电子档案移交与接收登记表

电子档案移交与接收办法

电子档案移交与接收办法第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。第七条电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于的封装方式组织档案数据；

（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存年。第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：（一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求；（二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒；（三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；（四）存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件）；（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件。

电子档案管理管理办法

欢迎阅读电子档案管理制度一、总则 1、为加强公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用电子档案，为公司发展服务，特制定本制度。 2、公司电子档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有 3 抽存) 4 1 2 3 4、学习资料：读书三 1、公司指定专人负责电子档案的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，严格按照本制度的“文件分类及编号方法”进行分类、编号，每周一上午将上周文件资料交管理负责人进行归档储存。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，会议文件由行政部收集。

四、归档要求 (一) 文件的登记 1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A表A.1)。 2、 B.1)， 3 4 (二) 1 2—非 3）—— (三) 1、文字型电子文件以WORD、PDF、TXT为通用格式。 2、扫描型及图片型电子文件以JPEG、JPG为通用格式。 3、视频和多媒体电子文件以FLASH、AVI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WAV、MIDI、WMA为通用格式。 4、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

5、对于非以上通用格式的电子文件，如无法转换为通用格式且在存档电脑上无法打开，则必须在存档电脑上安装相关软件。 (四) 注意事项 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别 2、归档的文件材料均应齐全完整。 3、应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2 3 1、(见附录D 2 借阅人应在当天将借阅档案剪切另存，以免增加共享文档的负担。 3、档案不准转借，必须专人专用。七、档案的安全管理 1、档案管理人员应对储存电子档案的专用电脑设置用户名及密码，填写《档案电脑用户名及密码登记表》(见附录E的表E.1),并提交总经理备案。

合同存档登记表

合同存档登记表一、引言在商业运营过程中，合同作为重要的法律文件，记录了双方的权利和义务，是维护企业利益的重要依据。为了确保合同的完整性和可追溯性，本文将介绍一种实用的“合同存档登记表”方法，以帮助企业更好地管理合同档案。二、合同存档登记表的目的 1、保持合同的完整性和可追溯性； 2、方便查找和检索合同信息； 3、提高合同管理的效率和准确性； 4、满足企业合规和审计要求。三、合同存档登记表的设计 1、合同基本信息：包括合同编号、合同名称、签订日期、有效期、甲方乙方信息等； 2、合同标的物信息：如产品名称、型号、数量、价格等；

3、付款方式及结算信息：如付款方式、付款时间、结算银行等； 4、交货期及交货方式：如交货时间、交货地点、交货方式等； 5、质量保证及售后服务信息：如质量标准、保修期、售后服务等； 6、违约责任及解决争议方式：如违约金、解纷方式等； 7、其他附加条款：如保密协议、反竞争条款等； 8、合同签署信息：如双方签字、盖章等； 9、合同变更及终止信息：如变更原因、变更内容、终止条件等； 10、合同附件信息：如附件名称、数量等。四、合同存档登记表的实施步骤 1、在签订合同时，填写合同基本信息表，并收集相关附件； 2、合同执行过程中，及时记录合同执行情况，如付款情况、交货情况等； 3、合同变更或终止时，填写变更或终止登记表，并收集相关附件； 4、合同到期或终止后，对合同及附件进行整理和归档。

五、合同存档登记表的优势 1、提高合同管理的规范化和信息化水平； 2、减少合同信息的漏填和误填现象； 3、快速查找和检索合同信息； 4、为企业决策提供数据支持。标题：合同存档登记表一、引言在企业和组织中，合同管理是至关重要的环节。它涉及到了企业的商业机密、交易安全以及合规性问题。为了方便管理和跟踪，通常会使用合同存档登记表来记录和管理这些合同。本文将详细介绍合同存档登记表的作用、设计以及使用方法。二、合同存档登记表的作用 1、跟踪合同信息：合同存档登记表可以记录合同的详细信息，包括合同编号、合同名称、签订日期、到期日期、合同金额等。这有助于企业随时查看和跟踪合同的详细信息。 2、监控合同执行情况：通过合同存档登记表，企业可以跟踪合同的

