适用于不设内容机构或内部机构较少、分工较粗、文件数量少的单位。在实际工作中，使用问题分类法的单位，大多数参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。例如：将党支部、工会、共青团、妇联等机构形成的归档文件划为“党群类”，行政后勤等部门形成的归档文件为“综合类”或“行政管理类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”等等。如果立档单位小，也没设内部机构。产生的文件数量少，可将党、团、妇、工会职能活动中形成的文件划为党群工作类，行政和其他业务活动中形成的文件划为行政管理类。

问题分类法主观性较强，应慎重采用，特别是不要轻易打乱组织机构而先按问题分类。同时，要注意按照机关单位的基职能来设置类别，类目体系力求简明，合乎逻辑。

3、保管期限分类法。

保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对照档文件进行分类。也就是，将文书档案划分为永久、长期、短期三种不同保管期限，将不同期限文件归入相应的类别中，将同一期限的归档文件集中排列在一起。采用此方法，能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为档案的系统管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作了方便。

<二>、复式分类法与分类方案

在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。通常所说的年度、保管期限、机构（问题）3种分类方法，可以组合成多种复式分类法。

根据市县区的实际情况，采取以下两种复式分类方法较多适宜。

但一个单位归档文件的分类，可视具体情况，只能采取其中一种。

1、“管期限——年度——机构”分类法。此方法适用和内部机构较细、文件数量多的单位。具体操作方法是：第一步，把归档文件按保管期限分开；第二步，把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年的会议，事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时情况工作等类似情况结束的年度，前面已年详细介绍，不再重复。第三

步，把同一保管期限内各年度的文件按单位的内部机构分开。（板书、示范下一页和本局的分类）

酒市档案局文书档案分类方案（略）

2、“保管期限—年度—问题”分类法。

此方法适用内部机构较少、分工较粗、文件数量少的单位。其具体操作方法是：每一步把归档文件按保管期限分开；第二步，把同一保管期限内的归档文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作类似情况结束的年度；第三步，把同一保管期限内各年度的文件按问题分开。（板书、示范、一页减二）。

各县市财险公司文书档案分类方案：

“保管期限——年度—问题”分类法示意图

永久

200年党群类123 (30)

行政人事类30.31.32.33 (55)

计财类56.57.58.59 (60)

业务类61.62.63 (80)

2003年党群类81.82.83 (90)

行政人事类91.92 (95)

计财类96.97.98 (110)

业务类111.112.113 (120)

…………

2002年党群类123 (20)

行政人事类21.22.23 (28)

长期

计财类29.30.31 (40)

业务类41.42.43 (50)

2003年党群类51.52 (58)

行政人事类59.60.61 (66)

计财类67.68.69 (75)

业务类76.77.78 (90)

…………

2002年党群类123 (15)

行政人事类16.17.18 (30)

计财类31.32.33 (40)

业务类41.42.43 (55)

…………

2003年党群类56.57.58 (60)

行政人事类61.62.63 (75)

计财类76.77.78 (90)

业务类91.92.93 (115)

…………

3、分类方案。在选定分类方案的基础上，应结合本单位的实际情况编制出分类方案。分类方案就是在确定的分类

方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。

一个单位归档文件整理时，必须先制定出分类方案。分类方案是机关档案室工作的基础。是档案室规范化管理的起点（是给每一份文件指定一个归宿地点，如同单位办公室的划定，小张在1楼1号，小李在1楼2号，小王在2楼1号，小赵在2楼2号，小张上班来就到1楼1号去办公，不要跑到2楼1号去了，你去了小王到哪儿去）。因此任何一个单位的档案室都必须具备切合实际的分类方案。方案确定之后，要保持相对稳定。不宜大动。即使机关职能了生了大的变化，确需调整分类方案时，最好从一个新的阶段开始，对已整理好的归档文件不再重整。并对分类方案的调整情况，应在全宗介绍说明。以便档案管理前后工作的衔接。

分类方案的制定，一定要注意科学，实用、符合单位的档案工作实际，不要太繁锁，层次、类目太多，也不要太简化，层次太多，类目太多了，每个类目内，归档的文件材料太少，很难形成一盒或几盒，很可能是一盒装着2-3份文件；在简化了，使有的文件不知道往那个类目内归档。不管怎样制定的，分类方案，必须使本单位的全部文件材料都有指定的归宿地。分类方案制定的是否科学、合理，检验的标准是：（1）本单位每份归档文件都有归宿点；（2）需归档的文件只有一个归宿点。

五、归档文件的排列

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。这样，可以进一步体现出最低一级类目内归档文件之间的有机联系，便于检索利用（因为市县机关内部机构少，机构内再没有分支机构，所以市县区机关归档文件排列时只在机构这一类目内进行排列）。

（一）、归档文件排列的原则

归档文件排列的原则：即“事由原则”，就是同一事由的相关文件应当排列在一丐。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或者一个具体的问题，或一须较紧密的工作过程等等。通过界定“事由”，使密切相关，参照性强的文件从实体上相对集中，最大限度地保持文件之间的有机联系。

事由的界定可以有较大的灵活性。例如：一项工程、一次活动或一次会议，可视为一个事由。按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”，这一整理原则的体现。按工文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生，发展、结束的全过程，反映上文件之间的客观联系。

（二）归档文件的排列方法

归档文件的排列方法，《规则》中规定为：“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间，重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套发生文件可集中排列”。

1、同一事由、同一事件或同一问题的文件按形成的时间顺序或重要程度排列。日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者相对重要的文件放在前面，其他的文件入在后面。

