电商ERP电子发票操作说明

网店管家（云端版）电子发票

使用说明

一、业务介绍 (1)

二、接入步骤 (1)

2.1 开票资质及开票托管服务配置 (1)

2.2 发票模块订购 (2)

2.3 开票参数设置 (4)

三、电子发票使用 (5)

3.1 开电子发票（蓝票） (5)

3.2电子发票换台头（先红票后蓝票） (6)

3.3电子发票取消开票（红票） (7)

3.4电子发票查询 (7)

三、待完善事项 (10)

四、常见问题及处理 (10)

4.1常见问题解答 (10)

4.2常见异常及处理方案 (11)

一、业务介绍

目前管家对接了淘宝的标准发票接口，主流的开票服务商百望、航信等均支持。当前开出的发票为普通增值税发票，支持多渠道多平台，如淘宝、京东、亚马逊、第三方商城等均完成开票，同时天猫还支持电子发票回流平台供买家下载；非天猫订单开出的发票，在其它平台尚未提供发票上传接口的情况下，可以通过发票服务商提供的短信、邮件等服务推送给买家，买家可到对应的发票平台上进行下载（也可以直接将开出的发票带文档发送给买家）。

二、接入步骤

2.1 开票资质及开票托管服务配置

1）向税控盘厂商（全国有两家：航信和百望）购买硬件设备，确定设备管理模式（托管于税控厂商或者企业自行管理），厂商负责硬件部署。

2）商家需以企业纳税人名义向所在地税务机关提交电子发票开具申请，完成当地税局备案，获取相应的注册码（即税务登记号）（具体申请相关步骤可以咨询税控盘厂商、发票服务商进行了解、办理）。

各省市税务机关的电子发票资质申请流程不同，具体请财务同学向税务机关或电子发票服务商详细咨询，通常需提交：

●工商营业执照副本原件及复印件；

●税务登记证副本原件及复印件；

●符合电子商务企业资质认证的相关规定；

●银行开户证明；

●纳税信用等级证书；

●税务机关要求的其他材料。

3）商家在卖家服务市场，财务类目下订购开票服务并授权，具体服务名称可以联系商家确定使用的开票服务商，目前淘宝电子发票服务有以下图示的几种，点击具体的服务名称或者图标进入服务详情内订购该服务即可。（点击打开订购地址）

4）申请阿里巴巴电子发票服务商家入驻（白名单），打开申请地址，登录商家淘宝帐号，然后在申请页面填写店铺名称、纳税所在地、联系人等信息。（点击打开申请地址）

目前淘宝支持的发票服务商如下：

2.2 发票模块订购

登录管家用户后台（点击进入），进入“产品管理-产品订购”模块：

下拉到“其它产品（可自助续费）”，选择“发票管理”模块进行订购：

2.3 开票参数设置

订购发票管理模块后，重新登录管家，到“账款-发票管理-电子发票设置”中配置开票信息，目前电子发票支持多公司资质开票（每个店铺实际对应一个公司资质，一个资质可以对应开具多家店铺的电子发票），只需要在基础设置了进行对应的设置即可，具体操作如下：

开票信息设置

开票规则设置

完成以上事项后即可进行开票联调，能正常开出发票后，即可联系电子发票运营小二“初柒”正式上线使用。

三、电子发票使用

电子发票开票业务非实时返回结果，因此完整的一套开票流程为：客户端请求开票-->请求成功-->开票结果查询-->返回开票结果（开票中、开票成功、开票失败）。

目前网店管家的开票业务入口有三个：财务确认（右上角按钮及右键菜单项）、订单查询（右键菜单项）、电子发票查询（右键菜单项）。

打开【网店管家】-【销售】-【财务确认】界面，选择需要开电子发票的记录，然后单击界面右上角的电子发票按钮，进行电子发票的相关操作，如图：

3.1 开电子发票（蓝票）

1）单条记录开票（只选中一条需要开电子发票的记录）

选中需要开票的记录，点击电子发票-开电子发票按钮，弹出开票界面。在开票界面中，修改相应的界面信息，然后点击确定按钮，即可请求淘宝电子发票接口开票服务。开票界面如下图所示：

2）多条记录批量开票（勾选多条需要开票的记录）

点击电子发票-开电子发票按钮，弹出开票进度条，即可实现批量开票。开票完成后弹出开票成功和开票失败的记录数，以及开票失败的原因。

3.2电子发票换台头（先红票后蓝票）

已经开过电子发票并且淘宝已返回开票结果为已成功状态的订单，可以执行发票换台头的操作。

选中需要换台头的订单记录，单击电子发票-发票换台头按钮，弹出发票换台头界面，此时界面中只可以修改发票台头，其他信息内容不可更改。修改发票台头后，点击确定按钮即可请求淘宝电子发票换台头接口服务。