建设电子文件与电子档案管理规范

建设电子文件与电子档案管理规范 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

建设电子文件与电子档案管理规范（2009-8-22） 1总则为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。 2术语建设电子文件electronicconstructionrecords 在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。建设系统业务管理电子文件electronicrecordsofconstructionprofessionaladministration 建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中

通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。建设工程电子文件electronicrecordsofconstructionengineering 在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。建设工程电子文件可简称为工程电子文件。建设电子档案electronicconstructionarchives 具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。真实性authenticity 电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。完整性integrity 电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。有效性utility 电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。元数据metadata 描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。在线式归档on-linefiling 通过计算机网络，将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。

国家档案局档发[2012]7号电子档案移交与接收办法

电子档案移交与接收办法（国家档案局档发[2012]7号 2012年8月29日印发）第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。第七条电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。第八条电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求：

《电子档案移交与接收办法》解读

《电子档案移交与接收办法》解读发布时间：2015-02-28信息来源：业务处点击率：近日，经过国家电子文件管理部际联席会议第二次会议和国家档案局局务会议审议通过，国家档案局印发了《电子档案移交与接收办法》（以下简称《办法》）。《办法》对电子档案移交与接收工作中涉及的单位职责、移交范围、移交时间、移交的基本要求、移交与接收的方式、移交与接收的流程、接收及其保存管理的基本要求等做出了明确规定。该《办法》是2009年两办发布《电子文件管理暂行办法》后，国家行政管理部门就电子文件、电子档案规范化管理制定发布的又一个重要规章，标志着在信息化发展较快的地区，已经产生一定数量电子档案的部门和地区，各级国家综合档案馆应当立刻启动电子档案移交与接收工作程序。《办法》对于规范电子档案移交与接收流程，推进电子档案及时完整移交进馆，实现电子档案来源可靠、管理可信、长期可用的工作目标，具有重要意义。作为一个具有开创性、实践基础较为薄弱的规范性文件，《办法》中的一些要求和条款有多个首次和关键点，需要在贯彻落实中准确理解和重点把握。电子档案概念的启用信息技术在各行各业的普遍应用在我国只有十多年时间，作为信息化发展的重要产物，对电子文件、电子档案管理重要性的认识及其有效实践，时间更短，我国相关部门对电子文件管理的研究和制订一些规章标准，大多借鉴欧美信息化发展较早国家的经验和成果。基于电子文件、电子档案产生时间短，强调电子文件前端控制、全程管理的要求，中外文件档案管理体制的差异等方面原因，多年来，我国在学术研究、规章标准制订中一直使用全程电子文件、大电子文件的概念，而较少使用电子档案的概念。对于为什么要明确区分电子文件和电子档案，确立电子档案的地位有什么作用，许多专家和学者已经发表了各自的看法，笔者在《档案学研究》2011年第1期发表的《档案工作中使用“电子档案”概念的基础和作用》一文中也作了初步阐述，这里不再赘述。《办法》首次在国家行政行政管理部门发布的规章或标准中使用电子档案的概念，并给出了定义，“本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件”。从定义中可以看出，电子档案是由电子文件经过归档环节转化而来，其相关要求和基本属性跟纸质档案等传统载体档案没有根本区别，只不过具有电子属性，因此，电子档案的管理一方面要遵从电子环境下相关管理的规律和要求，另一方面，更要遵从档案管理的一般规律和基本要求。档案移交的时间档案移交时间的确定一直是比较敏感和纠结的问题。过去，传统载体档案由于利用不方便等方面的问题，立档单位一直希望将其产生的档案保留在本单位时间长一些，但是，如果在立档单位保留时间过长，随着实体档案数量的不断增长，加上有些单位档案部门保管条件较差，就带来了库房紧张、安全隐患凸显等问题。现在，随着信息化手段的普遍应用，各单位机读目录的建立和档案数字化工作的推进，档案利用已经不是障碍档案及时接收进馆的主要问题了。对于电子档案而言，如果沿用过去对纸质档案等传统载体档案规定，15－20年再移交进馆，