2、不同事由，不同事件或不同问题文件材料，按事由、事件或问题结束的时间顺序、共同属性或重要程度进行排列。

例如：几个问题，一个责任者形成的文件，先按问题分开，在每个问题中再按时间顺序排列；一个问题，几个责任都形成的文件，按本级、下级、上级分开，在每个责任者中在按时间顺序排列；几个问题，几个责任者形成的文件，先按问题分开，在每个问题中再按本级、下级、上级分开（即责任者分开），在每个责任者形成文件的时间顺序排列（例如：全市落实两办纪要的文件材料和全区执法检查情况的文件材料，先把问题分开，再把市档案局，各县市区档案局，省档案局分开，再按之间的时间顺序排列）。

3、会议文件、统计报表等成套性文件材料应分别分期限集中排列在一起。

4、因故在整理时来能及时归档的文件材料，归档后可将其排列在相应类别的最后，并在备考表中加以说明。

在整理归档文件时，文档人员要高度负责，尽可能地保证文件材料收集齐全完整，杜绝零散文件归档的现象。在难以避免的情况下，针对零散件可以采取以下补救措施：（1）将零散文件排列在相应类别文件的最后，并在备注栏中注明。

（2）将零散文件与所属事由中的相关文件装订在一起，关在目录备注栏中注明“此件为两件”。

六、归档文件的编号

归档文件编号是指将归档文件在全宗中位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

所有归档文件按要求装订、分类、排列完之后，即应进行编号以固定分类、排列次序。

<一>编件号。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要

标识。

件号分为室编件号和馆编件号两种。归档文件在分类、排列后，其位置得到确定后，此时编别的排列顺序号称为室编件号；移交进馆时，由于再鉴定、整理、归档文件在全宗中的位置发生变化，此时按照新的排列顺序重新编制的件号，称为馆编件号。

1、室编件号：按照归档文件的分类体系和排列顺序定件编写在归档章的相应栏目内。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按照分类体系分别人“1”开始编写永久、长期、短期三个流水号。顺序号可根据本单位归档文件数量的多少，每五年或十年一断号，即每5年或十年编一个流水件号。

2、馆编件号：各级档案室的永久、长期、短期移交进馆后，由于各种原因往往需要进行鉴定、整理等局部调整，如将部分档案抽上，补入等等，使目录中的件号出现断号或跳号等现象，这时就需要重新编制件号。因此，《规则》中预先设置了馆编件号项，并在归档章和档案盒盒脊等处预留位置，供需要时直接填写，而不必重新盖章或更换档案盒。这一措施充分了《规则》的兼容性，也使《规则》更具有可操作性。

馆编件号以后由档案馆编，如何编不讲。

<二>编页号：页号是对每行文件的每一页所编的顺序号。正面编者按在右上角，背面有文字图表的编在左上角，每行文件均从“1”开始编写页号。一般情况之下用铅笔编号。

如果文件页号已编，不再重新编页号；如果有的文件（红头文件）第一页没页号，其它所有页都有页号，可以第一页的相应位置用碳笔补填页号“1”即可；如果正本与定稿为一件时，定稿页号可接正本页号编写，例如：（正本最后一页页号是8，定稿从9开始编写页号）。也可以将正本与定稿作

为一件，“1”开始重新编写页号；如果正本与定稿都编写了准确的页号，也可不编页号，交正本与定稿的页号相加填写在页数栏内。

（三）加盖并填写归档章。在每份文件首页上编靠右的空白处加盖归档填写各项目（确有特殊情况者可酌情处理）。（示范图如下）

填写归档图章内容时要求：（1）几手工填写各项目内容的，一律用碳素笔填写；（2）凡项目内容用图章盖的，一律用红公印泥；（3）有单位没党群工作类和行政管理类，也可

将有关项目内容直接刻到归档图章上，一律用红色印泥加盖，所缺项目内容手工填写。如图所示：

七、归档文件目录的编制

编制归档文件目录是以系统化工作为前提，以反映全宗内归档文件的体系结构为目的，因此，必然受到分类、排列方法的制约。《规则》规定，“归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录”，也就是说，应按照分类、排列的结果、函类、函件编制目录，以系统、全面地提示归档文件的全貌（拿目录现场讲解）。

（一）凡归档文件在装订、分类、排列编号完毕后，即应根据相应的分类体系和排列编号顺序逐件归档文件目录。

（二）按照采用的分类方法，根据其机构或问题类别的排列顺序，按永久、长期、短期各一个流水号，分别编制归档文件目录（参照附件一、二、板书示范）

（三）无论采用哪一种分类方法，编制归档文件目录时，遇到不同的机构、问题类别或年度时，均新起一页再连续编写。新起页时，应在“题名”栏第一行正中显著地标出机构名称、问题类名“如办公室、党群工作类”（举例示范）。

（四）凡不进馆档案编制归档文件目录一式两套，一套装订到短期案卷中，一套作为日常查档使用。凡进馆档案编

制归档文件目录一式四套，两套备以后向档案馆移交时使用。

（五）归档文件目录为竖式，凡有微机的单位归档文件目录要求打印化，抄写全部用碳素笔。

（六）归档文件目录，各项目录的填写。方法如下：

1、件号：填写归档章内的“室编件号”；正文与附件合为一件时，只对正文进行编目，在备注栏内注明附件转发文与被转发文合为一件时，只对转发文进行编目，在备注栏内注明附件被转发文；批复与请示合为一件时，只对批复进行编目，备注栏内注明附请示。

2、责任者：填写制发文件的机关或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准，机关应填写全称或通用简称；