3.3电子发票取消开票（红票）

已经开过电子发票并且淘宝已返回开票结果为已成功状态的订单，可以执行取消开票的操作。

选中需要换台头的订单记录，单击电子发票-取消开票按钮，弹出取消开票界面，此时界面中的所有信息内容均不可修改。确认需要取消开票后，点击确定按钮即可请求淘宝取消开票接口服务。

3.4电子发票查询

打开【网店管家】-【账款】-【发票管理】-【电子发票查询】界面，界面右上角，选择需要查询电子发票的开票日期，点击更新开票结果按钮，即可查询所选日期内的电子发票开票结果。

3.4.1发票操作结果及状态说明

开票操作记录生成说明

1）开电子发票操作对应一条记录为蓝票的结果；

2）电子发票换台头操作对应一条红票记录（冲销原蓝票）和一条蓝票记录（新抬头）；3）电子发票取消开票对应一条红票记录（冲销原蓝票记录）。

开票结果说明

1）开票中：电子发票请求已发送淘宝，等待淘宝返回开票结果（点击【更新开票结果】刷新开票结果状态）。

2）开票成功：此时电子发票已成功开具。

3）开票失败：此时电子发票开具失败，查看失败原因，做相应的调整后，再次通过开票接口请求开票。

3.4.2开票结果查询

主要分为三大部分，分别介绍如下：

开票状态过滤

主要是过滤开票中、开票成功及开票失败的电子发票。

开票结果显示区域

主要用于电子发票的结果展示，如下图所示。其中右键菜单中的主要按钮说明如下：1）查看详情：弹出电子发票的内容详情。

2）更新结果：针对选中的记录，更新电子发票的开票结果。

3）取消开票：针对选中的记录，执行取消开票操作（仅对成功开取蓝票且未冲红的记录有效）。

4）删除无效记录：针对前期存在多条失败记录的情况，在重新开票成功后删除无效的失败记录。（后期将废弃，修改为直接在原失败记录的基础上发起开票请求）

查询开票结果模块

①选择店铺：针对多店铺的情况，根据店铺来区分电子发票，根据指定店铺来更新开票结

果。

②开票日期：选择需要查询的电子发票的开票日期。

③下载上传发票文件：

勾选时，进行查询，自动下载上传电子发票pdf文件并同步到天猫平台，速度较慢；

④不勾选时，查询，仅更新开票是否成功等开票结果，不同步发票文件到天猫平台，速度较快；

⑤查询开票结果：根据选择的日期条件，更新所选日期内的电子发票开票结果。

三、待完善事项

四、常见问题及处理

4.1常见问题解答

1、开具电子发票以后，买家在订单上能看到电子发票吗？

答：电子发票在开具以后，通过电子发票查询界面查询结果为开票成功，状态为已上传的电子发票，在订单详情里，有电子发票的下载链接，客户可以自行下载、查看。目前只有天猫店铺的订单开具的电子发票才可以上传到订单详情中查看。

2、已开具电子发票的订单，买家退货以后，电子发票要怎么处理？

答：开票成功以后，买家退货，需要根据订单号查询到对应的发票记录，右键选择【取消开票】，并查询开票结果，这样就把原来开具的发票红冲掉了，在订单详情里也不再有电子发票的下载链接。

3、电子发票申请开票以后，多久可以查询到开票结果？

答：目前开票服务商设置的处理时间一般为5 - 10分钟循环抓取信息开票，所以在票据服务器正常的情况下，10分钟以后可以查询到开票结果。

4、电子发票功能开通以后，之前的订单可以开电子发票吗？

答：在电子发票功能开通之前的订单，不建议开具电子发票。因为上线之前的订单，在淘宝平台上的订单标记为非电子发票订单，在开具电子发票以后，电子发票的信息无法同步上传到天猫，即无法在订单详情里获取下载链接，客户看不到。

5、电子发票只有客户在订单详情里查看吗？

答：电子发票在开具成功以后，可以在订单详情里获取到下载连接下载发票PDF文件（用户）；也可以在开具电子发票的电脑上（网店管家安装目录下的EInvoice目录下）根据发票流水号获取电子发票PDF文件（商家）。

4.2常见异常及处理方案

1、异常信息

问题分析：服务器已开票成功，没有返回正确的结果，客户端显示开票失败后重复请求开票。

解决方法：直接在管家客户端-电子发票发票查询界面更新结果即可。

根据开票服务商的不同，可能相关提示信息会有所区别，因此下面根据服务商来区分说明。以下为开票服务商：百望电子（百望）

2、异常信息

问题分析：开票服务器返回错误信息。