公务电子邮件归档与管理规则

公务电子邮件归档与管理规则中华人民共和国档案行业标准 DA/T 32-2005 1 范围本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。 2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T 18894—2002 电子文件归档与管理规范 GB/T 17678.1—1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分:电子文件归档与档案管理 GB/T l7678.2—1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分:光盘信息组织结构 DA/T l-2000档案工作基本术语 DA/T 18-1999档案著录规则 DA/T 22-2000归档文件整理规则国家档案局令第6号电子公文归档管理暂行办法

3 术语和定义 DA/T l-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。 3(1 电子邮件 electronic mail 由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种:公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。 3(2 公务电子邮件 electronic mail document 国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。 3(3 公务电子邮件系统 electronic mail document system 用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。 3(4 电子文件管理系统 electronic records management system 为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。 4 总则 4(1 公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4(2 公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。 4(3 应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。

株洲市住房和城乡建设局关于印发《株洲市建设工程电子文件归档和电子档案管理办法》的通知

株洲市住房和城乡建设局关于印发《株洲市建设工程电子文件归档和电子档案管理办法》的通知文章属性 •【制定机关】株洲市住房和城乡建设局 •【公布日期】2022.11.01 •【字号】株建发〔2022〕10号 •【施行日期】2022.12.01 •【效力等级】地方规范性文件 •【时效性】现行有效 •【主题分类】档案管理正文株洲市住房和城乡建设局关于印发株洲市建设工程电子文件归档和电子档案管理办法的通知株建发〔2022〕10号各县市区住房和城乡建设局，各有关单位、企业：为加强我市建设工程电子档案管理，根据《建设工程质量管理条例》《城市建设档案管理规定》《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018)以及《国家档案局、国家发展和改革委员会关于印发〈建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法〉的通知》(档发〔2016)11号〕、《湖南省住房和城乡建设厅关于推进建设工程档案电子化工作的通知》(湘建〔2018)125号〕等相关规定，结合我市工作实际，特制定《株洲市建设工程电子档案管理办法》,现印发给你们，请遵照执行。株洲市住房和城乡建设局 2022年11月1日

株洲市建设工程电子文件归档和电子档案管理办法第一条为了规范建设工程电子文件归档和电子档案管理，维护电子文件和电子档案的真实、完整、可靠和安全，提高管理效率，促进信息共享，按照国家有关法律法规，制定本办法。第二条本办法所称建设工程电子文件(以下简称工程电子文件)是指建设项目在建设过程中通过计算机等电子设备产生的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。本办法所称建设工程电子档案(以下简称工程电子档案)是指建设项目在建设过程中发生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合。第三条县级以上城建档案管理机构负责对建设工程电子文件归档的业务指导和电子档案的接收、保管、利用等工作。建设单位应当将工程电子文件归档和电子档案管理工作纳入工程建设计划和领导责任制，纳入招投标要求，纳入合同、协议，纳入验收要求。第四条工程项目管理信息系统应当具备电子文件管理及归档功能，并能够对工程电子文件形成与流转实施有效控制，保障其真实、完整和安全；能够在形成、流转过程中及时跟踪、检查和补充与项目设计、设备、材料、施工等变更相关的工程电子文件及其元数据。第五条工程电子文件应当采用符合国家标准或能够转换成国家标准的文件格式，利于信息共享和长期保存。工程电子文件归档保存的格式应当符合国家规定的电子档案长期保存的要求。工程电子文件在办理完毕后，应当按照归档要求实时收集完整；工程电子文件整理时，应当按照项目档案分类方案并参照《建设项目档案管理规范》的规定分别组成多层级文件信息包，文件信息包应当包含工程电子文件及过程信息、版本信息、背景信息等元数据。