3、文号：填写文件的发文字号，包括代字、年度和文件发出的顺序编号，一般不得省略其中的某一部分；示范：酒市档发[2000]6号

4、题名照录文件标题，不利省略或变更。无标题或标题不能提示文件内容的文件，要自拟标题填写，外加“[]”以示自拟；

5、日期：填写文件的形成时间，一般以落款为准，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2002年5月2日，2002年10月15日，分别标注为20020502或20021015；示范2001015。

6、页数：填写每份文件的总页数，总页数以每份文件的最后一个页号为准；

7、备注：必要时简要注释文件需要说明的某一特殊情况，需要说明的内容较多时填写在备考表内。

（七）、归档文件目录编制好后，分期限按套分别装订成册。

1、每本目录均应自“1”开始统一编写页码，编在目录右上角，以便于检索。

2、一般一个断号为一本目录。每本目录的厚度不超过2厘米。

3、每本目录装订时，均要使用统一归档文件目录夹。

封面各项目填写的方法要求如下：

（1）、全宗名称：填写立档单位的全称或通用简称；

（2）、年度：填写每本目录所登录文件的形成年度。如“2002”、“2002—2003”年；

（3）、保管期限：根据目录中所登文件的保管期限，直接填写永久、长期或短期；

（4）、“机构问题”：采用本《细则》分类编号方法整理归档文件，此栏目不填写。

（八）、1、采用第一、二种分类方法排列、编号、编目的单位，按照机构或问题分永久、长期、短期三个编号顺

序分别装盒，装满盒后，永久装硬盒，长期装软盒，短期也可用案卷皮装订。

2、一个机构或问题的归档文件比较多，可以按排列顺序单独装一盒或几盒。不同机构或问题的归档文件不应放入同一档案盒。即使某个机构或问题形成的文件数量少，装不满一盒时，也不宜将其混装入其他档案盒，而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。

3、不同年度、不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。

（九）放置备考表

一盒文件装好后，即应在文件后面放置备考表。所设各项目的填写方法如下：（示范）

1、盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明情况，

包括的齐全完整程度、损坏情况以及整理归档后，修改、补充、移出、销毁的情况等。

2、整理：填写整理归档文件人员的姓名。

3、检查人：填写检查归档文件整理质量人员的姓名。

4、

日期：填写归档文件整理完毕的日期。

（十）、档案盒封面和盒脊各项目的填写方法如下：

1、全宗名称：填写立档单位的全称或通用简称。

2、档案盒题名：根据本单位产生文件数量的多少可拟写

也可不拟写。

3、全宗号：按同级国家综合档案馆给定的全宗号填写，

未给全宗号的暂空置。

4、年度：填写盒内归档文件的形成年度。

5、保管期限：填写盒内归档文件的所属机构（问题）。

6、起止件号：在室编栏填写盒内归档文件排列最前和最

后的文件件号，期间用“一”号连接，暂用铅笔编写。

（十一）、装具及材料。凡归档文件整理所用的各种装具及材料，均应符合国家有关档案保护的规定。整理过程中应最大限度地维护归档文件的原貌，使其不受损坏。

（要求全市各级机关、团体、企事业单位整理的各种装具及材料、统一使用，各级档案行政部门提供的。）

八、归档文件的装盒

装盒包括归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。装盒的方式、档案盒盒脊项目设置等方面与分类、排列等的原则和方法是一致的。

归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕归位后，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。否则在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。

（一）装盒的具体要求

1、装盒的文件顺序是从上往下，最底下是备考表。

归档文件整理标准

归档文件整理标准（天津市地方标准 B12/T127-2001 2001年6月5日发布，2001年6月5日起实施） 1范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于本市各级机关、团体和其他社会组织。 2定义本标准采用下列定义： 2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2归档文件整理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.3件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。 3整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4质量要求 4.1归档文件应齐全完整。从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌；从个体上，一份文件，一个事由其内容完整无缺；已破损的文件予以托裱、修复；应永久、长期保存的文件，用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档。 4.2整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等要符合档案保护要求。5整理方法 5.1分类归档文件的分类按照保管期限、年度、机构或问题进行分类，并保持分类体系的稳定。凡单位内设机构比较健全、职责分工比较明确的，按保管期限——年度——机构分类方法；内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的，采取保管期限——年度——问题分类方法；单位规模小，年度形成归档文件数量少的，经过同级档案行政管理部门或档案主管部门同意，可采取保管期限——年度分类方法；一个全宗内采用统一的分类方案。 5.1.1按年度分类将文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件内容针对年度：请示与批复等来往文件，归入文件的批复（有结果）年度；跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度；会议文件归入开幕年度。 5.1.2按保管期限分类

2021年《电网公司档案收集立卷归档实施方案》

《电网公司档案收集立卷归档实施方案》一、立卷归档范围此次立卷归档的档案主要是收集xx年元月以来的各种材料。有以下几个方面内容： 1、文书档案，包括党群类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事劳资类等； 2、科技档案，包括产品、科学研究、基本建设、设备仪器等； 3、会计档案，包括凭证、账簿、会计报表、财务报告、其他等； 4、声像档案，包括照片、底片、光盘、磁盘、幻灯片等； 5、实物档案，包括各类证书、奖状等。二、立卷归档时间从8月15日开始到12月底止，历时4个月时间。三、责任人公司各部门是档案资料的提供部门，部门主任是具体责任人。四、实施步骤（一）清理资料阶段（8月15日至9月15日）。总经理工作部抽调专人对档案室内存入的所有资料进行清理、编号、归类，重点清查各个年度所欠缺的材料、文件等。（二）收集资料阶段（9月16日至10月20日）。在对档案室所有资料清查的基础上，针对所缺材料，总经理工作部列出清单，各部门按照清单进行收集整理。（三）立卷归档阶段（10月21日至12月底）。总经理工作部对所有资料进行核校、分类，去伪存真，按照《档案法》的要求进行装

订，力求规范。五、几点要求（一）要提高认识，高度重视。档案管理是公司的基础性工作之一，是加强公司内部管理的需要，江峰总经理对档案管理工作提出了“一定要规范，尽快要规范”的明确要求，因此，公司各部门要高度重视，部门主任要集中精力，督促具体经办人员及时提供各类资料。（二）要协调配合，齐抓共管。在此次档案立卷归档过程中，总经理工作部将派专人到各个部门收集相关资料，请各有关部门积极配合，主动整理好本部门的资料，按时送交总经理工作部。（三）要加大投入，确保运转。档案管理工作是一项长期的系统工程，为保证正常运转，公司要加大投入，购买必要的档案用品和设备，配置档案管理软件，同时，配备专（兼）职档案管理人员，专司其职，将档案管理提高到一个新的水平。xx年八月十六内容仅供参考

归档文件的分类

四、归档文件的分类分类：是指全宗内归档文件的实体分类，就是将归档文件按其来源，时间、内容和不形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法，制定分类方案、文件归类等具体内容。对归档文件进行合理的分类，不但能有能效地揭示出归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以后将来馆室的系统化管理都有重要的意义。 <一>基本分类方法（通用的）分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”。合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。《归档文件整理规则》选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法，是因为这3种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并且反映了基本规律和要求。 1、年度分类法。年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用最广泛的分类方法。归档文件按年度将特征分类，可以反映上一个机关单位每年工作的特点和近年发展变化的情况，并且，同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合。不同年度的文件不能混全归类。运用年度分类灵法时，要正确断定文件的日期并归入相

应年度。需要注意以下几个问题： <1>文件有多个时间特征的判定一行文件往往有多个时间特征，包括成文日期，签发日期、批准日期、会议通用日期、发布日期、发文日期和收文日期等等。分年度时，一般为说应以文件签发日期（即落款日期）为准，以此来判定文件的所属年度。对于计划、规则、总结等内容涉及不同年度的文件，《规则》取消了原有的按针对年度归档的做法，统一规定按文件落款日期（即签发日期）判定文件的所属年度，以进一步简化分类中的要领和操作。例如：2000年形成的《从2001—2005年的工作规划》应归入2000年度；2003年形成的《2002年工作总结》，应归入2003年；2002年制定、2003年生效的法律法规，应归入2002年。 <2>跨年度形成文件的判定机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。如2002年12月30日召开的全市经济工作会议，2003年元月2日结束，两个年度形成的会议材料，统一在闭幕年归档，即2003年整理归档（过去是按召开会议的年度进行归档的，与现在的归档年度有区别，请大家注意），分类时这些文件材料都归入2003年度；跨2002年、2003年两个年度处理的案件形成的文件

文件材料整理及归档办法

文件材料整理及归档办法为了实现文书材料的科学管理，现根据国家有关规定，结合本公司实际情况，特制定本办法。一、归档范围凡本公司在工作活动中形成、使用或办理完毕，具有查考利用价值的文件材料，都应齐全完整地收集起来，进行分类、整理、归档保存。文书档案一般包括四个方面的内容：一是本公司形成的文件；二是主管单位颁发的文件；三是下属公司上报的文件；四是不相隶属单位或公司的参考性文件。二、归档文件整理分工 1、党组会议记录及党组文件由党组秘书负责整理。 2、总经理办公会议记录、纪要；公司下属各单位以公司名义形成的发文件；本公司组织沿革、大事记；人大建议、政协提案及答复、领导批示办理、情况反馈等文件材料；传真电报、《农业农村工作情况》等材料，由档案室负责整理。 3、本厅向有关上级机关的请示、上级机关的答复、批复文件，各单位应随时送交档案室，由档案室整理归档。 4、以厅名义召开的综合性会议文件、厅领导参加上级机关召开的会议带回文件，由档案室整理；以厅名义召开的专业性会议文件，由主办单位整理。 5、本厅或本厅汇总的各种干部统计报表、干部职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及便函存根、档案转递单存根；干部职工、党团员名册、组织简则等干部人事工作材料和党团工作材料，分别由人事处、机关党委整理归档。 6、纪检监察方面的文件材料由纪检组负责整理归档。 7、对外合作活动中形成的有关文件，由对外合作处负责整理归档。 8、厅机关成立的临时机构形成的文件，由临时机构负责整理归档。 9、几个部门会同办理的文件，由主办单位整理归档。 10、上、下级及同级机关来文，凡是需要办理的，由主办单位整理归档。三、归档文件整理的方法根据《归档文件整理规则》讲述的归档文件整理工作的基本环节，我们把归档文件整理方法分成下列十三步：收集文件—归档范围审查—文件分类—组件—文件修整装订—保管期限审查—排列—加盖填写归档章——编目—装盒—填写盒内备考表—填写档案盒封面、脊背—上架。 1、收集文件。凡是本机关在工作活动中形成或使用的、办理完毕的，对以后工作有查考利用价值的公文、电报、各种记录、机关出版物以及各种图表、簿册、照片、录音录像等都应齐全完整地收集起来，这些材料来自四个方面，一是本机关形成的；二是上级机关颁发的；三是下级机关上报的；四是同级机关和不相隶属机关抄送的。在收集过程中要注意把好三关，一是齐全完整关，如正文与附件是否齐备，与纸质相配套的其他载体形式的资料是否齐备。二是文件签批关，看文件有没有签批单，签发手续是否完备。三是用笔用纸关，公文用纸要规格统一，尺寸一致。用笔要选用碳素墨水等符合存档要求的书写材料，不要用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。重要的传真件需要存档的，要复印后将复印件与传真件一同存档。随着办公自动化的普及，许多文件都是用微机起草的，对无领导批示和签字的底稿可以不存档，只保存正本和文件签批单即可。 2、归档范围审查