山东省档案局关于印发《山东省省直单位电子档案进馆办法》的通知

山东省档案局关于印发《山东省省直单位电子档案进馆办法》的通知文章属性 •【制定机关】山东省档案局 •【公布日期】2015.12.31 •【字号】鲁档发[2015]63号 •【施行日期】2016.06.01 •【效力等级】地方规范性文件 •【时效性】现行有效 •【主题分类】档案管理正文山东省档案局关于印发《山东省省直单位电子档案进馆办法》的通知鲁档发〔2015〕63号省直各单位：为规范省直单位电子档案移交进馆工作，确保山东省档案馆进馆电子档案的准确、完整、可用、安全，省档案局依据国家有关规定，制定了《山东省省直单位电子档案进馆办法》（以下简称《办法》），请认真贯彻执行。山东省档案局 2015年12月31日

山东省省直单位电子档案进馆办法第一章总则第一条为规范省直单位电子档案移交进馆工作，确保山东省档案馆进馆电子档案的准确、完整、可用、安全，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》、《电子档案移交与接收办法》及《数字档案室建设指南》等法律、法规和规范，制定本办法。第二条本办法所称电子档案，是指省直单位在公务活动中直接形成的对国家和社会具有保存和利用价值的数字档案资源，包括归档后的各门类原生电子文件、传统载体档案的数字化副本及其他数字资料等。第三条本办法所称的电子档案元数据包括各门类电子档案的电子目录和系统自动捕获的电子档案元数据，元数据的赋值以自动捕获为主，手工著录为辅。第四条省直单位移交的电子档案必须真实可靠、齐全完整、安全可用，涉密电子档案的移交与接收应符合国家和省内有关保密安全的要求。第二章电子档案的收集第五条省直单位移交的电子档案门类包括永久保管期限的文书档案、照片档案、录音档案和录像档案。第六条电子档案的收集包括档案内容及其元数据的收集；电子档案的内容与元数据应当保证准确性、完整性、可用性和安全性。第七条文书类电子档案内容应当保证正本、定稿或者重要文件的修改稿、公文处理单等保存完整，有记录修改过程的彩色留痕稿的也应当保存；文件红头、电子印章保存完整。第八条照片类、录音类、录像类电子档案内容保证照片人物形象清楚，音

贵州省《电子档案移交与接收办法》实施细则(试行)

贵州省《电子档案移交与接收办法》实施细则（试行）第一条为规范贵州省电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，促进档案信息资源开发利用，按照《中华人民共和国档案法》、《电子档案移交与接收办法》、《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档、与档案管理要求》等有关法律法规和相关规定，结合贵州省电子档案管理的实际，特制定本办法。第二条本办法适用于贵州省各级国家综合档案馆及贵州省各级国家综合档案馆接收范围内的党政机关、人民团体、企事业单位和其他组织在公务活动中形成的电子档案的移交和接收工作。第三条本办法所称电子档案，是指党政机关、人民团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。第四条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用;涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。第五条贵州省各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督、指导。档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。第二章电子档案移交第六条移交单位范围：属于贵州省各级国家综合档案馆接收范围的单位。第七条档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交，特殊情况可延长移交时间;涉密电子档案移交时间另行规定;档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。第八条移交的内容：（一）凡属贵州省各级国家综合档案馆接收范围内的单位在公务活动中形成的各种门类电子档案; （二）描述产生电子档案及运行过程的元数据; （三）保证电子档案属性的技术方法和相关软件; （四）按规定需向贵州省各级国家综合档案馆移交的其他电子资料。第九条移交前的准备工作：移交单位按照同级综合档案馆接收电子档案计划要求，填报需移交电子档案的基本情况，同时对需移交电子档案的准确性、完整性、可用性和安全性进行检查，合格后方可移交。

上海市档案局关于修改并重新发布《上海市电子档案移交和接收管理办法》的通知

上海市档案局关于修改并重新发布《上海市电子档案移交和接收管理办法》的通知文章属性 •【制定机关】上海市档案局 •【公布日期】2019.10.31 •【字号】沪档规〔2019〕1号 •【施行日期】2020.01.01 •【效力等级】地方规范性文件 •【时效性】现行有效 •【主题分类】档案管理正文上海市档案局关于修改并重新发布《上海市电子档案移交和接收管理办法》的通知各区档案局，市委、市人民政府各部、委、办、局办公室（秘书处），各市级机关、人民团体、企事业单位办公室，各档案馆：经我局评估，决定对《上海市电子档案移交和接收管理办法》（沪档〔2016〕46号）予以修改并重新发布。修改后的《上海市电子档案移交和接收管理办法》经2019年10月31日上海市档案局第38次局务会审议通过，自2020年1月1日起施行，有效期至2024年12月31日。上海市档案局 2019年10月31日

上海市电子档案移交和接收管理办法目录第一章总则第二章电子档案的移交第三章电子档案的接收第四章附则第一章总则第一条为了规范电子档案移交与接收工作,确保电子档案真实完整、安全可靠、长期可用,根据《上海市档案条例》和国家档案局《电子档案移交与接收办法》,制定本办法。第二条本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。本办法所称电子文件，是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。第三条凡本市立档单位向国家综合档案馆移交电子档案及档案馆接收电子档案适用本办法。第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。第五条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电

(完整)公司电子档案管理制度-29

制度编号：HFGZ-2024-X029 编制部门：行政管理中心批准人：行政总裁生效日期：年月日公司电子档案管理制度第一章总则第一条电子文件涉及公司生产、技术、经营的全过程与核心内容，要根据公司档案管理制度的要求，对其实行归档、保管和使用全过程管理。第二条为保证电子档案的可靠性、可用性及安全性，归档电子文件必须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致性。第二章归档范围、保管期限第三条电子文件归档范围、保管期限和密级划分参照相应的公司纸质文件材料归档范围、保管期限和密级划分的规定执行。第三章归档时间第四条逻辑（在线）归档可实时进行。物理（脱机）归档可采用定期（参见公司相应的纸质文件的规定）归档方式完成。第四章归档要求第五条电子文件归档工作要在《电子文件归档与管理》（GB/T18894-2016）.《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）标准下实施。文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案室移交，并按档案管理要求的格式将其存储在符合保管期限要求的脱机载体上。第五章归档方式第六条电子文件的归档方式有逻辑归档与物理归档；逻辑归档是指在计算机网络上进行，以归档电子文件集中到指定服务器或主机所规定的区域进行归档处理，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

第七条文件形成部门定期完成档案处理工作，把脱机保存的归档电子文件移交档案部门。第八条对实时进行的电子文件归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。第五章电子文件的移交第九条文件形成单位在移交文件前，应按《电子文件归档与管理》（GB/T18894-2016)进行认真检验，在检验合格后将其移交档案室进行集中保管。在已联网情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应手续。第十条移交电子文件，文件形成部门与档案室应办理确认或交接手续，归档电子文件移交接收表需归档保存。第六章电子文件保管第十一条归档电子文件的保管除按实体档案的一般要求外，电子文件存储保管还应注意以下问题：（一）归档载体应作防写处理。（二）光盘须保持清洁，不得划、触摸记录涂层。（三）硬盘须防震。（四）光盘载体应存放在专用的光盘盒内，竖放，避免挤压。（五）存放时应注意远离磁场、强热源、有害气体。（六）环境温度为17℃～20℃；相对湿度为35%～45%。第十二条档案室应建立归档电子文件定期备份、脱机备份、检查以及迁移、删除等管理制度，定期检验存储载体。磁性载体上的电子文件每隔2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。发现问题及时采取恢复措施，制作新的光盘。第十三条随着系统设备更新或系统扩充，应及时对电子文件进行迁移操作，须注意数据校验，保证电子文件迁移前后一致。迁移填写《归档电子文件迁移登记表》。第七章电子文件使用及统计