档案立卷归档制度

档案立卷归档制度根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法(试行)》的要求制定本制度。一、归档范围:校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。二、归档时间:随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。三、归档案卷的质量要求: 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式;要注明保管期限;并逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录。档案保管制度一、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整与安全。二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。

三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。档案利用制度一、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。二、校安档案工作人员必须编制《案卷目录》著录或专题文件卡片等检索工具，为提供利用做好准备。三、凡利用者都应办理利用手续，严格遵守保密制度。在规定地点查阅，未经同意不准带出，不准随意翻阅无关文件精神，不准拆散卷本或抽页，不准剪下。不得污损及在文件圈点、划线、添字、去字和删改、违者依法查处理。四、档案材料一般不得借出，特殊情况确需借出者，应报请分管领导批准，办理借阅手续，限期归还。五、查阅档案资料时，不得擅自摘抄、复制。如工作需要者，要将摘抄的材料校对无误，加盖印章，方可有效。对摘录、复制的档案资料，必须妥善保管，不得泄密，并有责任利用效果及时告知档案部门。

(档案管理)档案归档范围及分类

一、主表 DQ 党群 11 党务综合（分党委、总支、直属支部综合材料入此） 12 纪检 13 组织 14 宣传教育 15 统战：（民主党派材料入此） 16 工会：（妇女工作材料入此） 17 团委：（学生社团材料入此） XZ 行政 11 行政综合（学校评估、教代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此） 12 人事（师资培养材料入此） 13 监察审计 14 武装保卫 15 总务 16 档案、图书、文博 JX 教学工作 11 综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此） 12 学科与实验室建设（专业设置入此） 13 招生 14 学籍管理（学生奖惩材料入此） 15 课堂教学与教学实践 16 学位 17 毕业生（毕业生信息反馈工作入此） 18 教材 19 职业培训注：此类二级类目的划分，可以采用以下分类方法： 11 综合 12 研究生教育 13 全日制本、专科教育 14 成人教育

KY 科学研究 11 综合（科研经费管理、学术活动材料入此） [12] 按学科或专业或项目设置类目 CP 产品生产与科技开发 11 综合 [12] 按产品种类或项目设置类目 JJ 基本建设 11 综合 [12] 按单项工程设置类目 SB 仪器设备 11 综合 [12] 按仪器设备种类或型号设置类目 CB 出版 11 综合 12 报纸 13 刊物 14 书稿 15 音像WS 外事 11 综合 12 出国(境)（国际合作与会议材料入WSl4） 13 来校（外国留学生工作材料入WSl5。国际合作与会议材料入WSl4） 14 国际合作与会议 15 外国留学生工作 CK 财会

11 综合 12 会计报表 13 会计帐簿" l4 会计凭证 15 工资清册（奖金，助学金入此）注:“[ ]”代表随机符号附: SX 声像 12 照片 13 录音带 14 录像带 15 幻灯片 16 磁盘 17 影视胶片 18 缩微胶片 19 光盘

工程档案立卷程序与标准

工程档案立卷程序与标准总则一、说明为了加强建设工程档案管理，提高案卷质量，更好地为城市建设服务，特制定本程序和标准。本标准主要依据国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB／T50328―2001）、行业标准《建设工程监理规范》、建设部《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》和《苏州市建设工程档案组卷质量要求》，结合建设工程档案管理工作实际制定。本程序与标准规定了城市建设活动中产生的建设工程档案的立卷程序与标准，以及所用装具等的标准与质量要求。本程序列举的是建筑安装工程和市政基础设施工程文件材料的立卷过程。本标准所指的建设工程项目，是以一个立项文件（计划任务书批复）为依据。它由一个或若干个具有内在联系的单项工程所组成。本程序与标准适用于向苏州市城建档案馆报送的建设工程档案，报送单位必须按此标准执行。建设单位自行归档保管的档案整理可参照此标准执行。二、文件材料及立卷质量要求 1、文件材料要准确、系统、齐全，内容真实，签署手续完备，要按照《建设工程文件归档整理规范》、《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》和《苏州市建设工程档案组卷质量要求》执行。 2、档案材料的材质与书写材料必须有利于长期保存。 3、立卷应遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。 4、工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图以及不同载体的材料，原则上要分别组卷，组卷应合理有序。 5、案卷内封面、卷内目录、备考表应采用电脑打印。立卷程序与标准组卷是将工程文件进行分类、排列、整理、编目、装订的过程。一、分类工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件六大类。一个建设工程项目由多个单项工程组成时，施工技术文件、竣工图应严格按单项工程分类组卷；工程准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件应以项目为单位分类组卷，其中不同监理单位的监理文件应分别组卷。二、排列（一）排列原则 1、文字材料在前，图纸在后。 2、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。 3、图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。即：以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。（二）排列顺序工程文件的排列顺序为：1、工程准备阶段文件；2、监理文件；3、施工技术文件；4、竣工

对归档文件进行了分类整理

篇一档案工作先进个人主要事迹主要事迹我从事档案工作多年，在工作期间，时刻严格要求自己，始终保持积极的工作态度，兢兢业业，踏踏实实，认真做好日常事物，并刻苦专研业务知识，为公司的不断发展做出了不懈的努力。现将我的工作业务报告如下一、加强政治学习、不断增强自身素质为了适应新形势的要求和工作需要，我始终把学习作为高政治素质的前提和基础，充分利用业余时间，积极学习，认真实践邓小平理论和“三个代表”重要思想，树立起了正确的人生观和价值观，做到了遵纪守法、勤奋敬业、团结同