电子档案移交与接收办法

电子档案移交与接收办法电子档案移交与接收办法发布时间:2014-6-24浏览数: 645 档发[2012]7号第一章总则第一条为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。第二条本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。第三条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用;涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。第二章电子档案移交第五条属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。第六条档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。第七条电子档案移交的基本要求:

(一)元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据; (二)电子档案的文件格式按照国家有关规定执行; (三)电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息; (四)采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交;特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交; (五)档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。第八条电子档案移交的主要流程是: 组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。第九条电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。第十条离线移交电子档案应当满足下列基本要求: (一)移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求; (二)移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒; (三)移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测; (四) 存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签(标签的标注方法见附件1); (五)移交载体内电子档案的存储结构见附件2。第十一条在线移交电子档案的单位应当通过与管理要求相适应的网络传输电子档案，传输的数据应当包含符合要求的电子档案及其元数据，数据结构一般为一张或多张光盘载体内电子档案的存储结构组合，单张光盘的数据量小于光盘的实际容量。第十二条档案移交单位在向国家综合档案馆移交电子档案之前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。第三章电子档案接收第十三条国家综合档案馆应当建立电子档案接收平台，进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。

大学电子档案管理制度.doc

大学电子档案管理制度(WORD4页)1 大学电子档案管理制度第一条电子档案是指经过鉴定、具有保存和利用价值的归档电子文件及其相应的支持软件和软、硬件说明。第二条归档电子文件的保管应按照国家档案局DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，采用专门的保护设备和保护技术措施，其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35%—45%。第三条归档电子文件的形成部门及其档案部门每年均应对归档电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性，如不兼容，应及时对归档电子文件进行迁移。第四条对保管的归档电子文件进行迁移操作前，应制定严密的迁移工作计划，保证归档电子文件必须在完整、准确和有保障的前提下进行迁移，档案人员应填写《归档电子文件迁移登记表》。迁移后，原旧版的载体仍需保存3年。第五条应定期对保存的归档电子文件进行抽样机读检验，光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于40％，并将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。如发现问题应及时采取补救措施。第六条提供利用有密级要求的归档电子文件，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子文件的设备上加装防火墙等安全保密措施。第七条超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有

关规定执行。对确认销毁的归档电子文件进行逻辑和物理删除，并列出销毁归档电子文件目录存档备查。附表1-3 表1归档电子档案管理登记表填表人（签名）年月日审核人（签名）年月日单位（盖章）年月日表2 归档电子档案迁移登记表填表人（签名）年月日审核人（签名）年月日单位（盖章）年月日表3归档电子档案移交、接收检验登记表

上海市电子档案移交和接收管理办法

上海市电子档案移交和接收管理办法第一章总则第一条为了规范电子档案移交与接收工作,确保电子档案真实完整、安全可靠、长期可用,根据《上海市档案条例》和国家档案局《电子档案移交与接收办法》,制定本办法。第二条本办法所称电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。本办法所称电子文件，是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。第三条凡本市立档单位向国家综合档案馆移交电子档案及档案馆接收电子档案适用本办法。第四条各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。第五条移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。

第六条国家综合档案馆接收电子档案的范围，参照国家和本市有关档案进馆范围的规定，包括记录各单位核心业务和重要工作成果的文书、科技、专业、音像等类电子档案。第七条属于接收范围的电子档案一般自形成之日起5年内向国家综合档案馆移交。政务服务“一网通办”中形成的电子档案，一般于形成次年向国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。第二章电子档案的移交第八条电子档案的移交应当符合以下基本要求：（一）电子档案的元数据和目录文件应与电子档案一并移交，并与电子档案建立关联关系，电子档案的存储结构见附件1。（二）电子档案有纸质等异质载体的，应当在目录文件中记录相关信息，异质载体的移交时间、整理要求按照国家和本市现有的档案移交规定执行。（三）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案一般应当解压缩后移交。（四）移交单位应当将已移交的电子档案在本单位备份保存至少5年。