志。能够时时处处以党员的标准严格要求自己，牢记党的为人民服务的宗旨，在档案管理与业务指导繁杂琐碎的工作中，做到了任劳任怨、埋头实干, 时时处处以工作为重，培养起了良好的职业道德。二、加强理论学习、不断提高业务水平积极参加由省档案干部教育培训中心组织的档案人员上岗培训，系统的学习了《档案工作实用技术与方法》并熟练的掌握了《归档文件的整理规则》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限》、《档案分类编号办法》等有关规定，进一步提高档案工作的理论知识，加强了在档案工作中解决实际问题的能力，以此提高工作水平，并适应新形式

下本职工作的要求。三、积极工作、圆满完成各项任务 1、办公室是公司承上启下、沟通左右的枢纽，形成的文件材料多，内容涉及面广，如何科学分类是十分重要的。这就要求必须在日常的文书处理工作中做好，做到事事有回音、件件有着落，在收集整理档案资料的工作中认真总结经验，继续改进方法。 2、参与组织并指导各科室文件材料归档工作。每年年底，都要将每个部室处理完毕的文件，进行档案的接收工作，并对各科室的档案进行检查，对不符合要求的，按照公司《档案分类编号办法》，指导并帮助进行整理。六年来共参与整

各种档案立卷归档制度

蕉岭县环境保护局各类档案立卷归档制度为了加强我局档案的综合管理、完整系统地收集和保存日常管理和工作中形成的文书、基建、仪器设备、会计、专业档案等各种形式和载体的档案文件材料，特制定本制度。一、归档范围凡是本局在各种活动中形成的，反映我局环保工作和历史面貌的各种文字、图表、图纸、音像等不同形式和载体的，有查考利用价值的文件材料均应归档。二、归档时间 1、文书档案，本局每年形成的办理完毕的党政工团的文件材料，由办公室兼职档案员收集齐全，于第二年三月底前交档案室统一立卷归档。 2、基建档案，在基建工程中建设文件材料的形成、积累、立卷归档由管理工程项目的部门承担指定兼职档案员或专人负责。在全部工程竣工验收后一个月归档。 3、仪器设备档案，档案人员参加5000元以上的设备仪器开箱验收工作。开箱后图纸资料由财会室立卷归档，5000元以下的设备仪器档案由使用部门管理。 4、会计档案，当年会计档案由会计部门于第二年上半年完成立卷工作，第三年六月份前移交档案室归档。 5、特殊载体档案，在音像制品、光盘形成后一个月内，交综合档案室统一立卷归档。实物档案于第二年三月份交档案室立卷归档。 6、已故人员档案，人事部门在干部、职工死亡后半年内，按规定整理，交档案室保存。 7、各部门专业档案由各部门兼职档案员于第二年三月底收集、整理、立卷归档立卷归档。三、归档要求

（一）文书档案的归档要求 1、凡归档的文件材料都必须齐全完整。 2、凡是原来文件上有会生绣的金属物，归档时必须去掉，用不锈钢书订或细线将文件装订。 3、凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。 4、归档文件材料中，各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。文件处理单（表）与被处理文本合为一本。 5、同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的请示与批复，批复在前请示在后。 6、不同年度的文件一般不得放在一起归档，跨年度的请示与批复，放在批复年度归档，没有复文的放在请示年归档，跨年度计划、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对年度归档，长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。（二）基建和设备仪器档案的归档要求 1、凡归档的文件材料，应收集齐全、完整、系统和准确。 2、文件材料应做到线条、字迹清楚，纸质优良、签署完备。去掉文件材料的金属物，以卷为单位，立卷归档。 3、图纸要按A4规格折叠，盖档案分类章，按顺序排列，填写立卷说明表。 4、每一项工程或仪器设备文件材料的排列都是先排文件材料，然后再排图纸。 (三)会计档案的归档要求 1、各种形式的会计档案要按综合档案室要求编目造册，向档案室清点移交。 2、各种形式会计档案要去掉金属品装订成册，整齐美观，每卷要求有封底封面，填写封面和卷脊使用炭素墨水或墨汁，用毛笔或钢笔填写工整、清晰。

各种档案立卷归档制度(1)

文件档案资料归档分类划分

1、合同文件（1）委托监理合同（包括监理招投标文件） (A-1) （2）建设工程施工合同（包括施工招投标文件） (A-2) （3）工程分包合同，各类建设单位与第三方签订的涉及监理业务的合同 (A-3) （4）有关合同变更的协议文件 (A-4) （5）工程暂停及复工文件 (A-5) （6）费用索赔处理的文件 (A-6) （7）工程延期及工程延误处理文件 (A-7) (8)合同争议调解的文件（A-8） (9)违约处理文件（A-9） 2、勘察、设计文件 (1)可行性研究报告（B-1）（2）设计任务书、扩大初步设计（B-2）（3）工程测绘资料、地形图（B-3）（4）工程地质、水文地质勘察报告（B-4） (5)测量基础资料（B-5）（6）施工图及说明文件（B-6）（7）图纸会审有关记录（B-7）（8）设计交底有关及会议纪要（B-8） (9)工程变更文件（B-9） 3、监理工作指导文件

（1）工程项目监理大纲（C-1） (2) 工程项目监理规划（C-2）（3）监理实施细则（C-3）(4)工程监理机构编制的工程进度控制计划、质量控制计划、造价控制计划等其他有关资料（C-4） 4、施工工作指导文件（1）施工组织设计（总体或分阶段）（D-1）（2）分部工程施工方案（D-2）（3）季节性施工方案（D-3）（4）其它专项（分项工程）施工方案（D-4） 5、资质资料（1）总包单位资质资料及人员上岗证（E-1）（2）分包单位资质资料及人员上岗证（E-2）（3）材料、构配件、设备供应单位资质资料（E-3）（4）工程试验室（包括有见证取样送检试验室）资质资料（E-4）6、工程进度文件（1）工程开工报审文件（F-1）（2）工程进度计划报审文件（F-2）（3）工程竣工报审文件（F-3）（4）其他有关工程进度控制的文件（F-4） 7、工程质量文件（1）建筑材料、构配件、设备报审文件（G-1）（2）施工测量放线报审文件（G-2）

2019归档文件整理规范

归档文件整理规范(DB36/T 380—2016) 1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。本标准适用于江西省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。 2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 22-2015 归档文件整理规则 DA/T 25-2000 档案修裱技术规范 DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。 3.1 归档文件 archival document(s) 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 3.2 件 item 归档文件的整理单位。 3.3 整理 arrangement

将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。 3.4 档号 archival code 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。 4 整理原则 4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。 4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。 4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。 5 一般要求 5.1 组件（件的组织） 5.1.1 件的构成归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分开独立成件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 5.1.2 件内文件排序归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 5.2 分类 5.2.1 立档单位应按归档文件的某些特征对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。 5.2.2 归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限分类法进行三级分类。立档单位内设机构比较健全，职责分工比较明确的，采用年度—机构—保管期限分类法；内设机构比较简单或职

文件、档案的分类整理与归档流程

文件、档案的分类整理与归档流程一、文件、档案归档的基本定义 (一)归档文件定义 “单位在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档保存的各种纸质文件材料。” (二)归档文件的整理 “将需要归档文件，以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的一个过程。” (三)“事由” “一件具体的事、一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等。如职务任免、晋升检察官等级或召开一次会议。” (四)“件” “件”是指归档文件的整理单位，一般以每份文件为一“件”。一般来说，文件正本与定稿为一件。正文与附件为一件。转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，本单位复文与外单位来文为一件，本单位去文与外单位复文各为一件。文件处理单有实质内容的有批示或办理情况的与文件为一件；原件与复制件为一件；报表、名册、图册等每册为一件。会议记录一份为一件，可以装订成册来保存。二、文件、档案的整理原则

文件、档案的整理，要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管利用。三、文件、档案的整理要求需要归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的相关要求。四、文件、档案的整理方法 (一)文件、档案的装订需要归档的文件材料，要去除金属物，按件采用专用缝纫机装订或专用包角粘连装订。专用缝纫机装订位置在左侧，装订专用包角粘连装订位置在每份文件材料的左上角。文件材料过厚可采用“三孔一线”左侧装订方法进行装订。一般来说，装订时正本在前、定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；文件处理单在前，文件在后。此外，对重要文件历次修改稿都需要留存的，定稿在前，历次修改稿按时间顺序依次在后。 (二) 文件、档案的分类、排列归档文件一般采用“年度—保管期限”方法分类，即每个年度的文件按照其价值不同划分永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。在分类方案的最低一级类目保管期限

档案整理分类方案

档案整理分类方案为加强本公司档案管理，实现档案分类、整理、编目、检索得标准化与规范化，便于档案信息资源得开发利用，更好地为领导决策与各项工作服务，根据国家档案管理得有关规定，结合本公司档案整理实际情况，特制定本方案。第一条本方案规定了档案分类得原则与方法、档号标识及归档范围与保管期限。第二条档案分类原则就是以公司所有在工作活动中形成得各种门类与载体得全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容与载体形式特点，进行科学分类。本方案适用于本办公室档案实体得分类、整理与排架管理。第三条本方案共设置9个一级类目，并以两位阿拉伯数字作为一级类目代号。 1、公司文件（代号：01） 2、办证管理（代号：02） 3、合同管理（代号：03） 4、基本建设（代号：04） 5、检验报告（代号：05） 6、行政管理（代号：06） 7、人事档案（代号：07） 8、体系文件（代号：08） 9、声像实物档案（代号：09）第四条二级类目得设置方法如下： 1、公司文件、办证管理、合同管理类得二级类目，按职能部门设置； 2、基本建设类得二级类目，按厂区或基建项目设置； 3、检验报告类得二级类目，按产品种类或型号设置； 4、行政管理类得二级类目，按类别、部门/厂区、财务报告、其她设置； 5、人事档案类得二级类目，按部门/人名设置； 6、体系文件类二级类目按厂区、类别与年限设置； 7、声像档案类得二级类目，按照片、底片、录音带/录像带、光盘/磁盘等载体特征设置，照片类得三级类目按领导类、荣誉类、业务活动类、文体活动类设置；实物档案类得二级类目，按荣誉品、纪念品、其她设置； 8、专业档案类得二级类目根据实际情况进行设置。归档文件 1、本部门在其职能活动中形成得、办理完毕、应作为文书档案保存得文件材料，包括纸质与电子文件材料。 2、整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化得过程。 3.归档：在归档文件整理过程中赋予其得一组字符代码，以体现归档文件得类