电子档案的收集与整理

一、电子文件的收集各单位在工作活动中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件及各种计算机应用系统形成的电子文件(包括相应的计算机系统软件、应用软件和数据文件)均应归档保存。范围可参照国家、省、市有关纸质文件材料归档的有关规定执行。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集范围。按照电子文件的信息类型包括：（1）字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。（2）图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。（3）图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。（4）影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。（5）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。（6）多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。（7）数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。（8）超文本文件：主要指已组织成网（WEB）的信息文件。（9）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。（10）数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、

参数等。收集时要注意：一是归档电子文件应与相应的纸质或其他载体形式的文件并存，并在内容及相关描述上保持一致。二是在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。各单位应依据《电子文件归档与管理规范（国家标准）》，以及纸质文件的归档范围，结合实际情况，积极配合档案馆做好电子文件的收集归档工作。二、电子档案的整理：电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。（一）归档要求 1、文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档（逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。逻辑归档随时归档），定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档（物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档原则上参照纸质文件归档时间进行），并按档案管理的要求进行登记。 2、归档电子文件应按“件”进行管理。一般情况下把一份电子文件作为一件，密不可分的几份电子文件应作为一件来进行管理，如：正文与附件、重要法规的历次修改稿、一套计算机软件或源程序等。 3、电子文件形成部门要随时收集符合电子文件归档范围的电子文件，著录并填写《归档电子文件登记表》。归档电子文件应逐件编目。

内蒙古自治区电子文件归档与电子档案管理试行办法

内蒙古自治区电子文件归档与电子档案管理试行办法第一章总则第一条为适应内蒙古自治区信息化建设的需要，规范自治区电子文件与电子档案的管理，保障电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)以及有关政策法规，结合自治区档案工作实际，制定本办法。第二条本办法适用于内蒙古自治区各级国家机关、团体、企事业单位及其他组织从事电子政务与电子商务及其相关公务活动产生的电子文件归档与电子档案管理。第三条电子文件，是在电子政务与电子商务活动中产生并依赖各级办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的电子数据。电子档案，是经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。归档电子文件元数据，是描述电子文件的内容、背景、结构及管理过程的数据。

第四条电子文件归档与管理工作，应当遵循电子文件保真、保密、保存的原则，坚持有价值的电子文件必须归档和归档的电子文件必须规范的原则，确保电子文件安全管理。第五条内蒙古自治区档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则，负责对本级国家机关、团体、企事业单位及其他组织的电子文件归档及电子档案管理实行监督指导。第六条利用计算机网络在线办公的单位，应当在计算机信息管理系统中设置相应的档案管理子系统，对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效控制，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用。第二章电子文件真实性、完整性和有效性保证第七条电子文件的真实性、完整性和有效性归档前由电子文件形成部门负责，归档后由档案管理部门负责，并逐级校验。第八条电子文件运行系统和档案管理系统均应有与系统安全和保密等级要求相符的网络设备安全技术保障措施。第九条为保证电子文件的真实性，文件形成单位应当在计算机中设置安全防护技术措施。 (一)建立对电子文件操作者的身份识别与权限控制等技术

电子文件档案管理规范(含表格)

电子文件档案管理规范（ISO9001：2015） 1主要工作依据 1.1《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-2002 1.2《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-2008 1.3《公司音像档案管理办法》 2基本术语 2.1电子文件指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 2.2归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 2.3背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 2.4元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、和软件环境、文件处

理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据 2.5电子档案直接形成的，具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。 2.6真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 2.7完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 2.8有效性指电子文件应具各的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3管理职责与要求 3.l档案部门是电子文件的归口管理部门。 3.l.l档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。 3.l.2企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、

积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工作。 3.2管理要求 3.2.1电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等(以下电子文件存储载体以光盘为例)。 3.2.2档案部门应按规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性、完整性。 3.2.3信息部门，应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储(刻录)到符合保管期限条件的光盘上，按规定填写电子文件登记表(见表1、2 )，向档案部门移交。 3.2.4电子文件归档光盘的形成部门，应填写电子文件登记表(见表1、2 )，向档案部门移交。 4归档要求 4.1归档范围电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。