建筑工程资料归档立卷分类表

建筑工程资料归档立卷分类表共 2 页第 1 页案卷题名案卷类别资料编号资料名称备注工程准备阶段卷决策立项资料卷 A1-1 项目建议书 A1-2 项目建议书审批文件 A1-3 可行性研究报告及附件 A1-4 可行性研究报告审批意见 A1-5 工程立项会议纪要及领导批示 A1-6 工程立项的专家建议资料 A1-7 工程项目的评估研究资料 A1-8 计划任务书审批文件征地、拆迁文件卷 A2-1 选址申请及选址规划意见通知书 A2-2 用地申请批准书 A2-3 拆迁安置意见、协议、方案等 A2-4 建设用地规划许可证及附件 A2-5 拨划建设用地文件 A2-6 国有土地使用证勘察、测绘、设计文件卷 A3-1 岩土工程勘察报告 A3-2 水文地质勘察报告 A3-3 建设用地钉桩通知单 A3-4 地形测量和拨地测量成果报告 A3-5 规划设计条件通知书 A3-6 初步设计图纸和说明 A3-7 技术设计图纸和说明 A3-8 审定设计方案通知书及审查意见 A3-9 有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、河湖、市政、文物、通讯、保密、教育等）批准文件或协议文件A3-10 施工图及其说明 A3-11 设计计算书 A3-12 施工图设计审查、审批文件建筑工程资料归档立卷分类表共 2 页第 2 页

案卷题名案卷类别资料编号资料名称备注工程准备阶段卷招投标文件卷 A4-1 勘察设计招投标文件 A4-2 勘察设计承包合同 A4-3 施工招投标文件 A4-4 施工承包合同 A4-5 监理招投标文件 A4-6 监理委托合同开工审批文件卷 A5-1 建设项目年度计划审报文件 A5-2 建设项目年度计划批复文件或年度计划项目部 A5-3 规划审批申请及报送的文件和图纸 A5-4 建设工程规划许可证及附件 A5-5 建设工程施工许可申请表 A5-6 建设工程施工许可证 A5-7 投资许可证、审查证明及交纳各种建设费用证明工程质量监督卷 A6-1 建设工程质量监督报监备案登记表 A6-2 建设工程质量保证体系审查表 A6-3 见证取样送检见证人授权书 A6-4 见证取样试验委托单 A6-5 建设工程质量整改通知单 A6-6 建设工程质量整改情况报告书财务文件卷 A7-1 工程投资估算资料 A7-2 工程设计概算资料 A7-3 工程施工图预算资料 A7-4 工程施工决算资料建筑工程资料归档立卷分类表共 2 页第 1 页案卷题名案卷类别资料编号资料名称备注监理资料卷监理规划卷 B2-7 监理规划 B2-8 监理实施细则 B1-3 施工组织设计（方案）报审表

文件归档范围、分类方案和保管期限表

一、党群工作类 1、上级党组织关于党务工作的通知、通报、指示、意见等文件材料重要的：30年一般的：10年 2、本单位党委、党建工作计划、年度总结：永久半年的：10年 3、本单位党委会会议记录、民主生活会会议记录等材料：永久 4、本单位关于党风治理、党纪、政纪检查、调查、信访工作形成的调查报告文件材料重要的：永久一般的：30年 5、上级关于组织、宣传、党员、思想政治、主题教育、精神文明建设、统战工作计划的通知等材料 10年 6本单位关于组织、宣传、党员主题教育、精神文明建设、统战工作计划、总结、意见等材料 10年 7、上级关于人事、劳资、养老保险、职称评定工作的通知等材料一般的：10年 8、党员、干部、公务员、专业技术人员、工人、调进（出）人员花名册、人事统计表：永久 9、本单位机构设置、撤并、更名、人员编制、印章启用等材料：永久 10、党员入党、转正、延期、退党、取消预备期决议、决定、通知、党组织关系介绍信等：永久 11、本单位人员招录、聘用、任免、调动、停薪留职、离退

通知、决定、合同书、介绍信等：永久 12、本单位人员转正定级、工资福利、养老保险、死亡、抚恤花名册、统计表、通知等：永久 13、本单位受表彰的决定、通知等县级（含）以上：永久县级以下：30年 14、本单位人员受处分的决定、通知等警告以上处分：永久警告：30年 15、本单位落实干部政策形成的决议、决定、请示、批复、通知等：永久 16、本单位关于年度考核、职称评定材料：永久 17、上级关于工会、共青团、妇女工作的指示、通知、规定等重要的：30年一般的：10年 18、本单位工会会员代表大会通知、日程表、名单、报告、决议等：永久 19、本单位关于工会工作的各项规定、条例、章程、办法、请示、批复等：永久 20、本单位共青团、妇女工作规定、决定、通知、请示、批复等：重要的：30年一般的：10年二、行政管理类 1、本单位关于行政管理方面的请示、批复、复函等重要的：永久一般的：30年 2、本单位工作计划、总结、综合性统计报表

归档文件整理规则

中华人民共和国档案行业标准 DA/T22-2000 归档文件整理规则 1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。 2 定义本标准采用下列定义。 2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.3件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 3 整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4 质量要求 4.1归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 5 整理方法 5.1装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原文在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 5.2分类归档文件可以采用年度－机构（问题）－保管期限或保管期限－年度－机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。 5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。 5.2.3按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类（本项可以视情况予以取舍）。 5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。 5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。 5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 5.4.4件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注。馆编件号按进馆要求标注。 5.4.5机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或

文书档案(归档文件)整理方法

文书档案（归档文件）整理方法一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。 ※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。 ※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订

一起。二、质量要求 1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。三、整理方法 1、对归档文件的技术处理。包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。（1）拆钉。文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。（2）文件修整。为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。主要包括以下内容：第一，修裱破损文件。使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。第二，复制字迹模糊或易退色的文件。包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。目前常见的复制方法是复印，字迹不宜太深，最好采用单面复印。